Quản lý dự án (project manager – PM) là người đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của dự án, và xa hơn chính là sự thành công của doanh nghiệp. Theo báo cáo Tăng trưởng việc làm của Viện Quản lý dự án – PMI, trong vòng 10 năm tới, nhu cầu tuyển dụng vị trí quản lý dự án sẽ tăng nhanh hơn so với các ngành nghề khác. Dự đoán đến năm 2027, các công ty sẽ cần bổ sung khoảng 88 triệu nhân sự trong vai trò định hướng quản lý dự án mới.
Cùng FastWork đi sâu tìm hiểu quản lý dự án là gì? Những kiến thức & kỹ năng quan trọng các PM cần trang bị cùng giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án ngay trong bài viết dưới đây.
Mục lục nội dung:
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án (Project Management) là việc áp dụng các kiến thức chuyên môn, kỹ năng và công cụ đặc thù để lập kế hoạch, giám sát và đánh giá hiệu quả dự án.
Tùy vào đặc thù của từng doanh nghiệp, vị trí này sẽ đảm nhiệm các vai trò khác nhau như phát triển phần mềm cải thiện quy trình kinh doanh, quản lý công trình xây dựng, quản lý hoạt động bán hàng – tiếp thị sản phẩm mới,… Quản lý dự án là một trong những công việc phức tạp nhất hiện nay. Người quản lý dự án (Project Manager – PM) sẽ dẫn dắt và chịu trách nhiệm về toàn bộ quy trình nhằm đảm bảo hiệu suất, tiến độ và mục tiêu dự án.
Với vai trò PM, bạn sẽ phải là nhà quản lý có tầm nhìn, là đồng nghiệp có thể dẫn dắt đội nhóm, đồng thời là người kết nối tin cậy giữa doanh nghiệp & khách hàng. Về cơ bản, quản lý dự án giống như các nhà tâm lý học, họ nhanh nhạy trong việc nắm bắt các vấn đề, hiểu được mong muốn & kỳ vọng của nhân viên và cả khách hàng.
Một khi đã hiểu rõ quản lý dự án là gì, cùng với kiến thức chuyên môn, tích lũy nhiều kinh nghiệm và biết cách áp dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án phù hợp, bạn sẽ sớm trở thành một PM xuất sắc.
Gợi ý tìm đọc thêm: 40 thuật ngữ cơ bản cần biết trong quản lý dự án
10 phạm vi kiến thức trong quản lý dự án các PM cần nắm rõ
Thuật ngữ “phạm vi kiến thức quản lý dự án” được dùng để mô tả tất cả các khía cạnh cần được quản lý trong một dự án. PM là người chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát chúng bằng cách sử dụng các công cụ, phương pháp và nguồn lực sẵn có.
Dưới đây là danh sách 10 lĩnh vực kiến thức quản lý dự án được phát triển bởi Viện Quản lý Dự án (PMI).
- Quản lý tổng hợp (Integration Management): Thực hiện các quy trình & phương pháp quản lý dự án khác nhau để tạo ra một chiến lược giúp đội nhóm làm việc hiệu quả hơn. Bao gồm các nhiệm vụ: Xây dựng điều lệ; Lên kế hoạch quản lý; Chỉ đạo & quản lý công việc; Theo dõi & kiểm soát; Đánh giá & đóng dự án.
- Quản lý phạm vi (Scope Management): Các nhiệm vụ, công việc & mốc tiến độ quan trọng của dự án được xác định qua quá trình thu thập yêu cầu từ các bên liên quan, và tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS), sau đó giám sát & quản lý.
- Quản lý thời gian (Schedule Management): Chia dự án thành các giai đoạn và ước lượng, thiết lập thời gian hoàn thành thật cụ thể, chi tiết. Sau đó kiểm soát tiến độ để đạt được mục tiêu dự án.
- Quản lý chi phí (Cost Management): Bao gồm việc lập kế hoạch quản lý chi phí; Ước lượng chi phí & ngân sách cho dự án; Phân tích & báo cáo về chi phí; Giám sát thực hiện ngân sách để tránh bội chi.
- Quản lý chất lượng (Quality Management): PM giám sát tất cả hoạt động tạo ra sản phẩm, đảm bảo chất lượng đáp ứng kỳ vọng của các bên. Bao gồm việc lập kế hoạch, kiểm soát quy trình đo lường chất lượng dự án, sửa chữa & cải tiến sản phẩm.
- Quản lý tài nguyên (Resource Management): Khai thác tối đa nguồn nhân lực & vật lực cần thiết để thực hiện dự án. Lên kế hoạch phân bổ các nguồn lực hợp lý.
- Quản lý truyền thông (Communication Management): Xác định thông điệp rõ ràng & đảm bảo nhu cầu thông tin về dự án được truyền đạt đầy đủ, kịp thời đến các bên liên quan.
