Vai trò – trách nhiệm – cơ hội trở thành Trưởng phòng kinh doanh “xuất chúng”

By 18 Tháng Mười Hai, 2020Tháng Tư 13th, 2021Business Hack, Kiến thức

Trưởng phòng kinh doanh là người dẫn dắt hoạt động tăng doanh thu của doanh nghiệp. Họ là người tổ chức, đào tạo và phát triển các nhóm bán hàng; dự đoán, lên chiến lược và đưa ra báo cáo kinh doanh. Để hiểu được trách nhiệm của người đảm nhận vị trí này, chúng ta cần hiểu vai trò và tầm quan trọng của họ với toàn bộ hoạt động doanh nghiệp.

1. Giá trị của vị trí trưởng phòng kinh doanh là gì?

Phòng kinh doanh là một phòng ban quan trọng trong doanh nghiệp. Phòng này chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm của công ty để tạo ra nguồn tài chính cố định giúp doanh nghiệp hoạt động tốt. Người đứng đầu phòng kinh doanh là trưởng phòng kinh doanh. Họ là người chịu trách nhiệm lãnh đạo và huấn luyện đội ngũ nhân viên bán hàng. 

 Giá trị của vị trí trưởng phòng kinh doanh là gì?
Giá trị của vị trí trưởng phòng kinh doanh là gì?

Nhiệm vụ của họ thường bao gồm điều phối nhân sự giữa các điểm bán hàng, thiết lập hạn ngạch, cố vấn cho các thành viên trong nhóm bán hàng. Đồng thời chỉ định đào tạo bán hàng, xây dựng kế hoạch bán hàng và tuyển dụng, nghiên cứu và xây dựng chương trình bán hàng. Mỗi nhiệm vụ đều yêu cầu người trưởng phòng cần khéo léo, tinh tế và có tư duy độc lập kiên định để giải quyết tình huống.

2. Trưởng phòng kinh doanh cần làm gì? 3 vai trò quan trọng nhất

Mục tiêu hàng đầu của trưởng phòng kinh doanh là đạt được mục tiêu doanh thu của công ty thông qua việc quản lý hiệu quả của đội ngũ nhân viên bán hàng. Nói cách khác, thông qua thu thập số liệu báo cáo trực tiếp, họ tìm ra giải pháp thúc đẩy năng suất của đội ngũ bán hàng và của ​​từng nhân viên.

Tầm quan trọng của vị trí
Tầm quan trọng của vị trí

Để đạt được mục tiêu phía trên, trưởng phòng kinh doanh sẽ kết hợp các phương pháp như:

  • Chịu trách nhiệm thúc đẩy và đào tạo cho đội ngũ bán hàng để cải thiện năng suất, cũng như tuyển dụng và đào tạo đội ngũ bán hàng mới.
  • Đạt được mục tiêu kinh doanh thông qua việc lập kế hoạch hiệu quả, đặt mục tiêu bán hàng phù hợp, phân tích dữ liệu về hiệu suất trong quá khứ và dự kiến ​​hiệu suất trong tương lai.
  • Đảm bảo rằng bộ phận bán hàng kết hợp chặt chẽ với trưởng phòng các bộ phận khác trong công ty. Ví dụ: đội ngũ bán hàng hợp tác với đội ngũ quảng cáo để tạo ra các nguồn khách hàng tiềm năng mới và mở rộng dữ liệu khách hàng mục tiêu. Hoặc học trao đổi với các nhóm nghiên cứu sản phẩm để đảm bảo đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.

Vì vậy, một trưởng phòng kinh doanh đồng thời đóng ba vai trò chính:

  • Quản lý con người: Tuyển dụng, xây dựng và nuôi dưỡng đội ngũ.
  • Người quản lý khách hàng: Xây dựng chiến lược thu hút khách hàng tiềm năng.
  • Phụ trách hoạt động kinh doanh: Chỉ đạo công việc kinh doanh.

3. Tố chất để trở thành trưởng phòng kinh doanh thành công

Các đặc điểm của một người đứng đầu phòng kinh doanh thành công khác với những đặc điểm của một nhân viên bán hàng thành công. Các đặc điểm chính của một người lãnh đạo kinh doanh là ít tập trung vào khả năng bán hàng mà tập trung nhiều hơn vào các kỹ năng lãnh đạo. Vì vậy, việc tuyển dụng trưởng phòng kinh doanh là không hề đơn giản.

 Tố chất để trở thành trưởng phòng kinh doanh thành công
Tố chất để trở thành trưởng phòng kinh doanh thành công

Thay vì “tự mình làm”, họ đào tạo và hướng dẫn người khác cách làm, thúc đẩy nỗ lực bán hàng của nhân viên. Kinh nghiệm làm trưởng phòng kinh doanh là họ cần tự trau dồi kỹ năng để đảm bảo đội ngũ thực hiện chính xác và hiệu quả quy trình bán hàng.

