Với việc số người dùng Internet trên toàn thế giới sẽ tăng lên 5,3 tỷ vào năm 2023 cho thấy thế giới kỹ thuật số đã trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống hàng ngày.
Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp, việc áp dụng và tận dụng số hóa là điều không thể thiếu để duy trì sự cạnh tranh và phát triển. Mặc dù số hóa đã tồn tại trong doanh nghiệp từ những năm 1990 và 2000, nhưng vẫn còn rất nhiều tiềm năng và lợi ích mà chưa được khám phá.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu sâu hơn về số hóa, cách nó có thể mang lại giá trị cho doanh nghiệp, và cung cấp những phương pháp thích hợp để bắt đầu hành trình số hóa của bạn.
Mục lục nội dung:
1. Số hóa doanh nghiệp là gì?
Số hóa là quá trình cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức sử dụng các công cụ kỹ thuật số để cải thiện tốc độ, hiệu quả và giá trị công việc của họ. Số hóa đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vì nó có thể giúp tiết kiệm thời gian và tạo ra các cơ hội tăng trưởng mới.
Một ví dụ phổ biến về thành công trong việc số hóa đó là là Netflix, khởi đầu là một công ty cho thuê DVD. Netflix đã sử dụng công nghệ mới nhất, tận dụng dữ liệu và số hóa video để tạo ra giá trị độc đáo trong việc phát trực tuyến phim và trở thành doanh nghiệp cung cấp dịch vụ phát trực tuyến hàng đầu thế giới với doanh thu 31,6 tỷ USD vào năm 2022.
Số hóa không chỉ đơn giản là loại bỏ giấy và sử dụng máy tính để ghi dữ liệu. Trong phạm vi lớn hơn, số hóa bao gồm toàn bộ mạng lưới các quy trình sử dụng dữ liệu số để hợp lý hóa các tác vụ như lập hóa đơn, kế toán và quản lý hàng tồn kho bằng công nghệ.
Việc tận dụng số hóa là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động trong môi trường cạnh tranh ngày nay, đặc biệt là để tiết kiệm thời gian và tránh những chi phí không cần thiết. Số hóa có thể mang lại nhiều lợi ích, cho dù bạn đang chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử hay cải tiến toàn bộ hoạt động bán hàng của mình để tối ưu hóa trực tuyến.
2. Số hóa doanh nghiệp & Chuyển đổi số: Điểm khác biệt là gì?
Số hóa và chuyển đổi số là những khái niệm thường được dùng như từ đồng nghĩa nhưng thực tế không phải vậy. Vậy số hóa và chuyển đổi số, sự khác biệt là gì? Cùng FastWork xem bảng so sánh chi tiết dưới đây.
2.1. Định nghĩa
- Số hóa (Digitalization): Số hóa là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý (giấy tờ, hồ sơ, tài liệu) sang dạng điện tử (số hóa dữ liệu) để dễ dàng quản lý, truy cập và chia sẻ thông tin bằng cách sử dụng công nghệ số hóa.
- Chuyển đổi số (Digital Transformation): Chuyển đổi số bao gồm cả sự thay đổi toàn diện trong tổ chức, quy trình, và mô hình kinh doanh sử dụng công nghệ số hóa để tạo ra giá trị mới, cải thiện hiệu suất và thay đổi cách mà tổ chức hoạt động.
2.2. Phạm vi
- Số hóa: Tập trung chủ yếu vào việc biến đổi thông tin và quá trình truyền thống thành dạng điện tử, như việc chuyển hồ sơ giấy thành dữ liệu điện tử hoặc quản lý tài liệu số.
- Chuyển đổi số: Bao gồm cả việc cải thiện tổ chức, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ số hóa, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tạo ra các mô hình kinh doanh mới dựa trên công nghệ số hóa.
2.3. Mục tiêu chính
- Số hóa: Mục tiêu chính là cải thiện quản lý thông tin, tăng cường tiếp cận và sử dụng dữ liệu số hóa để nâng cao hiệu quả quản lý.
- Chuyển đổi số: Mục tiêu chính là thay đổi tổ chức và cách mà tổ chức hoạt động để tạo ra giá trị mới, tối ưu hóa quy trình và cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
2.4. Quy trình
- Số hóa: Quá trình số hóa tập trung vào việc quy đổi dữ liệu và tài liệu từ hình thức giấy sang điện tử và lưu trữ chúng dễ dàng truy cập.
