Quy trình làm việc là gì? Vai trò của quy trình trong việc tăng tỷ lệ thành công của dự án

Quy trình làm việc là gì? Nó có vai trò như thế nào đối với sự thành công của dự án cũng như hiệu suất làm việc của doanh nghiệp? Đây là những vấn đề mà bất cứ nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Bài viết hôm nay, Fastwork cung cấp kiến thức về một quy trình làm việc hiệu quả có thể giúp gì cho doanh nghiệp?

Quy trình làm việc là gì?

 Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là gì – Quy trình làm việc là một chuỗi các hoạt động cần được triển khai theo thứ tự ưu tiên để đạt được một mục tiêu nhất định. 

Quy trình làm việc có thể linh động theo theo từng giai đoạn, từng nhiệm vụ hoặc dự án, công việc mới nhằm tối ưu hóa kết quả đạt được. 

Dựa vào 2 yếu tố chức năng nhiệm vụ công việc mà quy trình được chia thành 4 nhóm: 

  • Quy trình quản lý khách hàng
  • Quản lý vận hành doanh nghiệp
  • Quản lý đổi mới
  • Quy trình xã hội/điều tiết cơ quan quản lý nhà nước

Đây là giải pháp tốt nhất để thực hiện một chuỗi công việc một cách khoa học, bài bản nhằm hướng về một mục đích chính yếu trong doanh nghiệp. 

Quy trình làm việc  hiệu quả cần xác định những vấn đề sau: mục tiêu cần đạt được, danh sách công việc cần làm, những công việc ưu tiên, người thực hiện từng giai đoạn, thời gian thực hiện, phương thức thực hiện công việc. 

Thực hiện công việc theo một quy trình khoa học là cách tốt nhất nhà quản trị đảm bảo kết quả công việc, năng suất thực hiện, tiến độ triển khai theo đúng kế hoạch.

Theo chia sẻ từ chuyên gia: “ 85% vấn đề thường gặp trong doanh nghiệp xuất phát từ các yếu tố nội bộ mà cơ bản đến từ việc đội nhóm của bạn thực hiện công việc không theo trình tự bài bản”

Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn trên thế giới đã khẳng định rằng: “một quy trình làm việc hiệu quả là cách chúng tôi tăng năng suất làm việc, giảm thời gian chết và tăng sức cạnh tranh trên thị trường nhanh chóng”.

Tầm quan trọng của Quy trình làm việc khoa học trong sự nghiệp chinh phục thị trường của doanh nghiệp

 Vai trò của quy trình làm việc là gì?
Vai trò của quy trình làm việc là gì?

Một doanh nghiệp lớn trên thị trường sẽ luôn sở hữu một quy trình làm việc khoa học. Theo một bài báo của Hoa Kỳ, các doanh nghiệp lớn tại đây bỏ hàng triệu USD để mời các chuyên gia xây dựng bộ quy trình làm việc hiệu quả và phù hợp. 

Điều đó cho thấy tầm quan trọng của một quy trình làm việc bài bản trong một tổ chức. Vậy nó quan trọng như thế nào? Hãy theo dõi những nội dung dưới đây:

Xác định mục tiêu rõ ràng tránh mất phương hướng thực hiện

Một quy trình làm việc khoa học giúp đội ngũ doanh nghiệp từ nhà quản trị, ban quản lý cấp trung đến đội ngũ nhân viên xác định rõ ràng nhiệm vụ, mục tiêu chung công ty cũng như mục tiêu cá nhân. Điều đó giúp doanh nghiệp không bị mất phương hướng trong quá trình triển khai.

Đảm bảo 100% nội dung công việc được xác định rõ ràng trước khi tiến hành

Danh sách nội dung cần thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra chính là điều quan trọng nhất doanh nghiệp cần thực hiện để xây dựng một quy trình làm việc khoa học. Ví dụ như phòng Marketing, đội ngũ quản lý cần xác định trình tự công việc phòng ban: quảng cáo, truyền thông, SEO, thiết kế, video,… để 100% đội ngũ nhân viên nắm được khối lượng công việc cần triển khai trong thời gian cụ thể.

Phân chia công việc khoa học

Thông qua việc xác định chính xác và đầy đủ khối lượng công việc cần thực hiện trong tháng/quý/năm. Đội ngũ quản trị sẽ dễ dàng phân bổ công việc cho từng cá nhân, đội nhóm, phòng ban thực hiện đồng thời từ những nội dung đó dễ dàng đánh giá kết quả thực hiện từ phía nhân viên.

 Phân chia công việc khoa học đảm bảo dự án được diễn ra suôn sẻ
Phân chia công việc khoa học đảm bảo dự án được diễn ra suôn sẻ

Giám sát tiến độ hoàn thành công việc khoa học

Tiến độ và kết quả thực hiện là hai chỉ tiêu đánh giá quy trình làm việc của đội nhóm đó có hiệu quả hay không. Tuy nhiên đã dự án diễn ra đúng tiến độ cần sự can thiệp một quy trình làm việc bài bản giúp doanh nghiệp luôn kiểm soát chính xác tiến độ hoàn thành công việc của đội ngũ nhân viên.

Một phần mềm quản lý công việc dự án có thể là sự lựa chọn tuyệt vời giúp nhà quản trị theo dõi quy trình thực hiện công việc. 

>>> Tham khảo: Phần mềm quản lý công việc dự án Fastwork

Doanh nghiệp dễ dàng ứng phó với những vấn đề đột xuất xảy ra

Nhờ vào việc giám sát quy trình làm việc mọi lúc, mọi nơi nhà quản lý có thể dễ dàng nhận ra các vấn đề hay các sai lầm trong quá trình thực hiện dự án. Từ đó có phương án điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời nhằm hạn chế các tổn thất và sai phạm nghiêm trọng. Triển khai dự án theo đúng tiến độ và không có sai sót xảy ra giúp năng cao tỷ lệ thành công và giúp doanh nghiệp nhận được các đánh giá tích cực từ đối tác của mình. 

Tăng 200% năng suất làm việc đội ngũ nhân viên

 Tăng 200% năng suất làm việc đội ngũ nhân viên
Tăng 200% năng suất làm việc đội ngũ nhân viên

Chẳng hạn như công việc của một Content Marketing: hàng ngày viết bài phải tìm chủ đề, tìm nội dùng tham khảo, viết đến đâu tìm tài liệu đến đó dẫn đến việc mất tập trung ý tưởng đang muốn viết. Theo thông tin từ các nhà nghiên cứu: não bộ người bình thường chỉ có khả năng tập trung tối đa trong vào 90 phút.

Do đó, vị trí content cần có một quy trình làm việc khoa học thay vì làm việc kiểu đến đâu nghĩ đến đó. 

Ví dụ về một quy trình làm việc đội ngũ content chuyên nghiệp:
Cuối tháng: 

Lên danh sách nội dung, chủ đề sẽ viết dựa trên bộ từ khóa

Tìm nội dung tham khảo từ các trang tin nước ngoài, tài liệu, ebook,…

Phân chia thời gian thực hiện các bài cụ thể

Đầu tháng:

Tiến hành viết bài và đăng bài theo đúng thời gian và nội dung để dự kiến

Với một quy trình làm việc khoa học như vậy nhân viên content có thể tập trung 100% thời gian và sự tập trung của mình để sáng tạo các nội dung chất lượng trong thời gian nhanh nhất.

Trên đây là toàn bộ nội dung về Quy trình làm việc là gì và những lợi ích tuyệt vời mà quy trình làm việc khoa học mang lại. Tuy nhiên, ở thời đại cách mạng công nghệ như hiện nay việc xây dựng và duy trì lâu dài một quy trình làm việc cần có sự góp mặt của người bạn công nghệ phần mềm quản lý công việc. Do đó Fastwork khuyên các doanh nghiệp vừa và nhỏ SME cần nhanh chóng áp dụng ngay phần mềm quản trị công việc để đạt được những hiệu quả ngoài mong đợi trong tương lai.

>>> Xem ngay: Phần mềm quản lý công việc dự án Fastwork – đơn vị tiên phong trong công nghệ kỷ nguyên số


Leave a Reply