Quy trình công việc được ví như là bộ khung vững chãi giúp mọi tổ chức, doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Tuy nhiên phần đông các doanh nghiệp vẫn đang loay hoay tìm lời giải cho bài toán “thực thi quy trình trong thực tế”. Hiểu được điều đó, FastWork WorkFlow – Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc ra đời giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình trong doanh nghiệp một cách bài bản, chuyên nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả công việc, nhanh chóng xử lý các “nút thắt” trong quy trình.
Qua bài viết này, bạn sẽ biết được Phần mềm quản lý quy trình công việc – FastWork WorkFlow là gì? Lợi ích khi sử dụng phần mềm FastWork WorkFlow; Những tính năng nổi bật và điểm khác biệt của Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc FastWork WorkFlow so với các phần mềm quản lý quy trình công việc khác.
Mục lục nội dung:
Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc – FastWork WorkFlow là gì?
Nằm trong bộ công cụ quản trị công việc trực tuyến FastWork WORK+, FastWork WorkFlow là Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển giao từ quy trình giấy lên trực tuyến để đưa vào phần mềm quản lý.
FastWork Workflow – Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc
Xem thêm: Bộ giải pháp quản lý công việc – dự án hiệu quả cho doanh nghiệp
Tại sao một Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc là cần thiết?
Theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp tăng đồng nghĩa với sự tăng lên tương ứng của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc. Nếu doanh nghiệp thiếu đi những quy trình được xây dựng và quản lý chuẩn mực, việc mâu thuẫn trong các hoạt động vận hành rất có thể sẽ xảy ra, đe dọa đến tiến độ cũng như kết quả mục tiêu của cả tổ chức.
Điểm mặt 3 lợi ích chính từ phần mềm FastWork WorkFlow
Tự động hóa quy trình và liên kết các quy trình thông minh
- Tự động hóa chuyển bước mỗi khi đánh giá hoàn thành công việc/nhiệm vụ tại mỗi bước thực hiện
- Tự động hóa giao việc cho người phù hợp, nhắc nhở và cho điểm
- Kết nối và tự động chuyển giao nhiệm vụ giữa các quy trình khác nhau
Kiểm soát và theo dõi quy trình công việc theo thời gian thực
- Nắm bắt tiến trình và kết quả nhiệm vụ của từng nhân viên tức thời
- Đo lường chính xác thời gian thực hiện mỗi bước trong công việc là bao lâu, hoàn thành khi nào
- Phát hiện nhanh điểm nóng, nguy cơ tắc nghẽn quy trình. Nếu 1 nhiệm vụ chậm tiến độ biết ngay chậm do bước nào? ai thực hiện?
- Môi trường trao đổi, tương tác xuyên suốt giữa các thành viên tham gia quy trình
Đo lường hiệu quả và xây dựng quy trình hoàn chỉnh
- Chỉ ra lý do một nhiệm vụ thất bại là gì? → có cơ sở cho việc ra quyết định, đánh giá thưởng phạt nhân viên công bằng
- Đánh giá chính xác hiệu quả và năng lực làm việc của từng cá nhân
- Có cơ sở sáng tạo, cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu suất làm việc
Xem thêm: Phần mềm số hóa quy trình và tự động hóa giao việc – FastWork WorkFlow
Những tính năng nổi bật của Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc – FastWork WorkFlow
Dưới đây là thông tin một số tính năng nổi bật của ứng dụng số hóa quy trình FastWork Workflow. Ngoài những tính năng, phần mềm cung cấp nhiều tiện ích đáp ứng nhu cầu quản trị của nhóm & doanh nghiệp.
Tính năng 1: Quản lý và số hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp trên một nền tảng
Với bản chất là một phần mềm số hóa quy trình chuyên nghiệp, FastWork WorkFlow giúp số hóa toàn bộ quy trình trên giấy trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm và tổ chức thành tầng dữ liệu.
- Hệ thống hóa một cách khoa học tất cả các quy trình trong doanh nghiệp và đưa lên phần mềm quản lý
FastWork Workflow có sẵn các trường thông tin cần điền để thiết lập một quy trình mới trọn vẹn có khả năng tự động giao việc cho nhân viên – được gọi là một luồng công việc (workflow). Mỗi luồng như vậy được thiết lập từ nhiều giai đoạn (stage), được vận hành bởi các nhiệm vụ (job) lần lượt đi qua từng giai đoạn. Trong mỗi job có thể chia thành nhiều đầu việc nhỏ (task) để dễ dàng quản lý. Chỉ cần thiết lập quy trình mẫu, khi triển khai công việc có quy trình thực hiện, bạn chỉ cần gán công việc vào quy trình có sẵn, tất cả các tác vụ thực hiện sẽ được tự động theo cấu hình trước đó.
Quản lý tất cả các quy trình trong doanh nghiệp trên một hệ thống
FastWork Workflow không giới hạn số lượng quy trình nghiệp vụ có thể quản lý. Dù bạn có tạo ra trên hệ thống hàng trăm quy trình, chúng vẫn được hệ thống hoá một cách khoa học và quản lý thực thi một cách chính xác
- Phân quyền hạn và vai trò chi tiết của từng thành viên khi tham gia vào mỗi quy trình
Dễ dàng cấu hình chi tiết tại từng giai đoạn của quy trình: ai là người phụ trách, ai là người có quyền giao việc, đánh giá, chấm điểm công việc, ai là người thực hiện và báo cáo… Thay vì phải tìm tới hàng chục đầu mối nhân sự để tìm kiếm thông tin, mọi thứ đều được hiển thị trực quan trên hệ thống, giúp các thành viên nhận thức rõ vai trò, quyền hạn của mình trong công việc để phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp với nhau.
Phân quyền chi tiết vai trò, trách nhiệm đối với các thành viên trong quy trình
Xem chi tiết thông tin quy trình và vai trò của các thành viên trong quy trình
Tính năng 2: Tự động hóa giao việc & quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp
- Thiết lập và chuẩn hóa quy trình công việc của từng phòng ban
FastWork WorkFlow cho phép doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và chuẩn hóa linh động tất cả các quy trình công việc theo mỗi phòng ban.
Ngoài thiết lập quy trình nội bộ phòng, FastWork WorkFlow còn hỗ trợ thiết lập cũng như liên kết dữ liệu, quy trình liên phòng ban để tạo thành một quy trình khép kín trong doanh nghiệp. Ví dụ: Marketing – Sale – Hỗ trợ kỹ thuật – Nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
Thiết lập và chuẩn hóa quy trình theo từng phòng ban – nhiệm vụ
Một quy trình sẽ có các trường thông tin cơ bản sau:
- Tên quy trình & mô tả ngắn gọn
- Thành viên tham gia quy trình: quản trị, thành viên, người theo dõi
- Quy định các bước, giai đoạn trong quy trình. Cách tính deadline cho từng giai đoạn
- Thiết lập các công việc con tại từng giai đoạn
- Thông tin mở rộng theo nhu cầu…
- Điều kiện chuyển giai đoạn
- Các chiến lược giao nhiệm vụ cho người thực hiện
- Đính kèm tài liệu, trao đổi ngay dưới mỗi task nhiệm vụ…
- Phân luồng công việc hiệu quả, quản lý thực thi công việc theo quy trình
Cấu trúc thiết kế phân luồng: Workflow – Stage – Job – Task được phân rã theo từng tầng cụ thể, chính là nguyên nhân giúp phần mềm Workflow đạt được đồng thời các mục đích sau:
Cung cấp đầy đủ 100% thông tin cần thiết cho người sử dụng: yêu cầu công việc, công việc cần hoàn thành, các nhiệm vụ được giao, các thành viên tham gia, vai trò của từng người…
Giúp bảo mật dữ liệu an toàn tuyệt đối: Ngay trong nội bộ doanh nghiệp, chỉ những ai được phân quyền mới có thể tiếp cận dữ liệu.
Giúp nhân viên biết đúng – biết đủ mình cần phải làm gì: Nhân viên luôn biết rõ các nhiệm vụ có liên quan tới mình, với tư cách là người thực hiện, người quản trị hoặc người theo dõi. Mỗi cá nhân có thể tham gia vào hàng chục quy trình với nhiều vai trò khác nhau, thông tin rõ ràng ngay từ đầu là điều cần thiết.
Giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quát hơn về luồng công việc: Khối lượng công việc trên quy trình A nặng hay nhẹ, tỷ lệ Done/Failed của nghiệp vụ B là bao nhiêu, quy trình C bị tắc nghẽn là do đâu,…
- Chuyển bước quy trình và giao việc tự động cho nhân viên phụ trách tại từng giai đoạn
Không cần phải giao việc thủ công, chỉ cần đưa công việc vào quy trình đã được thiết lập sẵn, nhân viên của bạn sẽ tự động được giao việc khi đến giai đoạn do mình phụ trách. Phần mềm hỗ trợ nhiều quy tắc giao việc linh hoạt theo thực tế như: tự động giao việc cho người cố định, tự động giao việc cho người đang ít việc nhất, tự động giao việc cho người phụ trách giai đoạn…
- Kết nối dữ liệu để tự động chuyển giao công việc giữa các quy trình khác nhau
Trên thực tế, dữ liệu trong doanh nghiệp thường được sử dụng ở nhiều bộ phận, công việc thường xuyên yêu cầu kết nối nhiều phòng ban khác nhau. Song song với khái niệm “cộng tác” trong công việc là khái niệm “kết nối” quy trình làm việc. Chẳng hạn, sau khi phòng kinh doanh hoàn tất quy trình tư vấn chốt khách hàng, dữ liệu khách hàng sẽ được chuyển sang phòng kế toán để thực hiện quy trình lên hợp đồng và thanh toán.
Cấu hình chuyển bước quy trình trên hệ thống
Phần mềm số hóa quy trình FastWork Workflow đã phát triển tính năng kết nối và tự động chuyển giao dữ liệu như vậy. Giúp các quy trình giữa nhiều phòng ban được liên kết với nhau, đầu ra của quy trình 1 sẽ là đầu vào của quy trình 2. Như vậy, dữ liệu sẽ được liền mạch, chính xác và cắt giảm thời gian chờ không cần thiết.
Phần mềm sẽ tự động chuyển nhiệm vụ sang quy trình mới theo cấu hình trước đó
Tính năng 3: Kiểm soát quy trình và đo lường tự động
- Tương tác trao đổi và tối ưu các luồng thông tin trao đổi giữa các thành viên
Tất cả thành viên tham gia quy trình đều có thể tương tác, trao đổi giải quyết công việc nhanh chóng, xuyên suốt gắn với nhiệm vụ tránh gây tắc nghẽn quy trình. Dễ dàng đình kèm hình ảnh, File tài liệu liên quan đến công việc và chia sẻ cho các thành viên cùng tham gia.
Tương tác trao đổi gắn với nhiệm vụ trong quy trình ngay trên phần mềm
Sẽ không còn tình trạng sót việc, quên việc hay chậm trễ xử lý công việc trong quy trình. Bạn và nhân viên cũng không phải loay hoay mất cả giờ đồng hồ để tìm ra đầu mối thông tin nữa. Khi cần trao đổi thảo luận, chỉ cần @tag tên thành viên và nhập nội dung trao đổi ngay dưới mỗi task nhiệm vụ, tránh loãng thông tin hoặc thảo luận đứt quãng như khi sử dụng các công cụ Zalo, Facebook…
- Cập nhật thông báo Realtime mỗi khi có thay đổi hoặc cập nhật mới
Phần mềm tự động gửi thông báo realtime cho tất cả các thành viên tham gia vào quy trình mỗi khi có công việc được báo cáo hoàn tất, chuyển tiếp giai đoạn hoặc nhiệm vụ được tick done hoàn thành và kết thúc. Đảm bảo tất cả mọi người đều theo dõi được tiến độ chung
Phần mềm sẽ tự động gửi noti về điện thoại, email hoặc ngay trên hệ thống phần mềm khi công việc, nhiệm vụ được đánh dấu hoàn thành hoặc có trao đổi mới liên quan đến nhiệm vụ
- Đặt điều kiện chuyển bước cho từng giai đoạn. Kiểm soát chặt chẽ tính kết nối trong quy trình
Với các quy trình phức tạp đòi hỏi giám sát chặt chẽ chất lượng, phần mềm hỗ trợ cấu hình chuyển bước chỉ khi các công việc đã được hoàn thành hoặc cấu hình người kiểm duyệt chất lượng công việc trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.
Là quản lý bạn sẽ không còn lo lắng, công việc chưa đạt chất lượng đã chuyển sang giai đoạn tiếp theo. FastWork Workflow cũng cho phép bạn quay trở lại các giai đoạn phía trước và giao việc lại cho nhân viên yêu cầu tái thực hiện nếu cần.
Các giai đoạn sẽ tự động chuyển tiếp theo cấu hình trước đó
- Phát hiện nhanh các điểm nóng, điểm gây tắc nghẽn quy trình để xử lý kịp thời
Phần mềm cho phép theo dõi nhanh quy trình đang bị tắc nghẽn ở giai đoạn nào, chậm trễ deadline do đâu, công việc do nhân sự nào phụ trách để nhanh chóng đưa ra hướng xử lý kịp thời. Tránh ảnh hưởng tiến độ chung hoặc công việc của các nhân sự khác.
Phát hiện nhanh các “nút cổ chai” trong quy trình đang tồn tại tại giai đoạn nào để khắc phục kịp thời
Nếu như không có phần mềm, bạn chỉ biết rằng “Thỉnh thoảng team bị chậm trễ một số đầu việc”. Mọi thứ chỉ có vậy, bạn và nhân viên đều không biết dựa vào đâu để cải thiện năng suất làm việc. Tuy nhiên, các số liệu của phần mềm sẽ chỉ ra rất rõ ai là người làm việc năng suất, và ai là người yếu kém hơn, quy trình đang bị chậm ở giai đoạn nào, công việc chưa hoàn thành chậm deadline đang do ai phụ trách… từ đó nhà quản lý có cơ sở để đưa ra các quyết định cải thiện giúp team làm việc hiệu quả và tốt hơn.
- Báo cáo chi tiết thời gian, hiệu quả công việc của từng thành viên
FastWork WorkFlow cung cấp báo cáo đa chiều về tỉ lệ chuyển đổi thực hiện nhiệm vụ theo từng giai đoạn
Cung cấp báo cáo tỉ lệ chuyển đổi thực hiện nhiệm vụ theo từng giai đoạn
Báo cáo chi tiết về thời gian thực hiện nhiệm vụ, hiệu quả thực hiện công việc tại từng nhiệm vụ thuộc giai đoạn của mỗi cá nhân tham gia trong quy trình.
Báo cáo theo thời gian thực về tiến độ, trạng thái nhiệm vụ đang triển khai tại mỗi bước trong quy trình.
Ngoài ra, FastWork Workflow còn hỗ trợ xuất File Excel tất cả các dữ liệu báo cáo trên hệ thống theo từng giai đoạn hoặc theo tuần/tháng/quý.
Báo cáo theo thời gian thực về tiến độ, trạng thái nhiệm vụ đang triển khai
Điểm khác biệt của FastWork WorkFlow so với các phần mềm số hóa quy trình và tự động hóa giao việc khác
- FastWork Workflow cho phép tính toán deadline theo công thức và kiểm soát deadline thực hiện theo 2 mô hình kiểm soát cục bộ và toàn cục.
- Kiểm soát chuyển tiếp quy trình theo 2 mô hình: Pipeline và Workflow
- Ánh xạ các trường thông tin khi chuyển tiếp quy trình
- Chuyển tiếp quy trình theo điều kiện linh động
- Chuyển tiếp giai đoạn/ bước theo điều kiện linh động
- Chiến lược giao nhiệm vụ đa dạng, số hóa được mọi quy trình dù là phức tạp nhất
Xem thêm: Giải pháp quản lý và điều hành công việc, dự án, tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp
Chi phí sử dụng Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc của FastWork
FastWork Workflow cho phép sử dụng trên 2 nền tảng web và di động với 2 hệ điều hành IOS và Android. Giúp người dùng có thể quản lý và thực hiện công việc dễ dàng trên di động và laptop dù ở bất cứ nơi đâu.
Với nhiều ưu điểm vượt trội trong công tác số hóa quy trình công việc và tự động giao việc nhưng FastWork Workflow lại có giá thành vô cùng lợp lý so với các phần mềm khác trên thị trường. Tham khảo chi phí sử dụng FastWork Workflow.
Kết luận
Không chỉ là một Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc chuyên nghiệp. FastWork Workflow còn có thể liên kết với nhiều phần mềm khác trên cùng một nền tảng như: phần mềm quản lý nhân sự – HRM, phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản trị quan hệ khách hàng – CRM, phần mềm quản lý đánh giá – KPI… để tạo thành bộ công cụ hỗ trợ quản trị và điều hành doanh nghiệp toàn diện.
Hơn 3500 khách hàng và 30.000 người đang sử dụng FastWork Workflow hằng ngày.
Liên hệ: 0983 089 715 hoặc để lại thông tin đăng ký dưới Form để được tư vấn cũng như nhận demo trải nghiệm miễn phí.
