Nhằm thay thế phương thức làm việc và trao đổi truyền thống, đội ngũ FastWork đã nghiên cứu và phát triển những giải pháp phần mềm chuyên biệt cho từng lĩnh vực cụ thể. Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu đến bạn phần mềm quản lý thi công cơ điện toàn diện – FastCons (FastWork Project for Contractors).
Mục lục nội dung:
1. Quản lý thi công cơ điện theo kiểu truyền thống và những rắc rối thường gặp
Trên thực tế, 2 vướng mắc nổi cộm trong quá trình quản lý và vận hành doanh nghiệp M&E đó là Quản lý chấm công đội ngũ nhân viên hiện trường và Quản lý công việc, dự án thi công M&E.
Quản lý nhân sự
Bao nhiêu doanh nghiệp M&E đang sử dụng sổ chấm công để quản lý thời gian làm việc của nhân viên, đặc biệt là đội ngũ kỹ sư và nhân viên kỹ thuật bảo trì? Công ty bạn có gặp tình trạng chỉ huy trưởng nể nang sửa công cho những cá nhân thân thiết, thiếu công bằng gây bất đồng trong nội bộ doanh nghiệp? Cùng điểm qua một vài rắc rối “không nhỏ” trong cách quản lý nhân sự hiện tại, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô nhân viên đông đảo sẽ thế nào:
- Hoạt động chấm công, khai báo điểm danh rườm rà. Nhân viên phải tới công ty chấm công vân tay, tới công trình điểm danh bằng sổ chấm công, rồi lại trở lại công ty chấm ra về.
- Xin phép, đi muộn về sớm gọi điện, nhắn tin, gửi mail rất khó để quản lý và tổng hợp công cán cuối tháng của bộ phận nhân sự.
- Khi nhân viên kỹ thuật bảo trì, họ còn phải thường xuyên di chuyển giữa các địa điểm khách hàng. Quản lý thủ công không kiểm soát được họ có chắc chắn đến chăm sóc khách hàng như lịch biểu hay tranh thủ thời gian để làm việc riêng?
- Thiếu tính chính xác khi tổng hợp ngày công của nhân viên vào cuối tháng.
Quản lý công việc, dự án
Thi công bảo trì cơ điện là một công việc đòi hỏi cao về chất lượng phục vụ: chính xác – nhanh chóng. Nhưng quản lý bằng zalo/báo cáo giấy không thể giúp các nhà quản lý doanh nghiệp M&E kiểm soát được vấn đề này.
- Khó khăn để biết được tình hình thi công thực tế
Lãnh đạo công ty ngồi tại văn phòng gần như không nắm bắt được chính xác tình hình thi công tại các công trường của đội ngũ, hoàn toàn chờ vào báo cáo cuối ngày của cán bộ nhân viên.
- Khó khăn để điều động nhân sự khi cần
Với các khách hàng phát sinh, làm sao để biết chính xác nhân viên nào có lịch làm việc trống, nhân viên nào đang ở gần địa điểm phát sinh để giao thêm việc?
- Thông tin cập nhật chậm, thiếu tính tức thời
Phương thức giao việc chủ yếu qua các cuộc họp và nhận báo cáo theo ngày/ tuần. Khi có phát sinh xảy ra lãnh đạo không nắm được, khó khăn trong việc kiểm soát năng suất và hiệu suất làm việc của đội ngũ.
- Tốn kém thời gian cho việc họp hành, báo cáo tiến độ
Báo cáo công việc chủ yếu được thực hiện tại các cuộc họp. Quản lý muốn cập nhật tiến độ thường xuyên kéo theo đó phải họp hành nhiều, tốn thời gian và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ triển khai công việc của nhân viên.
Gợi ý tìm hiểu thêm: Top phần mềm quản lý công việc và dự án phù hợp cho nhóm, doanh nghiệp M&E
2. Tổng quan về FastCons – Phần mềm quản lý thi công cơ điện toàn diện
Từ kinh nghiệm triển khai phần mềm thực tế cho rất nhiều các doanh nghiệp M&E, đội ngũ FastWork đã tổng hợp lại những khó khăn chung hầu hết đơn vị gặp phải, xây dựng và phát triển Giải pháp phần mềm quản lý thi công chuyên biệt cho các doanh nghiệp Cơ điện (M&E).
Với FastCons, các doanh nghiệp M&E có thể dễ dàng:
- Quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên văn phòng và hiện trường thông qua nhận diện khuôn mặt
- Quản lý và lưu trữ dữ liệu khách hàng, lịch tư vấn, lịch bảo trì, bảo dưỡng
- Quản lý nhân công, chi phí, vật tư, đề xuất, tiến độ thi công dự án
- Theo dõi chi phí dự án & tình hình kinh doanh
- Kiểm soát chất lượng công việc ngoài hiện trường (đội ngũ kỹ thuật bảo trì)
Dưới đây là chi tiết các tính năng nổi bật của phần mềm FastCons – giải pháp giúp các doanh nghiệp Cơ điện số hóa toàn diện.
Chấm công di động nhận diện khuôn mặt FaceID
Tiên phong trong lĩnh vực chấm công nhận diện khuôn mặt tại Việt Nam, phần mềm FaceID FastWork được phát triển dựa trên 3 nền tảng công nghệ cốt lõi: Trí tuệ nhân tạo AI, Điện toán đám mây (Cloud) và Dữ liệu lớn (Big Data).
Hiểu một cách đơn giản, FastWork FaceID có khả năng nhận dạng chính xác đối tượng chấm công qua hình ảnh Selfie khuôn mặt, tự động ghi nhận vị trí chấm công theo GPS. Dữ liệu chấm công được lưu trữ trực tuyến và cập nhật tự động vào bảng công cá nhân theo gian thực.
Nhờ khả năng quản lý trực tuyến, FastWork FaceID cung cấp một bức tranh tổng thể về hoạt động chấm công mỗi ngày trên toàn công ty. Cũng như báo cáo chi tiết thời gian làm việc của từng nhân sự, giúp nhà lãnh đạo theo dõi, quản lý dễ dàng ngay trên di động.
Với FastWork, doanh nghiệp có thể chấm công đa dạng tại nhiều địa điểm mà không cần lắp đặt máy vân tay hay cắt cử người giám sát:
FastWork FaceID – giải pháp chấm công online trên di động là một trải nghiệm thú vị và giải pháp hữu ích mà FastWork cung cấp cho doanh nghiệp M&E. Không chỉ giải quyết trọn vẹn bài toán quản lý nhân sự: chấm công, đơn từ, quỹ phép, ca làm việc, bảng công tự động… mà còn tạo ra môi trường làm việc thoải mái, giúp nhân viên làm việc dễ dàng hơn và không còn khó chịu mỗi khi công bị tính sai cuối tháng.
