Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid Working) đang dần trở thành xu thế toàn cầu, được nhiều công ty áp dụng, ngay cả các “ông lớn” như Facebook, Google mặc dù đã chi hàng tỷ đô để xây dựng không gian làm việc tiện nghi, thoải mái. Vậy Hybrid Working là gì? Lợi ích nó mang lại cho doanh nghiệp ra sao?
Hãy cùng xem chi tiết qua bài viết dưới đây!
Mục lục nội dung:
Định nghĩa Hybrid Working là gì?
Hybrid Working là gì? Hybrid Working hay còn gọi mô hình làm việc kết hợp cho phép nhân viên làm việc linh hoạt tại nhà & văn phòng. Tùy theo nhu cầu & đặc thù của doanh nghiệp sẽ chỉ định một vài bộ phận làm tại văn phòng, một vài bộ phận làm việc tại nhà hoặc luân phiên cả 2 hình thức theo lịch trình.
Với mô hình ưu tiên làm việc tại văn phòng trước đây, mọi người phải dành 100% thời gian làm tại công ty, cố định từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều mỗi ngày. Còn trong mô hình làm việc kết hợp, nhân viên có thể linh hoạt làm việc tại khung thời gian họ đạt năng suất cao nhất. Ví dụ, một số người làm việc hiệu quả nhất vào sáng sớm trong khi những người khác làm tốt hơn vào buổi tối. Hay nếu ngày hôm đó, họ không có cuộc họp cần thiết thì có thể chọn làm việc tại một quán cafe, ở nhà và hôm sau đến văn phòng với đồng nghiệp.
Trên thực tế, ngay cả trước đại dịch, mô hình làm việc kết hợp hoặc làm việc tại nhà đã được đại đa số người lao động ưa chuộng.
Một cuộc khảo sát của Global Workplace Analytics vào năm 2019 cho thấy môi trường làm việc kết hợp sẽ khiến nhân viên hạnh phúc hơn (83%), cảm thấy được tin tưởng hơn (82%), cải thiện sự cân bằng trong công việc – cuộc sống (81%) và có nhiều khả năng giới thiệu công ty cho những người bạn của họ (81%).
Một cuộc khảo sát với 30.000 nhân viên Microsoft chỉ ra, sau một năm làm việc từ xa, 70% mong đợi công việc linh hoạt từ các lựa chọn tại nhà để tiếp tục sau đại dịch.
Một cuộc khảo sát tương tự của LeadershipIQ thống kê hầu hết người lao động muốn làm việc tại nhà 3-4 ngày (39%) hoặc 1-2 ngày một tuần (29%).
Báo cáo Work Trend Index của Microsoft dựa trên khảo sát từ 31 quốc gia chỉ rõ, xu hướng thế giới là hybrid working – mô hình kết hợp làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa.
Tại Việt Nam, khảo sát của Microsoft cho thấy, 81% người lao động muốn tiếp tục làm việc từ xa, song 77% người được hỏi muốn gặp lại đồng nghiệp tại văn phòng. Để cân bằng, mô hình làm việc kết hợp là lựa chọn mang tính tất yếu.Theo khảo sát mới nhất của PwC Việt Nam, 33% người tham gia mong đợi một mô hình kết hợp giữa làm việc tại văn phòng với làm việc từ xa. Dự đoán đến năm 2025, thế hệ Z (sinh từ 1996-2012) sẽ chiếm một phần ba độ tuổi lao động của Việt Nam. 80% nhóm này tin rằng, họ có thể làm việc từ xa hiệu quả.
Lợi ích của môi trường làm việc kết hợp Hybrid Working là gì?
1. Nó làm giảm sự cô lập xã hội và tăng sự cân bằng trong công việc / cuộc sống
Nghiên cứu ban đầu về “thử nghiệm làm việc từ xa tuyệt vời” là làm việc từ xa khiến gần một nửa (42%) nhân viên có mức độ hài lòng với cuộc sống thấp hơn, sử dụng các thiết bị điện tử – mạng xã hội nhiều hơn (54%), làm việc kéo dài (71%), và cảm thấy cô đơn hơn (24%).
Vì sự cô lập với xã hội có thể có những tác động lâu dài đến sức khỏe, việc cho phép nhân viên đến văn phòng làm việc không chỉ quan trọng để giữ chân người lao động mà còn tốt cho sức khỏe nhân viên.
2. Di chuyển ít hơn
Ở các thành phố lớn, giờ đi làm & tan tầm là cao điểm khi lượng người dân đổ ra đường quá lớn gây ùn tắc, kẹt xe. Việc di chuyển trên đường trong nhiều giờ không chỉ tốn kém chi phí xăng xe mà còn gia tăng sự căng thẳng ảnh hưởng đến chất lượng & hiệu suất làm việc của nhân sự.
3. Cộng tác hiệu quả hơn
Nghiên cứu chỉ ra môi trường làm việc kết hợp có khả năng thu hẹp khoảng cách giữa các nhân sự, phòng ban nếu doanh nghiệp có một công cụ cộng tác liền mạch. Các nhóm làm việc trao đổi, tương tác xuyên suốt trực tiếp dưới các tác vụ góp nâng cao chất lượng teamwork & hiệu suất công việc.
4. Tiết kiệm chi phí vận hành
Không chỉ mang lại sự tiện lợi cho nhân viên, Hybrid Working cũng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp bởi có thể giúp giảm tới 30% chi phí vận hành, theo Công ty Tư vấn Quản lý Toàn cầu McKinsey & Company. Với khoản chi phí tiết kiệm đó, công ty có thể sử dụng để tái đầu tư hoặc xây dựng văn phòng vệ tinh giúp nhân viên có nhiều lựa chọn nơi làm việc hơn.
Thực tế cho thấy, chi phí thuê văn phòng & phí điện nước, trang thiết bị rất tốn kém. Bằng cách cung cấp các tùy chọn kết hợp hoặc làm việc tại nhà, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí không gian văn phòng, trang thiết bị vận hành,…mà hiệu suất nhân sự vẫn được đảm bảo.
5. Nó mang lại nhiều cơ hội xây dựng & kết nối đội nhóm
Thực tế chứng minh rằng các tương tác trực tiếp hỗ trợ các cá nhân, phòng ban kết nối & hợp tác tốt hơn. Tạp chí Harvard Business Review dự đoán rằng trong một môi trường làm việc kết hợp, văn phòng sẽ đóng vai trò như một ‘không gian văn hóa’ cho phép học tập, kết nối, xây dựng nhóm và cộng tác.
Những thách thức doanh nghiệp phải đối mặt khi triển khai mô hình làm việc kết hợp (Hybrid Working) là gì?
Không gian văn phòng sẽ cần được xem xét lại
Việc áp dụng mô hình làm việc kết hợp hoặc làm việc tại nhà cần xem xét các lựa chọn văn phòng hiệu quả & tiết kiệm hơn.
Cách giải quyết vấn đề này để có một môi trường làm việc kết hợp hiệu quả:
Theo The Wall Street Journal, các công ty như Dell đang sử dụng hệ thống đặt bàn cho các văn phòng ở Úc khi họ áp dụng các lựa chọn kết hợp hoặc làm việc tại nhà. Bạn sẽ cần tạo ra một hệ thống công bằng cho nhân viên để đảm bảo rằng bạn không phải trả tiền lãng phí cho hàng đống không gian văn phòng chưa sử dụng.
Không phải tất cả các ngành và công việc đều phù hợp với Hybrid Work
Việc cung cấp mô hình kết hợp sẽ không phù hợp với mọi vai trò trong mọi tổ chức. Một cuộc khảo sát của nền tảng truyền thông Slack đã đưa ra những thông tin chi tiết sau:
Các ngành có nhiều khả năng phù hợp với mô hình Hybrid Working là gì:
- Nhân viên Phát triển kinh doanh
- Quản lý sản phẩm
- Quản lý chương trình và dự án
- CNTT và bảo mật
- Chủ doanh nghiệp
Các ngành ít có khả năng phù hợp bao gồm:
- Dịch vụ chăm sóc sức khỏe
- Hỗ trợ khách hàng
- Ngành truyền thông
- Ngành Nghệ thuật thiết kế
- Giáo dục
Cách giải quyết vấn đề này để có một môi trường làm việc kết hợp hiệu quả:
Nếu ngành của bạn không phù hợp với môi trường làm việc kết hợp, hãy cân nhắc xem bạn có thể đưa ra một số hình thức làm việc từ xa hay không? Các công ty có thể cần phải cung cấp một lịch trình linh hoạt để quản lý các nhóm hỗn hợp.
Đòi hỏi kế hoạch ngắn hạn và dài hạn
Như chúng ta thấy từ các hệ thống đặt bàn mới (chẳng hạn như Dell’s ở Úc), các nhóm nhân sự sẽ cần thực hiện đánh giá nhu cầu không gian văn phòng cả trong dài hạn và ngắn hạn. Theo Giáo sư Anicich của Đại học Nam California, bước đầu cần làm trước khi triển khai mô hình Hybrid Working là gì? – Chính là việc thu thập dữ liệu về các vai trò công việc và những nhiệm vụ nào (hoặc không) phù hợp để làm việc tại nhà?
Cách giải quyết vấn đề này để có một môi trường làm việc kết hợp hiệu quả:
Các tổ chức sẽ cần phải quyết định lựa chọn kết hợp hoặc làm việc tại nhà của họ ở cả cấp độ công ty và nhóm. Các công ty có thể yêu cầu các nhóm lập một kế hoạch chi tiết về những ngày làm việc từ xa & những ngày “cùng” lên văn phòng để thúc đẩy sự cộng tác.
Yêu đầu khả năng bảo mật cao hơn
75% các nhà lãnh đạo CNTT tin rằng xu hướng công việc tương lai sẽ bao gồm các lựa chọn kết hợp hoặc làm việc tại nhà. Tuy nhiên, hơn một nửa trình bày lo ngại về việc nhân viên sử dụng mạng Wifi công cộng – là nguyên nhân dẫn đến việc rò rỉ dữ liệu. Nguyên tắc để bắt đầu mô hình làm việc kết hợp là bạn sẽ cần cập nhật một chính sách bảo mật toàn diện.
Cách giải quyết vấn đề này để có một môi trường làm việc kết hợp hiệu quả:
Thực tế là công việc kết hợp sẽ liên quan đến việc nhân viên làm việc trong nhiều môi trường khác nhau và vận chuyển thiết bị đến nhiều địa điểm. Một lần nữa, để tránh những sự cố về bảo mật, các cấp quản lý cần đưa ra các yêu cầu, quy tắc rõ ràng về kết nối, sử dụng thiết bị và làm việc ở những nơi công cộng. Bộ phận CNTT của bạn sẽ có thể tư vấn những gì tốt nhất ở đây.
Hướng dẫn xây dựng chiến lược phát triển mô hình kết hợp dài hạn
Kế hoạch ngắn hạn
Mọi kế hoạch liên quan đến thay đổi không gian làm việc, cho dù chuyển từ văn phòng sang tại nhà khi dịch bệnh gia tăng hay ngược lại đều cần thông báo rõ ràng cho nhân viên và đưa ra các giải pháp đảm bảo an toàn phù hợp. Doanh nghiệp có thể triển khai các bước sau:
- Trong trường hợp phải thay đổi đột ngột, đầu tiên, hãy khảo sát nhu cầu và xác định rõ đối tượng cần ưu tiên làm việc tại nhà. Đó thường là những người hay gặp vấn đề về sức khỏe, có bệnh nền hay đang chăm sóc người thân trong gia đình.
- Sắp xếp không gian văn phòng để đảm bảo khoảng cách an toàn, tránh tụ tập.
