Hướng dẫn xây dựng báo cáo doanh thu bán hàng chi tiết nhất

By 17 Tháng Năm, 2021Tháng Năm 31st, 2021Kiến thức, Sales & Marketing

Một bản báo cáo doanh thu bán hàng khoa học, chi tiết sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt nhiều thông tin quan trọng. 

Có nhiều khía cạnh để các công ty khởi nghiệp phát triển mạnh mẽ thay vì tập trung vào đẩy mạnh doanh số bán hàng. Các Startup cần xem xét đến số lượng giao dịch đã thực hiện theo từng giai đoạn nhằm đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của nhóm bán hàng. 

Báo cáo bán hàng là gì?

Báo cáo bán hàng là bản ghi lại hoạt động hay biên bản bán hàng trong một khoảng thời gian cụ thể. Các báo cáo này cung cấp chi tiết những gì đại diện bán hàng đã làm, cho thấy liệu nhóm bán hàng có đang đi đúng hướng để đạt được hạn hạch hay không. Báo cáo doanh thu bán hàng cũng đưa ra cảnh báo cho nhà quản lý về các rủi ro hay bất kỳ nguy cơ tiềm ẩn nào khác. 

Báo cáo doanh thu bán hàng được thiết lập bởi các nhân viên bán hàng hoặc người quản lý bán hàng. Báo cáo này bao gồm các dữ liệu về khối lượng bán hàng các cơ hội đang diễn ra các tài khoản khách hàng mới, doanh thu và chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được khách hàng hiện tại. 

Báo cáo doanh số bán hàng đóng vai trò quan trọng
Báo cáo doanh số bán hàng đóng vai trò quan trọng

Tại sao các doanh nghiệp nhỏ nên quan tâm đến báo cáo bán hàng?

Báo cáo doanh thu bán hàng rất quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, ngay cả khi đội ngũ bán hàng có quy mô nhỏ. Các công ty khởi nghiệp và SMEs có thể sử dụng các thông tin, dữ liệu từ báo cáo bán hàng để tối ưu hóa quy trình bán hàng và chiến lược tăng trưởng doanh thu. 

Báo cáo doanh số bán hàng giúp nhà quản lý theo dõi các hoạt động bán hàng để biết điều gì đang tác động, thúc đẩy hay ảnh hưởng, cản trở đến thành công của nhóm. Báo cáo bán hàng thường xuyên cho phép các doanh nghiệp trả lời một số câu hỏi quan trọng mà họ cần giải quyết để thúc đẩy tăng trưởng như: 

  • Khách hàng lý tưởng của doanh nghiệp là ai ?
  • Khách hàng tiềm năng tốt nhất của doanh nghiệp đến từ đâu?
  • Điều gì thúc đẩy khách hàng mới mua hàng từ doanh nghiệp?
  • Những yếu tố nào ngăn cản khách hàng tiềm năng mua hàng?
  • Có bất kỳ trở ngại nào trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp không? Nếu có, làm thế nào để doanh nghiệp có thể cải thiện?
  • Các đại diện bán hàng cá nhân có thực hiện đúng chỉ tiêu về doanh số không?
  • Nhóm bán hàng có đi đúng hướng để đạt được các mục tiêu bán hàng cụ thể không?
  • Đại diện bán hàng hàng đầu của doanh nghiệp đang làm gì để những người còn lại trong nhóm có thể học theo?
  • Doanh thu quý này so với các kỳ trước như thế nào?
  • Dự báo của doanh nghiệp cho giai đoạn hoặc quý tiếp theo là gì?
Tại sao doanh nghiệp nhỏ nên quan tâm đến báo cáo bán hàng?
Tại sao doanh nghiệp nhỏ nên quan tâm đến báo cáo bán hàng?

Lưu giữ hồ sơ về các giao dịch ở mỗi giai đoạn của quy trình bán hàng cho phép nhà quản lý phân tích và nắm bắt được những gì nhóm bán hàng đang làm tốt và những gì cần cải thiện. 

Dữ liệu này không chỉ cho nhà quản lý biết về năng suất, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm bán hàng mà còn cho biết về quy trình bán hàng chung cũng như khách hàng tiềm năng của mình. 

Hướng dẫn xây dựng báo cáo doanh thu bán hàng

Có rất nhiều yếu tố có thể đưa vào báo cáo bán hàng, tuy nhiên việc đưa vào quá nhiều thông tin có thể làm giảm đi những thông tin chi tiết chính mà doanh nghiệp muốn làm nổi bật. 

Thay vào đó, nhà quản lý nên điều chỉnh báo cáo bán hàng tập trung vào các số liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình bán hàng của mình. Các bước xây dựng báo cáo báo hàng hoàn chỉnh được thực hiện gồm các bước dưới đây. 

1. Bắt đầu một bản tóm tắt

Bắt đầu báo cáo bán hàng với cái nhìn tổng quan cho phép nhà quản lý tiếp cận những điều tốt trước. Xem lại doanh số tháng, quý hoặc năm mà doanh nghiệp muốn báo cáo để xác định các điểm chính. Khi xây dựng bản tóm tắt, hãy đưa ra câu hỏi: “Nội dung quan trọng nhất cần truyền tải trong báo cáo bán hàng là gì?”.

Trong nhiều trường hợp, dữ liệu quan trọng nhất là số lượng bán hàng trong kỳ và liệu nhóm bán hàng đã đạt đến hạn ngạch hay chưa. Các bản báo cáo hàng tuần có thể ngắn khoảng một đoạn, trong khi báo cáo hàng quý hoặc hàng năm có thể dài khoảng 1 trang. 