- Chuyển đổi số: Điều này đòi hỏi sự thay đổi tổng thể trong quy trình và quyết định kinh doanh để tận dụng tối đa tiềm năng của công nghệ số hóa.
2.5. Phạm vi tác động
- Số hóa: Tác động chủ yếu đến việc quản lý thông tin và tài liệu trong tổ chức.
- Chuyển đổi số: Tác động đến toàn bộ tổ chức, từ cách làm việc, quy trình kinh doanh, sản phẩm và dịch vụ, đến tương tác với khách hàng và cả mô hình kinh doanh.
Tóm lại, số hóa là một phần trong quá trình chuyển đổi số lớn hơn, và chuyển đổi số đòi hỏi sự thay đổi sâu rộng trong cách mà tổ chức hoạt động và tương tác với môi trường kinh doanh.
Đọc thêm: Tại sao chuyển đổi số thất bại? Chia sẻ thực tế từ những nhà lãnh đạo hàng đầu Thế giới
3. Cách doanh nghiệp sử dụng số hóa
Các doanh nghiệp khác nhau sẽ sử dụng số hóa theo các hình thức riêng biệt. Một công ty muốn áp dụng số hóa để cải tiến hệ thống quản lý tồn kho, trong khi một công ty khác có thể tập trung việc số hóa vào nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
Hãy cùng xem xét một số cách mà doanh nghiệp sử dụng sự số hóa để cải thiện hoạt động của họ.
3.1. Số hóa sản phẩm và dịch vụ
Số hóa có thể phát triển doanh nghiệp của bạn nếu nó bán sản phẩm hoặc dịch vụ.
Ví dụ: Số hóa có thể giúp việc theo dõi và quản lý sản phẩm dễ dàng hơn cũng như tạo chuỗi cung ứng kỹ thuật số, nơi bạn có thể thu thập dữ liệu chính xác ở mỗi bước.
Khi có dữ liệu trong tay, doanh nghiệp có thể xác định các xu hướng, rào cản, các vấn đề và sự kém hiệu quả để tìm giải pháp nhanh hơn.
Ví dụ về số hóa sản phẩm và dịch vụ bao gồm:
- Thêm mã vạch hoặc mã QR vào sản phẩm của bạn
- Cho phép khách hàng thanh toán sản phẩm thông qua ứng dụng
- Lưu trữ và truy cập hồ sơ bệnh án của bệnh nhân thông qua cơ sở dữ liệu kỹ thuật số trung tâm
- Sử dụng thiết bị Điểm bán hàng (POS) được kết nối với hệ thống POS
- Đưa hoạt động kinh doanh dịch vụ hoặc tập trung vào sản phẩm của bạn lên mạng
3.2. Số hóa các quy trình nội bộ
Nếu doanh nghiệp của bạn bán hàng hóa vật chất, bạn có thể số hóa các quy trình nội bộ của mình theo nhiều cách.
Quản lý hàng tồn kho là một vấn đề lớn, đặc biệt nếu bạn thực hiện thủ công. Đầu tư vào hệ thống quản lý hàng tồn kho kỹ thuật số có thể đơn giản hóa hoạt động và giúp việc theo dõi hàng tồn kho dễ dàng hơn. Sau đó, doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu chính xác về các sản phẩm được lưu trữ, xác định những sản phẩm bị hư hỏng và gửi các sản phẩm được đóng gói để vận chuyển.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình bằng cách phát hành hóa đơn điện tử thay vì in hóa đơn giấy. Hóa đơn kỹ thuật số không cần giấy tờ, dễ theo dõi và xử lý hơn. Một trong những lợi ích lớn của việc số hóa hóa đơn kỹ thuật số là hệ thống lập hóa đơn và kiểm kê có thể giao tiếp trực tiếp để quản lý hàng tồn kho mà không cần sự can thiệp trực tiếp.
Cuối cùng, phần mềm kế toán có thể đơn giản hóa việc báo cáo tài chính cho doanh nghiệp. Với số hóa, bạn có thể ghi lại các giao dịch, thực hiện các mục nhập và tiến hành phân tích cuối cùng chỉ bằng một vài thao tác trên máy tính xách tay.
