Đa phần các doanh nghiệp xây dựng đều vướng phải một trong các vấn đề: Khó theo dõi tiến độ công việc của đội ngũ nhân viên làm việc tại hiện trường, khó giám sát địa điểm, thời gian làm việc thực tế hay lộ trình di chuyển của nhân viên khi đi triển khai công việc. Đặc biệt là giao việc chồng chéo, mất nhiều thời gian họp hành, tiếp nhận công việc chậm so với thực tế. Khó quản lý công việc và theo dõi tiến độ công việc tập trung trên một hệ thống. Để khắc phục tất cả các vấn đề trên, các doanh nghiệp phải cần đến sự hỗ trợ của các giải pháp chuyên biệt quản lý công việc xây dựng bằng cách xây dựng một hệ thống phần mềm cho riêng mình hoặc sử dụng các dịch vụ phần mềm của đơn vị thứ 3.
Với bản chất là một phần mềm chuyên biệt, hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp thi công xây dựng về mặt quản lý nhân sự, quản lý công việc, FastWork Fieldforce đang là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp xây dựng trên cả nước.
Đặc điểm ngành xây dựng là có đội ngũ nhân viên thường xuyên làm việc tại công trình
FastWork Fieldforce – Giải pháp chuyên biệt quản lý công việc dự án xây dựng
Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản lý công việc ngành xây dựng như: quản lý công việc phát sinh hằng ngày, quản lý dự án, quản lý công việc hiện trường… FastWork được giới chuyên gia công nghệ đánh giá là giải pháp tối ưu nhất giúp doanh nghiệp xây dựng giải quyết triệt để mọi bất cập trong công tác quản lý công việc và quản lý nhân sự. Giúp doanh nghiệp tăng 60% năng suất lao động, giảm 70% thời gian xử lý nghiệp vụ thủ công và tiết kiệm 90% chi phí ẩn.
Tham khảo: Giải pháp quản lý công việc hiện trường toàn diện cho doanh nghiệp thi công xây dựng
Tìm hiểu thêm: Ứng dụng quản lý dự án thi công xây dựng
1. Quản lý tình hình nhân sự làm việc hiện trường
1.1. Quản lý thời gian làm việc thực tế của nhân viên tại hiện trường trực tuyến
Thông thường, các đơn vị xây dựng có đội ngũ nhân viên thường xuyên làm việc tại công trình sẽ thực hiện quản lý thời gian làm việc của nhân viên trực tiếp từ Chỉ huy trưởng. Chỉ huy công trình sẽ điểm danh đầu ngày vào ca làm việc và cuối ngày khi kết thúc ca làm việc, người nào đi làm sẽ được tích vào bảng công, đi muộn sẽ ghi số giờ đi muộn bên cạnh ô đánh dấu có mặt. Cuối tháng giấy điểm danh từng ngày sẽ được tổng hợp lại và chuyển cho bộ phận nhân sự tính lương.
Tuy nhiên, hình thức chấm công này khá mất thời gian và thiếu tính công bằng, minh bạch, xuất hiện tình trạng nể nang sửa công cho những cá nhân thân thiết. Hơn thế, khi ban lãnh đạo cấp cao muốn biết được hôm nay có bao nhiêu nhân sự đi làm tại công trình sẽ phải gọi điện hỏi chỉ huy công trường. Điều này vô tình gây mất thời gian làm việc của cả 2 phía.
Áp dụng FastWork, cụ thể là phần mềm quản lý công việc hiện trường FastWork Fieldforce, các doanh nghiệp thi công xây dựng sẽ loại bỏ được những giai đoạn thừa trong công tác chấm công nhân viên, cắt giảm thời gian và nhân sự dành cho việc ghi nhận công của nhân viên làm việc tại công trường.
Thay vì Chỉ huy trưởng điểm danh tên từng người, mỗi cá nhân nhân viên sẽ tự chủ động thực hiện “chấm công vào” bằng cách chụp ảnh Selfie khuôn mặt thông qua app FastWork cài đặt trên smartphone cá nhân có kết nối 3G và bật định vị GPS (địa điểm làm việc thực tế) để khai báo thời gian vào ca làm việc. Thực hiện tương tự để “chấm công ra” khi kết thúc ca làm việc.
Xem thêm: Top 3 phần mềm quản lý nhân sự hiện trường đáng trải nghiệm nhất năm 2021
Nhân viên thực hiện chấm công ngay trên điện thoại di động cá nhân
Hệ thống phần mềm sẽ tự động ghi nhận thời gian chấm công, địa điểm và hình ảnh chấm công realtime thông qua định vị GPS và công nghệ nhận diện khuôn mặt Face ID vào bảng công tổng. Tất cả các dữ liệu sẽ được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống Server dưới sự quản lý của ban lãnh đạo cấp cao, cán bộ nhân sự.
