Từ khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bắt đầu hình thành, các công ty công nghệ đã nhanh chóng nắm bắt cơ hội và đón đầu xu hướng với sản phẩm thông minh Phần mềm quản lý công việc. Phần mềm giúp các doanh nghiệp tối ưu nhiều chi phí và thời gian; Tăng hiệu suất làm việc và quản trị – điều hành doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi.
Phần mềm quản lý công việc cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp
Bài viết dưới đây sẽ trả lời cho câu hỏi:
- Những phần mềm này sử dụng như thế nào?
- Có giải quyết được vấn đề của doanh nghiệp hay không?
- Có thực sự phù hợp với mô hình doanh nghiệp tại Việt Nam hay không?
Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để hiểu thêm về những tính năng tiêu biểu và những lợi ích mà phần mềm quản lý công việc mang đến cho doanh nghiệp của bạn.
Mục lục nội dung:
I. Phần mềm quản lý công việc Trello
Trello được biết đến là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay, khi nhắc đến phần mềm quản lý công việc, nhiều người đã tìm hiểu ngay phần mềm Trello.
Trello giúp xây dựng kế hoạch như thế nào?
Điều mà nhiều doanh nghiệp nhỏ ưa thích ở Trello đó là sự đơn giản và dễ sử dụng. Trello cung cấp các bảng Kanban để tạo và theo dõi các tác vụ. Người quản lý có thể tạo thẻ và chỉ định các nhiệm vụ, cài đặt thời gian thực hiện công việc cho các thành viên của dự án thông qua các thẻ công việc. Các thành viên đó có quyền thêm ý kiến, bình luận và đính kèm các tệp tin. Đối với các freelancer, họ thường sử dụng để quản lý các công việc trên cá nhân và các đội nhóm thường sử dụng Trello để làm việc và cộng tác với nhau một cách hiệu quả.
Giao diện phần mềm Trello
Để bắt đầu xây dựng kế hoạch trên Trello, bạn có cần:
- Lên danh sách cho các tác vụ và tùy chỉnh các danh sách đó với các bước trong quy trình làm việc của bạn và hiển thị theo trạng thái to-do, doing, done ( Việc cần làm, đang thực hiện, đã hoàn thành) hoặc tách riêng các công việc theo nghiệp vụ của dự án ( VD: Phát triển, thiết kế, phân phối..).
- Tiếp theo, bạn cần thêm các công việc với việc gắn nhãn công việc, ngày bắt đầu/ kết thúc, checklists công việc và những mô tả, nhận xét sao cho phù hợp và kéo chúng vào danh sách thích hợp như đã tạo ở trên.
- Theo dõi tất cả nhận xét đề cập đến bạn và trạng thái công việc từ menu thông báo
Để có thêm tính năng, tùy chọn Power-up của Trello (trong menu của ứng dụng web) cho phép bạn xem các công việc trên lịch, thêm tùy chọn bỏ phiếu vào công việc, tự động làm mờ đi các tác vụ cũ và nhiều hơn nữa. Và bạn có thể tạo bảng Trello cho mọi thứ từ nhiệm vụ cá nhân tới các công việc giống nhau để công việc của bạn được thực hiện theo cách phù hợp với nhu cầu của bạn
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ
II. Phần mềm quản lý công việc Asana
Asana được đánh giá là phần mềm quản lý công việc dự án trực tuyến miễn phí tốt nhất để tạo danh sách việc cần làm để quản lý dự án.
Giao diện phần mềm quản lý công việc Asana
Asana quản lý công việc của bạn như thế nào?
Nếu danh sách công việc cần làm của bạn không quá phức tạp và bạn chỉ cần thêm một vài tính năng để quản lý các dự án nhóm của mình thì gói miễn phí trong phần mềm Asana hoàn toàn có thể đáp ứng điều đó. Asana cung cấp một công cụ quản lý dự án cho phép bạn phân chia các dự án thành từng giai đoạn và danh sách phụ. Bên cạnh đó, bảng điều khiển (Dashboards) giúp theo dõi có bao nhiêu dự án và công việc đã được hoàn thành. Bạn có thể tạo mới, thêm, sắp xếp lại và hoàn thành các công việc giống như cách bạn làm đối với một danh sách việc cần làm. Tính năng cộng tác và tổ chức công việc một cách khoa học cũng giúp công việc nhóm của bạn được phối hợp nhịp nhàng hơn.
Đối với các nhiệm vụ cá nhân hoặc dự án đang triển khai xuất hiện những tác vụ không phù hợp với nghiệp vụ đang làm, bạn có thể tạo một danh sách công việc khác và chia sẻ với những thành viên cụ thể. Tác vụ này khi được chỉ định cho một thành viên nào đó sẽ được hiển thị trong giao diện “My tasks” một cách nhanh chóng để mỗi thành viên có thể nắm bắt kịp thời các nhiệm vụ của mình.
III. Phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork
Để đáp ứng nhu cầu cho các doanh nghiệp Việt, FastWork Việt Nam cho ra đời phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork với giá thành dành cho người Việt mà cung cấp đầy đủ các tính năng.
FastWork là một trong những nền tảng cung cấp phần mềm quản lý công việc phổ biến hiện nay
1. Ưu điểm của phần mềm quản lý công việc FastWork đối với doanh nghiệp 4.0
Dù bạn là bất cứ doanh nghiệp ở quy mô nào, FastWork đều có thể cung cấp cho bạn giải pháp quản lý công việc hiệu quả, giúp giám sát chặt chẽ các công việc, hiệu quả công việc của từng cá nhân, phòng ban. Giúp số hóa các quy trình thực hiện công việc trong doanh nghiệp bạn một cách thông minh và hợp xu hướng 4.0
2. Các tính năng hữu ích và khác biệt của phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork
Phần mềm quản lý công việc FastWork đa dạng với các mô hình quản lý
- Phần mềm FastWork giúp bạn khởi tạo nhanh danh sách công việc và linh hoạt giao việc trên Kanban, bảng phân bổ nguồn lực, lịch biểu, khách hàng. Bạn có thể nhập nhanh công việc từ file excel, nhập thông tin công việc trực tiếp hoặc sao chép từ một kế hoạch mẫu. Bạn có thể theo dõi công việc một cách trực quan hơn trên bảng Kanban theo thời gian và công việc phải làm. Hơn nữa, bảng phân bổ nguồn lực và lịch biểu giúp bạn nhìn ra lịch trống của nhân viên để sắp xếp công việc một cách hợp lý
- Bạn có thể thiết lập quy trình cho công việc và theo dõi quá trình thực hiện của nhân viên một cách dễ dàng. Mỗi một loại công việc sẽ có một quy trình cụ thể, tính năng này sẽ giúp bạn hơn thế nữa. Sau khi kết thúc một bước trong quy trình, hệ thống sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo và gửi thông báo tới người chịu trách nhiệm tới bước đó. Giảm sự chậm trễ trong công việc mà nhân viên không thể quên nhiệm vụ của mình
- Phần mềm FastWork mang đến cho bạn một không gian cộng tác hiệu quả và thông minh. Khác với việc trao đổi qua email, bạn có thể trao đổi, bình luận về công việc ngay trực tiếp trên công việc đó, gắn tài liệu, chia sẻ tài liệu để mọi thông tin được hợp nhất.
- Một tính năng hữu ích mà bạn không nên bỏ qua ở phần mềm FastWork, đó là tính năng tổng hợp báo cáo- đánh giá KPIs. Ở các phần mềm khác, KPIs chỉ được tính dựa trên các báo cáo cơ bản về công việc. Ở phần mềm FastWork, bạn có thể thiết lập chỉ tiêu KPIs cụ thể cho từng thành viên/phòng ban dựa trên kết quả làm việc thực tế. Hỗ trợ đánh giá chính xác, minh bạch hiệu quả và năng lực của nhân viên.
IV. Phần mềm quản lý công việc Wrike
Wrike được đánh giá là phần mềm quản lý công việc miễn phí tốt nhất cho các tính năng giống như bảng tính trong một ứng dụng quản lý dự án. Và là phần mềm có tính bảo mật cao nhất kể cả với các đội nhóm nhỏ.
Giao diện phần mềm quản lý công việc Wrike
Phần mềm quản lý công việc Wrike hoạt động như thế nào ?
Phần mềm Wrike cho phép người dùng làm việc với bảng Kanban trên dạng bảng tính. Wrike cung cấp tính linh hoạt tương tự một bảng tính với các cột mang thông tin mà bạn muốn theo dõi về các tác vụ kết hợp với lời nhắc và lượt xem trên biểu đồ Gantt (chỉ dành cho các kế hoạch cao cấp) sẽ giữ cho công việc của bạn luôn ở trong tầm mắt.
Wrike cho phép nhóm của bạn cập nhật trạng thái của các công việc trong các khoảng thời gian khác nhau( đang thực hiện, tạm dừng, hủy hoặc hoàn thành) cho phép bạn theo dõi trạng thái của tất cả các công việc dự án một cách chi tiết. Ngoài ra, bạn có thể đặt trạng thái của dự án thành màu xanh lá cây, vàng, đỏ, tạm dừng hoặc hủy bỏ, giúp bạn dễ dàng tạo báo cáo trạng thái dự án hàng tuần.
Bạn có thể sử dụng rất nhiều tính năng hữu ích chỉ với gói miễn phí của Wrike bao gồm theo dõi thời gian, biểu đồ Gantt, các luồng hoạt động vs bảng thông tin tùy chỉnh không kém gì các gói cao cấp hơn. Nếu bạn đang thực hiện một dự án nhỏ và muốn mở rộng hơn trong tương lai, Wrike có thể là một sự lựa chọn tốt, nó cung cấp cho bạn tất cả công cụ bạn cần để chạy đồng thời cả dự án nhỏ và dự án có nhiều người tham gia.
V. Phần mềm quản lý công việc Base Wework
Là phần mềm tương đối phổ biến với mức giá phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp Việt.
Giao diện phần mềm BaseWork
Base Wework mang đến các tính năng giúp hỗ trợ công việc trực quan như:
- Theo dõi trực quan công việc, giám sát tiến độ bằng giao diện Kanban, Gantt, bảng biểu.
- Có thể phân quyền quản lý chặt chẽ , minh bạch giữa các công việc, dự án
- báo cáo tự động về quá trình và hiệu quả công việc
- Cộng tác hiệu quả giữa các thành viên
Tuy nhiên, chế độ báo cáo của wework vẫn chưa chuyên sâu, chỉ có thể báo cáo cơ bản về tiến độ mà không chi tiết đến từng nhân viên, dự án
Tham khảo thêm: Review top 5 phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp và đội nhóm
VI. Phần mềm quản lý công việc Bitrix24
Bitrix24 được đánh giá là phần mềm có tính năng quản lý công việc Online cơ bản tốt nhất với Gantt chart. Bitrix kết hợp các tính năng quản lý công việc, dự án với các công cụ cộng tác hiệu quả dành cho đội nhóm và cả doanh nghiệp.
Phần mềm Bitrix24 quản lý công việc như thế nào?
Giao diện phần mềm quản lý công việc Bitrix24
Bitrix24 là một giải pháp quản lý dự án trực tuyến với các dự án, nhiệm vụ và subtasks không giới hạn. Nó đi kèm với thời gian theo dõi, luồng công việc tự động hóa tác vụ, biểu đồ Gantt, quản lý tài liệu và cộng tác chẳng hạn như trò chuyện nhóm và hội nghị video.
Nếu bạn tìm kiếm phần mềm quản lý cho công việc nhóm bạn có thể lựa chọn Bitrix24. Bạn có thể thành lập không giới hạn đội nhóm và nhiệm vụ. Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp các công cụ theo dõi thời gian,tạo subtasks, tạo các nhiệm vụ mẫu, xác định vai trò trong công việc. Bitrix giúp theo dõi công việc theo biểu đồ Gantt, chia sẻ lịch biểu, nhiệm vụ ủy nhiệm, báo cáo, giám sát công việc chặt chẽ bên cạnh tính năng cộng tác bằng video và chia sẻ màn hình với đồng nghiệp.
Bitrix24 có thể sắp xếp các tác vụ trong các dự án của bạn một cách thông minh, sau đó sử dụng dạng theo dõi biểu đồ Gantt để giữ mọi thứ được quản lý chặt chẽ. Người quản lý thậm chí có thể theo dõi khối lượng công việc của nhân viên và thời hạn để tránh phân bổ công việc không đồng đều, người làm không hết việc người thì ngồi chơi. Và nếu bạn có kế hoạch nâng cấp từ một gói miễn phí lên một gói cao cấp hơn thì, Bitrix24 là một trong số ít các ứng dụng quản lý công việc có giá cước theo gói thay vì tính phí cho mỗi người dùng như các phần mềm khác, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí thuê bao.
VII. Doanh nghiệp Việt Nam nên lựa chọn phần mềm quản lý công việc nào?
Tiêu chí lựa chọn phần mềm có thể áp dụng một cách hợp lý tại Việt Nam sẽ dựa trên tính năng và giá thành của công ty cung cấp. Do đó, phần mềm Wework và phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork sẽ phù hợp nhất trong số các phần mềm nêu trên.
1. Về tính năng:
Wework và phần mềm FastWork có những ưu điểm riêng về mặt tính năng. Tuy nhiên, phần mềm FastWork có được những ưu điểm vượt trội khác bao gồm:
- Giao việc linh hoạt hơn trên bảng phân bổ nguồn lực, lịch biểu, khách hàng
- Tạo quy trình nghiệp vụ và theo dõi quá trình thực hiện công việc có quy trình
- Tự động thông báo giao việc tới người có liên quan tới các bước trên quy trình
- Có thể thiết lập chỉ tiêu đánh giá KPIs cho từng cá nhân, phòng ban.
2. Về giá thành
FastWork có thể nói là một phần mềm có giá thành hợp lý nhất. Chi phí sử dụng phần mềm bạn có thể tham khảo chi tiết Tại Đây.
phần mềm quản lý công việc phổ biến cho doanh nghiệp – FastWork Work+
Tìm hiểu thêm các tính năng của phần mềm quản lý công việc trực tuyến FastWork tại đây.
