Quản lý tốt tiến độ là yếu tố quan trọng đảm bảo các mục tiêu của dự án được hoàn thành đúng hạn, tối ưu chi phí và nguồn lực. Nhiều nhà quản lý đã đạt được điều đó bằng việc ứng dụng công cụ Burn up chart để theo dõi tiến độ dự án thuận tiện & trực quan hơn.
Trong bài viết này, FastWork sẽ cung cấp đầy đủ kiến thức giúp bạn hiểu rõ Burn up chart là gì, những lợi ích & các bước tạo biểu đồ theo dõi tiến độ hiệu quả. Đồng thời gợi ý cho các CEO giải pháp tối ưu nguồn lực, nâng cao hiệu quả quản lý dự án nhờ áp dụng công cụ Burn up chart.
Mục lục nội dung:
Burn up chart là gì?
Burn up chart là một công cụ hỗ trợ quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ, công việc thực tế so với kế hoạch ban đầu. Burn up chart được sử dụng phổ biến trong mô hình quản lý dự án linh hoạt – Agile và Scrum.
Biểu đồ Burn up minh họa trực quan tổng khối lượng nhiệm vụ/ công việc cần thực hiện theo kế hoạch và số nhiệm vụ/ công việc thực tế đã hoàn thành.
Cách đọc biểu đồ burn-up chart
Burn up chart đầy đủ thường có thành phần:
– Trục y: Hiển thị tổng số công việc cần hoàn thành trong 1 dự án. Đơn vị có thể là số lượng công việc, điểm công việc (nếu sử dụng agile points), hoặc bất kỳ đơn vị đo lường nào liên quan đến công việc.
– Trục x: Hiển thị thời gian, được đo bằng ngày, tuần hoặc bất kỳ đơn vị thời gian nào phù hợp với dự án bạn quản lý.
– Đường Burn-up (Burn-up Line): Thể hiện thời gian hoàn thành công việc thực tế. Khi một công việc được hoàn thành, điểm công việc tương ứng trên đường burn-up sẽ tăng lên. Nhờ đó giúp các nhà quản lý biết được tiến độ thực hiện công việc và dự án có đang theo đúng kế hoạch hay không.
– Đường Scope (Scope Line): Biểu thị phạm vi dự án – là tổng số công việc cần thực hiện trong kế hoạch. Các điểm công việc trên đường scope thường không thay đổi sau khi kế hoạch triển khai dự án đã được chốt.
– Các điểm dữ liệu công việc: Các điểm dữ liệu công việc trên Burn up chart được hiểu thị dưới dạng cặp giá trị: thời gian & tổng số công việc đã hoàn thành. Mỗi điểm dữ liệu đại diện cho một thời điểm cụ thể trong quá trình thực hiện dự án, và cho biết tổng số công việc đã hoàn thành tại thời điểm đó.
Lợi ích của Burn up chart trong quản lý dự án
Ứng dụng Burn up chart giúp các nhà quản lý theo dõi & kiểm soát công việc, tiến độ dự án được trực quan, hiệu quả và dễ dàng hơn. Đặc biệt trong các mô hình làm việc linh hoạt theo phương pháp Scrum và Kanban.
Lợi ích của mô hình Burn-up chart trong quản lý dự án được phản ánh thấy rõ thông qua 4 khía cạnh:
– Kiểm soát tiến độ: Burn up chart hiển thị rõ tiến độ triển khai công việc thực tế và tiến độ công việc theo kế hoạch tại từng thời điểm cụ thể. Điều này giúp nhà quản lý và các thành viên nhanh chóng nắm bắt tiến độ dự án trực quan và dễ dàng hơn.
– Phát hiện sớm các vấn đề: Nếu đường Burn-up và đường Scope không khớp nhau, bạn có thể nhìn vào biểu đồ để nhận biết sớm các vấn đề và điểm nghẽn khi triển khai dự án. Từ đó hỗ trợ các nhà quản lý nhanh chóng ra quyết định xử lý kịp thời để đảm bảo các công việc hoàn thành đúng hạn.
– Truyền đạt thông tin rõ ràng: Burn up chart là một công cụ trực quan, giúp Ban quản lý truyền đạt thông tin về tiến độ dự án được dễ dàng và rõ ràng cho các bên liên quan.