- Lập thời gian biểu chi tiết khi làm việc từ xa và khi làm tại văn phòng dành cho từng đối tượng. Các yếu tố cần cân nhắc như liệu họ có đang phải chăm sóc người thân không, có gặp vấn đề gì về sức khỏe hay có hoàn cảnh nào đặc biệt không.
- Thu thập các ý kiến, phản hồi của nhân viên sau khi hoàn thành kế hoạch và khuyến khích họ đặt câu hỏi. Lắng nghe nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được mong muốn của họ về nơi làm việc trong tương lai, có thêm những kinh nghiệm xử lý khủng hoảng.
Các chính sách, quy định
Mô hình làm việc kết hợp tuy linh hoạt nhưng không có nghĩa mọi hoạt động đều hoàn toàn tự do, không bị can thiệp. Để quản lý mô hình làm việc kết hợp, các tổ chức vẫn cần điều chỉnh, đưa ra một số quy định, chính sách nhằm đảm bảo tính kỷ luật trong nội bộ. Chẳng hạn như:
- Tiêu chí đánh giá đối tượng đủ điều kiện
- Yếu tố tác động khiến một nhân viên tự đề xuất áp dụng mô hình Hybrid Working là gì?
- Làm rõ vai trò, trách nhiệm của nhân viên và quản lý khi làm việc mô hình này
- Cân nhắc các quy định khác về chi phí, thiết bị, máy móc, bảo vệ dữ liệu
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể xem xét triển khai mô hình này theo cấp độ nhóm, phòng ban, thay vì theo từng cá nhân.
Yếu tố pháp lý
Khi triển khai làm việc kết hợp, doanh nghiệp cũng cần hợp pháp hóa hình thức, đưa các điều khoản vào hợp đồng lao động và các thông tin tuyển dụng. Cụ thể như:
- Nhân viên làm việc tại nhà phải được đối xử như nhân viên văn phòng, được tiếp cận với các cơ hội phát triển và thăng tiến một cách bình đẳng.
- Sử dụng phương thức trao đổi nhất quán, hỗ trợ những người làm việc từ xa về cách liên hệ với quản lý, đồng thời duy trì kết nối nhằm tránh stress, cô lập.
- Doanh nghiệp cần đảm bảo quyền lợi về sức khỏe, sự an toàn và phúc lợi của nhân viên ngay cả khi làm việc tại nhà. Nhắc nhở nhân viên tuân thủ quy định nghỉ phép và báo cáo tình trạng của họ với người quản lý trực tiếp khi bị ốm, không thể làm việc.
- Một số khoản phụ cấp như chi phí đi lại, ăn trưa có thể điều chỉnh nhưng cần đảm bảo mức lương, phúc lợi, bảo hiểm và thuế cho nhân viên. Các khoản này cần giữ nguyên trong thời gian làm việc tại nhà.
Giao tiếp, truyền thông
Khi làm việc từ xa, yếu tố giao tiếp là điều vô cùng quan trọng nhưng cũng tiềm ẩn đầy rủi ro lớn. Truyền thông, giao tiếp kém hiệu quả có thể khiến luồng thông tin bị đứt gãy, trở thành rào cản khi làm việc nhóm và “đá phăng” những thành viên không có mặt trực tiếp. Vì khó có những cuộc trò chuyện, va chạm ngoài đời thường nên mô hình kết hợp đòi hỏi việc trao đổi, giao tiếp cần rõ ràng, có chủ đích hơn.
Ngoài ra, mỗi nhóm có quy mô, bản chất, vai trò và mô hình khác nhau nên phương thức giao tiếp cũng khác nhau. Doanh nghiệp có thể xem xét một số gợi ý:
- Tất cả các cuộc họp đều phải tổ chức dưới hình thức online để đảm bảo mọi người có trải nghiệm nhất quán.
- Mỗi nhóm cần thiết lập các nguyên tắc họp, trao đổi riêng, ví dụ như về tần suất gặp mặt trực tiếp, nền tảng sẽ sử dụng…
- Trong thời gian dịch bệnh này, mọi người thường cảm thấy “phát ngán” vì các cuộc họp ảo. Nhóm làm việc kết hợp có thể sử dụng nền tảng khác như Slack hay Facebook chat để linh hoạt hơn, giảm thời gian họp trực tuyến.
- Cố gắng tạo cơ hội kết nối trực tiếp nhiều hơn để duy trì sự gắn kết.
Đào tạo và phát triển đội ngũ quản lý
Mô hình kết hợp đòi hỏi những người quản lý phải phát triển thêm các kỹ năng mới, để đảm bảo quản lý nhân sự hiệu quả.
- Quản lý phải hiểu đội ngũ nhân sự của mình, thay đổi hoặc điều chỉnh cách thức làm việc phù hợp với từng cá nhân.
- Phát triển các kỹ năng để đảm bảo giao tiếp hiệu quả, quản lý hiệu suất và tạo mối liên kết trong cả nhóm.
Ngoài ra, các thông tin, hướng dẫn từ tổ chức cần cung cấp đầy đủ để quản lý nhanh chóng nắm bắt những thay đổi, điều phối nhân sự phù hợp.
Gợi ý bạn tìm hiểu thêm: 15 thực hành tốt nhất về quản trị nhân sự
Công nghệ và thiết bị hỗ trợ
Công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong quá trình làm việc kết hợp. Ngoài linh hoạt thay đổi môi trường làm việc văn phòng và nhà riêng, việc giữ kết nối liền mạch giữa hai nhóm là điều quan trọng không kém.
Đại dịch xuất hiện khiến nhân viên phải thay đổi thói quen, chuyển sang các công nghệ mới như họp trực tuyến. Một số tổ chức đã cung cấp các thiết bị, nền tảng để làm việc tại nhà nhưng không phải tất cả đều được hỗ trợ cả về mặt kỹ thuật và kinh phí. Do đó, một số cách doanh nghiệp có thể cân nhắc như:
- Hỗ trợ nhân viên sử dụng đầy đủ công nghệ sẵn có đồng thời đảm bảo yếu tố sức khỏe, tinh thần khi sử dụng.
- Rà soát các hệ thống và thiết bị có sẵn trong văn phòng để đánh giá xem liệu chúng có phù hợp các hình thức làm việc kết hợp hay không.
- Kết hợp nhiều công cụ, nền tảng và hỗ trợ hoạt động để đảm bảo giao tiếp linh hoạt, nhanh chóng như cung cấp thêm thiết bị di động hay mua các gói tài khoản Workplace, Slack cho doanh nghiệp.
- Đưa ra các biện pháp bảo mật hệ thống và dữ liệu phù hợp.
Xem cách FastWork Workplace thu hẹp khoảng cách công việc khi triển khai mô hình Hybrid Working là gì? Hoặc truy cập hệ thống quản lý công việc FastWork WORK+ của chúng tôi .
Hệ thống quản lý công việc FastWork Work+ được triển khai hiệu quả khi doanh nghiệp thực hiện mô hình làm việc kết hợp.
- Nhân sự lên kế hoạch công việc và báo cáo công việc ngày trên FastWork
- Phần mềm tự động nhắc nhở tiến độ, hạn hoàn thành
- Nhà quản lý giao việc, theo dõi tiến độ nhân sự, đánh giá công việc của nhân sự trên web app và mobile app
- Trao đổi, gửi/lưu trữ tài liệu
- Đặc biệt, ngoài FastWork Work+, nền tảng FastWork còn cung cấp ứng dụng quản trị nhân sự cho phép nhân sự linh hoạt chấm công tại nhà hoặc văn phòng theo cài đặt của Nhà quản lý…
Cân bằng công việc và cuộc sống
Nhìn xa hơn, làm việc theo mô hình kết hợp có thể hỗ trợ cải thiện sức khỏe nhờ việc giảm thời gian đi lại, cho phép nhân viên tự chủ giờ làm, có thêm thời gian cho các hoạt động hỗ trợ sức khỏe khác. Nhưng điều này cũng khiến xóa đi ranh giới giữa công việc và cuộc sống của nhân viên. Doanh nghiệp có thể hỗ trợ nhân viên bằng cách:
- Đào tạo và hỗ trợ nhân viên về cách quản lý cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
- Đào tạo các kỹ năng thích ứng với công nghệ, tạo thói quen sử dụng công nghệ hiệu quả, có thể ngắt kết nối nếu cần.
- Nâng cao nhận thức đội ngũ quản lý về ảnh hưởng của mô hình này đến sức khỏe, trang bị những kỹ năng giao tiếp để khiến nhân viên thoải mái hơn khi chia sẻ vấn đề của bản thân.
- Cung cấp các thông tin và tổ chức các hoạt động cải thiện sức khỏe tinh thần trong nội bộ.
Quản lý hiệu suất
Khi mới chuyển sang làm việc từ xa hay làm việc kết hợp, rất khó để đánh giá hiệu suất của nhân viên, công việc có thể tạm thời bị gián đoạn trong tương lai gần. Tuy nhiên, để xây dựng chiến lược làm việc kết hợp dài hạn, thay vì đánh giá nhân viên qua thời gian làm việc ở văn phòng, tính theo máy chấm công hay điểm danh trên cuộc họp ảo, doanh nghiệp có thể nhìn nhận hiệu suất thông qua kết quả, những đóng góp, giá trị của họ. Một số yếu tố cần cân nhắc như:
- Người quản lý được trang bị như nào để đánh giá hiệu suất dựa trên đầu ra, mục tiêu, kết quả?
- Các hệ thống, quy trình quản lý hiệu suất hiện tại có phù hợp với môi trường làm việc từ xa không?
- Văn hóa doanh nghiệp có tập trung vào khen thưởng, khích lệ nhân viên không? Có những cơ chế khen thưởng hay xử lý những người có thái độ không nghiêm túc như nào?
- Quản lý có thời gian để cùng “ngồi lại” thảo luận và cập nhật các mục tiêu mới không?
- Cho dù đã được áp dụng hay chưa, doanh nghiệp vẫn cần xem xét lại để điều chỉnh phù hợp với bối cảnh mới hoặc nhắc nhở về việc thực thi các phương thức đó.
Mẫu kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIPs) là gì? Hướng dẫn triển khai vào doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi triển khai mô hình Hybrid Working?
Microsoft lưu ý rằng, không phải ngành nghề nào cũng có thể áp dụng mô hình làm việc kết hợp hybrid working. Mô hình này phù hợp cho một số lĩnh vực như công nghệ, truyền thông, quảng cáo, thiết kế, du lịch, thời trang, mỹ phẩm, đồ gia dụng… Đối với các ngành nghề đòi hỏi nghiêm ngặt việc bảo mật thông tin và quy trình như ngân hàng, chứng khoán… mô hình này sẽ khó phù hợp.
Dưới đây FastWork tổng hợp 4 lưu ý cho doanh nghiệp khi muốn triển khai mô hình làm việc kết hợp.
Để việc triển khai mô hình Hybrid đạt hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp trước hết cần hiểu rõ Hybrid Working là gì, sau đó lên kế hoạch xây dựng một chiến lược triển khai chi tiết – bài bản trong ngắn hạn và dài hạn.
Doanh nghiệp đang triển khai mô hình làm việc kết hợp hoặc có dự định sẽ áp dụng mô hình này, đề xuất bạn tham khảo một số giải pháp quản trị từ xa của FastWork gồm:
- Bộ giải pháp Quản trị nhân sự toàn diện: Quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, kpi…
- Bộ giải pháp Quản trị hiệu suất nhân sự: Lên kế hoạch công việc, quản lý công việc cá nhân, nhóm, dự án, giao việc, trao đổi công việc, đánh giá công việc dễ dàng.
FastWork.vn – Giải pháp quản trị từ xa được hơn 3500+ doanh nghiệp Việt tin dùng. Để nhận tư vấn miễn phí hoặc demo 1-1 từ đội ngũ chuyên viên, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
