Quy trình làm việc là gì? Nó có vai trò như thế nào đối với sự thành công của dự án cũng như hiệu suất làm việc của doanh nghiệp? Đây là những vấn đề mà bất cứ nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Bài viết hôm nay, Fastwork cung cấp kiến thức về một quy trình làm việc hiệu quả có thể giúp gì cho doanh nghiệp?
Mục lục nội dung:
Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là gì – Quy trình làm việc là một chuỗi các hoạt động cần được triển khai theo thứ tự ưu tiên để đạt được một mục tiêu nhất định.
Quy trình làm việc có thể linh động theo theo từng giai đoạn, từng nhiệm vụ hoặc dự án, công việc mới nhằm tối ưu hóa kết quả đạt được.
Dựa vào 2 yếu tố chức năng nhiệm vụ công việc mà quy trình được chia thành 4 nhóm:
- Quy trình quản lý khách hàng
- Quản lý vận hành doanh nghiệp
- Quản lý đổi mới
- Quy trình xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước
Đây là giải pháp tốt nhất để thực hiện một chuỗi công việc một cách khoa học, bài bản nhằm hướng về một mục đích chính yếu trong doanh nghiệp.
Quy trình làm việc hiệu quả cần xác định những vấn đề sau: mục tiêu cần đạt được, danh sách công việc cần làm, những công việc ưu tiên, người thực hiện từng giai đoạn, thời gian thực hiện, phương thức thực hiện công việc.
Thực hiện công việc theo một quy trình khoa học là cách tốt nhất nhà quản trị đảm bảo kết quả công việc, năng suất thực hiện, tiến độ triển khai theo đúng kế hoạch.
Theo chia sẻ từ chuyên gia: “ 85% vấn đề thường gặp trong doanh nghiệp xuất phát từ các yếu tố nội bộ mà cơ bản đến từ việc đội nhóm của bạn thực hiện công việc không theo trình tự bài bản”
Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn trên thế giới đã khẳng định rằng: “một quy trình làm việc hiệu quả là cách chúng tôi tăng năng suất làm việc, giảm thời gian chết và tăng sức cạnh tranh trên thị trường nhanh chóng”.
Gợi ý tìm hiểu thêm: Chuẩn Hóa Quy Trình Liên Phòng Ban – Mô Hình Mẫu
Quy trình làm việc khoa học ảnh hưởng đến con đường chinh phục thị trường của doanh nghiệp
Một doanh nghiệp lớn trên thị trường sẽ luôn sở hữu một quy trình làm việc khoa học. Theo một bài báo của Hoa Kỳ, các doanh nghiệp lớn tại đây bỏ hàng triệu USD để mời các chuyên gia xây dựng bộ quy trình làm việc hiệu quả và phù hợp.
Điều đó cho thấy tầm quan trọng của một quy trình làm việc bài bản trong một tổ chức. Vậy nó quan trọng như thế nào? Hãy theo dõi những nội dung dưới đây:
Xác định mục tiêu rõ ràng tránh mất phương hướng thực hiện
Một quy trình làm việc khoa học giúp đội ngũ doanh nghiệp từ nhà quản trị, ban quản lý cấp trung đến đội ngũ nhân viên xác định rõ ràng nhiệm vụ, mục tiêu chung công ty cũng như mục tiêu cá nhân. Điều đó giúp doanh nghiệp không bị mất phương hướng trong quá trình triển khai.
Đảm bảo 100% nội dung công việc được xác định rõ ràng trước khi tiến hành
Danh sách nội dung cần thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra chính là điều quan trọng nhất doanh nghiệp cần thực hiện để xây dựng một quy trình làm việc khoa học. Ví dụ như phòng Marketing, đội ngũ quản lý cần xác định trình tự công việc phòng ban: quảng cáo, truyền thông, SEO, thiết kế, video,… để 100% đội ngũ nhân viên nắm được khối lượng công việc cần triển khai trong thời gian cụ thể.
Phân chia công việc khoa học
Thông qua việc xác định chính xác và đầy đủ khối lượng công việc cần thực hiện trong tháng/quý/năm. Đội ngũ quản trị sẽ dễ dàng phân bổ công việc cho từng cá nhân, đội nhóm, phòng ban thực hiện đồng thời từ những nội dung đó dễ dàng đánh giá kết quả thực hiện từ phía nhân viên.
Giám sát tiến độ hoàn thành công việc khoa học
Tiến độ và kết quả thực hiện là hai chỉ tiêu đánh giá quy trình làm việc của đội nhóm đó có hiệu quả hay không. Tuy nhiên đã dự án diễn ra đúng tiến độ cần sự can thiệp một quy trình làm việc bài bản giúp doanh nghiệp luôn kiểm soát chính xác tiến độ hoàn thành công việc của đội ngũ nhân viên.
Một phần mềm quản lý công việc dự án có thể là sự lựa chọn tuyệt vời giúp nhà quản trị theo dõi quy trình thực hiện công việc. Gợi ý bạn tham khảo Phần mềm quản lý công việc dự án Fastwork phù hợp với đội nhóm, doanh nghiệp.
Doanh nghiệp dễ dàng ứng phó với những vấn đề đột xuất xảy ra
Nhờ vào việc giám sát quy trình làm việc mọi lúc, mọi nơi nhà quản lý có thể dễ dàng nhận ra các vấn đề hay các sai lầm trong quá trình thực hiện dự án. Từ đó có phương án điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời nhằm hạn chế các tổn thất và sai phạm nghiêm trọng. Triển khai dự án theo đúng tiến độ và không có sai sót xảy ra giúp năng cao tỷ lệ thành công và giúp doanh nghiệp nhận được các đánh giá tích cực từ đối tác của mình.
Tăng 200% năng suất làm việc đội ngũ nhân viên
Chẳng hạn như công việc của một Content Marketing: hàng ngày viết bài phải tìm chủ đề, tìm nội dùng tham khảo, viết đến đâu tìm tài liệu đến đó dẫn đến việc mất tập trung ý tưởng đang muốn viết. Theo thông tin từ các nhà nghiên cứu: não bộ người bình thường chỉ có khả năng tập trung tối đa trong vào 90 phút.
Do đó, vị trí content cần có một quy trình làm việc khoa học thay vì làm việc kiểu đến đâu nghĩ đến đó.
Ví dụ về một quy trình làm việc đội ngũ content chuyên nghiệp:
Cuối tháng:
- Lên danh sách nội dung, chủ đề sẽ viết dựa trên bộ từ khóa
- Tìm nội dung tham khảo từ các trang tin nước ngoài, tài liệu, ebook,…
- Phân chia thời gian thực hiện các bài cụ thể
Đầu tháng:
- Tiến hành viết bài và đăng bài theo đúng thời gian và nội dung để dự kiến
Với một quy trình làm việc khoa học như vậy nhân viên content có thể tập trung 100% thời gian và sự tập trung của mình để sáng tạo các nội dung chất lượng trong thời gian nhanh nhất.
Trên đây là toàn bộ nội dung về Quy trình làm việc là gì và những lợi ích tuyệt vời mà quy trình làm việc khoa học mang lại. Tuy nhiên, ở thời đại cách mạng công nghệ như hiện nay việc xây dựng và duy trì lâu dài một quy trình làm việc cần có sự góp mặt của người bạn công nghệ phần mềm quản lý công việc. Do đó Fastwork khuyên các doanh nghiệp vừa và nhỏ SME cần nhanh chóng áp dụng ngay phần mềm quản trị công việc để đạt được những hiệu quả ngoài mong đợi trong tương lai.
Cải tiến quy trình làm việc với 9 phương pháp cơ bản nhưng hữu ích
Theo thống kê, mỗi ngày nhân viên tường mất ⅜ giờ làm việc cho các công việc cá nhân hoặc không cần thiết tại văn phòng. Như vậy, trong 1 tuần, doanh nghiệp chi trả cho 15 giờ lãng phí/ nhân viên. Để tối ưu thời gian làm việc các doanh nghiệp cần đến các giải pháp cải tiến quy trình làm việc thông minh. 9 cải tiến hữu ích sau đây sẽ giúp tăng năng suất nhân viên, tăng hiệu suất xử lý công việc cho các doanh nghiệp.
- Đánh giá quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp
- Cải tiến quy trình làm việc bằng cách sắp xếp công việc dựa trên tầm quan trọng
- Đào tạo nhân viên thực hiện quy trình chuẩn hóa
- Tổ chức quy trình làm việc hiệu quả
- Giao nhiệm vụ, thời gian thực hiện cụ thể, rõ ràng
- Cắt giảm các hoạt động gián đoạn không cần thiết
- Tối ưu hóa giao tiếp
- Sử dụng nguồn ngân sách phù hợp
- Tự động hóa quy trình
Đọc đầy đủ nội dung & hướng dẫn 9 phương pháp cải tiến quy trình làm việc
Bộ quy trình vận hành doanh nghiệp: 30+ quy trình mẫu
- 90% doanh nghiệp là SME KHÔNG CÓ hoặc CHƯA CHUẨN HÓA quy trình vận hành.
- 10% doanh nghiệp lớn thì QUÁ NHIỀU QUY TRÌNH gây cản trở hiệu suất do không được đo lường & tối ưu
Gợi ý doanh nghiệp tham khảo 30 quy trình mẫu kèm giải pháp số hóa và quản lý quy trình làm việc được 3500 doanh nghiệp SMEs triển khai
Bộ ứng dụng Thiết lập, quản lý công việc và dự án toàn diện thống nhất theo quy trình, dữ liệu tập trung. Tìm hiểu FastWork Work+:
- Quản lý công việc cá nhân và phòng ban
- Quản lý dự án và nhóm làm việc
- Quản lý quy trình và luồng công việc
- Quản lý công việc hiện trường
FastWork tự hào được hơn 3500 doanh nghiệp ở các lĩnh vực Xây dựng – Bất động Sản- Agency – Truyền thông- Giáo dục – Trung tâm Ngoại Ngữ – Phân phối, Bán lẻ- Chính phủ- Tài chính Ngân hàng- Bệnh viện – Spa – Y tế – Chuỗi nhà hàng, cửa hàng – Vận tải – Dịch vụ – Bảo vệ -Sản xuất – Logistics… lựa chọn triển khai.
Để nhận thông tin chi tiết về FastWork kèm trải nghiệm DEMO, quý doanh nghiệp vui lòng đăng ký tư vấn theo form dưới đây.