Quản lý hàng loạt dự án thi công cơ điện M&E
Bên cạnh giải quyết bài toán quản lý nhân sự, FastCons còn cung cấp giải pháp quản lý dự án tổng thể, tạo ra một môi trường làm việc tập trung – thống nhất & hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
Với các dự án thi công cơ điện, phần mềm cho phép cập nhật toàn bộ kế hoạch, tiến độ, kết quả thi công theo thời gian thực trên một nền tảng tập trung trực tuyến, kết nối hiệu quả đội ngũ kỹ sư giám sát, kỹ thuật bảo trì tại công trường với kế toán và Ban lãnh đạo công ty làm việc tại văn phòng. Hệ thống tính năng hỗ trợ quản lý dự án cơ điện hiệu quả của FastCons bao gồm:
- Quản lý quy trình: đấu thầu – báo giá – trúng thầu – thi công – bàn giao dự án
- Quản lý chi tiết trong dự án: hạng mục, BoQ, khối lượng hợp đồng ký kết
- Theo dõi tiến độ, tổ chức thi công, báo cáo thi công trực tuyến hàng ngày
- Quản lý tài chính dự án, tiến độ giải ngân, các khoản tạm ứng, lương nhân công, chi phí NVL, thiết bị…
- Quản lý dòng tiền, doanh thu, chi phí, lợi nhuận của mỗi công trình
- Quản lý đề xuất: tạm ứng, thanh toán, đề xuất mua sắm trang thiết bị phục vụ triển khai dự án
- Quản lý đội kỹ thuật hiện trường xuống bảo trì dự án định kỳ
Quản lý công việc thi công lắp đặt, bảo trì tại khách hàng
Bên cạnh các dự án thi công, FastCons hỗ trợ gì để các doanh nghiệp M&E có thể quản lý được công việc hàng ngày của đội ngũ nhân viên bảo trì/lắp đặt tại khách hàng? Dưới đây là các tính năng được cung cấp duy nhất tại FastCons mà không một nền tảng quản lý doanh nghiệp nào khác hỗ trợ:
- Lập lịch chăm sóc khách hàng, quản lý lịch gặp khách hàng trong ngày của từng nhân viên
- Giao việc gắn với địa điểm của khách hàng, gán nhân viên thực hiện
- Quản lý thời gian, địa điểm check-in của nhân viên sales, kỹ thuật khi đi gặp khách hàng
- Giám sát tiến độ thực hiện công việc của đội kỹ thuật, báo cáo phát sinh, chụp ảnh nghiệm thu
- Quản lý bảo trì dự án: xử lý bảo hành, sửa chữa, thay thế vật tư trong công trình sau khi bàn giao công trình
- Thống kê tần suất viếng thăm làm việc bên ngoài của nhân viên để tính hiệu suất, trợ cấp
- Chấm điểm công việc kỹ thuật thi công, lắp đặt tại khách hàng, tự động tổng hợp tính KPI
- Trao đổi trực tuyến, đính kèm hình ảnh/ video, biểu mẫu dễ dàng ngay trên app điện thoại
Bằng việc ghi nhận realtime hoạt động của nhân viên tại hiện trường, nhà quản lý không cần nhắn tin, gọi điện cũng có thể nắm được từng nhân viên đang làm gì, ở đâu? Đặc biệt, tính năng giao việc phát sinh thông minh cho phép nhà quản lý giao việc nhanh cho nhân viên đang ở gần địa điểm phát sinh + đang rảnh hoặc đã từng hỗ trợ tại khách hàng.
Đặc biệt, phần mềm quản lý dự án cơ điện FastCons có sẵn ứng dụng di động đơn giản và trực quan cho đội ngũ nhân viên hiện trường có thể nhận lịch – tra cứu thông tin – ghi nhận phát sinh và báo cáo nhật ký thi công từ bất kỳ đâu. Sử dụng app mobile, nhân viên có thể nhanh chóng kiểm tra lịch & tiến hành công việc một cách hiệu quả hơn.
Theo dõi chi phí dự án & tình hình kinh doanh
Với Dashboard tài chính dự án, FastCons giúp Nhà thầu xây dựng tự đánh giá được tình hình tài chính dự án ở hiện tại & có dự đoán trong thời gian tới. Chủ động kiểm soát tài chính dự án, hạn chế rủi ro thi công vượt ngân sách và chậm tiến độ do tài chính.
Quản lý công nợ dự án
Hệ thống hỗ trợ người dùng quản lý công nợ theo các hoạt động trong dự án, bao gồm:
- Công nợ Chủ đầu tư (công nợ phải thu): Được ghi nhận sau khi làm hồ sơ thanh toán với chủ đầu tư nhưng chủ đầu tư chưa giải ngân hoặc mới giải ngân 1 phần.
- Công nợ Thầu phụ (công nợ phải trả): Được ghi nhận sau khi làm hồ sơ thanh toán với thầu phụ nhưng người dùng chưa giải ngân hoặc mới giải ngân 1 phần.