Hướng dẫn xây dựng báo cáo doanh số bán hàng
Hướng dẫn xây dựng báo cáo doanh số bán hàng

2. Phân tích số liệu

Sau phần tóm tắt, hãy thêm một phần tập trung vào các số liệu bán hàng. Nội dung của phần này sẽ có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp, tuy nhiên nó sẽ đưa ra các trình bày chi tiết các chỉ số liên quan đến tổng doanh số bán hàng trong kỳ. Nhà quản lý có thể đưa một số mục vào báo cáo doanh thu bán hàng của mình như: 

  • Số lượng giao dịch ở mỗi giai đoạn của quy trình
  • Quy mô giao dịch trung bình và giá trị của mỗi giao dịch đã đóng
  • Tỷ giá đóng giao dịch. Điều này cho phép nhà quản lý dự đoán số lượng khách hàng tiềm năng mới mà doanh nghiệp cần để chốt một giao dịch mới.
  • Độ dài chu kỳ bán hàng (mất bao lâu để kết thúc mỗi giao dịch).

3. Diễn giải kết quả báo cáo

Khi đã cung cấp tất cả các con số và dữ liệu có liên quan, người lập báo cáo nên thêm mục so sánh số liệu giữa các khoảng thời gian trước đây để có cái nhìn khách quan hơn. Sử dụng biểu đồ để hình dung các con số hiện tại so với tháng hoặc quý trước đó như thế nào.

Nhà quản lý cũng nên sử dụng phần này trong báo cáo bán hàng của mình để mô tả một số yếu tố ảnh hưởng đến doanh số bán hàng. Bất kể nhóm bán hàng đã đạt được mục tiêu hạn ngạch hay doanh số, điều quan trọng là phải phân tích những yếu tố dẫn đến những kết quả này. 

Nếu hiệu suất bán hàng hàng quý của không tốt, hãy xác định vấn đề và đưa ra giải pháp dự định cải thiện trong quý tiếp theo. Nếu nhóm bán hàng vượt quá hạn ngạch bán hàng, hãy tìm cách để đạt được những kết quả này trong tương lai. 

Diễn giải kết quả bảo cáo nhằm đánh giá thực trạng tình hình kinh doanh
Diễn giải kết quả bảo cáo nhằm đánh giá thực trạng tình hình kinh doanh

4 Tips giảm thiểu gánh nặng báo cáo bán hàng cho đội ngũ nhân viên

Trên thực tế việc xây dựng một bản báo cáo doanh thu bán hàng là công việc gây mất khá nhiều thời gian. Để giảm thiểu các khó khăn trong quá trình làm báo cáo doanh số bán hàng, bạn có thể áp dụng một số tips sau: 

Có mục tiêu cho mọi báo cáo bán hàng

Đặt mục tiêu phù hợp cho nhóm bán hàng vào đầu mỗi tháng hoặc mỗi quý sẽ giúp việc viết báo cáo bán hàng trở nên dễ dàng hơn. Nhà quản lý cần tạo mục tiêu hạn ngạch cụ thể để hướng tới.

Ví dụ: Mục tiêu của doanh nghiệp trong tháng này là tối ưu hóa doanh thu từ các khách hàng hiện tại, do đó báo cáo bán hàng phải nêu bật hoạt động bán hàng liên quan đến việc bán thêm và những thay đổi về lợi nhuận của các tài khoản này theo thời gian. 

4 Tips để giảm thiểu gánh nặng của báo cáo bán hàng
4 Tips để giảm thiểu gánh nặng của báo cáo bán hàng

Đặt lịch báo cáo định kỳ và nghiêm túc thực hiện

Báo cáo định kỳ là tips để giảm thiểu gánh nặng của báo cáo bán hàng. Thay vì tìm lý do để trì hoãn, doanh nghiệp nên thường xuyên gửi báo cáo để biến nó trở thành một phần công việc hàng ngày. Báo cáo định kỳ giúp nhà quản lý đánh giá và so sánh được các số liệu cũng như đưa ra các quyết định về hạn ngạch bán hàng, mục tiêu bán hàng, dự báo bán hàng. 

Chuẩn hóa các chỉ số và dữ liệu

Lưu trữ dữ liệu một cách có tổ chức là cách giúp báo cáo bán hàng trở nên đơn giản nhất có thể. Điều này có thể liên quan đến mẫu gửi dữ liệu hoặc giải pháp CRM tự động. 

Tận dụng giải pháp CRM 

Thêm nền tảng CRM vào quy trình bán hàng bán hàng cho phép các doanh nghiệp hợp lý hóa việc theo dõi, tự động hóa các phần của quy trình báo cáo bán hàng và trực quan hóa dữ liệu. 

Tận dụng các tính năng hỗ trợ từ giải pháp CRM
Tận dụng các tính năng hỗ trợ từ giải pháp CRM

FastWork vừa cung cấp hướng dẫn xây dựng báo cáo doanh thu bán hàng chi tiết nhất đến các doanh nghiệp. Việc thiết lập doanh số bán hàng giúp nhà quản lý theo dõi và giám sát quy trình bán hàng tốt hơn. 

Để nhận DEMO miễn phí phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

Doanh nghiệp tham khảo thêm:
Bật mí mẫu kế hoạch kinh doanh 2021 khoa học nhất từ chuyên gia
Hướng dẫn 6 bước xây dựng mẫu kế hoạch kinh doanh trên Word
Mẫu kế hoạch kinh doanh học tập từ “gã khổng lồ” Amazon
Các nguyên tắc khi lập kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Leave a Reply