3.3. Số hóa các tương tác của khách hàng
Theo một cuộc khảo sát của Salesforce – một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực phát triển phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng, gần 90% người mua tin rằng trải nghiệm của khách hàng cũng quan trọng như sản phẩm hoặc dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp.
Điều này nhấn mạnh rằng sự hài lòng của khách hàng là vô cùng quan trọng; doanh nghiệp phải nỗ lực hết sức để đảm bảo rằng sự tương tác giữa doanh nghiệp với khách hàng là tích cực và có ý nghĩa. Số hóa có thể giúp bạn đạt được điều này trên quy mô lớn, với mọi điểm tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng của bạn đều được tối ưu hóa kỹ thuật số.
Cụ thể, với phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) doanh nghiệp sẽ ghi lại được mọi tương tác với khách hàng. Quyền truy cập vào lịch sử này cho phép bạn điều chỉnh các tương tác của mình để cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa. CRM cũng thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến khách hàng mà bạn có thể sử dụng để đưa ra chiến lược dịch vụ khách hàng tốt hơn.
3.4. Số hóa chuỗi cung ứng
Quản lý chuỗi cung ứng bằng cách thủ công có thể gặp khó khăn. Chuỗi cung ứng thường phức tạp, với sự phụ thuộc và biến đổi khiến khó quản lý.
Tuy nhiên, những tiến bộ trong công nghệ quản lý chuỗi cung ứng đã làm cho quá trình số hóa trở nên dễ dàng hơn nhiều. Bạn có thể tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào chuỗi cung ứng của mình theo nhiều cách:
- Sử dụng phần mềm quản lý kho
- Sử dụng phần mềm dự báo nhu cầu
- Sử dụng phần mềm giao hàng chặng cuối
- Sử dụng kho bãi theo yêu cầu
4. Ưu và nhược điểm của số hóa doanh nghiệp
Số hóa không chỉ là lựa chọn mà còn là yêu cầu để duy trì và phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả. Hãy cùng xem xét một cách chi tiết hơn về ưu điểm và nhược điểm trong số hóa doanh nghiệp.
4.1. Ưu điểm
Khi được thực hiện một cách tối ưu, số hóa hỗ trợ doanh nghiệp:
- Tiết kiệm thời gian bằng cách giảm/loại bỏ các quy trình nhập dữ liệu thủ công tốn thời gian.
- Tạo điều kiện cho việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Giảm sai sót & chi phí khi tự động hóa các quy trình dễ xảy ra lỗi của con người.
- Tăng năng suất khi cải thiện sản lượng của từng công nhân và nhóm.
- Cải thiện dịch vụ và sự tương tác của khách hàng bằng cách triển khai các công cụ và chiến lược kỹ thuật số xung quanh các quy trình tương tác với khách hàng.
- Tăng cường phân tích dữ liệu thông qua việc thu thập và lưu trữ dữ liệu được cải thiện cũng như bằng cách cung cấp thông tin chi tiết để hướng dẫn việc ra quyết định của công ty.
- Tăng doanh thu khi tạo ra các hệ thống tiếp thị và bán hàng tiên tiến dựa trên hiệu quả và tự động hóa dựa trên dữ liệu.
4.2. Nhược điểm
Một số rào cản tiềm ẩn đối với việc số hóa trong kinh doanh như:
- Chi phí đầu tư ban đầu: Đòi hỏi sự đầu tư lớn vào cơ sở hạ tầng công nghệ và khả năng đào tạo nhân viên.
- Rủi ro bảo mật dữ liệu & thông tin: Các cuộc tấn công mạng và việc tiếp cận trái phép có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
- Khó khăn trong việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp: Sự khó khăn trong việc thích nghi và chấp nhận sự thay đổi có thể dẫn đến sự kháng cự và tắc nghẽn.
- Thất bại trong triển khai: Có thể xảy ra sự cố trong quá trình triển khai dự án số hóa, lỗ hổng về kỹ năng và sự cần thiết về sự am hiểu về công nghệ mới của đội ngũ nhân viên có thể gây ra sự tắc nghẽn hoặc triển khai thất bại.
- Rủi ro kỹ thuật và sự cố có thể ảnh hưởng đến khả năng hoạt động của doanh nghiệp nếu không được quản lý cẩn thận.
