Các SME có xu hướng cắt giảm chi phí quản lý dự án bằng cách vắt kiệt giá trị từ các nguồn lực của họ (tức là nhân viên), kết quả nhân viên làm việc quá sức lại gây ra cho doanh nghiệp khá nhiều ảnh hưởng tiêu cực.
Vậy làm thế nào để các SME có thể giảm chi phí hoạt động mà không ảnh hưởng đến chất lượng dự án? Hãy tham khảo 3 mẹo quản lý dự án dưới đây!
Mục lục nội dung:
# 1: Quản lý dự án thuê ngoài
Để một dự án thành công, các Project Managers cần lập kế hoạch chính xác về ngân sách, phạm vi và thời gian dành cho các dự án – thường được gọi là “ba hạn chế của quản lý dự án”.
Tuy nhiên, để đảm bảo đáp ứng cả 3 yêu cầu này gần như là điều không thể. Nếu doanh nghiệp phân bổ nguồn ngân sách eo hẹp với những yêu cầu nghiêm ngặt về quy trình thực hiện, chất lượng dự án đương nhiên sẽ giảm xuống.
Giới chuyên gia cho rằng lựa chọn phù hợp nhất lúc này là thuê ngoài quản lý dự án.
Một ví dụ cụ thể về một đại lý cung cấp các thiết bị hỗ trợ giải quyết thách thức kinh doanh của mình bằng cách thuê ngoài các dự án tiếp thị kỹ thuật số của họ.
Vấn đề: Trang web chính thức của công ty hoạt động kém hiệu quả, không thể thúc đẩy doanh thu. Họ muốn cải thiện thiết kế của trang web, thêm chức năng mới và quảng bá nó tốt hơn.
Giải pháp: Họ thuê ngoài các Agency thiết kế lại và quảng bá trang web của họ cho một đại lý tiếp thị kỹ thuật số. Điều này bao gồm các dịch vụ, chẳng hạn như:
- Sáng tạo nội dung, bao gồm các bài đăng trên blog và thông cáo báo chí
- Phát triển website với đầy đủ các danh mục sản phẩm
- Tối ưu hóa trang web để tăng thứ tự xếp hạng trên các công cụ tìm kiếm
- Truyền thông đa kênh
Kết quả: Số lượng khách hàng tại các cơ sở tăng lên gấp 3, trang web bắt đầu xếp hạng trên các công cụ tìm kiếm và tỉ lệ chuyển đổi được cải thiện.
Mặc dù thuê ngoài không phải là lựa chọn phù hợp với tất cả các doanh nghiệp, nhưng rõ ràng những lợi ích nó mang lại đáng để nhà quản lý dự án cân nhắc:
- Tiết kiệm chi phí: Cắt giảm chi phí quản lý dự án bằng cách giảm thiểu chi phí đầu tư cho việc thuê nhân công, chi trả tiền văn phòng, trợ cấp ăn uống đi lại, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội,….
- Hoàn thành dự án nhanh hơn: Có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thuê ngoài cạnh tranh với nhau nên khi bạn trả tiền cho họ, bằng mọi giá họ sẽ hoàn thành dự án đúng như deadline và chất lượng bạn yêu cầu.
- Có những nhân tài phù hợp nhất: Những agency chuyên môn sẽ sở hữu những nhân sự tốt nhất cho công việc đó. Đương nhiên, hiệu quả sẽ tăng lên mà mức chi phí đầu tư lại được cắt giảm đáng kể.
Xem thêm: Phần mềm quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ được hơn 3500 SMEs lựa chọn
# 2: Sử dụng phần mềm Quản lý Dự án
Trong một báo cáo Tư vấn phần mềm, tổng cộng 60% doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn đang sử dụng các phương pháp thủ công, hoặc không có công cụ nào để quản lý dự án.
Một trong những lý do lớn nhất khiến các doanh nghiệp bỏ qua các phần mềm quản lý dự án vì họ rằng đầu tư công nghệ là đầu tư tốn kém và chẳng mang lại nhiều lợi ích. Họ chỉ nhìn vào khoản chi trả trước mắt mà không cân nhắc lợi ích về lâu về dài.
Dưới đây là cách Công ty Cổ phần Kỹ thuật và Xây dựng Gia Phú (GPcons) ứng dụng phần mềm Quản lý dự án FastWork Project nhằm giảm thiểu tối đa các tác vụ thủ công lặp lại và sự can thiệp của con người, chuẩn hóa quy trình làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ.
