Phần mềm FieldForce quản lý nhân viên hiện trường ngành tin học văn phòng

By 7 Tháng Một, 2022Case Study

Ngoài việc cung cấp các sản phẩm máy tính, trang thiết bị điện tử, hầu hết doanh nghiệp tin học văn phòng tập trung vào hoạt động bảo trì, bảo hành, sửa chữa lắp đặt bên ngoài. Để kiểm soát tốt đội ngũ hiện trường thường xuyên di chuyển qua lại giữa nhiều địa điểm khách hàng, phần mềm Fieldforce được áp dụng thay thế phương pháp quản lý nhân viên hiện trường ngành tin học truyền thống qua Email, Zalo. Giúp các team leader, ban lãnh đạo ngồi tại văn phòng nắm bắt tức thời tình hình làm việc tại khách hàng của nhân sự chỉ với 1 thiết bị di động.

Điểm nổi bật của phần mềm quản lý nhân viên hiện trường ngành tin học văn phòng

Khác với các phần mềm quản lý công việc thông thường khác, FastWork FieldForce tập trung vào việc ứng dụng công nghệ GPS đưa vào phần mềm để quản lý các công việc có gắn với địa điểm cụ thể, từ đó tạo ra giải pháp kết hợp được cả quản lý thời gian – địa điểm & kết quả công việc ngoài hiện trường. Thường là các công việc kỹ thuật, sales, làm việc tại khách hàng hoặc các địa điểm lưu động, công trình thi công. 

nhan-vien-sua-chua-ky-thuat
KTV ngành tin học thường xuyên di chuyển qua lại giữa nhiều điểm khách hàng để sửa chữa lắp đặt

Với mô hình kinh doanh thiên về mảng lắp đặt, kỹ thuật và dịch vụ bảo hành bảo trì là chủ yếu, các doanh nghiệp tin học & dịch vụ văn phòng sở hữu đội ngũ kỹ thuật lớn thì lựa chọn FastWork Fieldforce được đánh giá là phù hợp, đáp ứng hiệu quả nhu cầu quản lý của các CEO

  • Sử dụng online, dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi, mọi thiết bị
  • Công nghệ GPS quản lý realtime địa điểm làm việc của nhân viên
  • Công nghệ AI (FaceID) quản lý chấm công nhân viên ngoài hiện trường
  • Mô hình điều phối – giao việc – báo cáo & trao đổi thông tin một cách tập trung & trực tuyến

1. Quản lý kế hoạch, lịch trình viếng thăm khách hàng

Thông thường, các công ty tin học & dịch vụ văn phòng sẽ có những kế hoạch chăm sóc khách hàng cố định (lịch bảo trì cố định), hoặc các lịch chăm sóc khách hàng phát sinh (bảo hành, sửa chữa thiết bị theo yêu cầu), các lịch lắp đặt thiết bị tại khách hàng theo hẹn. 

Làm sao để nhân viên không quên lịch? Quản lý nắm được tất cả lịch của nhân viên? 

Sử dụng tính năng “Quản lý viếng thăm khách hàng” trên FastWork để quản lý tất cả công việc như một dạng Calendar thông minh, nơi lưu trữ tập trung tất cả lịch hẹn với tất cả khách hàng, của tất cả nhân viên. 

  • Đối với các công việc đã được lên lịch, nhân viên chủ động theo dõi thời gian, thực hiện & báo cáo sau khi hoàn thành
  • Khi có công việc phát sinh, quản lý chủ động rà soát ai đang trống lịch để điều phối nhân sự chăm sóc khách hàng kịp thời.

Nhờ tạo và theo dõi tất cả lịch viếng thăm khách hàng trên phần mềm, CEO có thể yên tâm rằng khách hàng sẽ được chăm sóc đúng hẹn, loại bỏ 100% tình trạng quên lịch, chồng chéo lịch thường thấy khi sử dụng Excel, Zalo như trước.

2. Quản lý hoạt động check-in/ check-out tại khách hàng

Làm sao để các nhà quản lý ở văn phòng biết được khi nào nhân viên đến và rời khách hàng? 

Điểm nổi bật của FastWork là tính năng check-in, check-out tại khách hàng chỉ bằng cách selfie để chấm công trên app mobile. Khi đi bảo hành, bảo trì hoặc sửa chữa lắp đặt bên ngoài, nhân viên được yêu cầu Selfie khai báo thời gian vào/ ra khách hàng trên app FastWork. Toàn bộ dữ liệu bao gồm thời gian, vị trí & hình ảnh chấm công được cập nhật real-time & công khai giúp kiểm soát chặt chẽ thời gian làm việc của nhân sự, không có chuyện khai báo gian dối tranh thủ làm việc riêng. 

Trong trường hợp đã hết giờ làm việc nhưng công việc chưa hoàn thành, nhân sự có thể chủ động tạo đơn làm thêm theo mẫu có sẵn trên phần mềm – thuận tiện cho việc quản lý & trả lương chính xác, khách quan.

Báo cáo chấm công update theo ngày giúp ban lãnh đạo chủ động theo dõi bất cứ khi nào thay vì đợi bảng tổng hợp công hoàn thiện từ bộ phận HC-KT vào mỗi cuối tháng như ở cách quản lý cũ.