Chân dung của một người lãnh đạo kinh doanh bao gồm các tố chất điển hình sau:

  • Kỹ năng giao tiếp: Nghe trước, nói sau. Là lãnh đạo phòng kinh doanh, họ điềm tĩnh, không khiển trách nhân viên ở nơi công cộng. Họ hiểu rõ thông điệp muốn “truyền lửa” cho đội ngũ bán hàng của mình. 
  • Chính trực và tin cậy: họ không bao giờ yêu cầu đội ngũ bán hàng của mình làm điều gì đó trái đạo đức, bất hợp pháp hoặc đi ngược lại các giá trị cốt lõi của công ty.
  • Khả năng xây dựng mối quan hệ tuyệt vời với đồng nghiệp, đối tác, bộ phận khác và quản lý cấp trên: Họ sẵn sàng thúc đẩy người khác thành công.
  • Đồng cảm và khả năng thấu hiểu quan điểm của khách hàng
  • Khả năng gắn kết nhóm bán hàng cùng đi theo một tầm nhìn chung. Họ hiểu rõ điều gì sẽ thúc đẩy mỗi thành viên.
  • Kỹ năng phân tích: Họ sử dụng báo cáo để phân tích dữ liệu. Từ đó, họ tổ chức các buổi huấn luyện bán hàng và trao quyền cho nhân viên chủ động quản lý cơ hội khách hàng. Họ hiểu về giá cả, lợi nhuận và tác động của chính sách chiết khấu.
  • Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và quản lý thời gian hiệu quả

4. Điều gì tạo nên một trưởng phòng kinh doanh xuất chúng

Những đặc điểm nổi bật của trưởng bộ phận bán hàng
Những đặc điểm nổi bật của trưởng bộ phận bán hàng

Nghiên cứu cho thấy, một trưởng phòng kinh doanh sẽ có những đặc điểm vượt trội hơn so với những người quản lý ở mức trung bình. 

  • Đạt được thành tích cao, đầy tham vọng và quyết tâm với mục tiêu
  • Sáng tạo, tìm ra các giải pháp và rất nhiều ý tưởng
  • Quyết đoán và thoải mái đưa ra quyết định nhanh chóng

Ngược lại, các nhà quản lý bán hàng ở mức độ trung bình sẽ:

  • Tập trung vào tiểu tiết, có phương pháp thực hiện và có tổ chức
  • Tập trung vào việc tuân theo các quy tắc
  • Chỉ đưa ra quyết định dựa trên sự kiện, số liệu và phân tích dữ liệu

Các thành tựu của một trưởng phòng kinh doanh xuất sắc bao gồm:

  • Chứng minh được thành tích đạt/ vượt mục tiêu với vai trò là một người lãnh đạo.
  • Kinh nghiệm xây dựng và mở rộng phạm vi khách hàng thành công từ số ít hoặc không có gì
  • Có kỹ năng xây dựng mối quan hệ, đón nhận và hiểu sâu sắc các yêu cầu kinh doanh từ lãnh đạo cấp cao

5. Công việc hàng ngày của một trưởng phòng kinh doanh

Dưới đây là danh sách các nhiệm vụ điển hình của một người đứng đầu phòng kinh doanh. Trưởng phòng kinh doanh có nhiệm vụ gì hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm. Các công việc chính xác có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành, công ty và văn hóa nhóm:

Công việc thường nhật ở vị trí này
Công việc thường nhật ở vị trí này

Quản lý con người

  • Đặt mục tiêu, kế hoạch hoạt động và các tiêu chuẩn, khách quan cho đội ngũ bán hàng.
  • Họp trao đổi với trưởng các bộ phận khác mỗi tuần để đánh giá hiệu suất, tiến độ và mục tiêu.
  • Cung cấp báo cáo, số liệu về hiệu suất cho từng nhân viên bán hàng một hoặc hai lần mỗi năm. 
  • Đào tạo nhân viên bán hàng trực tiếp hoặc gián tiếp để giúp họ cải thiện hiệu suất bán hàng.
  • Xử lý các trường hợp khách hàng khó phát sinh.
  • Tư vấn, hỗ trợ, đánh giá và sa thải các nhân viên bán hàng kém hiệu quả.
  • Phát triển một quy trình bán hàng linh hoạt có thể mở rộng và đảm bảo nhân viên tuân thủ nó một cách chính xác.
  • Đảm bảo rằng nhân viên sử dụng công nghệ bán hàng, chẳng hạn như CRM, một cách chính xác.
  • Lập kế hoạch và thực hiện các chương trình đào tạo. Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng với các giảng viên bán hàng nội bộ hoặc bên ngoài. 
  • Lập kế hoạch và chủ trì các cuộc họp nhóm bán hàng hàng tuần. 
  • Tổ chức các sự kiện gắn kết nhóm bán hàng.
  • Tuyển dụng, lựa chọn, giới thiệu và đào tạo nhân viên bán hàng mới.
  • Trong một số trường hợp, giám sát các trưởng nhóm bán hàng ở khu vực và địa phương.
  • Tạo động lực và thu hút đội ngũ bán hàng bằng chính sách thưởng/ phạt, chẳng hạn như các cuộc thi bán hàng, các gói phúc lợi khuyến khích, giải thưởng và ghi nhận.
  • Đoàn kết nhóm: Đảm bảo nhân viên làm việc như một nhóm tích cực và trao đổi kinh nghiệm.
  • Làm gương tốt cho đội. Làm việc theo văn hóa và giá trị của công ty, giao tiếp tốt và mang lại hiệu quả.

Quản lý nhu cầu của khách hàng

  • Duy trì sự hiểu biết sâu sắc về nhu cầu của khách hàng và theo dõi sở thích của họ.
  • Giải quyết các vấn đề không hài lòng và khiếu nại của khách hàng liên quan đến bán hàng và dịch vụ.
  • Tư vấn thiết lập và điều chỉnh kế hoạch định giá và tỷ lệ chiết khấu.
  • Cầu nối giữa công ty và khách hàng.

Quản lý kinh doanh

  • Xác định và quyết định hạn ngạch, mục tiêu bán hàng. Dự đoán doanh thu hàng năm và hàng quý cho các thị trường khác nhau.
  • Phát triển các chiến lược bán hàng mới để thu hút khách hàng tiềm năng.
  • Theo dõi các chỉ số của đội ngũ bán hàng và báo cáo thường xuyên với ban lãnh đạo công ty.
  • Phân tích dữ liệu bán hàng và phát triển kế hoạch để giải quyết các mục tiêu chưa đạt được.
  • Trao đổi thường xuyên với trưởng phòng marketing để phát triển kế hoạch tạo nguồn khách hàng tiềm năng.
  • Lên kế hoạch ngân sách và phê duyệt chi tiêu hàng tuần.
  • Theo dõi mức độ cạnh tranh, các chỉ số kinh tế và xu hướng của ngành.
  • Nâng cao kiến ​​thức chuyên môn và năng lực của bản thân bằng cách tham dự các hội thảo và các khóa đào tạo, kết nối mạng lưới ngành cũng như cộng đồng kinh doanh khác.

6. Làm thế nào để thăng tiến từ nhân viên bán hàng lên trưởng phòng kinh doanh?

Nếu bạn là một nhân viên bán hàng mong muốn thăng tiến lên vai trò đứng đầu bộ phận kinh doanh, hãy chuẩn bị hành trang ngay. Dưới đây là một số chia sẻ từ các giám đốc kinh doanh trên thế giới.

 Làm thế nào để thăng tiến từ nhân viên bán hàng lên trưởng phòng kinh doanh?
Làm thế nào để thăng tiến từ nhân viên bán hàng lên trưởng phòng kinh doanh?

“Nếu muốn trở thành nhà quản lý bán hàng, kỹ năng lãnh đạo quan trọng hơn đáng kể so với khả năng bán hàng. Nếu bạn đang thể hiện mình có năng lực nổi trội hơn chỉ là một nhân viên tiềm năng, hãy dành nhiều thời gian hơn để phát triển khả năng lãnh đạo. Ngoài ra, nếu có cơ hội, bạn nên đảm nhận một dự án khó khăn trong công việc hay đưa ra giải pháp cho một vấn đề chưa có lời giải tại công ty. Có một sự thật phũ phàng là có rất ít điểm chung giữa  nhân viên bán hàng và nhà quản lý bán hàng. Điều này nghe có vẻ trái ngược, nhưng việc hoàn thành tốt hơn công việc hiện tại không giúp bạn được thăng chức”

Theo Mike Weinberg, Tác giả của cuốn sách Sales Management. Simplified. và New Sales. Simplified.

Bên cạnh đó, để thăng tiến lên vị trí trưởng phòng kinh doanh, bạn cũng cần sự nhanh nhạy trong việc tìm hiểu, đề xuất và ứng dụng công nghệ, cách thức mới vào hoạt động bán hàng. Ví dụ như, hiện tại doanh nghiệp của bạn đang quản lý bán hàng qua Excel, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu và đề xuất sử dụng phần mềm quản lý bán hàng – tối ưu hoạt động bán hàng.

Trên đây là thông tin tổng thể về vị trí trưởng phòng kinh doanh trong một doanh nghiệp. Hy vọng bạn đã có cái nhìn khái quát và chúc bạn thành công với vị trí đang đảm nhiệm.

>>> Xem thêm bài viết: Hướng Dẫn Quy Trình Chung Về Lập Kế Hoạch Kinh Doanh Cho Doanh Nghiệp SME

*Nguồn: Peaksalesrecruiting

*Biên dịch bởi: Fastwork.vn

Leave a Reply