Vấn đề: Đặc thù sở hữu số lượng lớn nhân viên làm việc tại các công trình, Gia Phú gặp khó khăn trong việc kết nối, chia sẻ tình trạng công việc giữa bộ phận văn phòng và đội ngũ công nhân, kỹ sư dự án. Hình thức giao việc qua cuộc họp giao ban mỗi sáng hoặc qua các công cụ chat Zalo, Facebook sau đó nhận báo cáo giấy vào mỗi cuối ngày không thể đáp ứng nhu cầu cập nhật real-time.
Giải pháp: Sử dụng phần mềm FastWork quản lý tập trung và trực tuyến trên 1 giao diện duy nhất nhằm
- Kiểm soát 24/24 tiến độ thực hiện dự án, tình trạng vật tư, thiết bị
- Quản lý báo cáo chi tiết từng hạng mục theo thời gian thực
- Khai báo, thống kê các khoản thu – khoản chi trong dự án
- Cảnh báo tình trạng sức khỏe dự án: tiến độ thực tế so với kế hoạch
Kết quả: Phần mềm giúp lãnh đạo Gia Phú ngồi tại văn phòng vẫn có thể theo sát tiến độ dự án, quản lý chặt chẽ việc triển khai công việc của đội ngũ nhân viên công trình mà không cần xuống trực tiếp công trình. Các quy trình làm việc phối hợp giữa các bộ phận được chuẩn hóa. Mọi vấn đề từ giao việc, phân công người phụ trách, giám sát tiến độ đến cập nhật báo cáo kết quả công việc đều được thực hiện trực tuyến, tập trung trên 1 phần mềm. Cắt giảm chi phí quản lý dự án, nguồn lực và hiệu quả hơn rất nhiều so với hình thức làm việc cũ.
Xem thêm: Giải pháp quản lý công việc, thu chi dự án và kiểm soát tiến độ chặt chẽ
Lợi ích cốt lõi phần mềm quản lý dự án mang lại cho doanh nghiệp:
- Tự động hóa và chuẩn hóa các quy trình: Phần mềm cải thiện hiệu suất nhân sự bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công lặp hoặc các khía cạnh khác của dự án như quản lý tài liệu, báo cáo. Thay vì trao đổi qua các công cụ chat hoặc bảng tính Excel, phần mềm hỗ trợ phân loại chi tiết tài liệu, lưu trữ tập trung các báo cáo giúp tìm kiếm nhanh chóng khi cần.
- Sử dụng các nguồn lực một cách tối ưu: Hầu hết các công cụ quản lý dự án đều đi kèm với báo cáo dưới dạng biểu đồ trực quan, giúp nhà quản lý nắm bắt được ai đang nhiều việc, ai đang trống lịch để có sự phân bổ phù hợp.
- Đảm bảo deadline: Phần mềm cung cấp bức tranh tổng thể về sức khỏe dự án cho phép các Project Manager theo dõi chi tiết các nhiệm vụ, xác định các nút thắt tiềm ẩn đảm bảo dự án chạy trơn tru, đúng thời hạn.
Tìm đọc thêm: Project Cost Management (PCM) là gì? Toàn bộ về quản lý chi phí dự án bạn cần biết
# 3: Chuyển đổi sang mô hình Agile
Agile được định nghĩa là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, được ứng dụng trong quy trình phát triển phần mềm với mục tiêu là đưa sản phẩm đến tay người dùng càng nhanh càng tốt.
Một trong những lý do Agile trở thành phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất vì nó coi trọng tính tiết kiệm, cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ đạt được nhiều lợi ích với chi phí ít hơn.
1 case study cụ thể về việc triển khai áp dụng mô hình Agile vào quản lý dự án trong doanh nghiệp quy mô nhỏ.
Vấn đề: 1 tổ chức phi lợi nhuận nhỏ đang chuẩn bị cho một đợt gây quỹ lớn sáu tháng trước ngày diễn ra sự kiện. Cho đến sáu tuần trước sự kiện, không có gì được hoàn tất ngoại trừ việc đảm bảo cơ sở vật chất và chốt danh sách diễn giả khách mời. Hiệu suất dự án thấp dẫn đến việc vé bán ra trước sự kiện được ghi nhận thấp ở mức kỷ lục.
Giải pháp: Quản lý dự án đã quyết định áp dụng một quy trình linh hoạt đơn giản nhưng chặt chẽ, bao gồm các bước sau:
- Điểm tiếp xúc hàng ngày trong 30 phút trên điện thoại: Tại cuộc họp Scrum hàng ngày, toàn bộ dữ liệu dự án sẽ được cập nhật công khai giúp các thành viên năm bắt được chính xác tiến độ dự án đang ở đâu?
- Thiết lập cấu trúc phân chia công việc (WBS): Kiểm tra thường xuyên các mục tiêu của dự án nhằm xác định giai đoạn nào đang tắc nghẽn và kìm hãm họ để có giải pháp xử lý kịp thời.
- Kiểm tra kế hoạch cho ngày hôm sau hoặc giai đoạn cố định: Một phân tích đơn giản để nắm bắt tiến độ thực hiện công việc là kiểm tra các mục tiêu của ngày hôm sau. Bạn sẽ kiểm soát được tất cả rủi ro để sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho từng nhiệm vụ nhằm đạt được kết quả tốt nhất.
Kết quả: Hiệu suất của nhóm tăng lên ngay lập tức. Ngoài hoàn thành mục tiêu số lượng vé bán ra, họ còn thu hút được hàng chục nhà tài trợ cho sự kiện của mình.
Mô hình Agile cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong phạm vi nguồn lực của họ và thích ứng với những rủi ro có thể xảy ra.
- Thực hiện thay đổi dễ dàng, loại bỏ rủi ro: Bởi vì dự án được chia thành các phần nhỏ, riêng biệt, không phụ thuộc lẫn nhau, nên những thay đổi được thực hiện rất dễ dàng, ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án.
- Cải tiến liên tục: Việc kiểm tra thường xuyên tình trạng, sức khỏe dự án sẽ giúp các nhà quản lý nắm bắt được tổng quan tình hình để có những cải tiến liên tục, phù hợp, đảm bảo hiệu quả đạt được đúng như kỳ vọng.
Trên đây là 3 tips cắt giảm chi phí quản lý dự án được tổng hợp từ chính những Case Study thực tế. Bạn có thể cân nhắc để lựa chọn ra giải pháp phù hợp nhất với đặc điểm và nhu cầu doanh nghiệp mình.
- Tìm đọc thêm: 5 tips quản lý chi phí dự án hiệu quả cho nhà lãnh đạo
Thông thường, tùy lĩnh vực doanh nghiệp mà dự án triển khai sẽ có những nét đặc thù riêng và độ phức tạp khác nhau. Đòi hỏi các nhà quản lý cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa các bên cung cấp phần mềm khác nhau. Ví dụ, với các dự án thầu xây dựng quy mô lớn, phần mềm quốc tế Microsoft Project chính xác là lựa chọn top đầu, tất nhiên chi phí sử dụng có thể khá lớn so với tiềm lực tài chính của đại đa số doanh nghiệp SME Việt Nam.
Lựa chọn tối ưu hơn cho bạn là gì? Phần mềm FastWork Project tổ chức công việc theo mô hình WBS (Work Breakdown Structure) cho phép phân rã dự án tới cấp độ đầu việc nhỏ nhất. Toàn bộ thông tin khác như nguồn lực và tài chính đều được cập nhật công khai. Tương tự như Microsoft Project, bên cạnh quản lý tiến độ dự án, FastWork Project hỗ trợ quản lý cả thu chi dự án (ghi chép các khoản thu chi, đính kèm biểu mẫu đề xuất, cho phép nhân viên tạo và nhà quản lý duyệt online thay vì trình ký giấy như cũ). Tất nhiên, bạn có thể tạo và quản lý mọi dự án khác như: launching sản phẩm mới, event tri ân khách hàng hay các dự án sản xuất có độ phức tạp cao hơn trên phần mềm.
Nếu công ty bạn chuyên lĩnh vực sản xuất, bạn cũng có thể tham khảo thêm hệ thống tự động hóa quy trình FastWork Workflow để số hóa các quy trình ISO và kiểm soát việc nhân viên thực hiện công việc theo đúng quy trình chuẩn ISO trong thực tế. Việc số hóa các quy trình cũng giúp doanh nghiệp cắt bỏ đáng kể các tác vụ thủ công gây chậm tốc độ xử lý công việc của nhân viên.
Để nhận tư vấn phần mềm Quản lý dự án & quy trình theo lĩnh vực đặc thù, bạn vui lòng điền thông tin tại Form đăng ký dưới đây hoặc liên hệ qua Hotline 0983 08 97 15 để được đội ngũ chuyên viên FastWork tư vấn nhanh chóng nhất.
