Không chỉ ứng dụng FastWork (SmartWorker) trong quản lý đội ngũ nhân viên làm việc ngoài văn phòng, Trung Mỹ đã tận dụng phần mềm để tối ưu năng suất lao động và tăng hiệu quả công việc của toàn bộ nhân viên trong công ty, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.
Trung Mỹ với thách thức quản lý nhân viên kinh doanh và nhân viên kỹ thuật
Công ty TNHH Thiết bị Y học Công nghệ Trung Mỹ (Trung Mỹ) là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối máy thẩm mỹ y tế công nghệ cao của Mỹ, Israel hay khối EU, Hàn Quốc. Với 8 năm kinh nghiệm phân phối đến các bệnh viện, viện thẩm mỹ… trên toàn quốc, hiện Trung Mỹ đang là nhà phân phối độc quyền duy nhất tại Việt Nam của nhiều hãng như: DekaLaser, Sharplight, Nora, Bode, Classys, Medsun…
Với đặc thù kinh doanh trong lĩnh vực phân phối thiết bị y tế, thẩm mỹ, Trung Mỹ có đội ngũ nhân viên kinh doanh hàng ngày phải đến các cơ sở thẩm mỹ, y tế (bệnh viện, Spa, viện thẩm mỹ,..) để tiếp cận, giới thiệu, bán sản phẩm cho khách hàng hoặc chăm sóc khách hàng . Đồng thời, bộ phận kỹ thuật của công ty định kỳ hoặc đột xuất phải tới khách hàng để thực hiện công việc kiểm tra, bảo hành, bảo trì máy móc.
Việc quản lý sát sao các hoạt động của hai bộ phận này là rất cần thiết với Trung Mỹ, bởi đây chính là hai bộ phận trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Vì vậy, uy tín và sự phát triển của Trung Mỹ có được giữ vững hay không, phần lớn tùy thuộc vào thái độ cũng như sự tận tâm, trách nhiệm với công việc của hai đội ngũ này. Tuy nhiên, với đặc thù công việc hay phải di chuyển thường xuyên giữa các khách hàng và nhiệm vụ chủ yếu được thực hiện tại địa điểm của khách hàng, nên việc quản lý bộ phận kinh doanh và kỹ thuật không hề dễ dàng:
– Với đội ngũ nhân viên kinh doanh:
Có đến viếng thăm khách hàng không? Giờ vào/ra khỏi khách hàng thế nào? Tư vấn cho khách hàng trong bao lâu hay chỉ đến rồi về?
Nhu cầu và phản hồi của khách hàng với các sản phẩm như thế nào?
Kết quả làm việc tại khách hàng ra sao?
– Với đội ngũ nhân viên kỹ thuật:
Có đến kiểm tra, bảo trì và sửa chữa cho khách hàng không? Giờ đến/rời khỏi khách hàng như thế nào?
Thiết bị, máy móc tại khách hàng xảy ra sự cố gì? Có cần hỗ trợ xử lý hoặc cung cấp thiết bị để sửa chữa hay không?
Khách hàng vận hành, sử dụng thiết bị, máy móc như thế nào?
Các câu hỏi nêu trên phải được trả lời một cách tường minh, chính xác và kịp thời để đội ngũ quản lý và lãnh đạo của Trung Mỹ có các quyết định kịp thời trong điều hành hàng ngày cũng như để có các điều chỉnh cần thiết trong kế hoạch, chiến lược kinh doanh của mình. Đã từng tìm hiểu nhiều giải pháp khác nhau nhưng Trung Mỹ chưa tìm thấy giải pháp nào hiệu quả để có thể giải quyết được các vấn đề nêu trên đặc biệt là đáp ứng các yêu cầu đặc thù của Trung Mỹ: hầu như các công việc đều được thực hiện tại điạ điểm khách hàng chứ không phải tại văn phòng công ty
FastWork hỗ trợ Trung Mỹ nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp
Không chỉ giải quyết những vấn đề trong quản lý đội ngũ kinh doanh và kỹ thuật làm việc ngoài văn phòng, FastWork còn cung cấp cho Trung Mỹ nhiều giải pháp như: hỗ trợ thu thập thông tin khách hàng, báo cáo công việc tức thời,… Nhờ vậy, Trung Mỹ nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng sự hài lòng của khách hàng thông qua các quyết định, chỉ đạo, điều hành kịp thời.