Toàn bộ bảng công được xuất tự động thay vì thao tác thủ công mất thời gian, dễ sai sót
Thay vì hỏi hay đợi báo cáo chấm công từ Chỉ huy công trường hay cán bộ nhân sự, FastWork giúp ban lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp sẽ chủ động theo dõi, nắm bắt được tình hình nhân sự đi làm, vắng mặt trong ngày ngay trên điện thoại di động realtime. Thậm chí là giám sát được lộ trình di chuyển của đội ngũ kỹ thuật, kỹ sư… trong quá trình đi triển khai công việc tại công trình xây dựng.
Nắm bắt tức thời tình hình nhân sự đi muộn, về sớm, công tác trên màn hình điện thoại
Đặc biệt, tích hợp hệ thống đơn từ điện tử, phần mềm cho phép nhân viên tạo và gửi đơn xin nghỉ phép ngay trên di động cá nhân. Ban lãnh đạo hoặc Chỉ huy công trường cũng dễ dàng thực hiện phê duyệt nhanh chóng 1 hay nhiều đơn bằng điện thoại dù ở bất cứ đâu.
Hơn thế, với FastWork, nhân viên còn chủ động theo dõi được bảng chấm công và tình hình sử dụng quỹ phép của bản thân ngay trên điện thoại di động hoặc web app.
NEW: Giới thiệu chi tiết 9 phần mềm quản lý dự án xây dựng hàng đầu hiện nay
1.2. Quản lý địa điểm làm việc thực tế của nhân viên
Điểm khác biệt của hình thức quản lý nhân viên hiện trường bằng phần mềm FastWork Fieldforce so với các hình thức quản lý cũ là giúp ban lãnh đạo dễ dàng quản lý địa điểm làm việc thực tế của nhân viên theo thời gian thực. Đặc biệt là quản lý được lộ trình di chuyển của nhân viên khi tham gia thực hiện công việc: địa điểm hoạt động, địa điểm làm việc, địa điểm dừng đỗ, di chuyển… trực quan trên bản đồ định vị GPS trên di động hoặc web app.
Dễ dàng quản lý được lộ trình di chuyển của nhân viên khi tham gia thực hiện công việc
Nhà quản lý cũng dễ dàng quản lý danh sách khách hàng có lịch viếng thăm trong ngày của đội ngũ nhân viên hiện trường gắn với công việc cụ thể, địa điểm của khách hàng, nhân viên phụ trách… hay quản lý kế hoạch viếng thăm khách hàng gắn với địa điểm cụ thể của 1 cá nhân hoặc 1 phòng ban hoặc toàn công ty.
2. Giám sát công việc hiện trường mọi lúc mọi nơi
2.1. Đơn giản hóa công tác lập kế hoạch, giao việc, nhận việc và báo cáo công việc
Nhà quản lý có thể tổ chức công việc theo mô hình dự án, công việc đơn lẻ hay công việc hiện trường gắn với khách hàng thì phần mềm vẫn hỗ trợ Nhà quản lý khởi tạo nhanh kế hoạch công việc bằng cách nhập liệu trực tiếp, nhập từ file Excel, nhân bản từ dự án mẫu hoặc gắn với khách hàng.
Đặc biệt là hỗ trợ giao việc cho nhân viên nhanh chóng, giao việc gắn với khách hàng, giao việc bằng bản đồ vị trí, giao việc trên mô hình lịch biểu… mỗi mô hình sẽ có ưu điểm khác nhau.
Cụ thể: Giao việc trên bản đồ vị trí sẽ giúp bạn giao việc cho nhân viên đang làm việc hay vừa kết thúc công việc gần nhất với công việc bạn chuẩn bị giao. Giúp quãng đường di chuyển đến địa điểm làm việc mới được rút ngắn, thời gian xử lý công việc nhanh. Nếu nhân viên đang làm việc tại công trình thì chọn hình thức giao việc trên mô hình danh sách khách hàng hoặc bản đồ vị trí thì sẽ rất tiện lợi.
Tìm hiểu về cách quản lý kỹ sư công trình xây dựng bằng FastWork Fieldforce
Phần mềm giúp nhân viên nhận được công việc mới nhanh chóng, thông qua Noti thông báo trên điện thoại hoặc email.
Hơn thế, với FastWork Fieldforce, nhân viên không phải mất 1 buổi để tổng hợp báo cáo công việc gửi cho ban lãnh đạo mà có thể gửi nhanh báo cáo công việc ngay khi kết thúc công việc tại khách hàng bằng biểu mẫu động hoặc hình ảnh thực tế công việc qua thiết bị di động
2.2. Quản lý công việc tập trung trên một giao diện
- Đối với nhà quản lý
Phần mềm cho phép nhà quản lý, quản lý tất cả các công việc của nhân viên thuộc phòng ban của mình hay tất cả các phòng ban trong công ty, công việc tôi giao, tôi theo dõi, công việc của tôi trên một hệ thống duy nhất. Giám sát tiến độ công việc thực hiện theo thời gian thực, theo dõi trạng thái các công việc một cách nhanh chóng ngay trên điện thoại hoặc bằng web app, hỗ trợ hiệu quả trong quản lý công trình, quản lý công việc và dự án xây dựng.
Quản lý tập trung công việc ngoài hiện trường
- Đối với nhân viên
Phần mềm cho phép nhân viên quản lý tập trung toàn bộ công việc mình phụ trách trên một màn hình duy nhất, giúp nắm được tổng quan tất cả các công việc đang ở trạng thái nào “ đang thực hiện”, “ chưa thực hiện” hay “ quá hạn hoàn thành”.
Để xem chi tiết từng công việc, chỉ cần click trực tiếp vào công việc đó, phần mềm sẽ mở ra giao diện chi tiết với thông tin công việc, tiến độ bao nhiêu %, ngày bắt đầu thực hiện, ngày kết thúc, trao đổi, ghi chú, hình ảnh tài liệu đính kèm…
2.3. Tương tác giải quyết vấn đề phát sinh nhanh chóng
Khi có vấn đề phát sinh, nhân viên triển khai công việc tại khách hàng dễ dàng trao đổi, gửi tài liệu gắn liền với công việc cho ban lãnh đạo hoặc đồng nghiệp để nhận được sự chỉ đạo ngay tức thì. Ban lãnh đạo sẽ nhận được Noti có trao đổi mới trong công việc trên điện thoại hoặc bằng web app và đưa ra chỉ đạo nhanh chóng nhằm hỗ trợ nhân viên giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả.
Dễ dàng tương tác trao đổi công việc trên web app hoặc điện thoại di động
2.4. Cung cấp hệ thống báo cáo đa dạng, nhiều chiều
FastWork Fieldforce sẽ cung cấp cho bạn một hệ thống báo cáo chuyên sâu, trực quan về danh sách khách hàng có lịch viếng thăm trong ngày; Danh sách nhân viên có kế hoạch làm việc bên ngoài trong ngày; Danh sách công việc triển khai trong ngày gắn với khách hàng; Báo cáo tình hình nhân viên thực hiện hoạt động check in gần nhất và báo cáo thực hiện công việc: Khách hàng đã viếng thăm/chưa viếng thăm, công việc đã thực hiện/chưa thực hiện.
FastWork Fieldforce cung cấp cho bạn một hệ thống báo cáo chuyên sâu, trực quan
Đặc biệt, tích hợp tính năng đánh giá đo lường hiệu suất làm việc bằng KPI, FastWork Fieldforce giúp nhà quản lý đánh giá chính xác hiệu quả làm việc thực tế của mỗi cá nhân nhân viên hiện trường bằng chỉ số KPI tính điểm công việc: số công việc hoàn thành, số công việc hoàn thành đúng hạn, quá hạn, chưa hoàn thành… để xây dựng hệ thống lương, thưởng công bằng, minh bạch cho đội ngũ nhân viên.
Mặt khác, thông qua hệ số KPI, đội ngũ nhân viên hiện trường có động lực làm việc và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc hơn.
Xem thêm: Giải pháp quản lý nhân viên hiện trường duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Face ID
Kết luận
Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ trong công tác quản lý nhân viên hiện trường, quản lý công việc ngành xây dựng, quản lý công trình, FastWork Fieldforce phù hợp với các doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên Sales, kỹ sư công trường, nhân viên dịch vụ khách hàng, kỹ thuật bảo trì bảo hành… Với nhiều tiện ích chuyên biệt, FastWork Fieldforce đang là giải pháp quản lý công việc ngành xây dựng được hơn 1500+ doanh nghiệp Việt triển khai áp dụng.
Nổi bật trong số đó phải kể đến Thịnh Cường, Xây dựng Quê Hương, Xây dựng Gia Phú, Xây dựng Đại Lợi, Welkin Group,…
TÌM HIỂU THÊM VỀ ỨNG DỤNG QUẢN LÝ THI CÔNG XÂY DỰNG ĐẦU TIÊN TẠI VIỆT NAM
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến các giải pháp phần mềm quản trị và điều hành doanh nghiệp, vui lòng liên hệ qua hotline 0983 089 715 hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!