– Tăng tương tác: Burn up chart thường được cập nhật và chia sẻ thường xuyên trong các cuộc họp hàng ngày, hàng tuần, họp review sản phẩm,… Nhờ đó tạo ra môi trường tương tác và trao đổi thông tin hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm dự án.
Tóm lại, Burn up chart là một công cụ hữu ích để quản lý các dự án Agile, giúp nhà quản lý theo dõi trực quan khối lượng và trạng thái thực hiện công việc/ nhiệm vụ, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định được kịp thời và sáng suốt hơn.
4 Bước tạo biểu đồ Burn up hiệu quả
Chỉ với 4 bước dưới đây, các nhà quản lý có thể dễ dàng tạo biểu đồ Burn up để kiểm soát hiệu quả tiến độ của bất kỳ dự án nào.
1. Xác định phạm vi dự án
Xác định phạm vi dự án là lên danh sách tất cả các công việc, tính năng hoặc yêu cầu cần thiết để hoàn thành dự án. Đồng thời thiết lập các mục tiêu dự án, thường được gọi là “Scope” hoặc “Điểm cuối” của một Burn up chart. Đây là cơ sở để so sánh tiến độ triển khai dự án thực tế sau này.
Xác định phạm vi dự án hiệu quả giúp hạn chế các rủi ro thay đổi mục tiêu, thay đổi yêu cầu đột xuất trong giai đoạn triển khai công việc, hoàn thiện sản phẩm, tránh gây ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ, ngân sách, chi phí, nguồn lực dự án.
2. Ước lượng thời gian
Sau khi xác định phạm vi dự án, nhà quản lý sẽ xem xét và ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc và tổng thời gian hoàn thành 1 dự án. Đơn vị thời gian thường là các giai đoạn hoặc chu kỳ theo ngày, tuần, tháng, quý,… Cuối cùng thiết lập lịch trình thời gian trên trục ngang (trục X) gắn với từng công việc/ nhiệm vụ cụ thể trên Burn up chart để theo dõi tiến độ thực hiện.
3. Tạo biểu đồ
Sử dụng các công cụ bảng tính Microsoft Excel, Google Sheets hoặc các phần mềm quản lý dự án để xây dựng biểu đồ Burn up. Trong đó trục Y thể hiện tổng số công việc cần hoàn thành và trục X hiển thị các mốc thời gian.
4. Theo dõi tiến độ
Thường xuyên theo dõi đường tiến độ thực tế với đường tiến độ kế hoạch để biết dự án có đang tiến triển theo đúng kế hoạch hay không. Nếu đường Burn-up tiến lên nhanh hơn so với đường Scope, đây là dấu hiệu tốt cho thấy các công việc đang được hoàn thành sớm hơn dự kiến. Ngược lại, nếu đường Burn-up tiến triển chậm hơn so với đường Scope, thì dự án có thể đang bị chậm tiến độ. Lúc này các nhà quản lý cần tìm ra điểm nghẽn, nguyên nhân để khắc phục.
Bạn có thể thêm các dấu mốc như ngày phát hành sản phẩm, sự kiện quan trọng để theo dõi tiến trình dự án dễ dàng hơn.
Khi nào nên sử dụng Burn up chart?
Hiện nay, Burn up chart là công cụ phổ biến được nhiều cá nhân, doanh nghiệp ứng dụng để quản lý các loại dự án khác nhau, đặc biệt là các dự án có tính chất linh hoạt (Agile) hoặc thường xuyên thay đổi liên tục. Dưới đây là một số ví dụ:
- Dự án phát triển phần mềm Agile: Burn up Chart rất phù hợp với các dự án phát triển phần mềm dựa trên phương pháp quản lý linh hoạt như Scrum hoặc Kanban. Công cụ này giúp theo dõi tiến trình thực hiện các user story, hoàn thiện các tính năng của sản phẩm qua các chu kỳ ngắn hạn.
- Dự án sản phẩm: Burn up Chart có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ phát triển sản phẩm từ khâu thiết kế, kiểm thử đến phát hành. Điều này giúp nhà quản lý và các bên liên quan hiểu rõ mức hoàn thiện sản phẩm ở từng giai đoạn cụ thể.
- Dự án Dịch vụ Kỹ thuật: Trong các dự án liên quan đến dịch vụ kỹ thuật, Burn up Chart hỗ trợ theo dõi tiến trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như lắp đặt, sửa chữa, bảo hành bảo trì tại khách hàng.
- Dự án Sản xuất: Burn up Chart cũng có thể được dùng để quản lý dự án sản xuất, từ quá trình gia công đến lắp ráp và kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Dự án Sự kiện và Tiếp thị: Trong các dự án liên quan đến tổ chức sự kiện, chiến dịch tiếp thị hoặc quảng cáo, Burn up Chart có thể giúp theo dõi tiến độ phát triển nội dung & thiết kế, tiến độ triển khai các chiến dịch tiếp thị hoặc tiến độ chuẩn chuẩn bị địa điểm, lập kế hoạch tổ chức sự kiện,…
Tóm lại, nếu bạn đang quản lý các dự án đòi hỏi phải theo dõi, báo cáo thường xuyên tiến trình thực hiện công việc theo thời gian, và có sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng thì ứng dụng Burn up Chart là một lựa chọn tối ưu.
Tải mẫu tạo Burn up chart
Tải 4 mẫu tạo Burn up chart gồm: mẫu cơ bản, mẫu Agile Burn-up chart, Scrum, Gantt (tổng hợp từ Smartsheet)
So sánh Burn up chart và Burn down chart
Burn up chart và Burn down chart đều là công cụ hữu ích được sử dụng để theo dõi tiến trình và tiến độ công việc trong dự án. Tuy nhiên nhược điểm của hai biểu đồ này là chỉ thể hiện các task hoàn thành hoặc không hoàn thành, chứ chưa thể hiện được chi tiết tiến độ các task đang trong quá trình thực hiện (in progress).
Vậy điểm khác biệt giữa Burn down chart và Burn up chart là gì? Dưới đây là bảng so sánh:
| Burn up chart | Burn down chart |
| – Burn Up Chart có hai Burn-Up và đường Scope. Đường Burn-Up thể hiện tiến độ hoàn thành công việc thực tế, còn đường Scope thể hiện tiến độ kế hoạch. 2 đường này thường cùng xuất phát từ điểm gốc ở mức 0. – Hỗ trợ theo dõi tiến độ công việc nhóm đã hoàn thành so với tiến độ kế hoạch | – Burn Down Chart có 2 đường chính: Đường Burn-Down thể hiện tiến độ công việc, tổng workload còn lại cần thực hiện, còn đường Scope thể hiện tiến độ công việc theo kế hoạch. 2 đường này thường cùng xuất phát từ điểm gốc ở mức ban đầu của Scope. – Hỗ trợ theo dõi lượng công việc chưa hoàn thành |
Cả Burn up Chart và Burn down Chart có ưu điểm và nhược điểm riêng, việc lựa chọn dùng biểu đồ nào phụ thuộc vào tính chất của từng dự án, mục tiêu quản lý, và phong cách làm việc của từng đội nhóm.
Phần mềm ứng dụng Burn up Chart quản lý dự án hiệu quả
Ngày nay, các nhà phát triển phần mềm đã cho ra đời nhiều giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án có tích hợp Burn up Chart.
Nếu bạn đang quản lý các mô hình dự án phức tạp như xây dựng, có thể tham khảo giải pháp FastCons – hỗ trợ quản lý chuyên sâu các dự án thi công, chuyên dùng cho các nhà thầu thi công, xây lắp, công trình.
Với FastCons, nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ triển khai công việc và đánh giá tổng quan tình hình sức khỏe dự án qua biểu đồ Burn up có sẵn trên phần mềm. Ngoài ra FastCons còn cung cấp nhiều mô hình báo cáo công việc trực quan như dạng danh sách, dạng bảng (Kanban), bảng phân bổ nguồn lực, Gantt chart,… Từ đó giúp CEO nhanh chóng nắm được tổng quan tình hình thực hiện công việc & kiểm soát hiệu quả hơn các khía cạnh quan trọng của dự án từ tiến độ, vật tư, chi phí, nhân công,…
Hy vọng những thông tin hữu ích FastWork vừa cung cấp đã giúp các nhà quản lý hiểu rõ Burn up chart là gì, các bước tạo biểu đồ Burn up, đồng thời lựa chọn được công cụ triển khai phù hợp với từng dự án.
Quý doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp quản lý dự án trực tuyến FastWork, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để được Tư vấn Miễn phí & Demo 1-1.