Với FastWork lãnh đạo Trung Mỹ có thể giám sát tình hình hoạt động toàn bộ nhân sự của công ty thông qua điện thoại di động một cách dễ dàng:
Quản lý nhân sự: Quản lý thông tin về nhân sự, chấm công toàn bộ nhân viên của công ty; quản lý thời gian vào/ra khách hàng của đội ngũ nhân viên kinh doanh và nhân viên kỹ thuật; duyệt đơn xin nghỉ phép, làm thêm giờ, đi muộn/về sớm của nhân viên; gửi thông báo của công ty tới từng nhân viên.
Quản lý công việc: Lập kế hoạch và giao việc cho từng nhân viên; nhận báo cáo kết quả công việc; nhận và trao đổi thông tin khi đội ngũ kinh doanh gặp sự cố hoặc đội ngũ kỹ thuật gặp vấn đề khi sửa chữa, bảo trì thiết bị, máy móc tại khách hàng.
Quản lý khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng; phân loại khách hàng; tìm hiểu nhu cầu và phản hồi của khách hàng.
Đặc biệt, Trung Mỹ sử dụng FastWork rất linh hoạt, như: tính năng biểu mẫu thu thập thông tin của phần mềm không chỉ dùng cho việc thu thập ý kiến và phản hồi về chất lượng sản phẩm của khách hàng, mà còn sử dụng để báo cáo công việc cho các bộ phận.
Giờ đây, đội ngũ nhân viên của Trung Mỹ cũng sử dụng FastWork như một công cụ thiết yếu cho công việc hàng ngày:
- Thực hiện chấm công ngay trên điện thoại di động mà không cần tới văn phòng công ty, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, đến ngay khách hàng để thực hiện công việc
- Nộp đơn xin nghỉ phép, làm thêm giờ, đi muộn/về sớm ngay trên điện thoại di động
- Nhận công việc và báo cáo kết quả thực hiện ngay trên phần mềm
Đối với bộ phận kinh doanh, ngoài các hoạt động trên còn :
- Check in/check out khi gặp khách hàng để ghi nhận thời gian viếng thăm và làm việc với khách hàng
- Ghi nhận ý kiến của khách hàng và gửi đồng thời đến nhà quản lý cũng như các bộ phận có liên quan nhanh chóng, dễ dàng
Đối với bộ phận kỹ thuật:
- Check in/Check out khỏi khách hàng, ghi nhận thời gian thực tế cần kiểm tra, sửa chữa cho thiết bị, máy móc tại khách hàng
- Ghi nhận lỗi, sự cố của thiết bị, máy móc tại khách hàng để trao đổi thông tin với nhà quản lý cũng như các bộ phận có liên quan để có thể dự đoán vấn đề và tuổi thọ của thiết bị. Từ đó, dễ dàng hơn trong việc tư vấn thay thế phụ kiện hoặc chuyển cho đội kinh doanh tư vấn chuyển sang thiết bị, máy móc mới phù hợp hơn.
Ông Bùi Mạnh Hùng – Giám đốc điều hành của Trung Mỹ, cho biết phần mềm hoạt động ổn định và đội hỗ trợ kỹ thuật của SmartWorker rất nhiệt tình, sẵn sàng hỗ trợ và đáp ứng yêu cầu của Trung Mỹ nhanh chóng. Ông hài lòng với những lợi ích phần mềm mang lại:
- Giúp quản lý nhân viên hiệu quả, tối ưu năng suất công việc, tránh gian lận giờ công.
- Lập kế hoạch và giao việc cụ thể, nhanh chóng tới từng bộ phận, nhân viên ngay trên thiết bị di động, giảm được quy trình thủ công, tiết kiệm thời gian và quản lý nhân sự một cách hiệu quả.
- Ghi nhận và báo cáo yêu cầu của khách hàng hoặc các sự cố của thiết bị, máy móc tại khách hàng, giúp nhà quản lý cùng các bộ phận có liên quan nhanh chóng hỗ trợ xử lý. Sự phối hợp giữa các bộ phận nhịp nhàng và có hiệu quả hơn.
- Lưu trữ đầy đủ ngày công của nhân viên, thời gian vào/ra khách hàng, kế hoạch và báo cáo công việc, yêu cầu và phản hồi của khách hàng, sự cố của thiết bị máy móc. Dễ dàng kết xuất dữ liệu, thuận lợi trong truy cứu thông tin khi cần.
- Câu chuyện khách hàng FastWork: Hành trình số hóa của 3500 doanh nghiệp
- Dành cho Nhà Quản lý: 1001 kiến thức Quản trị kinh doanh/bán hàng, Quản trị dự án/công việc, Quản trị nhân sự
