|
Data-driven decision making (DDDM): Ra quyết định theo hướng dữ liệu là quá trình thu thập dữ liệu dựa trên các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI) của công ty và chuyển đổi dữ liệu đó thành thông tin chi tiết hữu ích. Quá trình này là một yếu tố quan trọng của chiến lược kinh doanh hiện đại. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về lợi ích của việc ra quyết định dựa trên dữ liệu và cung cấp các mẹo để bạn có thể sử dụng dữ liệu của mình một cách thông minh nhất! |
Nếu bạn không biết phải quyết định như thế nào vì thiếu thông tin, bạn sẽ gặp khó khăn để tìm ra hướng kinh doanh đúng đắn. Khi quyết định theo cảm tính hoặc suy nghĩ cá nhân, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn vào lựa chọn của mình, nhưng liệu những lựa chọn đó có phù hợp với các thành viên trong công ty hay không? Đó là lí do các nhà lãnh đạo cần tập thói quen sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định. Khi đó, bạn có thể cảm thấy thoải mái hơn khi biết các quyết định của mình dựa trên thực tế và nhằm tối đa hóa tác động kinh doanh.
Cho dù tình hình kinh doanh của công ty đang vượt xa đối thủ cạnh tranh hay có biên lợi nhuận lớn, việc ra quyết định dựa trên dữ liệu vẫn là một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh trong thế giới hiện đại. Dưới đây, chúng tôi đi sâu vào những lợi ích của việc ra quyết định dựa trên dữ liệu và cung cấp các mẹo để đưa ra những quyết định này tại nơi làm việc.
Mục lục nội dung:
Data-driven decision making (DDDM) là gì?
Data-driven decision making (DDDM) – Ra quyết định theo hướng dữ liệu là quá trình thu thập dữ liệu dựa trên các chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPI) của công ty và chuyển đổi dữ liệu đó thành thông tin chi tiết hữu ích phục vụ cho quá trình ra quyết định kinh doanh.
Trong quá trình thu thập dữ liệu, bạn có thể sử dụng các công cụ báo cáo thông minh trong kinh doanh (BI), hoặc các phần mềm Quản lý KPI (FastWork KPI), giúp thu thập dữ liệu lớn nhanh chóng và hiệu quả. Những công cụ này đơn giản hóa việc trực quan hóa dữ liệu, giúp cho những người không có kỹ thuật nào cũng có thể theo dõi và phân tích.
Tại sao data-driven decision making lại quan trọng đến vậy?
Việc sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định, nhấn mạnh rằng các quyết định của bạn dựa trên các con số thật thay vì cảm quan của cá nhân. Nếu bạn đang ở vị trí lãnh đạo, đưa ra quyết định khách quan là cách tốt nhất để duy trì sự công bằng và cân bằng trong môi trường làm việc.
Các quyết định sáng suốt nhất thường bắt nguồn từ dữ liệu đo lường từ các mục tiêu kinh doanh và phải được thống kê theo thời gian thực. Bằng cách tổng hợp các số liệu cần thiết để phân tích sau đó đưa vào phần mềm báo cáo, bạn sẽ dễ dàng tìm ra lời giải cho việc tối ưu hóa tình hình kinh doanh của công ty.
Một số quyết định bạn có thể đưa ra với sự hỗ trợ từ dữ liệu bao gồm:
- Cách thúc đẩy lợi nhuận và doanh số bán hàng
- Cách thiết lập hành vi quản lý tốt
- Cách tối ưu hóa bộ máy vận hành
- Cách cải thiện hiệu suất của nhân viên và đội nhóm
5 bước để ra quyết định đúng dựa trên dữ liệu
Dưới đây là 5 bước giúp bạn thực hành việc ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng lãnh đạo của mình, thì bạn cần biết cách biến dữ liệu thô thành các thông tin giá trị biến thành hành động, nhằm hướng tới các cải tiến mới và năng suất hơn cho công ty.
Các bước sau đây có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn khi phân tích dữ liệu.
1. Xác định đúng tầm nhìn
Trước khi có thể đưa ra quyết định sáng suốt, bạn cần hiểu tầm nhìn của công ty mình cho tương lai. Điều này giúp bạn sử dụng cả dữ liệu và chiến lược để hình thành các quyết định của mình. Đồ thị và số liệu sẽ không phản ánh được nhiều ý nghĩa nếu không có ngữ cảnh để hỗ trợ chúng.
Bước đầu tiên là hình thành, chuẩn hóa bộ KPI cho từng nhóm và sử dụng OKR trên toàn công ty nhằm xác định các mục tiêu trong ngắn và dài hạn. Việc này có ý nghĩa rất lớn trong quá trình ban đầu để biết: đâu là quyết định cần được đưa ra và các dữ liệu cần thiết để đo lường là gì?
2. Tìm nguồn dữ liệu
Sau khi xác định được mục tiêu mà mình đang hướng tới, bạn có thể bắt đầu thu thập dữ liệu.
Các công cụ và nguồn dữ liệu bạn sử dụng sẽ tùy thuộc vào loại dữ liệu bạn đang thu thập. Nếu mục tiêu của bạn là phân tích các tập dữ liệu liên quan đến các quy trình nội bộ của công ty, hãy sử dụng một công cụ báo cáo chung. Các công cụ báo cáo cung cấp một điểm tham chiếu duy nhất để theo dõi tiến trình của công việc trong tổ chức của bạn. Một số công cụ báo cáo như Power BI của Microsoft cho phép bạn thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn bên ngoài khác nhau. Nếu bạn muốn phân tích xu hướng tiếp thị hoặc số liệu của đối thủ cạnh tranh, bạn có thể sử dụng một trong những công cụ đó.
Một số chỉ số thành công chung mà bạn có thể muốn đo lường bao gồm:
- Tỷ suất lợi nhuận gộp: Tỷ suất lợi nhuận gộp được đo lường bằng cách trừ đi giá vốn hàng bán từ doanh thu thuần của công ty.
- Lợi tức đầu tư (ROI): Tỷ lệ giữa thu nhập và đầu tư, ROI thường được sử dụng để quyết định xem một sáng kiến có đáng để đầu tư thời gian hoặc tiền bạc hay không. Khi được sử dụng làm thước đo kinh doanh, nó thường theo dõi mức độ hoạt động của một khoản đầu tư .
- Năng suất: Đây là phép đo mức độ hiệu quả của công ty bạn đang sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ. Bạn có thể tính toán điều này bằng cách chia tổng đầu ra cho tổng đầu vào.
- Tổng số khách hàng: Đây là một số liệu đơn giản nhưng hiệu quả để theo dõi mức độ tăng trưởng của công ty trong ngắn hạn.
- Doanh thu định kỳ: Thường được sử dụng bởi các công ty SaaS, đây là số tiền doanh thu được tạo ra bởi tất cả những người đăng ký đang hoạt động. Nó thường được đo hàng tháng hoặc hàng năm.
Bạn có thể đo lường nhiều tập dữ liệu khác nhau dựa trên vai trò công việc và mục tiêu mà bạn đang hướng tới. Máy học giúp việc tổng hợp dữ liệu thời gian thực trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
Tuy nhiên, thói quen làm việc truyền thống, sử dụng quá nhiều giấy tờ thay vì các phần mềm bổ trợ sẽ gây ra rào cản khi cần thu thập thông tin. Với các mục tiêu về khách hàng, bạn có thể sử dụng các phần mềm CRM để quản lý xuyên suốt quá trình kinh doanh của công ty và lưu trữ tệp khách hàng tập trung. Khi đó, chỉ cần 1 click để lọc và xuất data thay vì phải tổng hợp Excel như trước.
Tìm hiểu thêm: Văn hóa dữ liệu (Data Culture) là gì? Tầm quan trọng trong việc giải quyết vấn đề của tổ chức?
3. Sắp xếp, tổ chức dữ liệu khoa học
Việc tổ chức dữ liệu (cách thức quản lý, lưu trữ, cập nhật data) của bạn để cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu là rất quan trọng để đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Nếu bạn không thể xem tất cả dữ liệu liên quan của mình ở một nơi và hiểu cách kết nối của dữ liệu đó, thì rất khó để đảm bảo bạn đang đưa ra quyết định sáng suốt nhất.
Một cách để tổ chức dữ liệu hiệu quả là sử dụng dashboard thống kê. Thông thường, các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc, khách hàng,… đều có 1 giao diện báo cáo tổng quan có thể tùy chỉnh trường thông tin theo ý muốn của người dùng. Trang tổng quan này sẽ hiển thị dữ liệu quan trọng nhất mà bạn cần quan tâm và đi kèm như một tính năng của công cụ báo cáo chung của bạn.
4. Thực hiện phân tích dữ liệu
Sau khi đã có tất cả dữ liệu cần thiết, bạn có thể bắt đầu phân tích. Đây là lúc bạn sẽ trích xuất thông tin chi tiết hữu ích để bắt đầu phân tích, thống kê từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn dựa vào báo cáo được trích xuất ra.
Tùy thuộc vào mục tiêu của mình, bạn có thể kết hợp giữa dữ liệu phân tích từ hoạt động kinh doanh của công ty song song với nghiên cứu khách hàng, người dùng hay đối thủ cạnh tranh. Rất nhiều công ty sẽ có bộ phận R&D với nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, thực hiện các khảo sát nhằm đánh giá chéo lại kết quả phân tích, trước khi sử dụng dữ liệu đó để ra quyết định cuối cùng.
Ví dụ, với nhu cầu cải thiện công cụ SEO cho Marketing để giúp website của bạn cạnh tranh hơn với các công ty đối thủ trên thị trường. Bộ dữ liệu bạn có thể sử dụng để xác định các cải tiến cần thiết có thể bao gồm:
- Dữ liệu hiệu suất của đối thủ cạnh tranh
- Dữ liệu hiệu suất SEO của bạn hiện tại
- Dữ liệu về mức độ hài lòng của khách hàng hiện tại
- Nghiên cứu người dùng về nhiều công cụ SEO / tiếp thị
Với một số mục tiêu, chỉ một số ít dữ liệu có thể lấy từ trong nội bộ tổ chức, trong khi một số thông tin cần lấy từ các nguồn bên ngoài thông qua sử dụng các công cụ thứ 3 hỗ trợ. Lưu ý rằng, việc phân tích tổng thể các tập dữ liệu là rất quan trọng bởi nó sẽ phản ánh đúng – đủ những thông tin cần thiết thay vì phân tích từng tập dữ liệu riêng lẻ.
5. Rút ra kết luận
Sau khi chạy phần mềm phân tích hoặc tự tính toán, bạn sẽ thu về một số kết quả mà bạn cần kiểm định lại trước khi có thể bắt đầu sử dụng kết quả đó như một phần của quá trình ra quyết định. Việc tự kết luận là cần thiết, điều này sẽ giúp bạn tư duy trong bối cảnh dữ liệu + tư duy cá nhân một cách chủ động trước khi chia sẻ kết luận này với những người khác.
Những câu hỏi chính cần tự hỏi khi đưa ra kết luận bao gồm:
- Tôi đang thấy điều gì rằng tôi đã biết về dữ liệu này?
- Tôi đã học được thông tin mới nào từ dữ liệu này?
- Làm cách nào để sử dụng thông tin tôi đã thu được để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của mình?
Khi bạn có thể trả lời những câu hỏi này, bạn đã thực hiện phân tích dữ liệu thành công và đã sẵn sàng để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu cho doanh nghiệp.
5 lý do cần sử dụng dữ liệu để ra quyết định (Data-driven decision making)
Ra quyết định theo hướng dữ liệu không chỉ là một kỹ năng hữu ích — nó còn là một kỹ năng quan trọng nếu bạn muốn làm gương và nuôi dưỡng văn hóa theo hướng dữ liệu.
Khi sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định, bạn có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh của mình vẫn công bằng, hướng tới mục tiêu và tập trung vào việc cải tiến.
1. Tự tin ra quyết định
Các doanh nghiệp tồn tại lâu hơn đối thủ cạnh tranh của họ làm như vậy bởi vì họ tự tin vào khả năng thành công của mình. Các doanh nghiệp dẫn đầu đều có R&D và mọi quyết định của họ đều căn cứ trên phân tích dữ liệu, điều này giúp cải thiện hiệu suất nhóm và quản trị rủi ro tốt hơn.
Khi sử dụng dữ liệu để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng, bạn sẽ cảm thấy tin tưởng vào những quyết định này, điều này sẽ thúc đẩy đội nhóm của bạn tiến lên phía trước. Sự tự tin có thể dẫn đến tinh thần đồng đội cao hơn và hiệu suất tốt hơn.
2. Chống lại những thành kiến
Sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định sẽ bảo vệ khỏi bất kỳ thành kiến nào giữa các cấp lãnh đạo. Mặc dù bạn có thể không nhận thức được thành kiến của mình, nhưng việc thiên vị hoặc các giá trị nội tại có thể ảnh hưởng đến cách bạn đưa ra quyết định.
Việc đưa ra quyết định trực tiếp dựa trên các dữ kiện và con số giúp các quyết định của bạn luôn khách quan và công bằng. Trong các cuộc họp, những kết luận được đưa ra kèm theo số liệu chứng minh sẽ dễ thuyết phục ban lãnh đạo hơn và giành được sự đồng thuận nhất trí cao hơn trong nội bộ.
3. Tìm câu hỏi chưa được giải đáp
Nếu không sử dụng dữ liệu, có rất nhiều câu hỏi chưa được trả lời. Bạn có thấy quen thuộc khi những vấn đề tưởng chừng nhỏ nhưng khi được hỏi, lại không có ai biết câu trả lời?
Dữ liệu là một phần quan trọng để bạn có thể hành động và đưa ra các chỉ dẫn tốt hơn cho đội nhóm. Khi bạn đã cân nhắc, đánh giá từng chút thông tin liên quan dù nhỏ nhất có ảnh hưởng tới vấn đề mà bạn đang xem xét, sau đó phân tích chúng, và trực quan hóa bằng biểu đổ/ đồ thị… tức là bạn đã tìm được lời giải và tự tin khi biết quyết định của mình là chính xác. Quá trình đối chứng, giải trình với các bên liên quan cũng là một phần của việc bạn tự thẩm định lại thông tin và củng cố cho quyết định của mình.
4. Đặt mục tiêu có thể đo lường
Sử dụng dữ liệu là một trong những cách đơn giản nhất để đặt các mục tiêu có thể đo lường được cho nhóm của bạn và đáp ứng thành công các mục tiêu đó. Bằng cách xem xét dữ liệu nội bộ về hiệu suất trong quá khứ, bạn có thể xác định những gì bạn cần cải thiện và đạt được mục tiêu của mình càng chi tiết càng tốt. Ví dụ: nhóm của bạn có thể sử dụng dữ liệu để xác định các mục tiêu sau:
- Tăng số lượng khách hàng 20% so với năm trước
- Giảm chi tiêu ngân sách tổng thể xuống 10% mỗi quý
- Tăng tỉ lệ khách hàng chốt hợp đồng và gia hạn lên mức 60%
- Giảm chi phí mỗi lần thuê $500…
Nếu không có dữ liệu, bạn sẽ không biết công ty đang tiêu tiền vào đâu và cần cắt giảm chi phí ở đâu. Việc đặt các mục tiêu có thể đo lường cuối cùng sẽ dẫn đến các quyết định dựa trên dữ liệu vì sau khi đặt các mục tiêu này, bạn sẽ xác định cách giảm ngân sách tổng thể hoặc tăng số lượng khách hàng.
Đề xuất tìm hiểu thêm: MBO là gì? Quy trình 6 bước quản trị theo mục tiêu
5. Cải thiện các quy trình của công ty
Có nhiều cách để cải thiện các quy trình của công ty mà không cần sử dụng dữ liệu, nhưng khi bạn quan sát các xu hướng về hiệu suất của các thành viên trong nhóm bằng cách sử dụng các con số hoặc phân tích các mô hình chi tiêu của công ty bằng biểu đồ, thì các cải tiến quy trình bạn thực hiện sẽ dựa trên nhiều hơn là chỉ quan sát.
Các quy trình bạn có thể cải thiện với dữ liệu có thể bao gồm:
- Quản lý rủi ro dựa trên dữ liệu tài chính
- Ước tính chi phí dựa trên dữ liệu định giá thị trường
- Dịch vụ khách hàng dựa trên dữ liệu phản hồi của khách hàng
- … và rất nhiều quy trình khác
Thay đổi quy trình của công ty có thể khó khăn nếu bạn không chắc chắn về kết quả, nhưng bạn có thể tự tin vào quyết định của mình khi sự thật hiển hiện trước mắt.
Bằng cách theo dõi sát sao quy trình làm việc trong nội bộ, bạn sẽ nhận ra các điểm chưa hợp lý, đâu là giai đoạn thường xuyên xảy ra vấn đề, hay cá nhân nào thường xuyên không đạt mục tiêu… từ đó điều chỉnh lại. Tuy nhiên để làm được điều này, quy trình cần phải được theo dõi và đo lường real-time. Bạn có thể sử dụng phần mềm Workflow được các công ty sử dụng để thiết lập quy trình online và yêu cầu nhân viên báo cáo, tổ chức công việc cũng như trao đổi tập trung trên quy trình, từ đó cho phép đội nhóm của bạn kết nối nhanh chóng hơn và làm việc có quy củ hơn.
Tìm hiểu thêm: Mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp: Ưu và nhược điểm
Dễ dàng ra quyết định dựa trên định hướng dữ liệu thông qua các phần mềm báo cáo
Tùy theo quy mô tổ chức của doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn các giải pháp truyền thống như Excel hay các phần mềm chuyên biệt cao hơn để quản lý công việc, khách hàng…
Dù là phần mềm nào, bạn cũng cần giữ cho việc tổng hợp – update dữ liệu là realtime. Bất kỳ dữ liệu nào không được tổng hợp thường xuyên sẽ dẫn tới việc thống kê mất đi tính chính xác và giảm giá trị khi ra quyết định.
FastWork xây dựng một nền tảng quản trị tổng thể (One app – One platform), cung cấp trọn bộ 23 ứng dụng giải quyết trọn vẹn bài toán quản lý nhân sự – quy trình & vận hành doanh nghiệp số cho SMEs.
- Nhân sự: Số hóa chấm công, tính lương, gửi và duyệt đơn từ chấm công online, số hóa hồ sơ nhân sự & tuyển dụng,…
- Quy trình: Số hóa & tự động hóa các quy trình trong doanh nghiệp bao gồm quy trình nội bộ, phê duyệt đề xuất, cấp phát & thu hồi trang thiết bị tài sản, xử lý công văn – văn bản – giấy tờ,…
- Vận hành: Số hóa & vận hành doanh nghiệp tập trung, giảm thiểu thời gian làm việc thủ công và gia tăng hiệu quả ở nhiều khía cạnh
- Quản lý khách hàng & bán hàng: FastWork sở hữu bộ công cụ CRM toàn diện nhất cho doanh nghiệp B2B, đáp ứng nhu cầu quản lý bán hàng & quản trị khách hàng theo Sales Pipeline
Cơ hội trải nghiệm 23 ứng dụng chuyển đổi số toàn diện chỉ từ 46.000VNĐ/ tháng.
Liên hệ hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận demo miễn phí từ đội ngũ chuyên viên tư vấn FastWork.