- Quản lý rủi ro (Risk Management) dự án: Xác định, đánh giá để ngăn ngừa hoặc giảm thiểu rủi ro khi thực hiện dự án. Có thể là rủi ro tiêu cực cần tránh hoặc rủi ro tích cực để khai thác.
- Quản lý thu mua (Procurement Management): Bao gồm việc lập kế hoạch, kiểm soát việc thu mua và xây dựng mối quan hệ với các nguồn cung bên ngoài.
- Quản lý các bên liên quan (Stakeholder Management): Xác định các cá nhân, tổ chức có ảnh hưởng tới hoạt động & kết quả của dự án. Sau đó lên chiến lược để quản lý, duy trì, nâng cao hiệu quả hợp tác.
10 phạm vi kiến thức quản lý dự án này đều trải qua 5 giai đoạn giống nhau, được gọi là vòng đời quản lý dự án. Bao gồm: khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát & kiểm soát và kết thúc dự án. Đây là những kiến thức quan trọng, các nhà quản lý dự án cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo thực hiện công việc có quy trình và hiệu quả hơn.
Ngoài ra, để xây dựng được Kế hoạch quản lý dự án bài bản, chuyên nghiệp và hiệu quả, các nhà quản lý có thể tham khảo ngay bài hướng dẫn chi tiết tại đây.
6 phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay
Một PM biết cách lựa chọn và áp dụng phương pháp quản lý phù hợp sẽ đảm bảo mọi dự án sẽ diễn ra trơn tru, liền mạch từ đầu đến cuối. Đồng thời giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu quan trọng & tối ưu hóa các nguồn lực.
Hiện nay, nhiều phương pháp quản lý dự án đã được phát triển để phù hợp với quy mô, độ phức tạp của các dự án thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Cụ thể,
- Quản lý dự án thác nước – Waterfall: Đây là mô hình quản lý dự án theo quy trình tuần tự và tiếp nối bao gồm: ghi nhận yêu cầu – lên kế hoạch – thực hiện – kiểm chứng – triển khai – bảo trì. Phương pháp phù hợp với những dự án ngắn, yêu cầu rõ ràng, và ít vấn đề phát sinh.
- Quản lý dự án Agile: là phương pháp quản lý theo nguyên tắc phân đoạn vòng lặp và cải tiến liên tục, được ứng dụng nhiều trong các quy trình phát triển phần mềm.
- Quản lý dự án Scrum: là framework quản lý dự án từ đơn giản đến phức tạp bằng cách chia nhỏ các công việc, dựa trên quy trình lặp đi lặp lại. Nó khuyến khích các đội nhóm học hỏi thông qua kinh nghiệm giải quyết vấn đề để liên tục cải thiện hiệu suất.
- Quản lý dự án tinh gọn – Lean Manufacturing: là phương pháp quản lý tập trung loại bỏ những lãng phí, điểm bất hợp lý, cải tiến hệ thống nhằm giảm chi phí, tăng năng suất và đáp ứng yêu cầu khách hàng. Phù hợp với doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ,…
- Phương pháp Kanban: giúp trực quan hóa mọi tác vụ và luồng công việc trong dự án, giúp bạn cập nhật trạng thái theo tiến độ. Kanban được dùng phổ biến trong các ngành tiếp thị, bán hàng, tuyển dụng,…
- Quản lý chất lượng Six Sigma: phương pháp quản lý dự án giúp làm việc nhanh hơn với ít sai sót hơn, tập trung vào việc cải tiến quy trình & đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Để chọn được phương pháp quản lý phù hợp với dự án bạn sắp triển khai, trước tiên hãy tiến hành đánh giá & xem xét các yếu tố như: mục tiêu, mức độ phức tạp, tính linh hoạt, yêu cầu của khách hàng, và nguồn lực của dự án. Các nhà quản lý cũng có thể dùng thử các công cụ phần mềm quản lý dự án có tích hợp những phương pháp trên để biết được chính xác mức độ phù hợp và tính hiệu quả.
14 kỹ năng quan trọng để trở thành nhà quản lý dự án xuất sắc
Nắm vững kiến thức về quản lý dự án đôi khi chỉ là chưa đủ để bạn trở thành một PM giỏi. Để giải quyết công việc chủ động, hiệu quả, đòi hỏi các nhà quản lý cần có: khả năng thích ứng, tư duy phân tích chiến lược, tính quyết đoán, chịu được áp lực và chấp nhận rủi ro. Đồng thời, các kỹ năng giao tiếp, phân bổ nguồn lực, kiểm soát tốt tiến độ dự án,… cũng chính là chìa khóa giúp bạn trở thành một nhà quản lý xuất sắc.
Dưới đây là tổng hợp các kỹ năng quan trọng mà khi tích lũy đủ sẽ giúp bạn đạt được thành công trong bất kỳ dự án nào.
- Kỹ năng lãnh đạo
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Khả năng giám sát và kiểm soát ngân sách
- Tư duy phản biện
- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt
- Khả năng ra quyết định dưới áp lực
- Kỹ năng tổ chức và đa nhiệm
- Tư duy sáng tạo
- Kỹ năng phân tích
- Kỹ năng quản lý thời gian
- Kỹ năng giải quyết vấn đề, quản lý rủi ro
- Trách nhiệm giải trình
- Đạo đức nghề nghiệp
- Kỹ năng số, làm việc với các công cụ hỗ trợ quản lý dự án
Theo Viện Quản lý Dự án ước tính, đến năm 2027 sẽ có gần 22 triệu việc làm mới cho các nhà quản lý dự án. Nghiên cứu cũng cho thấy, các doanh nghiệp ưu tiên tuyển dụng những PM có năng lực về kỹ năng số, khả năng lãnh đạo kết hợp với sự nhạy bén trong kinh doanh.
Quản lý dự án là một công việc đầy thách thức, đặc biệt là với các dự án lớn và phức tạp. Để thành công trong nghề, bên cạnh việc tích lũy kinh nghiệm kiến thức & kinh nghiệm theo thời gian, các PM cũng nên tham gia các khóa học về quản lý dự án chuyên sâu từ những đơn vị đào tạo uy tín.
Bạn có thể tham khảo các chương trình đào tạo trực tuyến có cấp chứng chỉ quản lý dự án tại: edX, Alison, Coursera, Simplilearn, Udemy.
Những kinh nghiệm quản lý dự án cần có trong lộ trình thăng tiến
FastWork tổng hợp một số công việc cũng như kinh nghiệm quản lý dự án cần có trong lộ trình thăng tiến gồm:
- 7 nhiệm vụ chính của người quản lý dự án
- 9 công việc giúp bạn tích lũy kinh nghiệm
- 4 cách phát triển kinh nghiệm quản lý dự án
Đọc chi tiết những kinh nghiệm quản lý dự án giúp thăng tiến sự nghiệp
4 chứng chỉ giúp nhà quản lý dự án nâng mức thu nhập
Ngoài kiến thức và kỹ năng, việc sở hữu chứng chỉ quản lý dự án sẽ giúp bạn có lợi thế khi ứng tuyển vào các doanh nghiệp, Tập đoàn lớn. Đồng thời giúp các nhà quản lý dự án gia tăng thu nhập & tiến nhanh hơn trên con đường phát triển sự nghiệp.
Dưới đây là những chứng chỉ phổ biến nhất dành cho các Project Manager:
- Chứng chỉ quản lý dự án của Google: Khi hoàn thành khóa học quản lý dự án trực tuyến trên Coursera, học viên sẽ được Google cấp chứng chỉ. Chương trình phù hợp với những PM làm trong ngành CNTT. Bạn sẽ được trang bị các kỹ năng & kiến thức như: Khởi tạo, lập kế hoạch, lập ngân sách dự án; dẫn dắt đội nhóm; Kiểm soát tiến độ dự án; Quản lý rủi ro,…
- Chứng chỉ PMI: do Viện Quản lý Dự án (PMI) cấp, phù hợp với nhà quản lý trong mọi lĩnh vực, đặc biệt là dự án xây dựng. Chương trình tập trung đào tạo các phương pháp, quy trình và cách sử dụng công cụ quản lý dự án.
- Chứng chỉ Agile: Đào tạo cách quản lý các dự án có yêu cầu phức tạp & có nhiều thay đổi trong quá trình triển khai. Bạn có thể theo học các chương trình đào tạo trong và ngoài nước để sở hữu chứng chỉ này.
- Chứng chỉ Giám đốc dự án: Được chứng nhận bởi Hiệp hội Quản lý chất lượng toàn cầu (GAQM), phù hợp với các nhà quản lý dự án có kinh nghiệm lâu năm. Đào tạo các vấn đề liên quan đến lập kế hoạch & triển khai nhiều dự án cùng lúc, cách đánh giá hiệu quả & giảm thiểu rủi ro,…
Theo khảo sát của Salary.com, những nhà quản lý dự án năng lực sẽ có mức lương từ $109,722 đến $147,210. Mức thu nhập có thể thay đổi linh hoạt phụ thuộc vào chế độ đãi ngộ của doanh nghiệp, số năm kinh nghiệm, chứng chỉ và trình độ của mỗi cá nhân.
20 Mẫu quản lý dự án bằng Excel (tải miễn phí)
Sử dụng biểu mẫu Excel luôn là công cụ đắc lực xử lý các nghiệp vụ quản lý và vận hành quy trình trong doanh nghiệp. Dù doanh nghiệp bạn có đến hàng trăm nhân viên hay thậm chí là một Start-up chỉ với vài người thì việc biết cách tổ chức, sắp xếp và quản lý công việc sẽ giúp mọi hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn.
Tuy nhiên khi quy mô dự án càng lớn, đòi hỏi tính cộng tác cao hơn giữa các thành viên thì một bảng tính Excel lại không thể đáp ứng được yêu cầu realtime. Khi đó chúng tôi khuyến nghị bạn nên chuyển sang dùng các phần mềm quản lý dự án để đạt được độ chuyên sâu cao hơn, hỗ trợ việc điều hành dự án được dễ dàng hơn.
1. Mẫu Excel quản lý dự án
2. Mẫu Excel quản lý tiến độ thi công dự án xây dựng
3. Mẫu Excel Quản lý tài chính
4. Mẫu Excel Quản lý kinh doanh
5. Mẫu Excel Kế hoạch kinh doanh
6. Mẫu Excel Kế hoạch Marketing
XEM VÀ TẢI VỀ MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY: Tổng hợp 20 Mẫu Excel Quản Lý Tiến Độ Dự Án, Phòng Ban
21 Phần mềm quản lý dự án thay thế Excel (có bản miễn phí)
Theo nghiên cứu của Pulse of the Profession – PMI, những doanh nghiệp sử dụng phần mềm để tối ưu quy trình quản lý sẽ giúp 77% các dự án của họ đạt hiệu suất vượt trội. Tuy nhiên, với sự ra đời của rất nhiều công cụ quản lý dự án trong và ngoài nước như hiện nay, làm thế nào để các nhà điều hành có thể đánh giá & tìm ra giải pháp phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp?
Chúng tôi đã tổng hợp và đưa ra những nhận xét cơ bản nhất về 21 phần mềm Quản lý dự án được xếp loại phổ biến cao cả trong và ngoài nước, như FastCons (phần mềm quản lý dự án xây dựng), Wrike, Bitrix24,…
Mời bạn tham khảo chi tiết DANH SÁCH 21 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN tại đây để chọn được công cụ phù hợp
Giải pháp All-in-one giúp nhà quản lý dự án thực hiện công việc hiệu quả, kiểm soát tiến độ và rủi ro
Hiện nay, khi công nghệ phát triển mạnh mẽ, ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng các giải pháp phần mềm quản lý dự án nhằm nâng cao hiệu suất, tiết kiệm chi phí, tối ưu thời gian & nguồn lực.
Với FastWork project – một ứng dụng nằm trong bộ công cụ Fastwork WORK+ (thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể FastWork platform), được tin tưởng sử dụng bởi Tập đoàn lớn như PC1, 14-9JSC, PCCC Tân Long Hải, STRACO.
Với FastWork Project doanh nghiệp có thể quản lý tập trung hàng trăm dự án trực tuyến trên một màn hình. Phần mềm cho phép:
- Các nhà quản lý dễ dàng lập kế hoạch dự án, phân bổ nguồn lực theo cấu trúc WBS, quản lý công việc dự án dạng danh sách, theo nguồn lực, quản lý theo tiến độ, lịch biểu…
- Kiểm soát chi phí chính xác, theo sát tiến độ từng hạng mục kịp thời.
- Cung cấp Dashboard báo cáo tổng quan tình hình thực hiện dự án, sức khỏe dự án
- Gửi & phê duyệt các đề xuất trong dự án ngay trên App di động
- Sử dụng linh hoạt trên Mobile & Pc
- Cùng nhiều tiện ích hỗ trợ khác…
Ngoài ra, nếu bạn đang quản lý các dự án xây dựng, có thể tham khảo ứng dụng FastCons – do FastWork phát triển, hỗ trợ quản lý chuyên sâu các dự án thi công, chuyên dùng cho các nhà thầu thi công, xây lắp, công trình. Tính năng của Fastcons tập trung xử lý vấn đề kiểm soát tiến độ thi công ngoài công trường, bảng khối lượng và theo dõi sử dụng vật tư real-time.
Hy vọng những thông tin FastWork phân tích bên trên sẽ giúp bạn hiểu rõ quản lý dự án là gì và tính chất công việc của một nhà quản lý dự án để có những quyết định quản trị & hướng phát triển sự nghiệp đúng đắn.
Để nhận tư vấn Miễn phí hoặc Demo 1-1 về phần mềm quản lý dự án trực tuyến FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới!
Tìm hiểu thêm câu chuyện doanh nghiệp áp dụng thành công các giải pháp số hóa quy trình quản lý dự án
