Case study: Tự động hóa quy trình xây dựng KPI cho nhân viên

Ngày nay, KPI được sử dụng rộng rãi ở hầu hết các doanh nghiệp với vai trò là công cụ đo lường hiệu suất nhân sự hiệu quả và chính xác nhất. Để giảm tải áp lực cho đội ngũ quản lý trong công tác xây dựng và thiết lập bộ KPI tiêu chuẩn cho từng vị trí đảm bảo hoạt động quản trị diễn ra liền mạch, bài viết dưới đây FastWork sẽ hướng dẫn bạn cách tự động hóa quy trình xây dựng và đánh giá KPI cho nhân viên với phần mềm FastWork Workflow.

Mục lục nội dung:

1. KPI là gì? Tại sao cần xây dựng KPI cho nhân viên?

KPI (Key Performance Indicator) được hiểu là chuỗi các yêu cầu đo lường giá trị công việc của cá nhân, tổ chức, phòng ban nhằm xác định hiệu quả kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng để giám sát, đánh giá tiến độ thực hiện mục tiêu đề ra.

KPI giúp xác định thành tích chiến lược, tài chính và hoạt động của công ty, đặc biệt là so với thành tựu của các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực.

Việc áp dụng KPI mang lại những lợi ích vượt trội đối với toàn thể doanh nghiệp nói chung và với đội ngũ cán bộ nhân viên nói riêng.

Đối với doanh nghiệp

Áp dụng thành công mô hình đánh giá KPI từ lý thuyết vào thực tế
Theo dõi rủi ro, đảm bảo những mục tiêu ngắn- trung- dài hạn của doanh nghiệp được hoàn thành đúng như kỳ vọng

Đối với lãnh đạo, quản lý

Đánh giá chính xác hiệu quả làm việc thực tế của các nhân viên trong công ty
Xây dựng chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp đối với trường hợp
Gây dựng văn hóa làm việc trách nhiệm, sáng tạo

Đối với nhân viên

Chủ động nắm bắt được chỉ tiêu KPI mình đã hoàn thành trên tổng số KPI đề ra để có kế hoạch thực hiện hợp lý
Tăng cường động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu
Thông qua việc hoàn thành, không hoàn thành KPI, nhân viên sẽ phát hiện ra các khiếm khuyết trong quá làm việc để cải thiện hiệu quả làm việc.

Xem thêm: Giới thiệu phần mềm quản lý, đánh giá KPI trực tuyến FastWork KPI

2. Quy trình xây dựng hệ thống KPI tiêu chuẩn

Trên thực tế, quy trình xây dựng và đánh giá KPI nhân sự cần trải qua 4 bước sau:

4 bước xây dựng và đánh giá KPI nhân viên

BƯỚC 1: XÂY DỰNG KPI NGẮN VÀ DÀI HẠN

Công việc cần làm:

Tầm nhìn chiến lược dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp
Xác định mô hình SWOT của doanh nghiệp
Phân tích đối thủ cạnh tranh
Nghiên cứu thị trường, tiềm năng mở rộng thị trường
Đo lường tiềm lực kinh tế, nguồn lực nhân sự trong doanh nghiệp
Xây dựng kế hoạch phát triển mục tiêu chung dài hạn của doanh nghiệp

Những lưu ý trong việc xác định KPI chung của doanh nghiệp:

Mục tiêu KPI phải rõ ràng và đo lường được
KPI mang tính minh bạch có tính khả thi cao
Mục tiêu KPI dài hạn cần được xây dựng dựa trên xu hướng phát triển của tương lai
Mục tiêu KPI ngắn hạn cần được xem xét, điều chỉnh hàng tháng những vẫn hướng đến mục tiêu lâu dài của công ty
KPI chung của doanh nghiệp phải do hội đồng quản trị xây dựng và bàn bạc kỹ lưỡng
Doanh nghiệp nên mời các chuyên gia hoạch định chiến lược tham gia cùng

BƯỚC 2: XÂY DỰNG KPI PHÒNG BAN

Hướng dẫn xây dựng và đánh giá KPI phòng Marketing

Căn cứ vào mục tiêu chung của công ty để thiết lập các mục tiêu trực tiếp cho phòng Marketing để đẩy mạnh thương hiệu, cơ hội tiếp cận khách hàng, chăm sóc khách hàng.

Công việc cần làm

Trưởng phòng Marketing thực hiện xây dựng KPI cho bộ phận của mình dựa trên mục tiêu chung của doanh nghiệp
Sau khi hoàn thiện bộ KPI trình lên cấp trên phê duyệt
Trưởng phòng Marketing chỉnh sửa theo yêu cầu cấp trên và phổ biến triển khai tới đội ngũ nhân sự trong phòng
Phòng nhân sự có trách nghiệm theo dõi tình hình thực hiện KPI của đội ngũ nhân viên và báo cáo tới trưởng phòng Marketing theo tháng

KPI phòng Marketing cần xây dựng chỉ tiêu dựa trên các yếu tố sau

Chi phí Marketing trong tháng/quý/năm
Số lượng khách hàng tiềm năng thu được
Hiệu quả marketing trên các kênh
Tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp

BƯỚC 3: XÂY DỰNG VÀ ĐÁNH GIÁ KPI CÁ NHÂN

Tùy thuộc vào vị trí công việc của từng cá nhân để xây dựng bộ KPI phù hợp với quy trình làm việc thực tiễn. KPI cá nhân thường do cấp quản lý trực tiếp của cá nhân đó tạo lập và trình lên cấp trên xét duyệt sau đó áp dụng đồng bộ cho nhân viên ở cùng vị trí công việc đó.

Sơ đồ xây dựng KPI cá nhân trong doanh nghiệp

Đối với các vị trí trưởng phòng, thành viên ban giám đốc, KPI của những cá nhân này sẽ do chính những vị trí này xây dựng.

Ví dụ về các yếu tố KPI cho vị trí Digital Marketing:

Hiệu quả quảng cáo (PPC, engagement, Email Marketing….)
SEO (thứ hạng từ khóa, traffic website, tối ưu thời gian giữ chân khách hàng trên website,…)
Phát triển kênh mạng xã hội, kênh thương mại điện tử
Data khách hàng tiềm năng

BƯỚC 4: LIÊN HỆ GIỮA ĐÁNH GIÁ VÀ LƯƠNG THƯỞNG

Phòng nhân sự căn cứ vào các tiêu chí đánh giá KPI của từng phòng ban, cá nhân để thực hiện theo dõi và đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của các phòng ban, cá nhân.
Sau đó căn cứ vào quy định lương thưởng KPI của công ty và thực hiện tính lương thưởng cho các bộ phận và vị trí chức danh xuất sắc.
Cuối cùng bộ phận nhân sự thực hiện báo cáo kết quả lên ban lãnh đạo và chuyển danh sách nhân viên được khen thưởng xuống phòng hành chính.

3. Hướng dẫn tự động hóa quy trình xây dựng KPI cho nhân viên với phần mềm FastWork Workflow

Thay vì thực hiện thủ công rất nhiều các thao tác từ xây dựng KPI, gửi lên trưởng bộ phận phê duyệt, chuyển qua cho phòng nhân sự theo dõi, tổng hợp, đánh giá cuối tháng, FastWork Workflow giúp bạn tự động hóa tất cả các tác vụ đó trên một hệ thống tập trung trực tuyến. Đem lại kết quả theo dõi công bằng, khách quan, góp phần cải thiện hiệu quả làm việc và nâng cao trách nhiệm của mỗi cá nhân trong công tác hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Để khởi tạo quy trình trên FastWork Workflow, nhà quản lý trước tiên cần xác định các giai đoạn thực hiện. Ở mỗi giai đoạn, cần lập ra danh sách các công việc cần làm với những mô tả cụ thể, phân quyền người thực hiện, người theo dõi, người phối hợp trong một khoảng thời gian rõ ràng.

Giai đoạn 1	Xây dựng KPI ngắn và dài hạn
Việc cần làm	– Tầm nhìn chiến lược dài hạn & ngắn hạn của DN – Xác định mô hình SWOT của doanh nghiệp – Phân tích đối thủ cạnh tranh – Nghiên cứu thị trường, tiềm năng mở rộng thị trường – Đo lường tiềm lực kinh tế, nguồn lực nhân sự trong DN – Xây dựng kế hoạch phát triển mục tiêu dài hạn của DN
Người phụ trách	Ban giám đốc
Deadline	3 ngày
Kết quả	Bộ KPI cho toàn bộ doanh nghiệp

Giai đoạn 2	Xây dựng KPI phòng ban
Việc cần làm	– Từ mục tiêu chung thiết lập mục tiêu riêng cho các phòng ban – Quản lý trực tiếp đề xuất KPI cho nhân viên – Trình ban giám đốc duyệt – Nhân sự & các nhân viên cùng vị trí nhận thông báo thực hiện
Người phụ trách	Các trưởng phòng
Deadline	3 ngày
Kết quả	Bộ KPI cho từng phòng ban

Giai đoạn 3	Xây dựng KPI vị trí, chức danh
Việc cần làm	– Quản lý trực tiếp đề xuất KPI cho nhân viên – Trình ban giám đốc duyệt – Nhân sự và các nhân viên cùng vị trí nhận thông báo thực hiện
Người phụ trách	Các trưởng phòng
Deadline	2 ngày
Kết quả	Bộ KPI cho từng vị trí

Giai đoạn 4	Liên hệ đánh giá và lương thưởng
Việc cần làm	– Đánh giá mức độ hoàn thành KPI của các phòng ban, cá nhân – Thực hiện tính lương thưởng cho các bộ phận & cá nhân xuất sắc – Báo cáo kết quả lên ban lãnh đạo, chuyển danh sách xuống P.HC
Người phụ trách	– Phòng Nhân sự (P.NS) – Phòng Hành chính (P.HC)
Deadline	2 ngày
Kết quả	– Kết quả thực hiện KPI của từng cá nhân – Mức thưởng phạt theo quy định

Giao diện quy trình xây dựng và đánh giá KPI trên FastWork Workflow:

Điều kiện chuyển tiếp từng giai đoạn bạn có thể thay đổi để phù hợp với nhu cầu, quy mô và mục đích doanh nghiệp.

Để việc kiểm soát chất lượng thực hiện công việc tại từng giai đoạn được hiệu quả hơn, FastWork Workflow cho phép người dùng gắn trực tiếp các biểu mẫu vào từng giai đoạn cụ thể. Các thành viên tham gia tại mỗi giai đoạn có thể xem được các biểu mẫu đã được phê duyệt hay chưa hoặc tình trạng xử lý như thế nào để nhanh chóng nắm bắt các thông tin quan trọng.

Giải quyết triệt để vấn nạn “làm việc không có quy trình” tồn tại ở hầu hết các doanh nghiệp Việt, FastWork Workflow ra đời thực hiện nhiệm vụ chuẩn hóa, tự động hóa và kết nối hàng trăm quy trình nghiệp vụ liên phòng ban trên một nền tảng tập trung trực tuyến.

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng nghìn giờ làm việc mỗi năm và cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của nhân sự mà không một phương thức truyền thống nào có thể hỗ trợ.

Giải pháp số hóa quy trình và tự động hóa giao việc FastWork Workflow – Tự hào đồng hành cùng hơn 1500 doanh nghiệp trên chặng đường số hóa

Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp 4.0, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn