Task Management A-Z: Quản lý tác vụ & làm việc cộng tác trong quản lý dự án

Task Management hay Quản lý tác vụ là nền tảng của sự cộng tác trong quản lý dự án. Nếu tác vụ được quản lý một cách đúng đắn, nó sẽ cung cấp cho tổ chức một quy trình làm việc hiệu quả – phương tiện cốt lõi để hợp tác tất cả các dự án trong doanh nghiệp.

TỔNG QUÁT

Quản lý tác vụ & công việc không dễ dàng, nhưng với một hệ thống thích hợp, các ứng dụng chia sẻ tác vụ và công cụ theo dõi phù hợp, các chuyên gia đảm bảo mọi dự án sẽ diễn ra trơn tru, liền mạch từ đầu đến cuối.

Dưới đây là những kiến thức cơ bản về quản lý tác vụ (Quản lý task)  – từ định nghĩa, tầm quan trọng và phương pháp luận cho đến các ứng dụng và công cụ quản lý công việc miễn phí để tổ chức và theo dõi các nhiệm vụ dự án. 

1. Giới thiệu về quản lý tác vụ: định nghĩa
2. Tại sao quản lý tác vụ lại quan trọng?
3. Quản lý tác vụ và quản lý dự án khác nhau như thế nào?
4. Các phương pháp quản lý tác vụ
5. Công cụ quản lý tác vụ
6. Thuật ngữ quản lý tác vụ

NỘI DUNG CHI TIẾT

1. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ TÁC VỤ

Tác vụ là gì?

Tác vụ bao gồm tất cả các hạng mục và nhiệm vụ cần kết thúc trong một khoảng thời gian xác định để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ. 

Các nhóm quản lý dự án được giao quyền kiểm soát hiệu quả các nhiệm vụ này trong suốt thời gian dự án diễn ra. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân, phòng ban, phân bổ hiệu quả giữa những tác vụ đã, đang và sẽ triển khai.

Thông thường, các tác vụ trên biểu đồ Gantt thể hiện tính chất phụ thuộc, tác vụ này cần hoàn thành trước khi bắt đầu tác vụ khác.

Chú thích: 

1: Ngày bắt đầu thực hiện

2: Ngày cần hoàn thành 

3: Tổng thời gian thực hiện

4: Khối lượng hoàn thành thực tế 

5. Mô tả tác vụ

6. Người thực hiện tác vụ

Quản lý tác vụ là gì?

Task Management (Quản lý tác vụ) là việc kiểm soát chặt chẽ tiến độ, từ khi khởi tạo đến khi hoàn thành và báo cáo của 1 chuỗi các tác vụ được thiết lập theo lịch trình dự án. Các nhà quản lý dự án (Project Managers) cần tuân theo các quy trình quản lý để giám sát một cách có hệ thống tất cả các khía cạnh của tác vụ. 

Các quy trình này bao gồm thiết lập danh sách các việc cần làm, phân công tác vụ, lên kế hoạch ngày thực hiện và kết thúc, các tác vụ phụ thuộc, tác vụ ưu tiên, kiểm soát tiến độ. 

2. TẠI SAO QUẢN LÝ TÁC VỤ LẠI QUAN TRỌNG?

Khi làm việc theo nhóm, quản lý tác vụ là chìa khóa tạo ra sự công bằng, hài hòa, cải thiện hiệu suất của đội ngũ.

Nó cung cấp một hệ thống nhiệm vụ rõ ràng, sự liên kết giữa chúng trong tổng thể dự án. Giúp các cá nhân nắm rõ vai trò, trách nhiệm của mình, có lịch trình tác vụ cụ thể để sắp xếp thời gian triển khai phù hợp, đảm bảo hiệu suất và chất lượng dự án.

Với sự phát triển mạnh mẽ của các công cụ quản lý dự án, việc cộng tác trong quản lý dựu án trở nên dễ dàng hơn trước rất nhiều. Hỗ trợ ban lãnh đạo quản lý hiệu quả ngay cả những dự án phức tạp nhất, dựa trên sự cộng tác trong dòng chảy tác vụ của các cá nhân, phòng ban tham gia dự án.

Sự cộng tác trong quản lý dự án đang định hình lại cách thức hoạt động của doanh nghiệp, các công cụ hỗ trợ kết hợp với quy trình quản lý tác vụ chất lượng giúp:

• Nhân viên biết được tác vụ cần ưu tiên thực hiện
• Hoàn thành tác vụ đúng deadline
• Cân bằng khối lượng tác vụ
• Tất cả thông tin về các nhiệm vụ được đồng bộ hóa
• Giảm căng thẳng, áp lực trong tác vụ

Có thể bạn quan tâm: Loại bỏ sự “lộn xộn” bằng lối Quản lý công việc hàng ngày thông minh

3. QUẢN LÝ TÁC VỤ VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN KHÁC NHAU NHƯ THẾ NÀO?

Quản lý tác vụ có liên quan chặt chẽ và là một phần của quản lý dự án. Hai khái niệm này rất dễ nhầm lẫn nên chúng ta cần hiểu rõ để nắm được sự khác biệt cụ thể giữa chúng.

• Quản lý tác vụ có thể là một quá trình ngắn hạn, dài hạn hoặc xuyên suốt. Nó đòi hỏi nhà quản lý phải sử dụng phải sử dụng các kỹ thuật, công cụ phần mềm để chia nhỏ các mục tiêu của tổ chức hoặc dự án thành các nhiệm vụ, phân công tác vụ cho từng cá nhân, phòng ban gắn với thời hạn cụ thể cũng như theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện.
• Quản lý dự án về cơ bản không liên quan đến các khía cạnh lâu dài của kinh doanh. Đây là một quy trình tạm thời luôn có ngày hoàn thành và tiêu chí thành công rất chính xác – một dịch vụ, sản phẩm hoặc tính năng có điểm đầu và điểm cuối xác định, được phân phối trong một ngân sách cụ thể.

Trong khi quản lý tác vụ chỉ đơn giản là việc giám sát các khía cạnh liên quan đến tác vụ thì quản lý dự án lại bao gồm rất nhiều các chi tiết đơn lẻ từ lập kế hoạch chiến lược, dự trù ngân sách, quản lý tài nguyên, tài liệu trong đó có quản lý và theo dõi các tác vụ.

4. CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÁC VỤ

Có rất nhiều phương pháp tiếp cận khác nhau để nhà quản lý có thể quản trị tác vụ một cách hiệu quả. Các phương pháp phổ biến thường là các phần mềm quản lý dưới dạng dịch vụ SaaS, các mô hình dịch vụ này có tính linh hoạt cao và có thể ứng dụng hiệu quả trong nhiều lĩnh vực khác nhau.  

Mô hình thác nước (Waterfall)

Thác nước là một phương pháp tiếp cận tuyến tính đòi hỏi nhà quản lý phải lập kế hoạch sâu rộng. Các nhiệm vụ cố định, được xác định chi tiết trước khi triển khai, thể hiện rõ sự phụ thuộc, tác vụ ở giai đoạn trước phải hoàn thành thì nhiệm vụ sau mới được bắt đầu.

Điểm mạnh của mô hình thác nước là nó có thể dự đoán chính xác thời điểm kết thúc dự án nhưng điểm yếu là thiếu tính linh hoạt. Thường mô hình Waterfall chỉ áp dụng cho các dự án cố định, không có sự thay đổi trong suốt quá trình từ lập kế hoạch tới khi triển khai. Đó là lý do tại sao quản lý dự án lớn ưa thích sử dụng mô hình thác nước, đảm bảo dự án phải tuân thủ nghiêm ngặt về thời gian triển khai và gần như không xảy ra bất kỳ tác vụ phát sinh nào.

Mô hình Agile

Agile không hẳn là một kỹ thuật quản lý tác vụ mà là một tập hợp các nguyên tắc, ban đầu được áp dụng cho các dự án phát triển phần mềm. Bốn giá trị chính được mô tả trong Tuyên ngôn Agile là:

• Cá nhân và sự cộng tác quan trọng hơn quy trình và công cụ
• Thích ứng thay đổi hơn là bám sát kế hoạch
• Cộng tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng
• Phần mềm chạy tốt tốt hơn là tài liệu đầy đủ

Với Agile, các nhiệm vụ trong dự án được hình thành sơ bộ ban đầu, sau đó sẽ được liên tục điều chỉnh tùy vào tình hình triển khai trên thực tế, thay vì đặt mọi thứ cố định từ đầu như trong mô hình quản lý WaterFall. Chính vì vậy, Agile phù hợp với các dự án phức tạp, không thể đoán trước hoặc mục tiêu tăng trưởng đòi hỏi sự linh hoạt cao.

Mô hình Scrum

Là một hình thức quản lý tác vụ Agile, Scrum ủng hộ việc trao quyền cho một nhóm nhỏ, tự tổ chức để xác định mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ. 

Scrum hoạt động dựa trên ba vai trò chính:

• Product Owner (PO): chịu trách nhiệm lập kế hoạch ban đầu, thiết lập các ưu tiên và phối hợp với các bộ phận khác của công ty
• Scrum Master: chịu trách nhiệm giám sát công việc trong suốt quá trình thực hiện
• Dev Team: các thành viên của nhóm Scrum có trách nhiệm thực hiện phần việc trên mỗi sprint.
  Nhóm Scrum thường sử dụng Bảng Scrum để theo dõi tác vụ của từng thành viên trong nhóm (dòng chảy công việc – flow of work). Mỗi nhiệm vụ (task) được chia thành các đoạn nhỏ gọi là “stories”, mỗi stories chuyển giao trong Bảng gọi là “backlog” (những việc phải làm), trở thành “work-in-progress” (việc đang triển khai).

Phương pháp quản lý công việc này đề cao tính linh hoạt và cho phép nhóm của bạn có cái nhìn rõ ràng về tình trạng của dự án, hỗ trợ đánh giá chính xác các rào cản có thể kìm hãm họ. Nhóm Scrum thường có năng suất lao động rất cao do quy trình luôn được cải tiến và sử dụng chiến thuật “có giá trị hơn làm trước”. Các hạng mục quan trọng và mang lại giá trị nhiều hơn cho chủ dự án luôn được hoàn thành trước. 

Tuy nhiên, khả năng thất bại rất cao vì đòi hỏi toàn bộ các thành viên phải có đủ kinh nghiệm, năng lực và nhiệt huyết với công việc

Mô hình Kanban

Khá giống với Scrum, Kanban sử dụng các thẻ thị giác nhằm trực quan hóa tác vụ và luồng công việc, góp phần cải thiện chất lượng đầu ra bằng cách gia tăng sự tập trung của đội nhóm vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng. Hệ thống này lý tưởng cho các nhóm nhỏ làm việc trong bối cảnh mà các ưu tiên nhiệm vụ có thể thay đổi thường xuyên.

Mô hình sử dụng bảng Kanban để đại diện cho các giai đoạn phát triển khác nhau và các thẻ Kanban để mô tả các nhiệm vụ trong tiến trình xử lý. Ở dạng đơn giản nhất (hình trên), cấu trúc của bảng Kanban có ba cột: 

• Việc cần làm 
• Đang thực hiện
• Đã hoàn thành. 

Các thẻ được di chuyển từ cột này qua cột khác, tạo nên một bức tranh trực quan về dòng chảy tác vụ. Cung cấp rõ ràng trạng thái thực hiện của từng hạng mục giúp nhà quản lý phát hiện điểm nóng dễ dàng, để có phương thức xử lý kịp thời, tránh tắc nghẽn tác vụ ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Mô hình GTD (Getting things done)

Được tạo ra bởi cố vấn hiệu suất David Allen vào cùng thời điểm Agile xuất hiện, GTD biết đến như một hệ thống nắm bắt ý tưởng và quản lý công việc dựa trên nguyên tắc “ người đứng đầu là người có ý tưởng, không nắm giữ chúng”. Áp dụng phương pháp này nhằm mục đích giải tỏa tâm trí và cải thiện năng suất bằng cách chuyển đổi ý tưởng thành hành động thể chất. Đây là cách GTD hoạt động:

• Thu thập toàn bộ các nhiệm vụ cần phải hoàn thành tại bất kỳ thời điểm nào, các ý tưởng hay các nhiệm vụ thường kỳ.
• Làm rõ và sắp xếp các nhiệm vụ: Những tác vụ không khả thi sẽ được chuyển vào “thùng rác”, những tác vụ đơn giản sẽ được triển khai thực hiện luôn. Những nhiệm vụ phức tạp sẽ được chia thành những tác vụ nhỏ lẻ để dễ quản lý. Những tác vụ cần nhiều thời gian thực hiện sẽ được ưu tiên lên lịch.
• Đánh giá thường xuyên: Dành thời gian để đánh giá các tác vụ đã hoàn thành, cập nhật danh sách những nhiệm vụ mới ít nhất 1 tuần 1 lần là chìa khóa giúp cải thiện hiệu quả quản lý.
• Bắt tay vào triển khai tác vụ: Các nhiệm vụ được phân loại chi tiết, ưu tiên và chia nhỏ thành các đầu việc nhỏ giúp cho việc thực thi trở nên dễ dàng. Bạn biết chính xác bạn cần làm gì khi nào, hoàn thành nó trong bao lâu để đảm bảo tiến độ diễn ra theo đúng lịch trình. 

Làm sao để biết phương pháp quản lý tác vụ nào phù hợp với doanh nghiệp bạn?

Lựa chọn một phương pháp quản lý tác vụ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: từ mức độ phức tạp của công việc, tính linh động của thời gian và các bên liên quan đến quy mô, văn hóa làm việc của nhóm, thậm chí là cả sự không thích thay đổi. 

Để tìm được một phương pháp mang lại lợi ích cho tất cả mọi người, các nhà quản lý không nên tự mình quyết định mà cần họp bàn thu thập ý kiến của các thành viên trong nhóm bởi họ mới chính là người trực tiếp thực thi triển khai phương pháp đó từ lý thuyết ra thực tế.

Một điều cần nhớ là các hệ thống quản lý tác vụ được trình bày ở trên không loại trừ lẫn nhau – chúng có thể kết hợp hiệu quả hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện chất lượng quản lý.

Dưới đây là một ví dụ về sự kết hợp như vậy:

• Mô hình Agile được sử dụng để thiết lập nguyên tắc và tư duy làm việc của đội ngũ
• GTD có thể được áp dụng để xác định, tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc
• Kanban cung cấp màn hình trực quan hỗ trợ kiểm soát và theo dõi chặt chẽ tất cả các nhiệm vụ.

5. CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ TÁC VỤ

Từ các mẫu bảng tính đơn giản cho đến các phần mềm có khả năng quản lý hiệu quả ngay cả những dự án phức tạp nhất, có rất nhiều tài nguyên sẵn có có thể giúp các chuyên gia giảm tải áp lực trong công tác quản lý tác vụ. 

Mẫu quản lý tác vụ 

2 công cụ văn phòng được sử dụng phổ biến để quản lý tài liệu, phân bổ công việc, tiếp nhận báo cáo là Excel và PowerPoint. 

Tuy nhiên, điểm hạn chế là các mẫu này không có tính cập nhật tức thời và chỉ phù hợp với những dự án nhỏ lẻ. Bảng tính Excel bao gồm các công thức và biểu đồ đơn giản để tự động lập kế hoạch và theo dõi nhiệm vụ, trong khi các trang trình bày PowerPoint được thiết kế trực quan và dễ theo dõi, phù hợp để giới thiệu sản phẩm đến khách hàng.

Phần mềm quản lý tác vụ (Phần mềm quản lý công việc)

Phần mềm quản lý công việc được đánh giá là lựa chọn tốt nhất để cải thiện năng suất nhân sự, hỗ trợ cộng tác hiệu quả trên một hệ thống duy nhất.

Phần mềm hỗ trợ khởi tạo tác vụ nhanh chóng, phân quyền chi tiết deadline, người thực hiện, người theo dõi đồng thời tạo môi trường cộng tác trong dự án hiệu quả giúp cho việc triển khai diễn ra liền mạch.

Để đánh giá các công cụ quản lý, người dùng nên xem xét dựa trên quy mô và độ phức tạp của dự án. Đối với các dự án nhỏ lẻ, bạn có thể thấy phần mềm khiến cho việc quản lý trở nên rắc rối thêm. Ngược lại đối với các dự án lớn, phần mềm công nghệ lại được xem là công cụ không thể thiếu với các tính năng vượt xa những thứ mà bảng tính Excel và PowerPoint không làm được. Với phần mềm quản lý công việc tác vụ FastWork Work+ giúp bạn:

• Quản lý công việc cá nhân, nhóm
• Quản lý dự án, tác vụ trong dự án theo mô hình Gantt, Kanban, lịch biểu,…
• Quản lý chi tiết tiến độ từng tác vụ
• Đánh giá chất lượng công việc theo từng nhân sự
• Báo cáo…

Nếu đang tìm kiếm một giải pháp quản lý công việc miễn phí, bạn có thể cân nhắc trình quản lý tác vụ Office Timeline dành cho PowerPoint. Nó có khả năng tự động biến dữ liệu tác vụ thô thành các biểu đồ và lịch trình Gantt đơn giản dễ hiểu, cho phép người dùng sắp xếp, theo dõi và cập nhật nhiệm vụ của họ. Ngoài ra, trình theo dõi tác vụ còn cho phép nhập lịch trình tác vụ từ các tệp Excel hiện có, sử dụng linh hoạt, thuận tiện trên Web App.

Xem thêm: Phần mềm Quản lý công việc dự án – thu chi – kiểm soát tiến độ chặt chẽ FastWork Project

6. CÁC THUẬT NGỮ VỀ QUẢN LÝ TÁC VỤ

• Phân công tác vụ: Chỉ đạo một cá nhân hoặc một nhóm người thực hiện và hoàn thành một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Bảng tác vụ: Trực quan hóa hệ thống tác vụ giúp người quản lý dự án và đội ngũ theo dõi chi tiết tiến độ làm việc của họ.
• Tạo tác vụ: Phân rã chi tiết tác vụ, thuộc dự án nào, do ai thực hiện, deadline ra sao, yêu cầu thế nào?
• Sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ: Thể hiện mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, các điều kiện chuyển bước, nhiệm vụ trước đó phải hoàn thành thì tác vụ sau đó mới có thể bắt đầu.
• Ước tính nhiệm vụ: Ước tính của người lập kế hoạch dự án về thời gian và ngân sách cần thiết để hoàn thành.
• Thông báo tác vụ: Tin nhắn từ ứng dụng quản lý tác vụ thông báo cho những người tham gia dự án về các thay đổi và thời hạn cũng như trạng thái thực hiện nhiệm vụ.
• Công việc ưu tiên: Xếp hạng tác vụ nào cần làm trước dựa trên các ràng buộc như thời gian, tài nguyên và các yếu tố phụ thuộc khác.
• Báo cáo tác vụ: Thông báo định kỳ về trạng thái tác vụ với người quản lý dự án.
• Lập lịch tác vụ: Danh sách theo thời gian của tất cả các nhiệm vụ từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc trực quan trên biểu đồ Gantt. 
• Trình tự tác vụ: Các nhiệm vụ phụ thuộc vào việc hoàn thành nhiệm vụ trước đó được lập lịch sẵn.
• Minh họa tác vụ: Mô tả hình ảnh tác vụ dạng biểu đồ, thường đc chuẩn bị bằng các phần mềm quản lý tác vụ

Đăng ký tư vấn