Doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt các công ty khởi nghiệp sử dụng rất nhiều sản phẩm SaaS để quản lý quan hệ khách hàng, tiếp thị, bán hàng, nhân sự, quản lý rủi ro,… Các công ty quy mô từ 50 đến 99 nhân viên sử dụng trung bình 24 sản phẩm SaaS, doanh nghiệp trên 1.000 nhân sự, trung bình sử dụng 177 sản phẩm SaaS (Theo khảo sát của Bettercloud.com). Khi quy mô nhân sự càng lớn, xu hướng ứng dụng công nghệ vào quản trị phát triển càng mạnh mẽ, quản lý hiệu quả tất cả các phần mềm dịch vụ SaaS là chìa khóa thành công chung trong vận hành doanh nghiệp.
Đặc biệt, quản lý hiệu quả tất cả các sản phẩm SaaS trở thành chìa khóa để mở cánh cửa cho sự thành công chung của công ty khởi nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ đi sâu vào phân tích cách các công ty khởi nghiệp có thể quản lý hiệu quả các phần mềm dịch vụ SaaS mà họ đã sử dụng.
(Bài viết được lược dịch & biên tập từ Forbes.com)
Mục lục nội dung:
Tổng quan chung về sản phẩm Saas
1. SaaS là Gì?
SaaS (Software as a Service) là một mô hình cung cấp phần mềm dưới dạng dịch vụ thông qua internet. Thay vì phải mua và cài đặt phần mềm trực tiếp trên máy tính cá nhân hoặc máy chủ doanh nghiệp, người dùng có thể truy cập ứng dụng từ bất kỳ thiết bị nào kết nối internet thông qua trình duyệt web.
SaaS có 3 đặc điểm chính, cụ thể:
- Mô hình thuê bao: Người dùng trả phí theo mô hình thuê bao, thường theo đơn vị thời gian như hàng tháng hoặc hàng năm, thay vì mua giấy phép sử dụng vĩnh viễn.
- Truy cập từ mọi nơi: SaaS mang lại tính di động cao, cho phép người dùng truy cập ứng dụng từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào, giúp tăng cường khả năng linh hoạt và làm việc từ xa.
- Duy trì và cập nhật tự động: Các nhà cung cấp SaaS chịu trách nhiệm về việc duy trì, bảo mật, và cập nhật ứng dụng. Điều này giảm áp lực cho người dùng và đội ngũ IT nội bộ, đồng thời đảm bảo rằng họ luôn sử dụng phiên bản mới nhất và an toàn nhất của phần mềm.
Một số ví dụ về mô hình SaaS:
MobiWork DMS: là đơn vị duy nhất cung cấp mô hình triển khai SaaS DMS phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối có đội ngũ sales đi thị trường; không phân quy mô áp dụng (DN lớn, SME hay nhà phân phối); không giới hạn lĩnh vực áp dụng (Dược phẩm – Hóa mỹ phẩm, FMCG, Vật liệu xây dựng, Thiết bị điện, Nông nghiệp – Nông dược, Chăn nuôi,…).
FastWork – Nền tảng Quản trị & điều hành doanh nghiệp: cung cấp nhiều giải pháp phần mềm giúp các doanh nghiệp vận hành tốt hơn, tiến tới chuyển đổi số thành công, bao gồm: FastWork OFFICE+ (Phân hệ Quản trị nội bộ & văn phòng), FastWork WORK+ (Phân hệ Quản trị công việc & hiệu suất), FastWork CRM+ (Phân hệ Quản trị bán hàng & khách hàng), FastWork HRM+ (Phân hệ Quản trị nhân sự).
5 yếu tố để quản lý hiệu quả vòng đời của các sản phẩm SaaS
Quản lý hiệu quả vòng đời của các sản phẩm SaaS đòi hỏi sự giám sát đối với nhiều khía cạnh khác nhau. Dưới đây là 5 yếu tố quan trọng để quản lý hiệu quả vòng đời của các sản phẩm SaaS.
• Giám sát: Các công ty khởi nghiệp cần có danh mục tổng thể về tất cả các sản phẩm SaaS đang được sử dụng, bao gồm các thông tin như giá mỗi giấy phép, số lượng giấy phép, thời hạn hợp đồng, trạng thái tích hợp,…
• Quy trình mua sắm: Điều quan trọng là phải thiết lập quy trình thu hút các nhà cung cấp mới và thực hiện các bước cần thiết như đánh giá mức độ an toàn, đàm phán hợp đồng và phân bổ ngân sách.
• Công cụ tích hợp: Khi một công ty khởi nghiệp có nhiều công cụ SaaS, điều quan trọng là phải chuyển dữ liệu và chức năng giữa chúng. Vì vậy, các giải pháp cho phép quản lý tích hợp SaaS phù hợp với.
• Quản lý danh tính: Việc cung cấp và quản lý quyền truy cập vào các công cụ này trở thành một thách thức, vì vậy các công ty khởi nghiệp nên sử dụng công cụ đăng nhập một lần như Okta hoặc Rippling để tập trung thông tin xác thực bảo mật và thực thi xác thực đa yếu tố.
• Thường xuyên đánh giá ngân sách: Các công ty khởi nghiệp nên xem xét mức chi tiêu SaaS của mình cho các bộ phận khác nhau (bán hàng, tiếp thị, vận hành, quản lý rủi ro, kỹ thuật, tài chính, nhân sự, v.v.) và điều chỉnh chi tiêu theo nhu cầu và nguồn lực của công ty.
Lý do các công ty khởi nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm SaaS?
Dưới đây là một số lý do chính:
1. Tiết kiệm chi phí ban đầu
- Không đòi hỏi đầu tư lớn: Phần mềm dịch vụ SaaS giảm áp lực tài chính đặt ra cho các công ty khởi nghiệp với chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn, không yêu cầu mua giấy phép phần mềm và xây dựng cơ sở hạ tầng đắt đỏ.
- Mô hình thuê bao linh hoạt: Chi phí sử dụng phần mềm SaaS thường theo mô hình thuê bao, giúp các doanh nghiệp chỉ trả phí cho những tài nguyên và tính năng họ thực sự sử dụng.
2. Tính linh hoạt
- Truy cập ở mọi nơi: Với SaaS, công ty có thể truy cập và quản lý dữ liệu từ mọi nơi trên thế giới thông qua internet, giúp tăng cường tính di động và linh hoạt trong làm việc.
- Dễ dàng mở rộng/giảm quy mô: Các doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hoặc giảm quy mô sử dụng dịch vụ SaaS tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh, mà không gặp phải những thách thức đáng kể về cơ sở hạ tầng.
3. Tập trung vào nghiệp vụ chính
- Loại bỏ gánh nặng về phát triển và duy trì phần mềm: Cho phép doanh nghiệp tập trung hơn vào các hoạt động lõi nghiệp vụ.
- Chú trọng nghiệp vụ: Bằng cách giảm độ phức tạp của việc quản lý hạ tầng phần mềm, các công ty có thể tập trung nhiều hơn vào sáng tạo sản phẩm và chiến lược tiếp thị.
4. Bảo mật tốt
- Xây dựng bảo mật chuyên nghiệp: Giúp bảo vệ dữ liệu khách hàng và đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ.
- Cập nhật tự động và liên tục: Việc các bản cập nhật và nâng cấp được triển khai tự động giúp đảm bảo rằng sản phẩm luôn duy trì mức độ bảo mật cao nhất, người dùng được sử dụng những tính năng cải tiến nhất.
5. Dễ dàng tích hợp và mở rộng
- API Mạnh Mẽ: SaaS thường đi kèm với các API mạnh mẽ, giúp dễ dàng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống khác.
- Phát triển quy mô theo nhu cầu: Các công ty có thể mở rộng quy mô sử dụng dịch vụ SaaS mà không gặp phải những rắc rối lớn về cấu trúc kỹ thuật.
6. Phản hồi từ người dùng
Các công ty luôn khuyến khích phản hồi từ người dùng về việc sử dụng các sản phẩm SaaS. Những ý kiến này giúp họ xác định các điểm chưa tốt và có cơ hội để cải thiện trải nghiệm sử dụng.
7. Kế hoạch dự phòng
Xây dựng kế hoạch dự phòng cho tình huống khẩn cấp, như gián đoạn dịch vụ từ các nhà cung cấp SaaS hoặc thay đổi đột ngột. Điều này đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh của họ không bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
8. Tận dụng hợp đồng linh hoạt
Thương lượng hợp đồng SaaS một cách linh hoạt và có khả năng thay đổi các điều khoản nhanh chóng nếu cần.
Tóm lại, sự linh hoạt, tập trung vào nhu cầu cốt lõi, quản lý chi phí thông minh và chú trọng vào hiệu suất giúp các công ty khởi nghiệp quản lý hiệu quả các sản phẩm SaaS mà họ sử dụng, đảm bảo rằng các phần mềm có đóng góp tích cực đối với mục tiêu kinh doanh của mình.