3. Quản lý công việc tại khách hàng

Nhân viên sau khi viếng thăm khách hàng cần khai báo kết quả trên phần mềm, đính kèm bill chi tiết để nhà quản lý theo dõi & đối chiếu với khách hàng bất cứ khi nào cần. Đồng thời căn cứ đánh giá chính xác hiệu suất nhằm chi trả mức lương & thưởng xứng đáng. 

Khi phát sinh các yêu cầu hỗ trợ đột xuất từ khách hàng, ngay lập tức CEO/Manager có thể theo dõi trên phần mềm để nắm được: 

  • Tình hình nhân sự: ai đang ra ngoài làm việc, ai đang trống lịch để giao việc?
  • Với đội ngũ đang ra ngoài làm việc, có thể biết ngay nhân viên nào đang ở gần khách hàng có phát sinh yêu cầu hỗ trợ nhất, nhân viên nào đang rảnh để điều động nhân viên sang khách hàng một cách kịp thời.
  • Việc đáp ứng gần như tức thời yêu cầu hỗ trợ của khách hàng, cải thiện chất lượng CSKH chính là tiền đề tốt để tăng trưởng cho các doanh nghiệp tin học & dịch vụ văn phòng.
dashboard báo cáo giám sát nhân viên hiện trường
Dashboard báo cáo giám sát công việc hiện trường trên FastWork

4. Đề xuất & phê duyệt trực tuyến

FastWork hỗ trợ thiết lập quy trình phê duyệt đề xuất theo đặc thù từng doanh nghiệp, chuyển tiếp nhanh chóng thay vì trình ký từng bộ phận như ở phương thức đề xuất thủ công bằng giấy hoặc Email. 

1 trường hợp điển hình đó là đội ngũ kỹ thuật  khi phát sinh mua sắm vật tư thiết bị phục vụ công tác sửa chữa, lắp đặt tại khách hàng, có thể thực hiện đề xuất “thanh toán chi phí mua thiết bị”theo mẫu online ngay trên phần mềm để được chuyển tự động sang các bộ phận liên quan để phê duyệt, xử lý. Ví dụ 1 quy trình duyệt đơn: trưởng phòng duyệt -> chuyển tiếp giám đốc duyệt, sau đó chuyển qua bộ phận kế toán, thủ quỹ chi tiền -> cuối cùng click “hoàn toàn” để đóng đề xuất.

Việc đề xuất online giúp tạo ra 1 thế chủ động cho nhân viên, giảm rào cản tâm lý khó chịu trong cách xử lý giấy tờ trước đây, việc truyền tải thông tin giữa các cấp/các bộ phận cũng trở nên nhất quán.  

Xem chi tiết tính năng & hướng dẫn sử dụng phần mềm TẠI ĐÂY

5. Case-Study

Một doanh nghiệp tin học tiêu biểu đã đồng hành cùng FastWork suốt 2 năm qua đó là Công ty TNHH Tin học & Dịch vụ Tri Thức Trẻ.

Xuất phát điểm là kỹ thuật viên, sau khi thành lập công ty, Anh Nguyễn Mạnh Hùng – CEO Tri Thức Trẻ gặp rất nhiều khó khăn & áp lực trong công tác quản lý vận hành. 

Tuy nhiên, những áp lực vô hình đó đã được giải phóng nhờ giải pháp phần mềm quản lý nhân viên hiện trường ngành tin học văn phòng FastWork FieldForce.

Anh Nguyễn Mạnh Hùng cho biết: “15 năm trước, công ty chủ yếu chấm công bằng giấy, sau đó chuyển sang máy chấm công vân tay, rồi đến phần mềm tự động kết nối với máy chấm công & cuối cùng là FastWork. 

Điểm mạnh nhất của FastWork mà các phần mềm khác chưa làm được đó là khả năng định vị. Khi nhân viên sửa chữa tại khách hàng A sẽ phải check-in, check-out bằng ảnh Selfie, khai báo công việc & đính kèm bill chi tiết. Như vậy các trưởng bộ phận hay tôi ngồi tại văn phòng có thể nắm bắt tức thời tình hình làm việc tại từng khách hàng, căn cứ đánh giá hiệu suất, trả lương, trả thưởng cuối tháng. Một điểm hay hơn nữa mà nhân viên của tôi rất thích là FastWork cho phép chấm công linh hoạt. Nếu như bình thường, nhân viên được giao gặp khách hàng tại điểm A, cần đến công ty chấm công trước sau đó mới di chuyển đến điểm hẹn khách hàng (trong khi điểm A lại rất gần nhà nhân viên). Với FastWork nhân viên có thể đến điểm A luôn để check-in, phần mềm tự động cập nhật vào bảng công – rất thuận tiện”

Xem chi tiết chia sẻ của anh Nguyễn Mạnh Hùng trong video dưới đây!

Lời kết anh Hùng muốn gửi gắm FastWork là công cụ hỗ trợ hiệu quả, giúp hiện thực hóa quy trình vận hành của doanh nghiệp từ trên giấy lên phần mềm thực thi.

Để nhận tư vấn miễn phí hoặc demo 1-1 từ chuyên viên,  quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply