FastWork Workflow – Quản lý và tự động hóa quy trình Workflow đơn giản

FastWork Workflow xây dựng một quy trình làm việc tự động, kết nối xuyên suốt thông tin, đảm bảo các công việc liên phòng ban diễn ra liền mạch, hiệu quả. Hiển thị trực quan các nút thắt gây tắc nghẽn để có hướng xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.

Nằm trong Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn, FastWork Workflow ra đời thực hiện 2 vai trò cốt lõi là quản lý và tự động hóa quy trình Workflow đơn giản trong doanh nghiệp. Cụ thể là những quy trình đơn phòng ban tới đa phòng ban như Quy trình sản xuất, Quy trình mua hàng, Quy trình tuyển dụng, Quy trình kinh doanh, Quy trình marketing, Quy trình ISO,….Workflow giúp mọi vấn đề được cập nhật đúng – đủ – tức thời. Mọi nút thắt được hiển thị trực quan để xử lý nhanh chóng, giảm thiểu tắc nghẽn quy trình.

Tự động hóa quy trình liên phòng ban

FastWork Workflow cho phép số hóa không giới hạn các quy trình trong doanh nghiệp lên phần mềm để quản lý – giúp ban lãnh đạo nắm bắt tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân, phòng ban một cách nhanh chóng – chính xác.

1. Thiết lập và chuẩn hóa quy trình

FastWork giải quyết bài toán đưa quy trình trên giấy lên phần mềm, thiết kế theo cấu trúc phân luồng Workflow – Stage – Job – Task phân rã theo từng tầng cụ thể để dễ dàng kiểm soát, quản lý hiệu quả thực thi. 

Một quy trình tiêu chuẩn bao gồm các trường thông tin cơ bản sau:

  • Tên quy trình & mô tả ngắn gọn  
  • Thành viên tham gia quy trình: quản trị, thành viên, người theo dõi
  • Quy định các bước, giai đoạn trong quy trình. Cách tính deadline cho từng giai đoạn 
  • Thiết lập các công việc con tại từng giai đoạn
  • Thông tin mở rộng theo nhu cầu…
  • Điều kiện chuyển giai đoạn
  • Các chiến lược giao nhiệm vụ cho người thực hiện
  • Đính kèm tài liệu, trao đổi ngay dưới mỗi task nhiệm vụ,…

2. Tự động hóa quy trình

Việc sử dụng sơ đồ Workflow giúp bạn dễ dàng phát hiện những tác vụ thừa nhằm loại bỏ lãng phí về thời gian, công sức và tiền bạc hơn so với việc chỉ quan sát và cố gắng theo dõi quy trình công việc bằng mắt thường.

Số hóa quy trình lên phần mềm

Số hóa quy trình lên phần mềm

Tự động hóa quy trình làm việc bao gồm:

  • Tự động hóa chuyển bước khi nhiệm vụ/ công việc trước đó đã hoàn thành
  • Tự động giao việc cho người phù hợp, nhắc nhở khi công việc có nguy cơ chậm deadline
  • Tự động đánh giá, cho điểm
  • Tự động chuyển giao nhiệm vụ giữa nhiều quy trình khác nhau

Trong thời điểm giãn cách hiện tại, Workflow càng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì luồng công việc giữa các phòng ban. Đảm bảo quy trình diễn ra xuyên suốt, hiệu quả đặc biệt là không bị gián đoạn do làm việc từ xa. Các cá nhân cùng tham gia quy trình nắm bắt chặt chẽ tiến độ thực hiện của các thành viên, luôn trong tư thế sẵn sàng – chủ động tiếp nhận công việc bất cứ khi nào người thực hiện phía trước hoàn thành.

Xem thêm: Case Study Tự động hóa quy trình ISO trong Sản xuất (kèm mô hình cụ thể)

3. Kết nối thông tin xuyên suốt

FastWork Workflow xây dựng một môi trường cộng tác trực tuyến toàn diện cho phép nhân sự trao đổi, tương tác dễ dàng. Các tài liệu, hình ảnh được chia sẻ tập trung tại từng đầu việc giúp các cá nhân thực hiện nắm bắt đúng – đủ thông tin, dữ liệu đảm bảo công việc diễn ra liền mạch, không gián đoạn. Tiết kiệm thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu, tránh đứt gãy luồng thông tin do trao đổi, tương tác qua nhiều kênh.