- Công nợ Nhà cung cấp (công nợ phải trả): Được ghi nhận sau khi người dùng ghi nhận hoạt động mua vật liệu bằng đơn mua nhưng người dùng chưa thanh toán hoặc mới thanh toán 1 phần.
Quản lý dòng tiền dự án
Hệ thống tự động lấy dữ liệu từ các phiếu thu, phiếu chi được khai báo, tổng hợp thành biểu đồ dòng tiền thể hiện sự lưu chuyển ra vào (thu, chi) thực tế của các khoản tiền trong 1 dự án.
Theo dõi chi phí dự án
- Theo dõi chi phí qua khối lượng thực hiện (BOQ)
- Theo dõi chi phí quan Vật tư sử dụng
3. Cách tổ chức công việc phòng ban của các doanh nghiệp M&E trên FastCons
4. Lợi ích toàn diện của phần mềm quản lý dự án cơ điện FastCons
FastCons không chỉ hỗ trợ hiệu quả công tác quản lý thi công cơ điện, nâng cao chất lượng công việc, dự án mà còn bước đầu xây dựng văn phòng điện tử tiến tới mô hình văn phòng số 4.0.
Quản lý nhân viên trực tuyến, real-time
- Sử dụng công nghệ FaceID nhận danh khuôn mặt thay thế toàn bộ các hình thức chấm công thủ công và giao ca khác
- Cập nhật dữ liệu real-time, nắm bắt tức thời tình hình đi làm của nhân sự tại công trường
- Sử dụng bản đồ số GPS quản lý lộ trình di chuyển của đội ngũ kỹ thuật bảo trì, hạn chế tình trạng nhân sự tranh thủ làm việc riêng trong giờ hành chính
Kiểm soát chặt chẽ tiến độ thi công, nâng cao chất lượng công việc
- Gia tăng kết nối giữa các phòng ban tư vấn thiết kế, thi công dự án và bảo trì
- Thông báo real-time mọi cập nhật thi công M&E để mọi người nắm rõ
- Báo cáo online đính kèm hình ảnh,video, file tài liệu dễ dàng
- Căn cứ đánh giá hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên chính xác, công bằng và minh bạch
Xây dựng văn phòng điện tử 4.0
- Thay thế văn bản giấy bằng biểu mẫu đơn từ số
- Số hóa quy trình xét duyệt các loại đơn từ, đề xuất, phiếu thu chi
- Tự động hóa 100% bảng công, bảng lương
- Tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ, báo cáo thủ công, cải thiện hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên thi công, kỹ thuật bảo trì.
Phần mềm quản lý thi công cơ điện FastCons hiện được tin tưởng và sử dụng rộng rãi tại hơn 3500+ doanh nghiệp M&E trên cả nước. Trong số đó phải kể đến những cái tên tiêu biểu như Tập đoàn Công nghiệp Việt, SC Việt Nam, Giải pháp cơ điện MES, AV Plus, Phòng cháy chữa cháy Thiên Minh, PCCC Tân Long Hải,…
Đặc biệt với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ thi công lắp đặt, bảo trì thang máy, các CEO có thể tham khảo ứng dụng quản lý bảo trì thang máy chuyên sâu – FastLift (FastWork for Lift maintenance). Với FastLift, doanh nghiệp thang máy có thể số hóa & kết nối 100% các vấn đề trong quản lý khách hàng, hợp đồng, lập lịch & tổ chức bảo trì thang máy một cách tập trung, hiệu quả. Phần mềm đã được triển khai thành công tại các doanh nghiệp tiêu biểu như: Thang máy Bách Khoa, Rolex, Hightech Việt Nam, Thang máy Miền Trung, Hoa Hoa,…
- Tìm hiểu chi tiết giải pháp quản lý bảo trì Thang máy FastLift tại đây
Để nhận DEMO phần mềm quản lý thi công Cơ điện (M&E) miễn phí từ đội ngũ chuyên viên FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