Đọc thêm: Top 7 phần mềm MRP tốt nhất giúp cân bằng cung – cầu hiệu quả
Gợi ý Startups cách triển khai và quản lý phần mềm dịch vụ SaaS tối ưu nhất
Quản lý hiệu quả công cụ SaaS đòi hỏi sự chú ý đặc biệt và một chiến lược tổ chức cẩn thận. Dưới đây là một số cách mà các công ty khởi nghiệp có thể sử dụng để giảm chi phí, giảm thiểu độ phức tạp và có trải nghiệm tốt hơn khi quản lý các công cụ SaaS của mình:
• Thương lượng: Nhiều sản phẩm SaaS có trang định giá và cung cấp cấu trúc định giá tiêu chuẩn tùy thuộc vào cách sử dụng và tính năng. Và họ cũng có mức giá đặc biệt khi thương lượng đảm bảo được lợi ích của cả 2 bên. Vì vậy, trước khi triển khai phần mềm dịch vụ SaaS hãy đảm bảo doanh nghiệp đã có buổi thương lượng, đàm phán với nhân viên kinh doanh về chi phí phần mềm.
• Sử dụng bản dùng thử miễn phí (không yêu cầu thông tin thanh toán) hoặc bản miễn phí yêu cầu thông tin thẻ thanh toán. Phần lớn các công ty SaaS cung cấp bản dùng thử miễn phí theo ngày/tháng nhưng cần thông tin về thẻ thanh toán. Startups nên sử dụng thử các bản miễn phí này để có đánh giá chính xác, thực tế về phần mềm.
• Tìm kiếm các lựa chọn thay thế nguồn mở: Trong nhiều lĩnh vực, có những lựa chọn thay thế nguồn mở mạnh mẽ có chất lượng cao, giàu tính năng và sử dụng miễn phí. Việc tận dụng các công cụ như vậy có thể giảm đáng kể chi phí và cũng giúp thiết lập chiến lược tiếp cận thị trường nhanh hơn.
• Tránh mua số lượng lớn để được giảm giá: Cam kết chi tiêu tối thiểu, mua phần mềm trong thời gian dài hay nhiều tài khoản hơn mức cần thiết để được giảm giá có thể khiến các công ty khởi nghiệp gặp rắc rối khi họ gặp khó khăn trong việc đáp ứng hạn ngạch đó hoặc nếu họ không tăng trưởng như kế hoạch.
Các công ty khởi nghiệp thường có ngân sách hạn chế, nguồn lực hạn chế, thiếu kinh nghiệm, kiến thức hạn chế về thị trường và khả năng thương lượng hạn chế khi mua và quản lý các sản phẩm SaaS. Trước những thách thức này, điều quan trọng là các công ty khởi nghiệp phải có một quy trình, công cụ và giám sát được xác định rõ ràng để giúp quản lý nó tốt hơn. Các nhóm kỹ thuật có thể đóng một vai trò quan trọng trong việc này bằng cách trực tiếp sở hữu quy trình hoặc bằng cách trở thành các bên liên quan chính trong đó.
Tại Việt Nam, chuyển đổi số triển khai phần mềm vào quản trị đang là chủ đề nóng, là xu hướng của các doanh nghiệp từ Startups, SMEs. Công ty khởi nghiệp hiểu được tầm quan trọng và triển khai phần mềm dịch vụ SaaS nhưng cũng cần có chiến lược cụ thể trong kiểm soát, quản lý hiệu quả các phần mềm đang sử dụng để có thể tận dụng triệt để các tính năng vào quản trị và vận hành doanh nghiệp.
Trên đây là lợi ích của SaaS và gợi ý Startups quản lý phần mềm SaaS hiệu quả trong quá trình triển khai. Hy vọng nội dung thiết thực với công ty khởi nghiệp, SMEs tại Việt Nam.
FastWork.vn là phần mềm SaaS hỗ trợ quản trị điều hành doanh nghiệp toàn diện từ hoạt động nhân sự, công việc, dự án, khách hàng, bán hàng hay nội bộ. Bộ 23+ công cụ có trên FastWork được đánh giá thiết thực, phù hợp với công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp SMEs. Để nhận tư vấn và trải nghiệm DEMO FREE phần mềm quản lý FastWork, doanh nghiệp Đăng ký tư vấn hoặc liên hệ tới hotline 0983089715.