Phần mềm tự động gửi thông báo realtime ngay khi có các trao đổi, chuyển tiếp giai đoạn, hoàn tất quy trình giúp mọi thành viên theo dõi sát sao tiến độ chung để chủ động công việc của mình.

Quản lý tập trung hệ thống quy trình 

FastWork Workflow tạo ra một quy trình làm việc khép kín, có khả năng quản lý khoa học hàng trăm quy trình trong doanh nghiệp trên một nền tảng chung trực tuyến. 

1. Báo cáo trực quan trạng thái các quy trình

Dashboard báo cáo tổng quan tiến độ thực hiện từng quy trình. Thống kê số lượng nhiệm vụ chưa xử lý, đang xử lý, thành công hoặc thất bại. Số công việc đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành. Từ đó ban lãnh đạo có thể nắm bắt nhanh chóng hiện trạng triển khai – căn cứ đánh giá hiệu quả quy trình.

2. Kiểm soát và đo lường tự động từng quy trình cụ thể

FastWork Workflow cung cấp các báo cáo đa chiều về tỉ lệ chuyển đổi nhiệm vụ và hiệu quả công việc theo từng giai đoạn cụ thể trong một quy trình cụ thể.

  • Báo cáo chi tiết thời gian thực hiện nhiệm vụ
  • Báo cáo chi tiết tiến độ, trạng thái công việc đang triển khai tại từng bước
  • Kiểm soát, theo dõi chặt chẽ kết quả công việc
  • Đo lường hiệu quả quy trình

Ngoài ra, FastWork Workflow còn cho phép xuất File Excel dữ liệu báo cáo trên hệ thống theo từng giai đoạn hoặc theo tuần/ tháng/ quý.

Phễu đo lường tỉ lệ chuyển đổi nhiệm vụ tại từng giai đoạn

Phễu đo lường tỉ lệ chuyển đổi nhiệm vụ tại từng giai đoạn

3. Phản ứng nhanh với các vấn đề hoặc sự cố

FastWork Workflow hỗ trợ tới 6 giao diện quản lý gồm Dashboard, Danh sách, Nguồn lực, Tiến độ, Bảng, Lịch biểu. Hiển thị trực quan các điểm nóng trong quy trình giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng & xử lý kịp thời, tránh gây tắc nghẽn ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.

Dashboard tổng quan tiến độ thực hiện ở từng giai đoạn

Dashboard quản lý tổng quan quy trình

Quy trình đang tắc nghẽn ở giai đoạn nào? Chậm trễ deadline do đâu? Nhân sự nào phụ trách để chủ động truy cứu chính xác trách nhiệm thay vì lắng nghe người này đổ lỗi cho người kia, phòng này đổ lỗi cho phòng kia. Tạo ra một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, công bằng và minh bạch.

Xem thêm: Giải pháp tự động hóa quy trình toàn diện cho doanh nghiệp 

Nằm trong Bộ giải pháp FastWork Work From Home, FastWork Workflow thu hút sự quan tâm của rất nhiều các doanh nghiệp Việt, đặc biệt là các doanh nghiệp trong khu vực bị giãn cách theo chỉ thị 16 của Thủ tướng Chính phủ. Giúp quá trình triển khai Work From Home nhanh chóng ổn định & hiệu quả, đảm bảo 2 tiêu chí cốt lõi là “không chậm” & “không gián đoạn”

Bộ giải pháp làm việc tập trung và kinh doanh không gián đoạn FastWork

Bộ giải pháp làm việc tập trung và kinh doanh không gián đoạn FastWork

Hiện tại FastWork đang triển khai chương trình giảm giá 50% tặng kèm 3 tháng sử dụng miễn phí Bộ giải pháp Work From Home đối với doanh nghiệp trong khu vực giãn cách.

Để nhận tư vấn ưu đãi, vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký theo đường link dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply