FastStore được thiết kế chuyên biệt quản lý chuỗi cửa hàng, không chỉ quản lý hiệu quả thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên bán hàng tại chi nhánh mà nó còn giúp giám sát tiến độ và hiệu suất làm việc của cả đội ngũ nhân viên văn phòng. Số hóa chấm công – đơn từ, đề xuất, bảng công, bảng lương và công việc trên một nền tảng chung trực tuyến.
Mục lục nội dung:
FastStore là gì? Những ứng dụng của FastStore trong quản lý chuỗi cửa hàng?
Xuất phát từ chính những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự tại các chuỗi cửa hàng bán lẻ, đội ngũ FastWork đã phát triển một phần mềm chuyên biệt hỗ trợ công tác quản trị và vận hành toàn diện FastStore.
Áp dụng hiệu quả cho các doanh nghiệp kinh doanh theo mô hình chuỗi, bao gồm: Chuỗi cửa hàng F&B, Chuỗi cửa hàng thời trang, Chuỗi bán lẻ điện máy, điện thoại, Chuỗi đồ gia dụng, nội thất,… và tất cả các mô hình kinh doanh chuỗi khác.
Vậy ứng dụng FastStore trong quản lý chuỗi cửa hàng như thế nào?
Đối với nhân viên làm việc tại cửa hàng, cơ sở kinh doanh
Đối với chủ doanh nghiệp, trưởng cửa hàng, quản lý và bộ phận back-office nhân viên khối văn phòng, cấp quản lý
1. Chấm công nhân viên online trên mobile, số hóa đơn từ, tự động hóa công lương
Điều khiến các chủ doanh nghiệp đau đầu nhất trong công tác quản lý nhân sự đó là vấn đề chấm công tại các cửa hàng cơ sở. Số lượng nhân sự lớn, ca kíp nhiều, việc lắp đặt máy chấm công không chỉ tốn kém chi phí mà còn không mang lại hiệu quả giám sát tuyệt đối. Trong trường hợp nhân sự bị điều động hỗ trợ các cửa hàng quá tải giờ cao điểm, cấp quản lý không biết chính xác nhân sự đi đâu, có la cà lợi dụng làm việc riêng để đến cửa hàng muộn hay không. Chưa kể, 100% tác vụ xuất công, tổng hợp đơn từ, làm bảng công, bảng lương đều thực hiện thủ công đòi hỏi rất nhiều thời gian và nguồn lực của bộ phận hành chính & kế toán. Ứng dụng chấm công di động, tự động hóa bảng công, bảng lương FastWork sẽ giải quyết triệt để vấn đề đó.
Phần mềm giúp khởi tạo không giới hạn người dùng và địa điểm chấm công tương ứng với từng cơ sở kinh doanh. Hình thức chấm công rất đơn giản: Mở App FastWork -> Chọn chấm công -> Chấm công vào -> Selfie -> Hoàn tất. Toàn bộ dữ liệu chấm công bao gồm ca làm việc, hình ảnh, thời gian và vị trí chấm công của từng nhân sự sẽ được cập nhật real-time lên phần mềm hỗ trợ cấp lãnh đạo ngồi tại văn phòng chính cũng có thể kiểm soát chặt chẽ tình hình đi làm thực tế của nhân viên tại từng chi nhánh.
Các loại đơn từ chấm công, xin nghỉ phép, tăng ca,… sẽ được khởi tạo và phê duyệt trực tuyến trên hệ thống với các biểu mẫu có sẵn, tích hợp với dữ liệu chấm công tự động hóa bảng công, bảng lương nhân sự. Ứng dụng chấm công online FastWork được đánh giá là tiết kiệm chi phí và phần lớn thời gian để đội ngũ hành chính, kế toán tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
2. Hệ thống ca làm trực tuyến & điều động nhân sự giữa các chi nhánh
Phần mềm tích hợp nhiều tiện ích giúp:
Nhà quản lý/ trưởng chi nhánh:
- Dễ dàng phân ca, lập lịch, giao ca cho nhân viên tại từng chi nhánh theo ngày, theo tuần và theo tháng. Tiện ích nhân bản lịch phân ca hàng tuần để tiết kiệm thời gian lập lịch
- Quản lý dựa trên lịch đăng ký ca làm của nhân viên gửi lên để sắp xếp thành lịch phân ca nháp. Phần mềm sẽ đối chiếu lịch phân nháp đó & bảng định mức nhân sự cố định theo ca/ chi nhánh để cảnh báo các khung giờ có ca thiếu người/ thừa người. Từ đó, nhà quản lý có căn cứ để thực hiện chuyển ca, yêu cầu tăng ca hoặc điều động nhân viên ở chi nhánh này sang chi nhánh khác hỗ trợ.
Với nhân viên: Chủ động đăng ký ca làm theo tuần gửi lên quản lý sắp xếp. Chủ động đăng ký đổi ca, thay ca với nhân viên khác ngay trên phần mềm. Nhận thông báo về lịch được phân ca, thay đổi về ca làm tức thời trên app FastWork.
3. Ứng dụng đề xuất – phê duyệt điện tử
Tùy theo nhu cầu của từng đơn vị, FastWork sẽ giúp thiết lập và phân loại những mẫu đề xuất được dùng chủ yếu trong doanh nghiệp. Nhân sự chỉ cần chọn mục đề xuất hiển thị trên màn hình chính -> thêm mới sau đó điền thông tin vào các trường dữ liệu khởi tạo sẵn và gửi đi. Các cá nhân được gắn theo dõi và phân quyền phê duyệt lập tức sẽ nhận thông báo trên hệ thống hoặc qua email, tránh tình trạng bỏ sót hoặc duyệt muộn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc đang triển khai.
Nhân viên bán hàng thường sử dụng các đề xuất mua hàng, mua nguyên vật liệu, trang thiết bị,… Ứng dụng đề xuất – phê duyệt điện tử giúp nhân sự chủ động theo dõi được trạng thái các đề xuất đã gửi, lưu trữ lại lịch sử đề xuất & phê duyệt 1 cách đầy đủ, chính xác hỗ trợ quản lý dễ dàng.
4. Ứng dụng quản lý trang thiết bị tài sản trực tuyến
FastStore giúp bạn đưa tất cả các loại trang thiết bị tài sản lên phần mềm để thuận tiện quản lý. Người phụ trách quản lý tài sản sẽ khởi tạo nhanh các nhóm danh mục tài sản bằng cách sao chép, nhân bản từ tài sản đã có hoặc tạo mới trực tiếp trên hệ thống phần mềm sau đó định nghĩa các trường mở rộng theo từng nhóm, loại tài sản để tiện theo dõi thông tin tài sản.
Phần mềm cũng lưu trữ lại lịch sử vòng đời sử dụng sản phẩm như quá trình cấp phát cho nhân viên sử dụng – thu hồi tài sản đã cấp phát – bảo hỏng, báo mất, tự động chuyển tình trạng tài sản về hỏng hoặc mất và ghi nhật ký tình trạng sử dụng.
4. Quản lý kế hoạch công việc và tiến độ triển khai
Không giao việc qua các nhóm chat, không giao việc miệng, toàn bộ công việc của từng cá nhân được yêu cầu cập nhật tập trung trên hệ thống phần mềm với chi tiết ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Phần mềm hỗ trợ đính kèm hình ảnh, video, các file tài liệu cũng như trao đổi trực tuyến giúp cho việc phối hợp triển khai công việc diễn ra xuyên suốt và hiệu quả. FastStore cung cấp tính năng nhắc nhở tự động khi đến hạn hoàn thành giải quyết tình trạng quên việc, bỏ sót công việc, trễ deadline.
Các báo cáo tiến độ đều được cập nhật trực quan giúp ban lãnh đạo theo dõi kết quả thực hiện công việc của toàn bộ nhân sự một cách chính xác, nắm bắt tức thời các phát sinh để có phương án xử lý nhanh chóng.
Ứng dụng tính năng quản lý công việc của FastStore, ban lãnh đạo có cơ sở đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của đội ngũ để xây dựng bộ KPI phù hợp cũng như cơ chế thưởng phạt rõ ràng.
3 case study triển khai thành công FastStore quản lý chuỗi cửa hàng
FastStore được ứng dụng rộng rãi tại rất nhiều các chuỗi cửa hàng bán lẻ ở mọi quy mô.
Đội ngũ FastWork đã có cơ hội phỏng vấn lãnh đạo một số doanh nghiệp tiêu biểu và nhìn chung, họ đánh giá cao những lợi ích phần mềm mang lại sau khi nghiêm túc triển khai sử dụng.
Chuỗi siêu thị Metro Mart – 23 điểm bán, 500 nhân sự
Những kinh hoàng trong cách quản trị kiểu cũ điển hình là chấm công bằng giấy sau đó tổng hợp lại bằng bảng Excel cho hơn 500 nhân sự chuỗi 23 cửa hàng đã khiến CEO Metro Mart tìm đến FastStore.
Chia sẻ về hành trình triển khai FastStore, anh Hồ Ngọc Chương – Co-Founder & CEO MM Mega Market (Metro Mart) cho biết:
“Phần mềm FastWork bước đầu đã giúp Metro Mart chuyển đổi số thành công, kết quả cụ thể nhất là chi phí nhân sự tại 20 điểm bán giảm tới 15%. Thay vì 3 người “đè đầu” ra xuất công, làm bảng lương, xử lý khiếu nại đến 3-4 ngày mới hoàn thiện thì với FastWork, 1 nhân sự có thể giải quyết triệt để quy trình đó trong 1 ngày mà không có bất kỳ sai sót nào”
>> Xem chi tiết bài phỏng vấn anh Hồ Ngọc Chương TẠI ĐÂY
Chuỗi cửa hàng Honda Giáp Bình Dương – 17 điểm bán, 130 nhân sự
Cho rằng thời gian làm việc của nhân sự chính là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển tuy nhiên máy chấm công vân tay hiện tại lại tồn tại quá nhiều bất cập, đó là lý do ban lãnh đạo Honda Giáp Bình Dương quyết định triển khai FastStore với mong muốn đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự toàn diện.
Chia sẻ về FastStore, anh Dư Đức Công – Giám Đốc điều hành 17 cửa hàng Honda tại Giáp Bình cho biết:
“Kiểm nghiệm thực thế tại công ty chúng tôi, tôi khẳng định phần mềm chấm công Face ID trên di động là phần mềm chấm công thích hợp nhất cho các doanh nghiệp có mô hình kinh doanh theo chuỗi cửa hàng hoặc đội ngũ Sales, bảo trì bảo hành, dịch vụ… FastWork giúp Giáp Bình triệt tiêu được tình trạng nhân viên bao che, chấm công hộ cho nhau. Tiết kiệm chi phí thay mới, sửa chữa bảo dưỡng máy chấm công hàng tháng. Văn hóa giờ giấc đi làm đúng giờ của nhân viên được cải thiện rõ rệt”.
>> Xem chi tiết bài phỏng vấn anh Dư Đức Công TẠI ĐÂY
Chuỗi khách sạn Le Pavillon Hội An – 5 khách sạn, 500 nhân sự
Hòa nhập vào xu thế công nghệ số, ban lãnh đạo Le Pavillon quyết định triển khai trọn bộ tính năng trên FastStore, bao gồm ứng dụng chấm công di động cho hơn 500 nhân sự tập đoàn và ứng dụng Quản lý công việc cho hơn 100 cán bộ tại các cấp quản lý.
Được hỏi về những lợi ích FastStore mang lại cho doanh nghiệp, chị Huỳnh Thị Tới – Trợ lý Tổng giám đốc, người trực tiếp điều hành chuỗi 5 khách sạn trực thuộc Tập đoàn Le Pavillon Hội An chia sẻ:
“FastStore giải quyết bài toán tiết kiệm thời gian, tối ưu hiệu suất người lao động, hướng tới mục đích cuối cùng là duy trì lợi thế cạnh tranh, cải thiện doanh thu doanh nghiệp với mức chi phí tối thiểu. Bản thân phòng kế toán hành chính đã rút ngắn thời gian tổng hợp công từ 1 tuần xuống còn 1 ngày. Phía Tập đoàn tiết kiệm lượng lớn chi phí thất thoát quỹ lương do chi trả thừa công so với thực tế, hoặc tình trạng nhân viên bị tính thiếu công dẫn tới bất mãn với công ty”
>> Xem chi tiết bài phỏng vấn chị Huỳnh Thị Tới TẠI ĐÂY
Lời kết
Không chỉ xuất phát từ những khó khăn thực tế ban lãnh đạo phải đối mặt trong công tác quản lý thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên bán hàng cũng như quản lý hiệu suất công việc của nhân sự khối văn phòng, ứng dụng phần mềm công nghệ còn là xu thế tất yếu để duy trì lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường chuỗi đang phát triển mạnh mẽ.
Đến thời điểm hiện tại, FastStore đã được hơn 1500+ chuỗi cửa hàng tin tưởng sử dụng, 90% gia hạn sử dụng lâu dài. Ngoài Metro Mart, Le Pavillon, Honda còn phải kể đến Chuỗi cửa hàng Thế giới Nệm, Tino Menswear, Bún Bò Xưa, GUMAC, V-SixtyFour, Snow Island, Hashtag Cafe, Pierre Cardin,….
Để nhận DEMO miễn phí giải pháp quản lý chuỗi cửa hàng FastStore, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây.
