Quản lý dự án không đơn thuần là giám sát các thành viên trong nhóm bạn có hoàn thành công việc được giao hay không, kết quả như thế nào mà việc kiểm soát thu chi để đảm bảo không vượt quá ngân sách giới hạn cũng là bài toán đau đầu dành cho nhà quản lý. Dưới đây là một số tips quản lý chi phí dự án thực tế Project Manager nào cũng cần biết!
1. Quản lý chi phí trong quản lý dự án là gì?
Quản lý chi phí được hiểu là quá trình ước tính, phân bổ và kiểm soát chi phí trong một dự án nhằm hạn chế tối đa khả năng vượt quá ngân sách cho phép.
Tìm hiểu thêm 40 thuật ngữ cơ bản trong quản lý dự án.
Chi phí dự kiến phải được tính toán trong giai đoạn lập kế hoạch và phê duyệt trước khi triển khai dự án.
Khi dự án đi vào thực hiện, mọi khoản thu chi phải được ghi lại và theo dõi, đảm bảo chi phí không vượt quá số lượng ước tính.
Khi dự án hoàn thành, chi phí ước tính sẽ được so sánh với chi phí thực tế để thiết lập ngân sách và kế hoạch quản lý chi phí phù hợp cho những dự án khác trong tương lai.
2. 5 tips quản lý chi phí dự án hiệu quả
Ước tính thời gian phù hợp
Thực tế cho thấy, thất bại chủ yếu dẫn đến vượt quá ngân sách dự án là nhà quản lý không ước tính chính xác thời gian triển khai cho từng giai đoạn hoặc để quá nhiều thời gian cho những chương trình khuyến mại kích cầu mua hàng.
Do đó, khi xây dựng kế hoạch dự án, hãy cẩn thận hơn trong việc ước tính thời gian thực hiện. Tránh mọi thứ diễn ra không như ý muốn, đừng sắp xếp các nhiệm vụ quá chồng chéo hoặc deadline quá sát nút mà hãy để nhân viên của bạn có những khoảng trống đảm bảo hiệu suất và chất lượng công việc.
Chọn đúng người là chìa khóa để quản lý chi phí dự án hiệu quả
Một cá nhân giỏi không có nghĩa người đó có thể hoàn thành tất cả nhiệm vụ được giao với chất lượng tốt nhất. Việc hiểu rõ điểm mạnh điểm yếu của từng thành viên để phân công chính xác nhiệm vụ (hoặc lĩnh vực) họ giỏi chính là chìa khóa tạo nên thành công dự án.
Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, chọn đúng người đúng việc còn đảm bảo kế hoạch triển khai dự án diễn ra theo đúng tiến độ với hiệu quả hoàn hảo. Tránh tình trạng người “bù đầu” với deadline, người lại ngồi chơi vì chẳng có việc tạo sự không hài lòng trong toàn thể đội ngũ cán bộ nhân viên, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chung.
Kiểm soát dự án thông qua việc phân tích giá trị thu thập
Hầu hết các trưởng dự án kiểm soát hoặc dự đoán tiến độ dự án dựa vào hệ thống kế hoạch so với thực tế, nhưng lại bỏ qua việc quản lý chi phí một cách chi tiết và liên tục.
Lúc này, một phần mềm phân tích giá trị thu thập dựa trên 3 yếu tố chi phí, thời gian và nguồn lực được khuyến khích áp dụng thay thế phương pháp quản lý truyền thống nhằm dự đoán chính xác thời hạn hoàn thành các công việc, đo lường hiệu suất của từng cá nhân và chi phí tối đa cần đầu tư để hoàn thiện dự án.
Phần mềm cung cấp các tính năng kiểm soát dự án tiêu chuẩn và tự động báo cáo thông qua dữ liệu cập nhật trên hệ thống theo thời gian thực giúp quản lý tập trung đồng thời đa dự án, chi tiết từng khoản thu chi nhằm hạn chế tối đa các rủi ro tài chính có thể xảy ra
Xem thêm: Quản trị rủi ro dự án và giải pháp phòng tránh hữu hiệu cho Project Manager
Xác định rõ mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ
Khi một thành viên trong team bạn sa lầy vào một nhiệm vụ, hãy tự đặt câu hỏi rằng “Nó có thực sự cần thiết để đầu tư thời gian và nguồn lực hay không?” Nhiều trưởng dự án áp dụng phương pháp “con đường quan trọng”, trong đó chỉ rõ chuỗi những nhiệm vụ then chốt buộc phải hoàn thành nếu muốn khép lại dự án.
Nếu phát sinh vấn đề ở những nhiệm vụ phụ (hoặc nhiệm vụ cấp ba), tốt hơn hết bạn nên bỏ qua để quay lại sau. Thậm chí được phép gạt toàn bộ chuỗi nhiệm vụ phụ sang một bên để tập trung giải quyết nhiệm vụ quan trọng.
Sử dụng công cụ hỗ trợ giảm tải gánh nặng ghi nhớ cho nhà quản lý
Các trưởng dự án hoặc cá nhân phụ trách công việc quản lý chi phí thường sử dụng Excel hoặc sổ tay để ghi chú những khoản thu chi. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi nhà quản lý phải có một trí nhớ tốt, đảm bảo 100% chi phí bỏ ra, thu vào phải được ghi chép lại.
Thực tế tình trạng bỏ sót một vài chi phí là điều không tránh khỏi vì một trưởng dự án có rất nhiều công việc và áp lực, khi được báo cáo có thể đang bận việc, định ghi lại sau nhưng sau đó lại quên dẫn đến thất thoát các khoản thu chi, ảnh hưởng đến tính chính xác của việc hoạch định ngân sách.
Một phần mềm công nghệ hỗ trợ không chỉ giảm tải gánh nặng ghi nhớ cho nhà quản lý còn mang đến bức tranh tổng thể về chuyển động dòng tiền ra – vào doanh nghiệp trên một nền tảng chung trực tuyến. Quản lý, lưu vết, lưu trữ phiếu thu – chi ngay cả những khoản chi tiêu nội bộ nhỏ nhất, cập nhật tức thời biến động dòng tiền, hiện trạng kinh phí cho từng dự án theo thời gian thực để điều chỉnh kế hoạch chi tiêu hợp lý, tối ưu ngân sách.
FastWork Project – Giải pháp quản lý công việc dự án, thu chi dự án và kiểm soát tiến độ chặt chẽ nằm trong Nền tảng quản trị doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn
FastWork Project giúp nhà quản lý theo dõi tổng quan quá trình triển khai 1 dự án tập trung trực tuyến trên 1 hệ thống phần mềm. FastWork Project giúp:
- Lập kế hoạch dự án
- Phân rã công việc theo cấu trúc WBS (Work Breakdown Structure)
- Giao việc nhanh chóng – đúng người – đúng thời gian
- Quản lý tập trung các dự án trên một màn hình
- Quản lý tổng quan 1 dự án với giao diện dashboard
- Theo dõi các công việc thuộc một dự án trên 1 màn hình duy nhất
- Theo dõi trực quan tiến độ dự án, bám sát tình trạng công việc mọi lúc mọi nơi trên điện thoại hoặc laptop
- Kiểm soát hiện trạng công việc của từng cá nhân để có sự sắp xếp nguồn lực phù hợp ngay khi có rủi ro xảy ra
- Hỗ trợ phân cấp mức độ quan trọng cho từng công việc
- Quản lý minh bạch chi phí dự án, giảm thiểu các rủi ro tài chính
- Quản lý chi tiết biến động dòng tiền trong dự án, ngân sách còn bao nhiêu, đã vượt quá hay chưa.
- Quản lý nguồn nhân lực – đơn vị cộng tác – tài nguyên hiệu quả
- Đa dạng mô hình báo cáo công việc dự án hỗ trợ công tác quản lý dự án hiệu quả
- Tương tác – chia sẻ tài liệu trực tuyến, gắn liền với công việc ngay trên hệ thống phần mềm
- Tạo môi trường làm việc nhóm hiệu quả với giao diện Kanban (giao diện giúp các thành viên năm bắt được công việc của nhau, từ đó tương tác và giải quyết công việc hiệu quả hơn)
Xem chi tiết: Giới thiệu phần mềm quản lý dự án FastWork Project
Việc sử dụng một phần mềm công nghệ trong quản lý dự án không chỉ giúp tối ưu năng suất, ngăn chặn rủi ro mà còn đo lường và kiểm soát chặt chẽ chi phí, các khoản thu chi xuyên suốt dự án. Đảm bảo hoàn thành dự án với một kết quả hoàn hảo và đặc biệt, không vượt quá ngân sách giới hạn.
FastWork.vn tự hào được hơn 1500+ doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn là đối tác công nghệ hàng đầu trong công cuộc chuyển đổi số.
Nếu quý doanh nghiệp đang quan tâm đến Giải pháp quản lý công việc, thu chi và kiểm soát tiến độ dự án FastWork, vui lòng liên hệ qua hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây!
