Văn phòng không giấy – Tiết kiệm chi phí vận hành khổng lồ trong doanh nghiệp Việt

By 12 Tháng Một, 2021Tháng Ba 15th, 2021Chuyển đổi số, Sản phẩm & Giải pháp

Mục đích cuối cùng các nhà lãnh đạo hướng tới trong quá trình vận hành doanh nghiệp đó là hợp lý hóa hoạt động, tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu thời gian làm việc nhân sự. Nhận thấy mô hình hoạt động hiện tại nặng về mặt giấy tờ tồn tại quá nhiều bất cập cũng là lúc các chủ doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang mô hình văn phòng không giấy, đảm bảo lợi ích ngắn hạn và dài hạn cho toàn thể công ty. 

Văn phòng không giấy là gì? Tại sao văn phòng không giấy được khuyến khích áp dụng?

Trong một nghiên cứu gần đây, mỗi nhân viên mất đến 2h để tìm kiếm các loại giấy tờ, tài liệu mỗi ngày. Các nhà quản lý có thể mất trung bình 1000 giờ mỗi năm để tìm kiếm thông tin thất lạc. Tiền lương chi trả cho nhân viên phụ trách kiểm kê, lưu trữ hồ sơ dạng giấy lên đến 480 tỷ USD mỗi năm. Đó là lý do, một trong những cách tiết kiệm chi phí vận hành hiệu quả nhất mà vẫn đảm bảo hiệu suất nhân sự được khuyến khích áp dụng đó là chuyển đổi sang mô hình văn phòng không giấy.

van-phong-nang-ve-mat-giay-to-ton-kem-chi-phi
Phương thức quản lý nặng về mặt giấy tờ tốn kém chi phí, nguồn lực

Văn phòng không giấy hay văn phòng điện tử hiểu một cách đơn giản là, ở mô hình văn phòng này, các văn bản được in bằng giấy đã được thay thế bằng máy tính, phần mềm công nghệ  giao dịch và các công cụ giao tiếp qua internet.

Có thể bạn quan tâm: Tìm hiểu phần mềm quản lý văn bản, công văn đi đến – FastWork Dispatch

Tại sao thuật ngữ E-office (văn phòng số) đang trở nên rất phổ biến gần đây và được khuyến khích áp dụng trong doanh nghiệp? 

Thủ tục giấy tờ là chi phí tốn kém nhất trong bất kỳ tổ chức nào vì nó được sử dụng hàng ngày. Không chỉ các khoản tiền mua giấy tờ, mực in, máy in, không gian, thiết bị lưu trữ, thời gian tìm kiếm thông tin từ các văn bản giấy cũng là vấn đề đau đầu của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất nhân sự.

Văn phòng không giấy sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây và quản lý tài liệu điện tử thay thế cho tài liệu bản cứng và không gian lưu trữ hồ sơ. Tính bảo mật dữ liệu thậm chí còn tốt hơn so với việc lưu trữ tài liệu cứng.

van-phong-khong-giay
Văn phòng số sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây với nhiều tiện ích

Tài liệu online sẽ được phân quyền truy cập đến từng người có liên quan, quyền hạn truy cập cũng được giới hạn theo quyền xử lý tài liệu như: quyền xem, quyền chỉnh sửa, quyền tạo, quyền duyệt… Bằng việc số hóa dữ liệu và quản lý trên môi trường số, việc tìm kiếm cũng diễn ra nhanh và thuận tiện hơn. 

Mô hình văn phòng số được khuyến khích áp dụng bởi tính realtime về mặt thông tin. Đồng thời giảm thiểu chi phí in ấn, giấy tờ, và tối ưu thời gian làm việc cho đội ngũ cán bộ nhân viên, tập trung cho những nhiệm vụ quan trọng hơn là soạn thảo, chỉnh sửa hay tìm kiếm tài liệu.

5 lợi ích của văn phòng không giấy so với văn phòng truyền thống 

#1. Tiết kiệm 90% thời gian lãng phí cho công việc hành chính

Thời gian dành cho việc nộp đơn, sắp xếp và tìm kiếm tài liệu giấy nên được tối ưu để nhân sự tập trung cho những công việc hiệu quả hơn hay những dự án tạo ra doanh thu. Việc số hóa toàn bộ dữ liệu lên phần mềm hỗ trợ nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng chỉ với 1 nút bấm, thay vì chật vật tìm kiếm hàng tập giấy tờ chất đống trong tủ tiêu tốn rất nhiều thời gian.