5. 4 Phương pháp tốt nhất hỗ trợ doanh nghiệp triển khai thành công số hóa
Làm thế nào để số hóa hiệu quả? Số hóa không đơn giản như việc tạo ra một bản sao kỹ thuật số. Vì thế, doanh nghiệp cần có một kế hoạch phù hợp và mục tiêu rõ ràng.
Dưới đây là 4 phương pháp tốt nhất để đảm bảo thành công trong việc triển khai số hóa cho doanh nghiệp của bạn.
5.1. Xây dựng chiến lược và kế hoạch rõ ràng
Nếu bạn hiểu rõ về các mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua số hóa, bạn có thể lập kế hoạch chiến lược dựa trên các mục tiêu đó. Điều đó liên quan đến việc xem xét toàn diện doanh nghiệp của bạn và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Đặc biệt, dịch vụ khách hàng là một trong những khía cạnh quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần tập trung để cải thiện thông qua số hóa. Một phần khác của doanh nghiệp cần cải thiện đó là chuỗi cung ứng của bạn nên được kiểm soát tốt hơn. Việc biết được các lĩnh vực cần tập trung sẽ giúp bạn lập kế hoạch rõ ràng hơn trong việc thực hiện các chiến lược số hóa.
5.2. Đầu tư vào công nghệ và công cụ phù hợp
Khi quyết định chọn các công cụ số hóa phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, hãy đầu tư vào những công cụ giải quyết các vấn đề mà bạn đang gặp trong hoạt động kinh doanh của mình.
Ví dụ: nếu bạn cần một giải pháp giúp bạn theo dõi và quản lý việc giao hàng trong thời gian thực, hãy chọn một tùy chọn được các đồng nghiệp trong ngành của bạn đánh giá cao, đánh giá tốt và tin cậy.
Tương tự, điều quan trọng là phải sử dụng công nghệ mà nhân viên của bạn dễ dàng thích ứng nhanh chóng. Nếu không làm như vậy có thể bạn sẽ phải trải qua một quá trình triển khai lâu dài và khó khăn.
Một cách để hỗ trợ quá trình chuyển đổi là thông qua các buổi đào tạo định kỳ để giúp nhân viên làm quen với các tính năng của phần mềm.
5.3. Khuyến khích văn hóa đổi mới và sáng tạo
Bất kỳ nỗ lực nào nhằm cải thiện quy trình kinh doanh bằng Công nghệ thông tin (CNTT) đều phải có thái độ cởi mở và thử nghiệm. Xét cho cùng, số hóa là một quá trình có nền tảng là đổi mới.
Khuyến khích nhân viên sử dụng công nghệ một cách sáng tạo và giải quyết vấn đề theo những cách mới. Chỉ khi doanh nghiệp bạn thúc đẩy văn hóa đổi mới, khám phá và sáng tạo nơi làm việc, bạn mới có thể nhận ra toàn bộ tiềm năng của chuyển đổi kỹ thuật số.
5.4. Liên tục đánh giá và cải tiến các quy trình
Tài sản lớn nhất của doanh nghiệp kỹ thuật số là khả năng truy cập vào lượng dữ liệu khổng lồ, điều này có thể mang lại lợi thế cạnh tranh. Sử dụng dữ liệu này để đánh giá những công việc có thể cải thiện.
Mọi quá trình đều cần thời gian và sự điều chỉnh để bắt đầu hoạt động trơn tru. Điều quan trọng là phải xem xét các lỗi, tắc nghẽn và thất bại để xác định cách cải thiện quy trình.
6. Bắt đầu triển khai số hóa với FastWork
Số hóa có thể biến đổi các quy trình của doanh nghiệp, tạo ra những cơ hội và tiềm năng mới. Đó là một phần của sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số lớn hơn nhằm định hình lại các tổ chức thành các doanh nghiệp kỹ thuật số hoàn toàn.
Với các công nghệ và công cụ mới giúp đơn giản hóa và hợp lý hóa các hoạt động, số hóa doanh nghiệp có thể mang lại những thay đổi mang tính biến đổi. Số hóa có thể loại bỏ một số chi phí, sai sót và sự kém hiệu quả của lao động thủ công, giúp người lao động tập trung vào các quy trình cần có sự can thiệp của con người.
Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện, phù hợp với nhiều lĩnh vực, liên hệ ngay với chúng tôi – FastWork (hệ điều hành doanh nghiệp tổng thể 4.0).
