Không nắm bắt được lịch làm việc của nhân viên phát triển thị trường và mất nhiều thời gian tính công nhân viên là những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự mà Đại Hoàng Kim đang gặp phải. Vậy ứng dụng FastWork, Đại Hoàng Kim tự động hóa tính công và giải quyết vấn đề trên như thế nào? Hãy cũng theo dõi bài viết dưới đây.
Mục lục nội dung:
Tóm lược về Công ty TNHH MTV XNK Đại Hoàng Kim
Công ty TNHH MTV XNK Đại Hoàng Kim là đơn vị thiết kế, sản xuất và phân phối các loại máy móc và linh kiện phụ trợ trong việc chế biến hạt điều hàng đầu Đông Nam Bộ.
Hơn 6 năm thành lập và phát triển, đến nay Đại Hoàng Kim đang sở hữu đội ngũ nhân sự hơn 70 người với 6 phòng, bao gồm: Nghiên cứu phát triển sản phẩm; Sản xuất; Kinh doanh; Marketing; Hành chính – kế toán và phòng Kỹ thuật.
Đại Hoàng Kim là đơn vị thiết kế, sản xuất và phân phối các loại máy móc và linh kiện phụ trợ trong việc chế biến hạt điều
Để hoàn thành mục tiêu kinh doanh năm 2020, quý 3 vừa rồi, Đại Hoàng Kim đã tăng thêm 50% nhân nhân sự cho phòng kinh doanh. Tuy nhiên, việc tăng thêm nhân viên kinh doanh lại vô tình gây khó khăn cho phòng nhân sự trong việc tính công nhân viên và ban lãnh đạo khó theo dõi thời gian làm việc thực tế của nhân viên phát triển thị trường tại khách hàng.
Cụ thể những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự tại Đại Hoàng Kim
1. Tính công nhân viên
Đại Hoàng Kim hiện tại đang không sử dụng bất cứ hình thức nào để ghi nhận thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên. Giờ giấc làm việc chủ yếu là nhân viên tự ý thức đi làm đúng giờ theo quy định của công ty, ca sáng từ 08h – 12h và ca chiều từ 13h30 – 17h30, dưới sự giám sát trực tiếp của các trưởng phòng. Khi nhân viên có nhu cần xin nghỉ sẽ báo cáo trực tiếp hoặc email cho trưởng phòng và CC phòng phận nhân sự.
Xem thêm: Giải pháp tự động hóa tính công nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp
Cuối tháng, người phụ trách tính công nhân viên phòng nhân sự sẽ phải tìm lại các email xin nghỉ của tất cả các thành viên trong công ty, tổng hợp phép nghỉ có lương – không lương để tính bảng công hoàn chỉnh, ngày phép còn lại cho từng nhân viên đó. Việc tìm kiếm, tính phép, tổng hợp công đó vô tình mua thêm việc cho phòng nhân sự bởi thường xuyên nhầm lẫn ngày công của người này với người khác, tổng hợp thiếu phép, thừa phép… gây mất thời gian xử lý qua lại, giảm hiệu suất làm việc của cả 2 bên nhân viên và kế toán.
2. Khó quản lý lịch làm việc của nhân viên phát triển thị trường
Lịch trình làm việc trong ngày của một nhân viên phát triển thị trường tại Đại Hoàng Kim cụ thể như sau: Sáng đến công ty theo thời gian quy định, khai báo lịch làm việc với khách hàng trực tiếp với trưởng phòng sau đó ra ngoài thực hiện lịch viếng thăm khách hàng, cuối giờ sẽ làm báo cáo công việc gửi cho trưởng phòng.
Theo đó, ban lãnh đạo cấp cao tại Đại Hoàng Kim khi muốn biết hôm nay nhân viên nào làm việc tại đâu sẽ phải hỏi trưởng phòng Phát triển thị trường. Điều này khiến ban lãnh đạo thấy thiếu chủ động trong việc nắm bắt tình hình công việc của đội ngũ nhân viên. Trong khi việc thực tế nhân viên làm việc như thế nào thì không được kiểm chứng lại.
Xem thêm: Giải pháp quản lý công việc hiện trường
Từ những bất cập trên, ban lãnh đạo Đại Hoàng Kim đã quyết định sử dụng Phần mềm chấm công Face ID (FastWork Timesheet) của FastWork Việt Nam để quản lý nhân sự, cụ thể rút ngắn thời gian tính công nhân viên và Phần mềm FastWork CRM để quản lý lịch làm việc của nhân viên phát triển thị trường.
FastWork chìa khóa giúp Đại Hoàng Kim giải bài toán quản lý nhân sự
Đáp ứng đầy đủ các tính năng trong công tác quản lý nhân sự và quản lý lịch làm việc, địa điểm làm việc tại khách hàng, FastWork đã giúp Đại Hoàng Kim giải quyết triệt để các vấn đề trên.
1. Tự động hóa tính công nhân viên
Sử dụng phần mềm chấm công FastWork Face ID, tất cả nhân viên tại Đại Hoàng Kim sẽ phải thực hiện chấm công bằng cách selfie khuôn mặt thông qua app FastWork trên di động để khai báo thời gian vào ca làm việc.
Chấm công nhanh chóng trên điện thoại di động cá nhân
Ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt, FastWork Face ID sẽ tự động định danh nhân viên dựa trên các điểm ảnh của hình ảnh chấm công và cơ sở dữ liệu ảnh trên hệ thống.
Hơn thế, tích hợp hệ thống đơn từ xin nghỉ phép, làm thêm, đổi ca, vắng mặt… điện tử (biểu mẫu e – form). Qua đó, nhân viên tại Đại Hoàng Kim khi muốn xin nghỉ hay đổi ca sẽ thực hiện tạo và gửi đơn cho cấp trên thay vì gửi email như trước kia.
Dễ dàng tạo đơn từ nghỉ phép, làm thêm, đổi ca trên điện thoại
Đặc biệt, phần mềm sẽ tự động tính công nhân viên từ dữ liệu chấm công và đơn từ để tổng hợp thành bảng công hoàn chỉnh cho từng nhân viên. Dữ liệu công được tự động cập nhật và quản lý trực tuyến trên công nghệ điện toán đám mây nên độ chính xác 100%. Tất cả đều được tự động hóa nên phòng nhân sự tại Đại Hoàng Kim cắt giảm hoàn toàn các thao tác thủ công, triệt tiêu tình trạng sai sót, nhầm lẫn trong việc tính công nhân viên.
Bảng công tự động tổng hợp từ dữ liệu chấm công đơn từ
Thông tin hữu ích: Gợi ý, đánh giá chi tiết top 7+ phần mềm quản lý nhân sự tiền lương
2. Quản lý lịch làm việc của nhân viên phát triển thị trường ngay trên di động
FastWork CRM giúp ban lãnh đạo cấp cao tại Đại Hoàng Kim chủ động quản lý được thời gian làm việc thực tế, địa điểm làm việc tại khách hàng của đội ngũ nhân viên phát triển thị trường thông qua tính năng “Quản lý viếng thăm khách hàng”.
Quản lý lịch làm việc của nhân viên gắn với khách hàng
Cụ thể, mỗi nhân viên sẽ khai báo lịch biểu làm việc trong ngày bao gồm: danh sách các khách hàng sẽ ghé thăm, kèm thời gian dự kiến và địa chỉ của khách hàng.
Khi nhân viên bắt đầu làm việc tại khách hàng, sẽ thực hiện check-in để khai báo. Sau khi làm việc xong sẽ thực hiện check-out khai báo ra khách hàng. Các thông báo checkin-checkout sẽ được gửi realtime cho cán bộ quản lý, giúp quản lý ngồi tại văn phòng cũng theo dõi chính xác tình hình làm việc bên ngoài của nhân viên.
Tương tự với các khách hàng thứ 2, thứ 3… khi đó lộ trình di chuyển của nhân viên sẽ được hiển thị trên bản đồ GPS.
Giám sát lộ trình di chuyển của nhân viên trực quan trên bản đồ GPS
Các câu hỏi như: nhân viên hôm nay đến làm việc với những khách hàng nào, làm việc trong thời gian bao lâu, có đến đúng địa điểm không, kết quả công việc thế nào,… đều có thể xem ngay trên hệ thống phần mềm FastWork.
Phần mềm còn hỗ trợ nhân viên trao đổi các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai công việc với cấp trên ngay trên điện thoại. Thậm chí là gửi báo cáo công việc bằng hình ảnh thực tế hoặc biểu mẫu động gắn với khách hàng vừa kết thúc công việc ngay trên điện thoại di động. Ban lãnh đạo nhận được báo cáo ngay tức thì và dễ dàng xem báo cáo gắn với từng khách hàng trên di động hoặc web app.
Trao đổi công việc với ban lãnh đạo ngay tại hiện trường bằng web app hoặc mobile app
Chia sẻ những lợi ích mà phần mềm mang lại, bà Hiền – GĐ công ty Đại Hoàng Kim cho biết “ Sử dụng 2 tính năng chấm công Face ID và check in khách hàng, tôi luôn biết chính xác và nhanh nhất về vị trí và thời gian ra vào ca làm việc của đội ngũ nhân sự trong công ty. Mang đến nhiều lợi ích trong công tác quản trị và vận hành doanh nghiệp, sắp tới Đại Hoàng Kim sẽ triển khai sử dụng thêm nhiều tính năng khác để đẩy nhanh quá trình hiện đại hóa doanh nghiệp”.
Tổng quan về giải pháp quản lý thời gian làm việc toàn diện FastWork Face ID
Cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác quản lý thời gian làm việc của nhân viên như chấm công, đơn từ điện tử, tự động tổng hợp bảng công, FastWork Face ID giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự.
FatWork Face ID – giải pháp quản lý thời gian làm việc hiệu quả nhất thời chuyển đổi số
Hơn thế là cắt giảm hoàn toàn một số chi phí và thời gian trong công tác quản lý công của đội ngũ nhân sự. Đặc biệt là trực tiếp nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên phụ trách tính công nhân viên.
Mặt khác, FastWork Face ID còn có thể liên kết với nhiều phần mềm khác như: phần mềm tính lương, quản lý KPI, quản lý thông tin nhân sự… để đồng bộ hóa dữ liệu tính lương nhân viên. Hỗ trợ doanh nghiệp giảm tải các tác vụ xử lý thủ công bằng tay trong công tác làm lương nhân viên, triệt tiêu tình trạng sai sót, nhầm lẫn dữ liệu lương và giúp doanh nghiệp trả đúng lương, đúng hạn cho nhân viên.
Tổng kếtĐại Hoàng Kim đã sử dụng những tính năng sau trên hệ thống phần mềm FastWork FastWork Office:
FastWork CRM:
|
Để tìm hiểu chi tiết về phần mềm, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ: 0983 089 715 hoặc điền thông tin dưới Form đăng ký tư vấn bên dưới để được hỗ trợ ngay.
