Case Study: Giải quyết bài toán tuyển dụng bằng Phần mềm FastWork Hiring

Áp dụng phần mềm công nghệ FastWork Hiring vào tuyển dụng, MobiWork đã giải quyết được bài toán xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, thu hút nhiều ứng viên chất lượng cao, tối ưu thời gian và tiết kiệm chi phí tuyển dụng.

Tổng quan về MobiWork 

Công ty cổ phần công nghệ MobiWork Việt Nam là đơn vị chuyên sâu, phát triển những giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất & phân phối như: MobiWork DMS – Phần mềm quản lý hệ thống phân phối; MobiWork PG – Phần mềm quản lý đội ngũ tiếp thị PG/PB.

Công ty cổ phần công nghệ MobiWork Việt Nam là đơn vị chuyên sâu, phát triển những giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất & phân phối

Sau hơn 05 năm thành lập, MobiWork hiện đang là đơn vị dẫn đầu mảng giải pháp DMS với hơn 1000 khách hàng đang ứng dụng phần mềm, trong đó có rất nhiều Tập đoàn, doanh nghiệp sản xuất lớn.

Hiện nay MobiWork đang sở hữu đội ngũ nhân sự với hơn 60 người tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh với 04 bộ phận chính là: phòng Phát triển sản phẩm, Phòng kinh doanh, Phòng Marketing và phòng Hỗ trợ – Triển khai.

Nửa đầu năm 2020, trụ sở MobiWork tại Hà Nội đã mở rộng gấp đôi quy mô nhân sự nên nhu cầu tuyển dụng vẫn đang được đẩy mạnh ở hầu hết các vị trí nhằm phục vụ mục đích tăng trưởng mạnh trong thời gian tới.

Thách thức trong tuyển dụng tại MobiWork

Số lượng vị trí tuyển dụng lớn, nhưng do tác động của dịch Covid-19 và một số yếu tố nội bộ dẫn đến công tác tuyển dụng tại MobiWork gặp khá nhiều khó khăn. Cụ thể, 1 đợt tuyển dụng tại MobiWork có thời gian trung bình là 1 tháng và chi phí khoảng 40 triệu cho 10 trang web tuyển dụng để thu được lượng CV như kế hoạch. Tuy nhiên, mỗi đợt tuyển dụng tại MobiWork thường kéo dài tới 1,5 tháng, thậm chí là 2 tháng dẫn đến đội nhiều chi phí mà không tuyển được số lượng nhân tài như mong muốn. 

Một số nguyên nhân dẫn đến khó khăn trên là do: Thứ nhất MobiWork chưa chuẩn hóa quy trình tuyển dụng. 

Thứ hai, chưa có công cụ đo lường hiệu quả kênh tuyển dụng và chưa tận dụng được nguồn ứng viên sẵn có từ các lần tuyển dụng trước. 

Để giải quyết triệt để những khó khăn trên, đội ngũ ban lãnh đạo MobiWork đã quyết định ứng dụng công nghệ Hiring – Phần mềm quản lý tuyển dụng trực tuyến FastWork Hiring để cải thiện hiệu quả công tác tuyển dụng trong doanh nghiệp.

Xem thêm: Mẹo cho nhà quản lý: giảm 70% chi phí và thời gian tuyển dụng bằng phần mềm FastWork Hiring

MobiWork Giải quyết triệt để bài toán tuyển dụng nhân sự bằng Phần mềm FastWork 

1. Những bước đầu tiên để xây dựng nền móng tuyển dụng bền vững tại MobiWork 

  • Xây dựng chân dung ứng viên

Xây dựng chân dung ứng viên được xem là bản hồ sơ mẫu mà nhà tuyển dụng tại MobiWork vạch ra để tìm kiếm được ứng viên phù hợp nhất với mục đích và yêu cầu của công ty. Chân dung ứng viên được xây dựng dựa trên các yếu tố sau:

  • Thông tin cơ bản về nhân khẩu học: tuổi tác, học vấn, tên vị trí, kinh nghiệm,…
  • Tâm lý học: mục tiêu, định hướng sự nghiệp, tính cách, động lực, những nỗi lo trong tìm việc,…
  • Nguồn lực của họ: kiến thức, kỹ năng hiện có
  • Hành vi và xu hướng tiếp cận công việc: kênh tiếp cận, hành vi tiếp cận, những người ảnh hưởng, nội dung họ tìm kiếm, xu hướng tin tưởng,…

Tạo chân dung ứng viên lý tưởng giúp hướng dẫn quy trình tuyển dụng của bạn và giúp bạn xác định tài năng phù hợp nhất với tổ chức của mình

Từ những yếu tố đó, nhà tuyển dụng sẽ xây dựng được bản chân dung ứng viên lý tưởng và bảng mô tả công việc phù hợp cho từng vị trí cần tuyển. 

  • Nghiên cứu insights ứng viên 

Khi đã xác định được đối tượng tuyển dụng, vậy làm thế nào có thể thu hút những đối tượng đó? Để làm được việc này, đội ngũ HR tại MobiWork đã tiến hành nghiên cứu và hiểu insights của từng ứng viên, dựa trên những yếu tố đó sẽ xây dựng hệ thống nội dung và truyền tải tới các ứng viên thông qua các kênh phù hợp với với insights nhằm thu về nguồn CV ứng viên tốt nhất. 

MobiWork thường nghiên cứu insights ứng viên trên 3 yếu tố sau:

Insights

 Luồng thông tin truyền tải 

- Người tìm việc có xu hướng bị hấp dẫn bởi các ngành mới, công nghệ mới, đang phát triển hoặc các công ty có tiềm năng tăng trưởng cao

- Sự phát triển của các công nghệ mới: SaaS, AI...
- Thông tin hoạt động, phát triển về doanh nghiệp

- Môi trường chuyên nghiệp, cơ hội phát triển bản thân

- Môi trường làm việc mở
- Các khóa đào tạo nội bộ
- Khóa học ngắn hạn nâng cao kỹ năng cho nhân viên

- Chính sách phúc lợi và sự thăng tiến

- Chính sách lương thưởng
- Chính sách phúc lợi xã hội
- Giá trị cốt lõi của MobiWork
- Văn hóa doanh nghiệp

Từ việc nghiên cứu insights ứng viên, đội ngũ HR MobiWork có thể xác định được những kênh truyền tải thông tin hiệu quả phù hợp với nội dung và đối tượng ứng viên tiếp cận nhằm loại bỏ các kênh hoạt động kém để tập trung chi phí.

  • Lập kế hoạch tuyển dụng 

Kế hoạch tuyển dụng là khâu giúp đội ngũ HR tại MobiWork dự khiến số lượng vị trí cần tuyển, chi phí và thời gian cho 1 đợt tuyển dụng mới. Tại MobiWork thường có 2 kế hoạch tuyển dụng: ngắn hạn và dài hạn để đảm bảo nguồn cung về nhân lực cho sự phát triển hoặc biến động nhân sự trong doanh nghiệp. 

5 bước cơ bản để lập kế hoạch tuyển dụng tại MobiWork:

Bước 1: Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng nhân sự từ các trưởng bộ phận

Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng tổng quan

  • Dự kiến tổng số lượng nhân sự tuyển dụng trong năm
  • Số lượng nhân sự dự kiến trong mỗi đợt tuyển dụng
  • Vị trí cần tuyển 
  • Dự kiến thời gian của từng đợt tuyển dụng
  • Dự toán tổng chi phí tuyển dụng trong năm/chi phí theo đợt

Bước 3: Trình lãnh đạo phê duyệt kế hoạch tuyển dụng tổng quan

Bước 4: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết

  • Chính xác số lượng nhân sự cần tuyển cho từng vị trí/ phòng ban?
  • Thời gian bắt đầu và  kết thúc đợt tuyển dụng
  • Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết tương ứng với từng vị trí
  • Tổng kinh phí cho đợt tuyển dụng và chi tiết theo trang web đăng tin
  • Các kênh tuyển dụng
  • Lịch trình thực hiện các bước trong quy trình tuyển dụng: lập kế hoạch, đăng tin, nhận hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá ứng viên, thông báo trúng tuyển…

Bước 5: Duyệt kế hoạch và đưa vào triển khai

2. Áp dụng phần mềm FastWork Hiring vào giải quyết bài toán tuyển dụng nhân sự tại MobiWork

Xem thêm: Giải pháp chuyển đổi số doanh nghiệp 

1. Xây dựng và chuẩn hóa quy trình tuyển dụng

Ứng dụng phần mềm tuyển dụng FastWork Hiring, MobiWork giải quyết triệt để bài toán xây dựng, chuẩn hóa quy trình tuyển dụng bằng miệng lên hệ thống phần mềm và triển khai thành công vào thực tế. 

MobiWork xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp với 6 bước cơ bản sau:

Bước 1: Lập kế hoạch tuyển dụng (như đã nêu ở trên)

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Ứng dụng phần mềm FastWork Hiring, ngoài việc phân bổ tin ứng tuyển trên 10 kênh tuyển dụng đa dạng như: Vietnamworks, vieclam24h, careerlink, Top CV… MobiWork còn xây dựng riêng trang tuyển dụng chất lượng, các ứng viên có thể tìm hiểu vị trí công việc và apply CV trực tiếp ngay trên hệ thống Website MobiWork.

Ngoài ra, MobiWork còn đăng tải thông tin tuyển dụng trên các Group của các trường đại học, Group sinh viên… và Fanpage công ty nhằm mở rộng kênh truyền tải thông tin và thu về lượng CV phong phú. 

Bước 3: Tiếp nhận và lọc hồ sơ ứng viên

Thay vì nhập thông tin ứng viên thủ công bằng tay, FastWork Hiring giúp MobiWork liên kết với các trang tin tuyển dụng để tự động thu về các CV ứng tuyển và quản lý tập trung trên hệ thống FastWork. 

Tại đây, đội ngũ HR MobiWork tiến hành chọn lọc CV ứng viên tương ứng với các tiêu chí trong bảng mô tả công việc và gán người phụ trách phỏng vấn gắn với ứng viên cụ thể ngay trên hệ thống phần mềm FastWork Hiring.

Bước 4: Phỏng vấn

Sau bước lọc hồ sơ, đội ngũ HR tại MobiWork sẽ tiến hành hẹn lịch phỏng vấn với bằng cách gửi email trực tiếp đến ứng viên được chọn ngay trên hệ thống phần mềm FastWork Hiring.

Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đặt những câu hỏi nhằm khai thác năng lực và kỹ năng của các ứng viên. Tùy vào từng vị trí ứng tuyển, MobiWork sẽ có những bài đánh giá ứng viên theo trình độ chuyên môn, có thể kiểm tra IQ, test về ngoại ngữ, kiến thức chuyên ngành… từ đó tìm ra những ứng viên xuất sắc. 

Kết thúc phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá tổng quan và đưa ra quyết định tuyển dụng đối với ứng viên. 

Bước 5: Thông báo kết quả tuyển dụng

Khi có kết quả tuyển dụng, đội ngũ HR MobiWork sẽ chuyển trạng thái CV ứng viên và gửi email thông báo kết quả tuyển dụng đến ứng viên.

Đối với nhân viên không trúng tuyển sẽ cảm ơn và hẹn cơ hội hợp tác lần sau. CV tự động chuyển vào tập CV ứng viên tiềm năng. Đối với ứng viên trúng tuyển sẽ nhận được thư nhận việc và hẹn ngày đi làm.

Bước 6: Onboarding

Sau khi nhận được email phản hồi “đồng ý” đi làm của ứng viên, đội ngũ HR sẽ tiến hành khởi tạo hồ sơ nhân sự để đồng bộ dữ liệu sang quản lý trên Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên

Gửi email hướng dẫn ứng viên làm hồ sơ, phổ biến các quy định của công ty và tiến hành làm hợp đồng thử việc đối với ứng viên đó. 

Phần mềm FastWork Hiring

MobiWork chuẩn hóa quy trình tuyển dụng trong doanh nghiệp bằng phần mềm FastWork Hiring

2. Tối ưu thời gian và tiết kiệm chi phí tuyển dụng

Tích hợp email cá nhân lên hệ thống FastWork Hiring, đội ngũ HR MobiWork dễ dàng gửi email trực tiếp đến ứng viên ngay trên hệ thống phần mềm. Phân loại, ghi chú và đánh giá ứng viên… ngay trên hệ thống nhằm tối ưu thời gian xử lý công việc tuyển dụng.

Phần mềm FastWork Hiring

Gửi email trực tiếp cho ứng viên ngay trên hệ thống phần mềm

FastWork Hiring hỗ trợ lưu giữ tất cả các CV không trúng tuyển từ các đợt tuyển dụng ngay trên hệ thống để giúp MobiWork tái tuyển dụng lần sau nhằm tối ưu chi phí và rút ngắn thời gian tuyển dụng. 

Mặt khác, hệ thống phần mềm FastWork Hiring cung cấp đa dạng các báo cáo đánh giá, đo lường hiệu quả chiến dịch tuyển dụng, trang thông tin đăng tải thông qua lượng CV thu về và tỷ lệ chuyển đổi của các vị trí tuyển dụng nhằm tập trung chi phí đầu tư vào các kênh tuyển dụng hiệu quả. 

Phần mềm FastWork Hiring

Cung cấp nhiều mẫu báo cáo chuyên sâu về hoạt động tuyển dụng

3. Kết quả MobiWork đạt được khi ứng dụng công nghệ FastWork Hiring

Áp dụng Phần mềm quản lý tuyển dụng trực tuyến FastWork Hiring, MobiWork đã xây dựng đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, nhiệt huyết như đúng chân dung ứng viên mà MobiWork xây dựng. Bên cạnh đó, việc áp dụng công nghệ tuyển dụng FastWork Hiring vào quản trị tuyển dụng giúp MobiWork thu hút nhiều CV chất lượng cao, xây dựng quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp, rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí tuyển dụng. Đặc biệt, cải thiện hiệu suất làm việc phòng nhân sự. 

Xem thêm: Giới thiệu FastWork Hiring – Phần mềm tuyển dụng trên nền điện toán đám mây

Đôi nét về Phần mềm tuyển dụng FastWork Hiring

Phần mềm FastWork Hiring

FastWork Hiring – Phần mềm tuyển dụng hiệu quả nhất thời công nghệ số

FastWork Hiring – phần mềm tuyển dụng trực tuyến trên nền điện toán đám mây, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác tuyển dụng từ: xây dựng website tuyển dụng để hút nguồn ứng viên; Xây dựng kế hoạch và quy trình tuyển dụng; Tạo và quản lý nguồn ứng viên chuyên nghiệp; Làm việc trực tiếp với ứng viên ngay trên hệ thống phần mềm; Đánh giá ghi chú ứng viên sau mỗi vòng phỏng vấn, đến đánh giá đo lường kết quả tuyển dụng giúp doanh nghiệp xây dựng và hoàn thiện quy trình tuyển dụng, hoạch định chi phí và thời gian tuyển dụng hiệu quả. 

Quý doanh nghiệp đang có nhu cầu chuẩn hóa quy trình tuyển dụng hoặc quan tâm đến Phần mềm quản lý tuyển dụng trực tuyến FastWork Hiring, vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc để lại thông tin đăng ký dưới Form để được tư vấn miễn phí.

Đăng ký dùng thử

Leave a Reply