Sử dụng phần mềm công nghệ miễn phí với những hạn chế về ngôn ngữ, số lượng người dùng, không có ai hỗ trợ là một trong những lý do khiến ban lãnh đạo trường THPT Trần Cao Vân quyết định triển khai triệt để phần mềm công nghệ FastWork số hóa công việc nhân sự, các thông báo, công văn của nhà trường và từ Bộ gửi xuống.
Mục lục nội dung:
1. Đôi nét về Trường THPT Trần Cao Vân
Trường THPT Trần Cao Vân thành lập năm 2016 tại Thôn 3, xã Iah Lốp, huyện Chư Sê, tỉnh Gia Lai. Trong mùa khai giảng đầu tiên, trường đón nhận 520 học sinh 3 khối lớp 10,11,12 cùng đội ngũ 35 cán bộ, giảng viên và nhân viên.
Trường THPT Trần Cao Vân thành lập năm 2016 tại huyện Chư Sê, tỉnh Gia Lai
Hướng tới xây dựng trường chuẩn Quốc gia với môi trường Dạy – học thân thiện, kỷ cương, trách nhiệm, Trường THPT Trần Cao Vân ngày càng hoàn thiện, mở rộng số lượng giảng viên lên 42 cán bộ chuyên môn, tích cực tuyển sinh diện rộng.
Thực hiện mục tiêu chuyển đổi số 4.0 kết hợp chỉ đạo cải cách hành chính từ TW, ban giám hiệu trường rất quyết liệt triển khai ứng dụng phần mềm công nghệ đến toàn thể nhân viên nhằm chuẩn hóa quy trình vận hành, kiến tạo môi trường đào tạo độc lập – chuyên nghiệp – hiện đại.
2. Quản lý nhân sự bằng phần mềm miễn phí tồn tại khá nhiều bất cập
Nhận thấy cách quản lý thủ công gây nhiều trở ngại trong công tác vận hành trường, ban lãnh đạo THPT Trần Cao Vân đã trải nghiệm phần mềm miễn phí số hóa công việc nhân sự trong trường. Tuy nhiên, kết quả nhận lại cũng không mấy tích cực.
Những bất cập trong cách quản lý truyền thống
Trước đây, ban giám hiệu trường thực hiện thông báo thông tư, chỉ đạo của bộ, giao việc, tiếp nhận báo cáo công việc của thầy cô thông qua Zalo. Tuy nhiên, làm việc qua Zalo, lãnh đạo không thể biết chính xác việc mình giao thầy cô đã triển khai đến đâu rồi, có gì vướng mắc không? Đến khi quá hạn chưa hoàn thành, người này đổ lỗi cho người kia, không biết truy cứu trách nhiệm cho ai. Báo cáo trực tiếp tại Zalo khó quản lý, dễ thất thoát, mất thời gian tìm kiếm khi cần.
Chưa kể, thông báo qua Zalo dễ bị trôi, chỉ có thể ghim tối đa 3 tin nhắn quan trọng cùng lúc nên nhiều khi nhân viên lý do không nhận được thông báo – ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc.
Phần mềm miễn phí không thể giải quyết triệt để
Ban giám hiệu THPT Trần Cao Vân đã triển khai thử bản miễn phí của phần mềm Trello. Tuy nhiên, quá trình sử dụng cũng gặp phải rất nhiều bất cập:
- Thứ nhất, phần mềm chỉ có bản tiếng Anh, rào cản về ngôn ngữ khiến thầy cô trong trường lười sử dụng thậm chí là không hề động đến phần mềm.
- Thứ hai, vì là miễn phí nên phần mềm chỉ giới hạn rất ít người dùng, việc triển khai đồng bộ cho 42 giáo viên trong trường là điều không thể.
- Tiếp đến là không có bộ phận hỗ trợ trực tiếp nên việc ứng dụng phần mềm Trello có thể xem là thất bại.
3. Ứng dụng FastWork – Chuyên nghiệp, Tiết kiệm và Hiệu quả
Nhận thấy FastWork đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu cũng như giải quyết triệt để những bất cập trong cách quản lý thủ công của trường, ban lãnh đạo THPT Trần Cao Vân quyết định mua 3 phần mềm trên nền tảng FastWork bao gồm:
- Phần mềm Quản lý công việc FastWork Task
- Phần mềm Thông báo và Truyền thông nội bộ FastWork News
- Phần mềm Quản lý văn bản, công văn đi đến FastWork Dispatch
Sử dụng phần mềm số hóa công việc nhân sự – cụ thể là 42 thầy cô trong trường
Không làm việc qua Zalo như trước, trường THPT Trần Cao Vân sử dụng FastWork giao việc – theo sát tiến độ và quản lý báo cáo công việc hoàn toàn trên phần mềm. Các nhiệm vụ như soạn giáo án dự giờ, làm bảng điểm thi 1 tiết/ giữa kỳ/ cuối kỳ hay báo cáo thi đua tuần đều được phân công trực tiếp đến từng thầy cô.
Phần mềm còn tạo môi trường trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi công việc nhằm giải quyết khúc mắc nhanh chóng. Triệt tiêu tình trạng trao đổi qua Zalo bị ảnh hưởng bởi những câu chuyện ngoài lề.
Quản lý trực tiếp công việc của từng nhân sự, kiểm soát chặt chẽ tiến độ
Sử dụng phần mềm lưu trữ tập trung công văn của Bộ và nhà trường
Trước đây trường phát hành công văn của Bộ và nhà trường theo hình thức giấy, sau đó phân loại và lưu trữ thủ công. Vốn dĩ cách quản lý đó vẫn ổn chỉ là khi cần việc tìm kiếm hơi mất thời gian.
FastWork Dispatch giải quyết bài toán bằng cách scan công văn lên phần mềm, lưu trữ tập trung trực tuyến không giới hạn số lượng tài liệu.
Sử dụng phần mềm gửi thông báo trực tuyến
Thay vì thông báo giấy gửi qua nhiều cấp, toàn bộ các thông báo như học bổng của từng lớp, thông báo giờ thi, lịch họp, nghỉ lễ đều được ban hành nhanh chóng trên phần mềm, gán trực tiếp những thầy cô phụ trách theo dõi.
Ứng dụng FastWork News ban hành thông báo trực tuyến
Ban giám hiệu cũng sẽ kiểm soát được cán bộ nào đã xem thông báo, cán bộ nào chưa xem để nhắc nhở, tránh tình trạng thầy cô lý do không nhận được thông báo, làm lỡ mất lịch họp hoặc ảnh hưởng đến công việc toàn trường.
Nhờ giao diện thân thiện, dễ dùng cùng với sự hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ FastWork, thầy cô trường THPT Trần Cao Vân đang ứng dụng FastWork một cách thường xuyên và hiệu quả với những lợi ích rõ rệt.
Gợi ý Trường học tham khảo Giải pháp Quản trị Trường học FastSchool
FastWork.vn tự hào là đơn vị đồng hành cùng quá trình chuyển đổi số của hơn 1500 doanh nghiệp ở mọi quy mô và lĩnh vực: Kiến trúc – Xây dựng – Bất động Sản – Agency – Giáo dục – Công nghệ thông tin – Phân phối, Bán lẻ – Chính phủ – Tài chính, Ngân hàng – Bệnh viện – Spa – Y tế – Khách sạn – Vận tải – Dịch vụ bảo trì, Bảo vệ – Sản xuất – Logistic …
FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm quản trị bao gồm: Phần mềm Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Phần mềm Quản lý Công việc FastWork WORK+, Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+,…
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến các Giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!
