Quản lý công việc tập trung trên trực tuyến; Điều hành công việc mọi lúc mọi nơi bằng smartphone; Phân bổ nhân lực thực hiện công việc hợp lý và gia tăng hiệu suất làm việc chính là 04 lý do bạn nên sử dụng phần mềm quản lý công việc.
Quản lý công việc tập trung trực tuyến
Bạn đang quen quản lý công việc bằng Email, Excel, Drive… nhưng bạn không biết rằng nó không những giúp công việc được quản lý tập trung mà còn tốn thời gian tìm kiếm, theo dõi tiến độ cũng như xem lại báo cáo công việc. Trao đổi công việc trên zalo, skype làm mất nhiều thời gian, thường xuyên bị đứt quãng bởi nhiều luồng thông tin và có nhiều nhóm chat khác nhau. Đặc biệt, bạn sẽ không biết được nhân viên đang thực hiện công việc nào, tiến độ đến đâu?
Phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn giải quyết tất cả các vấn đề trên chỉ bằng vài cú click. Bạn có thể quản lý tất cả công việc của doanh nghiệp, phòng ban và của từng nhân viên tập trung trên một hệ thống. Đồng thời, bạn cũng biết được nhân viên của mình có bao nhiêu công việc, đang thực hiện công việc nào và tiến độ đến đâu thông qua trạng thái: chưa thực hiện, đang thực hiện, hoàn thành… và số % hoàn thành thể hiện trên công việc.
Nên tham khảo: Giới thiệu, đánh giá chi tiết top 7 phần mềm quản lý công việc dành cho đội nhóm
Điều hành công việc mọi lúc mọi nơi bằng smartphone
Dù bạn đi công tác, đi nghỉ mát hay tại nhà riêng, thậm chí trên xe ô tô… vẫn có thể giao việc nhanh cho nhân viên thông qua smartphone. Nhân viên cũng sẽ nhận được ngay thông báo có công việc mới trên app di động và dễ dàng quản lý tất cả các công việc được giao trên cùng một hệ thống.
Phần mềm giúp bạn quản lý công việc mọi lúc mọi nơi trên smartphone
Phần mềm quản lý công việc còn giúp bạn và nhân viên có môi trường làm việc mở. Thông qua việc tag thẻ @ tên nhân viên hoặc tài liệu bạn muốn gửi cho nhân viên gắn liền với công việc cần trao đổi, ngay lập tức nhân viên sẽ nhận được thông báo có trao đổi mới hoặc tài liệu và nhân viên cũng có thể gắn thẻ tên sếp hoặc đồng nghiệp để giải quyết công việc nhanh chóng mà không phải xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp.
Phân bổ nhân lực thực hiện công việc hợp lý
Ngoài giao diện Dashboard, phần mềm quản lý công việc cho phép bạn giao việc, sắp xếp công việc trên nhiều giao diện khác nhau như: lịch biểu, bảng phân bổ nguồn lực, Kanban… Mỗi giao diện khác nhau sẽ cung cấp cho bạn nhiều góc nhìn khác nhau để sắp xếp công việc cho nhân viên hợp lý.
Nhà quản lý dễ dàng phân bổ nhân lực theo nguồn lực thực hiện công việc hợp lý, đúng người đúng việc
Ví dụ: Mô hình lịch biểu, giúp bạn phân bổ công việc cho nhân viên theo ngày/tuần/tháng dễ dàng. Bạn sẽ bao quát được tất cả công việc trong tháng/tuần/ngày của nhân viên. Bạn sẽ biết rõ nhân viên có bao nhiêu công việc và công việc đó đang ở bước nào, tiến độ bao nhiêu với mô hình Kanban. Bảng phân bổ nguồn lực giúp bạn dễ dàng điều phối công việc cho nhân viên, biết được nhân viên nào nhiều việc, ít việc để giao đúng người đúng việc.
Việc phân bổ, điều phối công việc trên các mô hình giúp doanh nghiệp phân bổ thời gian, sắp xếp công việc hợp lý nhằm nâng cao hiệu suất làm việc cũng như chất lượng công việc.
Tăng 70% hiệu suất làm việc với phần mềm quản lý công việc
Doanh nghiệp của bạn sẽ tăng 70% hiệu suất làm việc, bởi phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp có quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhờ quản lý công việc theo quy trình nhà quản lý phát hiện nhanh các vấn đề phát sinh trong các bước và giải quyết nhanh, triệt để các vấn đề.
Quản lý công việc theo quy trình giúp bạn luôn biết được công việc đang ở bước nào, hoàn thành bao nhiêu %, người phụ trách công việc đó là ai và phải hoàn thành công việc đó trong thời gian bao lâu. Mặt khác, quản lý công việc theo quy trình giúp nhân viên giải quyết công việc nhanh chóng, xuyên suốt và nhịp nhàng hơn.
Phần mềm quản lý công việc giúp bạn thiết lập deadline giúp nhân viên luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn.
Đánh giá hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên bằng KPIs
KPIs những con số được tổng hợp khách quan và chính xác, sẽ góp phần nâng cao quy trình đánh giá hiệu quả công việc, hiệu quả thực tế làm việc của nhân viên khách quan và minh bạch hơn.
Đối với nhân viên: thông qua bảng KPIs đánh giá kết quả thực hiện công việc, hõ sẽ nắm được mức hộ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra; Phát hiện khiếm khuyết và cải thiện trong quá trình thực hiện công việc. Mặt khác, đánh giá bằng KPIs còn là động lực thúc đẩy nhân viên làm việc hơn vì các chế độ thưởng, phạt.
Đối với nhà quản lý: KPIs giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó có những chế độ lương, thưởng phù hợp.
Trong kỷ nguyên cách mạng 4.0, “cá nhanh nuốt cá chậm” đã thay thế cho “cá lớn nuốt cá bé”. Chính vì vậy, chuyển đổi từ phương pháp quản lý truyền thống sang quản lý bằng phần mềm quản lý công việc là yêu cầu cấp thiết đối với quản trị doanh nghiệp hiện nay.
