Quy trình quản lý chất lượng dự án là nguyên tắc được áp dụng nhằm đảm bảo kết quả dự án và quá trình cung cấp kết quả dự án đáp ứng được nhu cầu cần thiết của các bên liên quan. Chất lượng dự án được định nghĩa phải phù hợp với mục đích ban đầu đặt ra.
Các yêu cầu về chất lượng được thể hiện bằng các thuật ngữ có thể đo lường được và xác định các tiêu chí chấp nhận trong dự án.
Kế hoạch của quy trình quản lý chất lượng được lập trong giai đoạn bắt đầu dự án và được điều chỉnh trong suốt quá trình triển khai nhằm đưa ra các yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng trở nên rõ ràng.
Doanh nghiệp nên tham khảo: Tải miễn phí Tài liệu PDF Quản lý chất lượng kèm 24 tài liệu đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực.
Đánh giá chất lượng thông qua vòng đời dự án
Quy trình quản lý chất lượng bao gồm 4 thành phần chính là Hoạch định chất lượng, Đảm bảo chất lượng, Kiểm soát chất lượng và Liên tục cải thiện.
1. Hoạch định chất lượng
Việc xác định tiêu chuẩn chất lượng dự án là cần thiết để cung cấp và hướng dẫn cho các bên liên quan về cách thức thực hiện quản lý chất lượng. Các tiêu chuẩn chất lượng dự án được xác định như sau:
- Mục đích của các bên liên quan: Hoạt động này ghi chép lại cụ thể mong đợi của khách hàng về chất lượng dự án. Bao gồm bất kỳ tiêu chuẩn chất lượng bên ngoài nào và sự ưu tiên trong những hạng mục có thể bị ảnh hưởng bởi chất lượng
- Tiêu chí của dự án (được định nghĩa trong kinh doanh): bao gồm các tiêu chí thành công đã xác định. Mục này cần xác định độ dung sai có thể chấp nhận để đạt được mục tiêu đó
- Các tiêu chuẩn được áp dụng: Kế hoạch xây dựng Chất lượng dự án bao gồm cả môi trường bên trong và bên ngoài phải được kết hợp các tiêu chuẩn từ bên ngoài. Các tiêu chuẩn này có thể bao gồm từ các tiêu chuẩn chất lượng riêng của doanh nghiệp đến ISO 9000 hoặc về Quy định sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc
- Các vai trò và trách nhiệm liên quan đến chất lượng: Những vai trò này bao gồm các vai trò như kiểm tra, giám sát và quản lý đảm bảo chất lượng
- Tuân theo quy trình: Quy trình quản lý chất lượng được thiết lập thành văn bản một cách có hệ thống sẽ chi phối các cơ chế đối với sản phẩm thông qua thông số kỹ thuật và quy trình thử nghiệm sản phẩm
- Thực hiện cải tiến liên tục: Điều này bao gồm việc điều chỉnh trong quá trình đánh giá chất lượng không đạt yêu cầu về sản phẩm
- Kỹ thuật đảm bảo dự án: Yếu tố mô tả cách thức đảm bảo được hoàn thiện và phân công ai sẽ là người chịu trách nhiệm. Điều này nhằm xác định các chính sách đánh giá chất lượng và đánh giá quy trình quản lý chất lượng
- Các biện pháp kiểm soát chất lượng: Xác định các biện pháp kiểm soát được áp dụng
- Thiết lập tương tác với các quy trình khác như quản lý cấu hình, kiểm soát thay đổi và cách thức thiết lập các liên kết
2. Đảm bảo chất lượng
Việc đánh giá chất lượng dự án cũng là một công cụ để đảm bảo chất lượng có thể được sử dụng để kiểm soát chất lượng. Cách tiến hành đánh giá chất lượng dự án sẽ được nêu trong Hoạch định chất lượng.
4 mục tiêu tổng thể cần xem xét gồm:
- Đưa ra sự đảm bảo cho thấy dự án đang tiến hành theo kế hoạch, quy trình dự án đã được thống nhất
- Đo lường hiệu quả của kế hoạch, quy trình đã thống nhất
- Rút ra các bài học kinh nghiệm và cải thiện
- Xác định các hạng mục không tuân thủ và cơ hội cải thiện
Đảm bảo chất lượng bao gồm toàn bộ vòng đời của dự án và không tập trung vào bất kỳ giai đoạn cụ thể nào. Điều này đảm bảo rằng các quy trình khác (chủ yếu là hoạch định và kiểm soát chất lượng) được thực hiện đầy đủ và dự án tuân thủ bất kỳ tiêu chuẩn doanh nghiệp nào có liên quan đến dự án.
Hoạt động đảm bảo chất lượng bao gồm việc lập kế hoạch, đánh giá thường xuyên và đánh giá độc lập nhằm xác minh các hoạt động đang thực hiện một cách nhất quán theo các nguyên tắc đã xác định. Điều này nhằm cung cấp niềm tin cho các bên liên quan rằng dự án sẽ đáp ứng các yêu cầu và tiêu chuẩn đã được đề ra.
Tăng 50% hiệu suất công việc: Tham khảo 7 phần mềm quản lý dự án online được chọn lọc
3. Kiểm soát chất lượng
Hoạt động kiểm soát chất lượng bao gồm việc kiểm tra, thử nghiệm và đo lường chất lượng nhằm xác minh các dự án cung cấp phù hợp với các đặc điểm kỹ thuật, phù hợp với mục đích và đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan.
Kiểm soát chất lượng được thực hiện dưới các cuộc kiểm tra và thử nghiệm được triển khai nhằm kiểm tra sản phẩm có đáp ứng các đặc điểm kỹ thuật được đặt ra hay không. Phương pháp kiểm tra chính xác nhất được sử dụng hoàn toàn phụ thuộc vào tính chất kỹ thuật của sản phẩm được phát triển bởi dự án. Các công cụ được sử dụng để hiển thị dữ liệu kiểm tra gồm:
- Biểu đồ tần suất của các biến: Chiều cao của cột biểu đồ cho biết tần suất một kết quả cụ thể xuất hiện và số lượng cột biểu đồ cho biết phạm vi kết quả
- Biểu đồ phân tán: Được sử dụng khi có 2 biến và xem xét mối quan hệ của 2 biến đó
- Biểu đồ điều khiển: Biểu đồ giá trị cho mỗi đầu ra của một quá trình. Biểu đồ này được đặt dung sai cho mỗi giá trị đo được nhằm cho phép nhà quản trị xác định quy trình nằm trong hay ngoài tầm kiểm soát
- Biểu đồ Run: Được vẽ dựa trên số liệu lịch sử của một biến duy nhất. Ví dụ: nếu tiêu chí hiệu suất chính cho một dự án là phương sai giữa thực tế và chi phí, biến này có thể được vẽ biểu đồ theo thời gian để theo dõi sự biến đổi và xác định xu hướng
Các công cụ để tìm ra nguyên nhân và ưu tiên hành động cho các hạng mục:
- Biểu đồ Pareto: Đây là một loại biểu đồ sắp xếp thứ tự thông tin một cách cụ thể. Quy tắc đôi khi được đặt ra 80/20; trong đó 80% là lỗi quan sát được, 20% là do nguyên nhân gốc rễ gây ra. Điều này cho phép các nhà quản lý có thể định hướng giải quyết vấn đề ở tận gốc. (Gợi ý tìm đọc Ứng dụng nguyên tắc 80/20 trong Kinh doanh và Quản trị)
- Biểu đồ Kiểm soát quy trình: Là một loại biểu đồ đồ họa biểu diễn một quy trình thể hiện các hoạt động và các điểm quyết định. Luồng thông tin được sử dụng để chỉ ra các phần khác nhau của hệ thống tương tác. Biểu đồ này có thể giúp nhóm dự án xác định nơi xảy ra các vấn đề về chất lượng hoặc thiết kế lại quy trình quản lý chất lượng để giải quyết vấn đề
- Nguyên nhân và hậu quả: Đây là một kỹ thuật đồ họa giúp phát triển và tìm ra một số nguyên nhân nhất định dẫn đến hậu quả. Hoạt động này cũng dùng để xác định cách kiểm soát và quy trình quản lý dự án thông qua sự thay đổi và quản lý cấu hình.
>>> Xem thêm 20 Quy trình mẫu Quản lý công việc, dự án (theo ngành)
4. Liên tục cải thiện
Luôn có các cơ hội để cải tiến các quy trình quản lý dự án trong thời gian triển khai hoặc thông tin hỗ trợ việc quản lý các dự án trong tương lai. Các phương pháp tiếp cận có hệ thống nhằm cải thiện chất lượng như Quản lý chất lượng toàn diện (TQM), ISO 9000, Six Sigma hoặc bất kỳ phương pháp nào khác đều có thể được sử dụng.
Đây là một phần trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, mỗi dự án sẽ có một cách quản lý vận hành khác nhau. Tuy nhiên, nhà quản trị cần tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để đảm bảo các vấn đề tương tự không xảy ra ở các dự án tiếp theo. Phương pháp tiếp cận liên tục có hệ thống đối với Quản lý chất lượng nhằm tạo ra sự tăng trưởng và cải thiện ổn định, giúp doanh nghiệp tập trung vào các mục tiêu và sự ưu tiên khác trong dự án.
Kết luận
Trên đây là 4 yếu tố quan trọng trong quá trình đánh giá và quy trình quản lý chất lượng trong doanh nghiệp. Từ hoạt động đánh giá chất lượng thông qua dòng đời dự án, nhà quản trị có thể xây dựng một quy trình quản lý chất lượng riêng cho doanh nghiệp phù hợp theo từng nhóm sản phẩm và nhóm ngành nghề.
Ngoài ra, để quản lý chất lượng dự án, nhà quản trị cũng có thể cân nhắc ứng dụng các phần mềm quản lý công việc và dự án. Các phần mềm sẽ hỗ trợ nhà quản lý quản lý công việc, tiến độ công việc, hiệu suất và chất lượng công việc trong dự án, những điểm nóng trong quy trình dự án, cảnh báo sức khỏe dự án,…
Chúc doanh nghiệp thành công !
