Tự động hóa doanh nghiệp #6: Lĩnh vực Giáo dục & Những khía cạnh có thể tự động hóa

By 21 Tháng Mười Hai, 2020Tháng Năm 14th, 2021Case Study

Tự động hóa quy trình làm việc đang được áp dụng mạnh mẽ ở hầu hết các ngành công nghiệp nhằm loại bỏ các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại, giúp đội ngũ nhân sự có thời gian tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng khác. Bài viết dưới đây sẽ nói về việc triển khai tự động hóa các quy trình trong doanh nghiệp Giáo Dục – lĩnh vực tưởng chừng rất khó tiếp cận nhưng lại đã và đang ứng dụng một cách triệt để và hiệu quả!

1. Tạo sao ngành Giáo Dục cần tự động hóa quy trình làm việc?

Giáo viên và nhà giáo trên toàn thế giới đang tự động hóa các quy trình làm việc để giải phóng tối đa thời gian cho những công việc thủ công truyền thống. Một vài số liệu thống kê liên quan sẽ giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn.

tu-dong-hoa-doanh-nghiep-giao-duc

2. 7 cách tự động hóa quy trình Giáo Dục 

Tự động hóa cho phép bạn tạo một quy trình làm việc trực quan đơn giản có thể tự động thực hiện một tác vụ khi các điều kiện nhất định được đáp ứng. Những điều kiện này được gọi là trình kích hoạt và có thể được đặt theo cách thủ công để phù hợp với nhu cầu tự động hóa của doanh nghiệp. Dưới đây là 7 cách ngành giáo dục có thể sử dụng tự động hóa cho các quy trình làm việc khác nhau.

#1. Quản lý chấm công điểm danh

Đặc thù của đội ngũ cán bộ, giảng viên ngành Giáo Dục là giảng dạy theo ca kíp nên việc kiểm soát giờ giấc theo hình thức điểm danh giấy thường rất mất thời gian và thiếu tính chính xác. Việc ứng dụng phần mềm chấm công di động kết hợp phân chia tiết dạy linh hoạt giúp thầy cô thực hiện chấm công thuận tiện, dễ dàng. Dữ liệu cập nhật tức thời theo thời gian thực hỗ trợ ban lãnh đạo nắm bắt được tình hình lên lớp của đội ngũ một cách nhanh chóng. 

Áp dụng hình thức này cho sinh viên hỗ trợ quản lý chính xác cá nhân nào vắng mặt, cá nhân nào đi học đầy đủ để có căn cứ đánh giá chuyên cần. Giải quyết triệt để tình trạng điểm danh hộ, thiếu tính công bằng giữa các bộ phận sinh viên. 

tu-dong-hoa-bang-cong-doanh-nghiep-giao-duc

Quản lý tình hình chấm công của tát cả các phòng ban trên một hệ thống trực tuyến

#2. Lập lịch cho giáo viên

Bạn có thể số hóa lịch trình của toàn bộ các giáo viên trong cơ sở giáo dục của mình nhằm giải phóng khối lượng công việc lớn cần quản lý. Mọi thứ từ lịch lên lớp đến các cuộc họp và sự kiện khác nhau có thể cập nhật chi tiết và tập trung trên hệ thống. Phần mềm đồng thời cũng cung cấp trực quan tiến độ, deadline, kết quả thực hiện công việc cũng như cảnh báo nhiệm vụ đã quá hạn. 

#3. Cập nhật thời khóa biểu của sinh viên

Thời khóa biểu của sinh viên thường được sắp xếp và lên kế hoạch từ trước. Tuy nhiên, với yêu cầu giáo dục ngày càng cao và tiến tới số hóa, thời khóa biểu của học sinh có thể linh hoạt và thay đổi. Thay vì thông báo qua các kênh Zalo, group facebook, việc điều chỉnh lịch học hoặc giảng viên đứng lớp trên phần mềm sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian của cá nhân phụ trách, đồng thời hỗ trợ cấp lãnh đạo theo dõi dễ dàng. 

#4. Quy trình hành chính

Các quy trình hành chính như ban hành công văn, gửi công văn thông báo rồi chuyển phát đến các đơn vị cơ sở thường mất rất nhiều thời gian và dễ thất lạc. Tự động hóa hỗ trợ khởi tạo nhanh chóng các công văn, thông báo theo biểu mẫu có sẵn, gắn tag theo dõi là toàn bộ nhân viên có thể nắm bắt nhanh chóng.

Việc kiểm soát, lưu trữ, luân chuyển hồ sơ giảng viên nếu thực hiện thủ công cũng đòi hỏi nguồn nhân lực lớn mà chưa chắc đã đem lại hiệu quả tuyệt đối. Giải pháp tự động hóa có thể giúp xử lý toàn bộ các quy trình hành chính đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết. Khả năng phân loại chi tiết dữ liệu, đồng thời lưu trữ không giới hạn trên phần mềm giúp các bộ phận tìm kiếm nhanh chóng khi cần. Giải quyết triệt để tình trạng thất lạc thông tin, tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm, in ấn.

#5. Phản hồi qua email

Thiết lập email trả lời tự động cũng là một trong những giải pháp được các giảng viên, giáo sư ngành Giáo Dục sử dụng khá phổ biến.

Bạn không thể check mail 24/7, nhưng cũng không biết khi nào học sinh cần một câu trả lời khẩn cấp. Việc cài đặt một số mẫu email cơ bản tự động trả lời khi nhận được email gửi đến phần nào có thể cung cấp thông tin cần thiết cho phụ huynh, học sinh trong trường hợp khẩn cấp.

Trả lời tự động không chỉ có lợi cho sinh viên, bộ phận cán bộ, giảng viên cũng hạn chế bị làm phiền ngoài giờ hành chính hoặc khi bận chưa thể giải đáp tức thời.

#6. Lên lịch họp

Tại các đơn vị Giáo Dục, trường học, cuộc họp không chỉ xuất hiện giữa những cán bộ, giảng viên trong trường mà còn giữa giáo sư bộ môn, chủ nhiệm với sinh viên, phụ huynh. Những người tham gia cuộc họp có thể đồng bộ lịch của họ với phần mềm đặt lịch cuộc họp. Sau đó, phần mềm này sẽ tìm ra thời gian (và thậm chí là địa điểm) tốt nhất để mọi người gặp nhau, dựa trên thời gian thực của mọi người. Tương tự như việc thiết lập lịch phỏng vấn ứng viên, training nhân viên mới,….Ứng dụng phần mềm đặt lịch họp, nhà quản lý cũng như các bộ phận liên quan sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian dành cho việc đi hỏi ý kiến từng nhân sự để sắp xếp lịch họp phù hợp nhất. Đồng thời cũng tạo sự thoải mái, hài lòng cho mọi người bởi không ảnh hưởng đến lịch trình cá nhân của họ. 

#7. Đặt trước thiết bị

Có rất nhiều lớp học cùng một lịch nhưng thiết kế hỗ trợ giảng dạy như máy chiếu, loa, đài chỉ có giới hạn. Sử dụng phần mềm booking sẽ cho biết chính xác tình trạng thiết bị còn trống hay đã có người đăng ký sử dụng. Thông tin luôn được cập nhật chính xác theo thời gian thực, giúp mọi người chủ động điều chỉnh kế hoạch, tránh ảnh hưởng đến chất lượng chung.

3. Lợi ích tự động hóa mang lại cho doanh nghiệp Giáo Dục 

Tự động hóa rõ ràng mang lại nhiều lợi ích trực tiếp trong ngắn hạn và cả dài hạn cho các Đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Giáo dục tại nước ta.  

  • Đơn giản hóa các quy trình hành chính công vốn rất cồng kềnh 
  • Tối ưu sử dụng quỹ thời gian của cán bộ Giảng viên & nhân viên
  • Bỏ bớt nhiều khoản chi phí ẩn khổng lồ, đặc biệt là chi phí văn phòng phẩm
  • Cải thiện tính minh bạch thông tin trong tổ chức 
tu-dong-hoa-cham-cong-fastwork

Cập nhật chi tiết thời gian làm việc của nhân viên theo thời gian thực

Anh Trần Hữu Trung – Phó Hiệu Trưởng trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng cho biết:

“Trước đây, trường cũng đã áp dụng một số hình thức chấm công như thẻ từ, vân tay hoặc có 1 người quản lý đi chấm công trực tiếp cho cán bộ. Tuy nhiên, bất cập lớn nhất chúng tôi nhận thấy đó là dữ liệu không được cập nhật kịp thời, cán bộ quản lý không thể nắm bắt thông tin ngày công nhanh chóng, tức thời. Bên cạnh đó, đôi khi xuất hiện tình trạng nể nang, chưa thật chính xác, rõ ràng trong việc chấm công, xác định khối lượng công tác của cán bộ giảng viên.

Đó là lý do ban lãnh đạo HPU quyết định ứng dụng phần mềm công nghệ FastWork quản lý  200 cán bộ, thầy cô trong trường. Không ai chấm công, xác nhận công cho ai mà từng giảng viên, cán bộ, nhân viên tự chấm công và tự xác nhận, tự quản lý ngày công thực tế, ngày phép, thời gian đi muộn về sớm của mình ngay trên phần mềm.”

4. Sử dụng phần mềm FastWork tự động hóa quy trình làm việc ngành Giáo Dục

Giải quyết triệt để vấn nạn “làm việc không có quy trình” tồn tại ở hầu hết các doanh nghiệp Việt, FastWork Workflow ra đời thực hiện nhiệm vụ chuẩn hóa, tự động hóa và kết nối hàng trăm quy trình nghiệp vụ liên phòng ban trên một nền tảng tập trung trực tuyến. 

Giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng nghìn giờ làm việc mỗi năm và cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của nhân sự mà không một phương thức truyền thống nào có thể hỗ trợ.

#1. Số hóa quản lý chấm công – tính công – tính lương nhân sự

  • Ứng dụng chấm công di động qua nhận diện khuôn mặt FaceID
  • Hỗ trợ phân chia ca kíp, tiết học, giờ lên lớp linh hoạt cho từng cán bộ giảng viên
  • Thiết lập thời khóa biểu sinh viên
  • Tự động hóa bảng công tháng và bảng lương 

#2. Quản lý toàn diện hệ thống cán bộ nhân viên

  • Số hóa hồ sơ nhân sự của cán bộ giảng viên, nhân viên
  • Quản lý và theo dõi quá trình công tác, điều chuyển, bổ nhiệm công tác của từng cán bộ giảng viên

#3: Số hóa các quy trình hành chính. 

  • Số hóa quy trình soạn thảo, ban hành và gửi công văn tới cán bộ nhân viên
  • Số hóa quy trình soạn thảo, ban hành thông báo và kiểm soát việc thực hiện 
  • Số hóa quy trình nhận và thực thi văn bản, chỉ định từ các Ban Bộ 
  • Số hóa quy trình đăng ký sử dụng các trang thiết bị chung trong nhà trường 
  • Số hóa các cuộc họp: đặt lịch họp, thông báo, báo cáo và lưu trữ biên bản cuộc họp  

Xem thêm: Đại học Quản lý & Công nghệ Hải Phòng: “Ứng dụng phần mềm công nghệ FastWork giải quyết bài toán minh bạch trong Giáo Dục”

tu-dong-hoa-quy-trinh-fastwork-workflow

FastWork.vn – Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp trực tuyến đồng hành cùng hơn 1500+ doanh nghiệp Việt trong hành trình chuyển đổi số.

FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm quản trị bao gồm: Phần mềm Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Phần mềm Quản lý Công việc FastWork WORK+, Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+,…

Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp tự động hóa quy trình làm việc ngành Giáo Dục, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điển vào Form đăng ký dưới đây!

Đăng ký tư vấn

 

Leave a Reply