Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP được xem là giải pháp tối ưu giúp ban lãnh đạo quản lý và điều hành công ty, đơn vị một cách dễ dàng và hiệu quả. Phần mềm được thiết kế nhằm hỗ trợ tối đa quy trình quản lý, làm việc, chăm sóc khách hàng và vận hành doanh nghiệp.
Cùng tìm hiểu ưu-nhược điểm của phần mềm quản lý doanh nghiệp này qua bài viết sau đây.
Mục lục nội dung:
Tổng quan về phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Phần mềm ERP là giải pháp quản lý tổng thể dành cho các doanh nghiệp. ERP được viết tắt từ Enterprise Resource Planning, ERP được hiểu là hệ thống được dùng để hoạch định tài nguyên trong doanh nghiệp. Hệ thống ERP điển hình bao gồm tất cả các chức năng cơ bản của một doanh nghiệp, tổ chức. Một phần mềm ERP tích hợp nhiều tính năng, được bao hàm trong một hệ thống duy nhất mang đến nhiều ưu điểm dành cho các doanh nghiệp.
Nội dung nên tìm hiểu: Gợi ý, đánh giá khách quan các phần mềm ERP phổ biến hiện nay
Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ, phần mềm nhỏ như: Phần mềm tuyển dụng; Phần mềm quản lý đánh giá nhân viên; Phần mềm quản lý bán hàng; Phần mềm quản lý công việc; Phần mềm quản lý dự án; Phần mềm quản lý quy trình; Phần mềm quản lý nội bộ; Phần mềm kế toán,… các doanh nghiệp chỉ cần sử dụng hệ thống phần mềm tổng thể ERP. Phần mềm này được tích hợp đầy đủ các tính năng cơ bản mà doanh nghiệp cần sử dụng. Các tính năng trong phần mềm có sự liên kết với nhau, mang đến nhiều lợi ích và ưu điểm cho các doanh nghiệp. Phần mềm quản lý doanh nghiệp có các đặc điểm chính như:
- Phần mềm ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Toàn bộ nhân lực trong doanh nghiệp từ nhà quản lý đến nhân viên, mọi công đoạn từ sản xuất đến kinh doanh, mọi phòng ban trong doanh nghiệp đều vận hành dựa trên trình tự có sẵn.
- Phần mềm ERP là hệ thống hỗ trợ, chứ không phải dây chuyền sản xuất, kinh doanh tự động thay thế cho sức người.
- Phần mềm ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo kế hoạch và quy tắc rõ ràng. Quy trình làm việc, nhiệm vụ của nhân viên, bộ phận được xác định từ trước, tuân thủ các quy định nhất quán, chặt chẽ. Kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cần lập ra định kỳ theo lộ trình tuần, tháng, quý, năm.
- ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả làm việc, tăng cường tính tương tác, trao đổi qua lại,…
>>> Tham khảo thêm ERP là gì? Ý nghĩa của phần mềm ERP trong tổ chức doanh nghiệp
Ưu điểm của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Chuẩn hóa quy trình kinh doanh
ERP tạo những thay đổi xử lý kinh doanh hay tái cấu trúc quản lý và hoạt động kinh doanh (reengineering), từ đó chuẩn hóa quy trình kinh doanh. Khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình hoạt động kinh doanh gồm xét duyệt, ra quyết định; xử lý thực hiện hoạt động theo xét duyệt; và xử lý thông tin thành quy trình hoàn chỉnh và ổn định. Đây chính là quá trình tái cấu trúc quản lý, chuẩn hóa quy trình, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Hợp nhất và quản lý dữ liệu tập trung
Ưu điểm đầu tiên của phần mềm ERP chính là hợp nhất dữ liệu giữa các phòng ban và quản lý tập trung các dữ liệu đó. ERP cho phép xây dựng một cổng thông tin hợp nhất giữa toàn bộ các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp. Thay vì nhân sự làm việc với phần mềm hành chính-nhân sự, kế toán làm việc với phần mềm kế toán,… ERP mang đến hệ thống phần mềm tổng thể. Nhân sự tại các phòng ban trong doanh nghiệp chỉ cần làm việc và nhập thông tin trên duy nhất một phần mềm.
Nhờ sử dụng chung một hệ thống phần mềm cho toàn thể các phòng ban nên mọi nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng xem số liệu và nắm bắt nhiệm vụ, mục tiêu công việc.
Phần mềm ERP có tính năng phân quyền sử dụng đến từng vị trí, nhân sự trong doanh nghiệp, đảm bảo tính bảo mật thông tin khi cần thiết. ERP còn giúp thu thập các số liệu, dữ liệu báo cáo chính xác nhất theo tiêu chuẩn. Phần mềm giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, thời gian và tăng độ chính xác.
Nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nhân viên
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP mang đến công cụ cỗ hợp đắc lực cho ban lãnh đạo trong việc quản lý và giám sát đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. ERP giúp bộ phận nhân sự nói riêng và ban quản lý không cần trực tiếp giám sát quy trình và hiệu quả làm việc của nhân viên. Thông qua phần mềm mọi thông tin và kết quả làm việc của nhân viên đề hiển thị một cách rõ ràng. Ngoài ra cấp trên có thể dễ dàng giao việc đến nhân sự, kiểm tra, đánh giá chất lượng công việc của từng nhân viên thông qua phần mềm.
ERP giúp tiết kiệm thời gian cũng như áp lực cho bộ phận quản lý tại doanh nghiệp. Giảm các gánh nặng về chi phí cũng như nhân lực quản lý nhân sự, giảm tình trạng gian lận khi tính lương cho nhân viên. Thông qua phần mềm doanh nghiệp có thể đánh giá đúng được năng lực cũng như khả năng và mức độ đóng góp của từng nhân viên. Đối với các doanh nghiệp có quy mô và số lượng nhân sự lớn, phần mềm này mang đến lợi ích vô cùng lớn.
Giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất
Ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP chính là kết nối toàn bộ hệ thống quản trị doanh nghiệp vào một khối thống nhất. ERP giúp giảm gánh nặng và mức độ công việc cho ban lãnh đạo, nhà quản lý không cần mất nhiều thời gian và công sức trong việc tìm ra lỗi sai, hay đối chiếu báo cáo giữa các phòng ban.
Tất cả các dữ liệu đều được liên kết với nhau trên hệ thống phần mềm. Từ đó giảm thiểu các sai sót trong quy trình nhập, tra cứu và đối chiếu dữ liệu. Các số liệu, dữ liệu trong doanh nghiệp có độ chính xác cao, tăng tính minh bạch và hiệu quả trong quy trình quản lý và vận hành doanh nghiệp. Hạn chế các rủi ro rò rỉ, đánh cắp dữ liệu, đảm bảo an toàn cho dữ liệu thông tin.
| Tìm hiểu thêm: Top 7 phần mềm CRM mã nguồn mở tốt nhất 2024 |
Cải thiện dịch vụ quản lý và chăm sóc khách hàng
Quản lý và chăm sóc khách hàng là hoạt động quan trọng với doanh nghiệp muốn phát triển bền vững. Hệ thống ERP với phân hệ quản trị quan hệ khách hàng CRM sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin liên hệ, lịch sử của khách hàng, hoạt động trao đổi/ làm việc với khách hàng. Dữ liệu khách hàng tự động đồng bộ với các dữ liệu khác liên quan như đơn hàng, kho hàng… Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tổng quan tình hình làm việc với khách hàng, nhanh chóng phát hiện vấn đề cũng như cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt hơn.
Và nhiều ưu điểm khác khi doanh nghiệp triển khai, áp dụng ERP cho từng hoạt động, từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Nhược điểm của hệ thống phần mềm ERP
Đi cùng với các ưu điểm là các nhược điểm. Triển khai một hệ thống thống phần mềm ERP đặt ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp. Đầu tiên doanh nghiệp phải mạo hiểm đầu tư một khoản kinh phí lớn, cùng nhiều thay đổi mới. Cụ thể:
Chi phí đầu tư lớn
Chi phí đầu tư hệ thống phần mềm ERP chính là rào cản lớn nhất đối với các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp SME. Đây cũng chính là hạn chế và nhược điểm lớn nhất của phần mềm này.
Tại thị trường Việt Nam hầu hết các hệ thống phần mềm ERP đều do nước ngoài sản xuất, được cung cấp thông qua công ty trung gian tại Việt Nam. Mức phí triển khai ERP lên đến vài triệu USD cho khoảng 50 người dùng. Các hệ thống ERP do công ty trong nước cung cấp cũng có giá từ vài trăm triệu đến hàng tỷ đồng. Trong quá trình sử dụng ERP còn phát sinh nhiều chi phí như: Nâng cấp công nghệ mới, đào tạo nhân sự, nâng cấp phần cứng,…
Thời gian triển khai kéo dài
Các phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP viết theo yêu cầu có thời gian triển khai kéo dài từ 1-3 năm, trải qua nhiều giai đoạn và quy trình. Đối với các doanh nghiệp, tập đoàn lớn thời gian triển khai thường kéo dài từ 5 năm trở lên. Hạn chế này chính là rào cản đối với văn hóa doanh nghiệp, khiến nhiều đơn vị phải sử dụng song song nhiều phần mềm ERP cùng lúc nhằm chọn lựa được hệ thống phù hợp.
Yếu tố con người
Nhân sự trong doanh nghiệp cần thay đổi quy trình làm việc nhằm đáp ứng được các yêu cầu của phần mềm. Đây cũng là rào cản lớn đối với thành công của hệ thống ERP. Mặc dù mang đến hiệu quả vượt trội so với quy trình thủ công nhưng ERP đòi hỏi nhân sự tại doanh nghiệp cần có trình độ và kỹ năng làm việc trên phần mềm.
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP được xem là giải pháp tối ưu dành cho các công ty, doanh nghiệp. Với nhiều ưu điểm, tính năng cùng tiện ích, trong tương lai ERP sẽ trở thành xu hướng tất yếu được các doanh nghiệp Việt lựa chọn. Tuy nhiên để ứng dụng thành công hệ thống ERP các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ nguồn ngân sách, nhân lực và cơ sở vật chất hạ tầng.
| Nếu SMEs đang cần tìm một giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện nhất từ văn phòng, cửa hàng đến nhà máy nên tìm hiểu ERPNext. Với chi phí triển khai phù hợp, phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu, đặc thù cho lĩnh vực, tìm hiểu và đăng ký trải nghiệm demo miễn phí ERPNext. ERPNext là hệ thống quản trị mã nguồn mở, hàng đầu thế giới. Điểm nổi bật của ERPNext so với các ERP khác trên thị trường là miễn phí bản quyền, low-code/no-code, dễ dàng tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu quản trị của từng doanh nghiệp. Tại Việt Nam, MBW là đối tác chính thức tư vấn và triển khai ERPNext. Các phân hệ có trong hệ thống ERPNext: – Tài chính kế toán – Mua hàng – Bán hàng – Kho hàng – Sản xuất – Quan hệ khách hàng CRM – Nhân sự & tiền lương – Công việc, dự án – Quản lý tài sản – Trung tâm hỗ trợ – Website & Thương mại điện tử – Học tập trực tuyến – Wiki ERPNext đáp ứng nhu cầu quản lý toàn diện cho doanh nghiệp nhiều lĩnh vực tại Việt Nam. Bên cạnh đó, công ty MBW triển khai ERPNext cung cấp giải pháp quản lý chuyên sâu cho doanh nghiệp bán lẻ, phân phối, hay xây dựng tại Việt Nam, hỗ trợ tùy chỉnh tính năng theo nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tìm hiểu, nhận tư vấn và trải nghiệm miễn phí ERPNext tại Digital MBW. |
Nếu doanh nghiệp SMEs cần tìm nền tảng quản trị cơ bản với chi phí nhỏ, có thể tham khảo FastWork. Với 4 phân hệ – quản lý công việc và dự án, quản lý nhân sự, quản lý nội bộ và quản trị quan hệ khách hàng & bán hàng, tích hợp trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, xuyên suốt. Đặc biệt với chi phí sử dụng khá nhỏ, FastWork không chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ hoàn toàn có khả năng ứng dụng.
Để nhận thông tin chi tiết về nền tảng FastWork kèm DEMO FREE, doanh nghiệp có thể liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form dưới đây để được hỗ trợ.