#2. Tiết kiệm không gian nơi làm việc

Không gian làm việc quyết định tới 60% hiệu suất làm việc của nhân viên. Bạn sẽ ngạc nhiên khi đội ngũ nhân viên làm việc năng suất hơn hẳn nếu công ty nâng cấp văn phòng đẹp, khang trang và hiện đại hơn! 

xay-dung-van-phong-khong-giay
Văn phòng không giấy tiết kiệm không gian làm việc, loại bỏ các tủ lưu trữ tốn diện tích

Concept văn phòng “hành chính”, quá nhiều giấy – tủ kệ – tủ đựng hồ sơ đang dần trở thành “lỗi mốt” trong thời đại ngày nay. 90% nhân viên được hỏi trả lời rằng: họ cảm thấy thiếu tinh thần làm việc, mệt mỏi và không thích thú với văn phòng cũ và giấy chất đồng mọi nơi. Đặc biệt, tại những doanh nghiệp đặc thù cần rất nhiều các thủ tục giấy tờ như ngành tài chính, ngành ngân hàng,… giấy cứ chồng chất lên nhau còn tích tụ nhanh hơn mức bạn có thể sắp xếp và phân loại.

Việc số hóa giấy tờ lên máy chủ hoặc nền tảng điện toán đám mây giúp doanh nghiệp giải phóng tối đa không gian dành cho các tủ đồ, xây dựng một không gian làm việc chuyên nghiệp, khoa học. 

#3. Tiết kiệm chi phí

Rất nhiều loại chi phí từ nhỏ tới lớn mà một doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khi sử dụng mô hình Văn phòng không giấy. FastWork sẽ liệt kê một vài chi phí thường gặp dưới đây: 

  • Chi phí hành chính: Giảm thiểu tối đa chi phí cho giấy tờ, máy in, mực in, bưu phí. 
  • Chi phí văn phòng: không gian văn phòng cho các tệp 
  • Chi phí nhân công
  • Chi phí lãng phí nhân lực
  • Các loại chi phí thất thoát do rủi ro

Các phần mềm chuyển đổi số thông thường đều đáp ứng nhu cầu điện tử hóa thông tin. Toàn bộ quy trình soạn thảo, chỉnh sửa, điều chỉnh văn bản đều thực hiện online tới khi có bản hoàn thiện cuối cùng. Cho tới lúc đó, bạn đã tiết kiệm được lượng lớn giấy tờ sai. Một số phần mềm còn cho phép tích hợp với chữ ký số, cho phép người có thẩm quyền ký online và chấp nhận quyền hợp pháp cho các loại văn bản đó. Như vậy, doanh nghiệp gần như loại bỏ 99% giấy tờ và thời gian lãng phí cho các thao tác hành chính lặp đi lặp lại. 

#4. Dễ dàng chuyển giao thông tin

Phần mềm cho phép đính kèm tài liệu dưới dạng hình ảnh, các tệp định dạng .docx, .pdf,… giúp dễ dàng chuyển giao thông tin giữa các nhân sự thay vì phải lọc tìm văn bản giấy, phân loại, sắp xếp mất thời gian. Phần mềm còn hỗ trợ trao đổi thuận tiện ngay dưới mỗi thông báo, công văn, tài liệu giúp xử lý vấn đề nhanh chóng, minh bạch.

#5. Tăng cường bảo mật

Các tài liệu vật lý rất khó theo dõi – hàng đống giấy có thể bị thất lạc hoặc bị mối mọt hoặc kém chất lượng theo thời gian. Cũng rất khó để kiểm soát việc truy cập, in và sao chép các tệp nhạy cảm. Phần mềm quản lý tài liệu với khả năng bảo mật tuyệt đối có thể giải quyết triệt để vấn đề này. Người quản trị hệ thống có thể thiết lập quyền truy cập chi tiết, quyền này chỉ định quyền ở cấp tài liệu (ví dụ: cài đặt dựa trên loại tài liệu), cấp người dùng (ví dụ: cài đặt dựa trên chức năng công việc của người đó) hoặc cấp hệ thống (ví dụ: bảo mật bao trùm cho tất cả dữ liệu trong hệ thống).

Việc triển khai phần mềm quản lý tài liệu cũng cho phép các tổ chức tận dụng chữ ký điện tử, tạo đường mòn kiểm toán và hơn thế nữa.

Xây dựng văn phòng không giấy với Bộ công cụ văn phòng điện tử FastWork E-office

FastWork cung cấp hệ thống phần mềm toàn diện trên nền điện toán đám mây (SaaS) hỗ trợ doanh nghiệp số hóa văn phòng dễ dàng, nhanh chóng đem lại lợi ích cả về khía cạnh kinh tế lẫn khía cạnh quản trị con người cho các nhà quản trị doanh nghiệp. 

van-phpng-dien-tu-fastwork-eoffice
Bộ công cụ xây dựng văn phòng điện tử FastWork Eoffice

#Xây dựng văn phòng không giấy

Sử dụng công nghệ điện toán đám mây, hệ thống E-office FastWork cho phép điện tử hóa mọi loại thông tin dưới dạng văn bản giấy tờ trong doanh nghiệp. Mọi dữ liệu đều được chuẩn hóa và lưu trữ an toàn, đầy đủ trên cùng một hệ thống, dễ dàng xử lý và tra cứu. Theo đó, bộ phận hành chính nhân sự có thể cắt giảm tới 90% các thao tác thủ công vốn là nguyên nhân gây ra sai sót. Đồng thời, nó cũng giúp ích cho nhân viên tại các doanh nghiệp đẩy nhanh thời gian xử lý công việc, giảm mối lo ngại viết sai đơn, dùng sai mẫu giấy … dẫn tới làm đi làm lại nhiều lần.

FastWork OFFICE bao gồm: 

  • Số hóa hệ thống bảng công, bảng lương
  • Số hóa đơn từ chấm công (nghỉ, vắng mặt, công tác, làm thêm, tăng ca,…)
  • Số hóa tất cả biểu mẫu đề xuất, tờ trình nội bộ
  • Số hóa văn thư, công văn, văn bản đi đến
  • Số hóa thông tin tài sản, trang thiết bị văn phòng
  • Số hóa thông báo, văn bản chỉ đạo điều hành

# Điện tử hóa quy trình nội bộ

Mọi quy trình trở nên rõ ràng và liền mạch: quy trình gồm bao nhiêu giai đoạn, do ai phụ trách, thời hạn hoàn thành, các tiêu chí đánh giá kết quả ở từng giai đoạn,…Không chỉ triệt tiêu sai sót, hệ thống văn phòng điện tử FastWork còn giúp rút ngắn thời gian xử lý một quy trình xét duyệt hành chính thông thường từ vài ngày xuống còn vài phút.

  • Số hóa quy trình thẩm định, phê duyệt đề xuất, tờ trình
  • Số hóa quy trình xử lý, phê duyệt công văn, văn bản đến, đi
  • Số hóa quy trình cấp phát, thu hồi, điều chuyển tài sản, trang thiết bị của doanh nghiệp
  • Số hóa quy trình đăng ký, booking trang thiết bị dùng chung, phòng họp, phương tiện đi lại,…..
  • Số hóa quy trình giải trình và phê duyệt đơn từ chấm công
  • Số hóa quy trình thẩm định, phê duyệt thông báo chỉ đạo, điều hành nội bộ
  • Số hóa cuộc họp (quản lý các cuộc họp, báo cáo và ghi chép cuộc họp, thông tin 2 chiều cho các bên tham gia) 

Tích hợp chung trên một nền tảng duy nhất, FastWork mang đến giải pháp chuyển đổi số dễ dàng – toàn diện cho doanh nghiệp, tự hào là đối tác của hơn 1500 doanh nghiệp Việt với 30.000+ người dùng mỗi ngày.

MỘT SỐ KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU

  • KHỐI NHÀ NƯỚC: Cấp nước thành phố, Điện lực Quảng Ninh, Bệnh viện Trung Ương, THPT Trần Cao Vân – Gia Lai,…
  • KHỐI DOANH NGHIỆP: Vnpost, VPbank, Vietinbank, MetroMart, HONDA, Tập đoàn CMC, Dệt May 10, SEONGON, ACEFIC5, Thịnh Cường, SC Việt Nam…

Quý doanh nghiệp muốn tìm hiểu kỹ hơn về Bộ công cụ xây dựng văn phòng không giấy E-Office, vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc đăng ký ngay tại đây!

Đăng ký tư vấn

 

Leave a Reply