Sau cú sốc toàn cầu mà đại dịch Covid-19 gây ra cho nền kinh tế thế giới trong 2 năm liên tiếp, thị trường lao động cũng có những sự thay đổi đáng lưu tâm. Nhìn theo góc độ tích cực, chúng ta sẽ nhìn thấy sự xuất hiện của những phương thức làm việc mới, tiêu biểu là mô hình làm việc Hybrid Working – hiệu quả hơn, chứng minh khả năng thích ứng và tự chuyển đổi tuyệt vời của con người.
Mục lục nội dung:
Những điều cần biết về mô hình Hybrid Working
Hybrid Working là mô hình làm việc đang được ưa chuộng trên thế giới trong giai đoạn bình thường mới, theo kết quả khảo sát Work Trend Index của Microsoft.
Kết quả khảo sát năm 2021 của Microsoft có quy mô trên 30.000 người tại 31 quốc gia, cho thấy 70% mong đợi công việc linh hoạt từ các lựa chọn tại nhà để tiếp tục sau đại dịch. Một cuộc khảo sát tương tự của LeadershipIQ cũng thể hiện rằng hầu hết người lao động sẽ muốn làm việc tại nhà 3-4 ngày (39%) hoặc 1-2 ngày một tuần (29%) .
Với mô hình Hybrid Working, nhân viên có thể chủ động lựa chọn làm việc tại bất cứ nơi đâu và chỉ lên văn phòng khi cần thiết. Cách vận hành này giúp nhân viên có thể thoải mái trong việc lựa chọn nơi và phong cách làm việc phù hợp với mình, miễn là đảm bảo hiệu suất công việc. Về khía cạnh lợi ích cho doanh nghiệp, triển khai Hybrid working có thể giúp giảm tới 30% chi phí vận hành (theo Công ty Tư vấn Quản lý Toàn cầu McKinsey & Company)
Tại Việt Nam, khi lực lượng lao động chuyển dịch dần về thế hệ genZ, không ngạc nhiên khi có đến 81% người lao động muốn tiếp tục làm việc từ xa, đặc biệt là nhóm lao động trẻ.
Hybrid có vẻ là xu hướng mới nổi được ưa chuộng. Vậy khi covid-19 đã trở thành bình thường mới trong cộng đồng, các doanh nghiệp liệu có nên áp dụng đây là hình thức làm việc chính thức không? Đó vẫn còn là một câu hỏi khó. Liệu Hybrid có “màu hồng” như chúng ta vẫn nghĩ, đứng trên góc độ của CEO, cần lưu tâm điều gì để không mất cả chì lẫn chài? Dưới đây là những kết luận từ cuộc khảo sát mới nhất của Google.
Hybrid Working và những mặt trái của cách làm việc này
Google Workspace gần đây đã ủy quyền cho Economist Impact hoàn thành một cuộc khảo sát toàn cầu (tháng 10 năm 2021)* về mô hình Hybrid working, bao gồm cả những thách thức và cơ hội của nó. Chúng ta biết rằng đại dịch đã thay đổi cơ bản thế giới việc làm, nhưng cuộc khảo sát nhấn mạnh quy mô, phạm vi tiếp cận và trả lời cho câu hỏi điều gì sẽ xảy ra khi doanh nghiệp duy trì mô hình Hybrid working quá lâu?
Theo khảo sát, hơn 75% người được hỏi tin rằng Hybrid working sẽ là thông lệ tiêu chuẩn trong tổ chức của họ trong ba năm tới. Với 70% số người được hỏi cho biết họ chưa bao giờ làm việc từ xa trước đại dịch, rõ ràng là hybrid đã trở thành hình mẫu chủ đạo cho công việc trong tương lai gần.
Nhưng cũng rõ ràng, chúng tôi sẽ liệt kê dưới đây, vẫn có những vấn đề nghiêm trọng cần được giải quyết để việc triển khai Hybrid working đạt hiệu quả trong dài hạn.
Work From Home là gì? Vì sao đây là xu hướng làm việc của nền kinh tế hiện đại?
Tái định nghĩa Hybrid Working
Theo Prasad Setty, Phó chủ tịch – Google Digital Work Experience, xin được trích dẫn trực tiếp:
“Là một phần trong nỗ lực của chúng tôi về khảo sát công việc kết hợp và một dự án rộng lớn hơn với The Economist Group, chúng tôi đã phỏng vấn một nhóm chuyên gia trong lĩnh vực nghiên cứu, tư vấn, kinh doanh và các nhà vận động chính sách trên thế giới để đi đến định nghĩa về Hybrid working có thể diễn giải đầy đủ những đổi mới của cách làm việc này.
Brian Kropp, một trong những người được phỏng vấn – phó chủ tịch của Gartner, đã nói: “Hybrid working (mô hình làm việc kết hợp) là mô hình làm việc trong đó mọi người có thể CÙNG làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau, thời gian khác nhau thậm chí lịch làm việc khác nhau.”
Harriet Molyneaux, giám đốc điều hành tại HSM Advisory, một nhóm nghiên cứu và cố vấn về xu hướng công việc tương lai, bổ sung thêm cho khái niệm này bằng cách mô tả phạm vi công việc theo vị trí và thời gian: “Hãy tưởng tượng, ở một đầu quang phổ là những người làm việc văn phòng, từ 9h sáng đến 5h chiều, giới hạn cả về thời gian lẫn địa điểm. Và ở đầu kia của quang phổ có thể là bất kì đâu, vào bất kỳ lúc nào trên thế giới này. Nó chẳng có sự giới hạn gì về thời gian và địa lý. Ta kết luận rằng, hybrid – sự kết hợp là bất cứ cách làm việc nào nằm giữa quang phổ đó.”
Tôi đồng ý với quan điểm của Brian và Harriet. Tính linh hoạt trong cả địa điểm và giờ làm là một phần cốt lõi trong định nghĩa làm việc của chúng tôi về xu hướng làm việc kết hợp hybrid working: một loạt các sắp xếp công việc linh hoạt trong đó vị trí và / hoặc giờ làm việc của nhân viên không được tiêu chuẩn hóa nghiêm ngặt.”
Sự hài lòng của cá nhân phải trả giá bằng sự kết nối của tổ chức
Vào giai đoạn đầu của đại dịch, năng suất vẫn ổn định hoặc thậm chí tăng lên đối với nhiều tổ chức. Nhưng lâu dần, khi nhân viên trở nên kiệt sức do phải đồng thời kết hợp dạy dỗ con cái, chăm sóc gia đình và xử lý những nhu cầu khác trong khi vẫn phải hoàn thành công việc.
Tuy nhiên, về lâu dài, khi con cái của họ được trở lại trường và các doanh nghiệp thường bớt khắt khe hơn trong công việc của những nhân viên có con nhỏ. Phần lớn những người được hỏi cho rằng việc kết hợp làm việc tại nhà và văn phòng, có thể có tác động tích cực đến thể chất, tinh thần, tài chính và phúc lợi xã hội của chính họ.
Đối với tôi, mô hình làm việc kết hợp không cần nhiều ứng dụng để có thể làm việc từ xa. Nó cần những kết nối sâu sắc hơn, có ý nghĩa hơn trong cách làm việc thay vì chỉ sử dụng các ứng dụng như công cụ trao đổi thông tin.
Nhưng có vẻ như hạnh phúc của mỗi cá nhân đang phải trả giá bằng sự kết nối của tổ chức. Phần lớn những người được hỏi cho biết họ cảm thấy bị ngắt kết nối với tổ chức và đồng nghiệp của mình (57%), họ cũng cho rằng việc giảm kết nối với tổ chức có tác động tiêu cực đến sự phát triển nghề nghiệp (62%) và việc hạn chế tương tác xã hội với đồng nghiệp có tác động tiêu cực đến tinh thần làm việc của họ (54%).
Để bền vững, các mô hình làm việc kết hợp cần phải giải quyết cảm giác mất kết nối này theo những cách thực tế. Và nó sẽ không xảy ra chỉ bằng cách tăng số lượng các cuộc họp online. Mặc dù 72% người nói rằng các cuộc họp online góp phần cải thiện sự hòa nhập, 68% cũng nói rằng có quá nhiều cuộc họp online không cần thiết. Việc của chủ doanh nghiệp là tìm ra những cách kết nối nhân viên tự nhiên hơn.
Xóa bỏ nỗi lo giảm hiệu suất và chậm tiến độ công việc, FastWork giới thiệu đến bạn 35 ứng dụng làm việc từ xa tương ứng với 10 nhóm công cụ phổ biến nên sử dụng khi remote working.
Thói quen sử dụng công cụ như word/excel và các phần mềm desktop không còn phù hợp
Khi được hỏi đâu là điều kiện quan trọng nhất để việc triển khai mô hình Hybrid working thành công, lựa chọn số một trên toàn cầu là “các công nghệ mới cho phép linh hoạt về thời gian và địa điểm”.
Đương nhiên, thật vui khi thấy điều này, vì FastWork Workplace hay Google Workspace được xây dựng trên nền tảng đám mây cho phép cộng tác từ mọi nơi, trên mọi thiết bị. Điều này cho phép các doanh nghiệp có thể nhanh chóng tổ chức và đưa vào trật tự các công việc mà ít gặp phải sự xáo trộn nhất.
Theo khảo sát, mối lo ngại hàng đầu về công nghệ của những người được hỏi bao gồm:
- Truy cập internet không ổn định
- Phụ thuộc vào các công cụ chậm hoặc lỗi thời
- Khó khăn để truy cập vào dữ liệu ở nhiều nơi
- Đặc biệt, dựa vào quá nhiều ứng dụng để hoàn thành công việc
“Đối với tôi, mô hình làm việc kết hợp không cần nhiều ứng dụng để tăng sự tương tác bề nổi. Nó cần những kết nối sâu sắc hơn, có ý nghĩa hơn trong cách làm việc thay vì chỉ sử dụng các ứng dụng như công cụ trao đổi thông tin” – Prasad Setty, Phó chủ tịch – Google Digital Work Experience
Khi các tổ chức đánh giá lại hệ thống công nghệ của họ, họ nên xem xét liệu họ có thể tạo ra thói quen làm việc mới, định hình cách mà họ muốn nhân viên của mình thực hiện công việc khi triển khai Hybrid working bằng các công cụ có sẵn (ví dụ: cộng tác trong thời gian thực, dễ dàng chia sẻ thông tin). Hay để các giới hạn của công nghệ quyết định hành vi của những nhân viên này?
Vấn đề trong quản lý và lỗ hổng văn hóa
Văn hóa tổ chức yếu kém dường như tụt hậu và trở thành vấn đề chính khi doanh nghiệp triển khai Hybrid working. Đa số những người được hỏi cho rằng việc thiếu sự giám sát trực tiếp sẽ tạo ra cảm giác mất lòng tin giữa các nhà quản lý và nhân viên. Đồng thời, cả nhân viên và các nhà quản lý sẽ cảm thấy căng thẳng hơn khi tăng cường giám sát đi kèm với yêu cầu cao hơn trong công việc. Và hơn 62% cho rằng không được giao lưu trao đổi trực tiếp với đồng nghiệp hoặc quản lý cấp cao khiến cơ hội phát triển nghề nghiệp của họ bị giảm đi.
Hướng tới tác động lâu bền thay vì chỉ lo hoàn thành công việc là một thước đo bền vững hơn cho sự gắn kết đội nhóm và năng suất chung.
Đáng chú ý, hơn 70% số người được hỏi chỉ ra rằng văn hóa tin tưởng giữa người quản lý và nhân viên cần được cải thiện. Các chương trình về đào tạo và quản lý (60% mọi người muốn được cải thiện cả hai) có thể giải quyết một vài vấn đề tạm thời, nhưng sẽ không hiệu quả để áp dụng với nhóm nhân viên làm việc theo mô hình Hybrid.
Vai trò của người quản lý cấp trung cũng cần được thay đổi để đáp ứng nhu cầu của mô hình Hybrid working. Làm thế nào ban lãnh đạo công ty có thể trao quyền cho các nhà quản lý trở thành cầu nối một với nhiều người, bất kể khoảng cách? Và như đã trình bày ở trên, hướng tới tác động thay vì sản lượng là thước đo bền vững hơn cho năng suất và sự gắn bó của nhóm. Như một phần cốt lõi trong vai trò của người quản lý, việc giảm sự giám sát sẽ giúp họ trở thành người giúp đỡ nhân viên và kết nối tốt hơn.
Nhận định về tương lai
Không ai có câu trả lời chính xác cho cách đảm bảo mô hình làm việc Hybrid working sẽ thành công, có lẽ chúng ta sẽ còn thấy mô hình này lặp lại trong năm 2022. Nhưng với những tín hiệu tích cực từ phản ứng của nhân viên và đại dịch Covid đang chuyển sang giai đoạn mới, chúng ta tin rằng việc nhân rộng mô hình Hybrid trở nên phổ biến tại các tổ chức, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng diễn ra trên toàn cầu.
Các doanh nghiệp lâu năm thường nói rằng, họ không thể thay đổi những hành vi đã tồn tại lâu nay. Nhưng hãy coi đây là cơ hội vàng để thúc đẩy tổ chức của bạn phát triển trong tương lai bằng cách: bắt đầu đáp ứng những mong muốn của đội ngũ nhân viên, đi tắt đón đầu với các khoản đầu tư có chủ đích vào công nghệ, nhân rộng những chủ trương và kỷ luật trong công việc của ban lãnh đạo tới toàn thể nhân viên, dù họ làm việc từ xa hay làm việc kết hợp.
Xem cách FastWork Workplace thu hẹp khoảng cách công việc khi triển khai mô hình Hybrid. Hoặc truy cập hệ thống quản lý công việc FastWork WORK+ của chúng tôi .
* Chi tiết cuộc khảo sát: Cuộc khảo sát, hoàn thành vào tháng 10 năm 2021, đã thăm dò ý kiến tổng cộng 1.244 nhân viên và quản lý ở bốn khu vực (Bắc Mỹ, Châu Âu, Châu Á Thái Bình Dương và Châu Mỹ Latinh), từ hơn 15 ngành công nghiệp, ở mọi nhóm tuổi, trong đó có 2 tổ chức toàn cầu. Trọng tâm là những người lao động tri thức, mặc dù điều quan trọng cần lưu ý là một số người trong số những người đó đã và đang làm việc ở các tuyến đầu; 20% số người được hỏi cho biết họ hoàn toàn không làm việc từ xa trong thời gian xảy ra đại dịch. Điều này bao gồm những người trong lĩnh vực khách sạn, bán lẻ, vận tải và hậu cần, và chăm sóc sức khỏe.
