Thuật ngữ “lộ trình chuyển đổi số” được sử dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp doanh nghiệp ngày nay. Tuy nhiên, doanh nghiệp bị quá tải thông tin về các lời khuyên của chuyên gia, các chương trình đào tạo… khiến vấn đề này trở nên phức tạp hơn cần thiết.
“Thiết lập một quy trình chuyển đổi số thành công sẽ giải quyết các nhu cầu hàng đầu liên quan tới tối ưu bộ máy doanh nghiệp” thực sự có nghĩa là “tìm ra những gì phù hợp với công ty của bạn và tạo một kế hoạch để biến nó thành hiện thực”.
Việc xây dựng và hành động theo lộ trình chuyển đổi số thực sự có thể khá đơn giản với các bước và lưu ý dưới đây. Cùng FastWork tham khảo nhé.
Mục lục nội dung:
Lộ trình chuyển đổi số là gì?
Trước hết chúng ta hãy cùng ôn lại khái niệm “chuyển đổi số là gì?”
Chuyển đổi số là gì? Chuyển đổi số đề cập đến bất kỳ sáng kiến nào mà một công ty có thể áp dụng liên quan tới công nghệ mới nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả hoặc giá trị. Mặc dù mục tiêu thường được đặt ra có vẻ lớn lao, nhưng hàng ngày, hàng giờ, doanh nghiệp ở mọi quy mô vẫn đang trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số mà không biết. Các sáng kiến chuyển đổi số có thể được nêu ra và phân loại thành nhiều hình thức, cấp độ. Nó có thể đơn giản là sử dụng phần mềm lưu trữ đám mây để giảm việc lưu giấy tờ thủ công, hoặc tự động hóa các quy trình có tính lặp lại cao để giải phóng nhân viên khỏi những tác vụ thừa thãi gây giảm hiệu suất… Tuy nhiên, các xu hướng chuyển đổi số đã nhấn mạnh việc sử dụng một công cụ hoặc ứng dụng mới được xem là trọng tâm của việc chuyển đổi số. Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, mục tiêu chuyển đổi số của bạn cần có một kế hoạch toàn diện, được gọi là: lộ trình chuyển đổi số.
Định nghĩa của lộ trình chuyển đổi số
Lộ trình chuyển đổi số là bản kế hoạch chi tiết bao gồm các giai đoạn, các mốc thời gian và các bước triển khai kèm mục tiêu cho từng giai đoạn, với ngân sách phù hợp cũng như các phương pháp giám sát mục tiêu KPIs/OKR để điều phối, thúc đẩy liên tục quá trình chuyển đổi số trên toàn doanh nghiệp, tổ chức, từ đó đạt được mục tiêu về kinh doanh.
Có thể hiểu đơn giản, lộ trình chuyển đổi số là một kế hoạch chuyển tổ chức của bạn từ Điểm A (sử dụng các quy trình kỹ thuật số hiện tại của bạn) sang Điểm B (sử dụng các quy trình kỹ thuật số mới). Hãy nghĩ về nó giống như tham gia một chuyến đi trên đường — bạn biết mình đang ở đâu và muốn đi đâu, nhưng bạn cần vạch ra cách bạn sẽ đến đích.
Một bản lộ trình chuyển đổi số sẽ cần xác định những phương pháp, sáng kiến chuyển đổi số mà doanh nghiệp dự định áp dụng, bao gồm mọi thứ từ công nghệ, con người và quy trình — để đảm bảo quá trình chuyển đổi thành công. Việc xây dựng lộ trình chuyển đổi số giúp doanh nghiệp hiểu biết rõ ràng về khả năng chuyển đổi, khoảng cách giữa thực tế và đích hướng tới cũng như các vấn đề cần được ưu tiên giải quyết.
| Tham khảo và tải về miễn phí: 9 bộ tài liệu về Chuyển đổi số của Việt Nam và thế giới
Cách tạo lộ trình chuyển đổi số trong 5 bước
Bất kỳ công việc, dự án nào nếu không có lộ trình cũng dễ dẫn đến nguy cơ thất bại, đặc biệt là vấn đề chuyển đổi số trong dài hạn với nguồn lực lớn rất dễ thất bại nếu không có lộ trình cụ thể. FastWork giới thiệu bạn đọc 5 bước đơn giản để xây dựng lộ trình chuyển đổi số ngay cả các công ty nhỏ cũng có thể áp dụng để đạt được thành công.
1. Thống kê & phân tích năng lực nội tại
Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bạn cần đánh giá điểm xuất phát của mình. Doanh nghiệp hiện đang có những quy trình nào đã và chưa đưa vào áp dụng? Nếu đang áp dụng, những điểm nào có thể cải thiện? BLĐ mong đợi những thay đổi cụ thể nào từ việc áp dụng công nghệ?
Làm bảng thu thập và phân tích những dữ liệu trên trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi sẽ cung cấp cho bạn cơ sở để đo lường hiệu quả sau 1 thời gian áp dụng.
Ví dụ: BLĐ công ty hy vọng quá trình chuyển đổi số sẽ tăng năng suất của nhân viên. Thì bạn cần biết, hiện tại nhân viên đang dành bao nhiêu thời gian cho một nhiệm vụ cụ thể trước khi triển khai các công cụ hoặc quy trình mới. Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, bạn có thể đo lường và so sánh kết quả đầu ra để đánh giá xem phương pháp mới này có thành công hay không.
Với các doanh nghiệp lớn, tập đoàn quy mô vài nghìn nhân sự, bạn có thể thành lập Ban chuyển đổi số để phụ trách vấn đề lập kế hoạch và tiến hành các đánh giá độc lập để đảm bảo kết quả, dữ liệu chính xác. Với các doanh nghiệp vừa & nhỏ, các trưởng bộ phận, giám đốc miền, giám đốc bộ phận sẽ là người được giao trọng trách tiến hành thu thập, phân tích và đánh giá các dữ liệu này.
2. Nhận được sự ủng hộ từ quản lý cấp cao
Nhìn bề ngoài, chuyển đổi kỹ thuật số có vẻ như chỉ là một sự thay đổi về công nghệ hoặc quy trình — nhưng để chuyển đổi thành công, nó cũng đòi hỏi một sự thay đổi hoàn toàn về văn hóa. Một hệ thống mới sẽ đi kèm với đào tạo và một lộ trình học tập yêu cầu toàn bộ nhân viên của bạn phải tham gia.
Quản lý cấp cao cần đóng vai trò lãnh đạo mọi thay đổi lớn trong toàn tổ chức. Nếu không có sự cam kết của họ, bất kỳ sáng kiến quản lý thay đổi nào cũng sẽ chết chìm. Trên thực tế, các sáng kiến chuyển đổi số có khả năng thành công cao gấp 2,5 lần nếu có sự hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao. Quan trọng bạn phải chuẩn bị sẵn thông tin phù hợp để thuyết phục họ về lý do tại sao cần thay đổi.
Dưới đây là một số mẹo để kết nối với quản lý cấp cao:
- Liên hệ chuyển đổi kỹ thuật số trở lại các mục tiêu hoặc giá trị của công ty để chứng minh chuyển đổi số quan trọng đối với toàn bộ công ty. Việc thực hiện thay đổi này có phù hợp với các giá trị cốt lõi và giúp công ty tiến gần hơn với các mục tiêu kinh doanh không?
- Tập trung vào ROI. Quản lý cấp cao cần biết rằng khoản đầu tư của họ sẽ không bị lãng phí. Sử dụng thông tin chi tiết bạn đã thu thập, giải thích lý do tại sao các quy trình hiện tại không hoạt động — và rủi ro công ty phải trả giá bằng thời gian lãng phí, mất khách hàng hoặc kém hiệu quả và chứng minh công nghệ số sẽ thay đổi điều này theo chiều hướng tốt hơn.
- Tìm sức mạnh trong số đông. Nếu bạn biết đội nhóm của mình đang gặp khó khăn với các quy trình hoặc công nghệ hiện có, hãy mời một số người trong số họ tham gia để giúp trình bày trường hợp của bạn với quản lý cấp cao. Điều này có thể giúp quản lý cấp cao hiểu được tác động và tầm quan trọng của việc thực hiện thay đổi.
- Cá nhân hóa bản trình bày của bạn. Bằng cách tùy chỉnh bản trình bày của bạn cho từng thành viên ban quản lý mà bạn cần thu hút sự tham gia của họ, bạn có thể đạt được các điểm tiếp xúc quan trọng nhất để xây dựng các kết nối mạnh mẽ hơn.
3. Đặt mục tiêu rõ ràng, thực tế
Đặt mục tiêu rõ ràng, thực tế và có thể đo lường được để thúc đẩy lộ trình chuyển đổi số. Đặt mục tiêu có thể giúp tổ chức của bạn thiết lập thành công để bạn có thể đạt được ROI thực nhanh hơn.
Hãy nghĩ về mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng tới khi áp dụng đổi mới kỹ thuật số. Kết quả lý tưởng nào doanh nghiệp sẽ đạt được khi trải qua lộ trình chuyển đổi số này? “Điểm B” trên lộ trình của bạn là gì? Việc đặt mục tiêu về đích sẽ giúp bạn khám phá những bước đệm, những cột mốc milestone nhỏ hơn mà đội ngũ của bạn cần thực hiện để đạt được điều đó.
Áp dụng phương pháp thiết lập mục tiêu SMART để chia nhỏ lộ trình thành nhiều phần có thể giúp đội nhóm chủ động hơn trong việc theo dõi tiến độ chuyển đổi số. Mỗi giai đoạn cũng cần được cho biết mục tiêu là gì và phương pháp đánh giá là gì, trong trường hợp không đạt yêu cầu thì phương án điều chỉnh là gì?
4. Tạo dựng văn hóa sẵn sàng chuyển đổi
Văn hóa doanh nghiệp là thứ “không thể không có” nếu doanh nghiệp muốn tăng trưởng vượt bậc trong dài hạn – tầm quan trọng không thể chối cãi của văn hóa doanh nghiệp là điều mà chúng tôi đã đề cập tới trong bài phân tích: Văn hóa doanh nghiệp – Chìa khóa tối ưu năng suất và giữ chân người tài
Tương tự vậy, văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò rất lớn trong lộ trình chuyển đổi số – tầm quan trọng của việc thu hút tất cả nhân viên tham gia và ủng hộ trước khi có bất kỳ thay đổi nào diễn ra là rất quan trọng để đạt được kết quả tốt. Nếu đội ngũ nhân sự của bạn không nhìn thấy giá trị trong các quy trình và công nghệ mới, họ sẽ không cam kết, tệ hơn là không sử dụng.
Việc của các nhà điều hành, quản lý cấp cao trong doanh nghiệp là truyền đạt nhu cầu, nguyên nhân cần thay đổi cũng như cam kết về những hiệu quả của việc áp dụng các công nghệ mới vào quy trình làm việc, nhấn mạnh vào việc hệ thống đó có thể giảm thiểu những phức tạp và khó khăn trong công việc của họ như thế nào.
Trao đổi 1-1, cởi mở giữa cấp quản lý và nhân viên để họ có thể thoải mái bày tỏ quan điểm và chia sẻ ý tưởng về cách thực hiện hiệu quả hơn — đặc biệt với các nhân viên tỏ ý do dự khi thử công nghệ mới.
| Có thể bạn quan tâm: Chuyển đổi số doanh nghiệp Xây dựng: “80% sự thành bại đến từ yếu tố con người”
5. Đầu tư vào quản lý dự án linh hoạt
Quản lý dự án linh hoạt tập trung vào việc tạo ra một môi trường hợp tác để triển khai, thử nghiệm và phản hồi với sự thay đổi. Mặc dù có một kế hoạch đã định là rất quan trọng, nhưng quản lý dự án linh hoạt cung cấp cơ hội để xem xét lại kế hoạch đã định một cách nhất quán và thực hiện các điều chỉnh theo nhu cầu hoặc mối quan tâm chung.
Quản lý dự án linh hoạt đảm bảo tỷ lệ thành công cao cho các nỗ lực chuyển đổi bằng cách chia nhỏ dự án thành các giai đoạn bắt đầu, nước rút và về đích. Sau mỗi thay đổi nhỏ, bạn cần thu thập phản hồi từ nhân viên của mình để hiểu những gì đang thực sự hiệu quả và cái gì không để cải thiện toàn bộ quy trình triển khai.
| Tham khảo danh sách các công cụ quản lý dự án tốt nhất hiện nay
Khi so sánh với một chuyến đi trên đường, quản lý dự án linh hoạt giống như một người phụ lái trên ghế hành khách. Họ sẵn sàng điều chỉnh lộ trình để phù hợp với các đường vòng, điểm dừng nghỉ đột xuất và yêu cầu của những người lái xe khác trong xe.
Xem chi tiết ví dụ lộ trình chuyển đổi số tại đây
Tầm quan trọng của việc xây dựng lộ trình chuyển đổi số doanh nghiệp
Một chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo:
- Sắp xếp lại mô hình kinh doanh nhằm tăng cường trải nghiệm khách hàng.
- Các công nghệ số, sáng kiến chuyển đổi số phải có giá trị cao và hướng đến mục tiêu kinh doanh trong dài hạn.
Chiến lược chuyển đổi số sẽ tác động đến mọi bộ phận trong doanh nghiệp của bạn và chắc chắn sẽ thay đổi cách bạn làm việc, thậm chí có thể loại bỏ hoàn toàn các tác vụ nhàm chán và lặp đi lặp lại. Việc tạo ra một chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số hiệu quả đòi hỏi sự chính xác, chuyên môn và triển khai các ý tưởng độc đáo để điều hành doanh nghiệp.
Đồng thời, chuyển đổi số còn được khẳng định là rất quan trọng trong chiến lược cạnh tranh khi doanh nghiệp liên tục phải đương đầu với các đối thủ mạnh và mới trên thị trường, đảm bảo sự thích ứng liên tục đặc biệt trong các ngành luôn thay đổi và cải tiến. Mặt khác, để theo kịp cái được gọi là “cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư”, các doanh nghiệp sẽ cần phải đầu tư vào một chiến lược, lộ trình chuyển đổi số chi tiết để đáp ứng nhu cầu mới, không ngừng phát triển của khách hàng.
Ví dụ: Chuyển đổi kỹ thuật số trong ngành bán lẻ đã cải thiện đáng kể trải nghiệm và sự tiện lợi của khách hàng. Ngoài việc giao hàng và hoàn hàng thuận tiện, các nền tảng thương mại lớn như Amazon còn có các tính năng hỗ trợ IoT để kích hoạt tự động làm mới trải nghiệm mua hàng theo định kỳ. Hoặc tích hợp với các đơn vị thanh toán trực tuyến giúp mua hàng và xuất hóa đơn chỉ bằng một cú nhấp chuột.
| Đọc chi tiết: Chuyển đổi số ngành bán lẻ, đâu là lối đi thông minh cho các doanh nghiệp Việt?
3 lưu ý để tránh rủi ro xây dựng lộ trình chuyển đổi số “sai”
1. Đặt sứ mệnh thay đổi lên vai nhân viên
Không phải là lãnh đạo, không phải là các nhà quản lý cấp cao, chính nhân viên của bạn mới là người áp dụng công nghệ và thay đổi từng ngày. Do đó, hãy đặt sứ mệnh thay đổi này thành tầm nhìn, thành sứ mệnh chung của tập thể nhân viên. Từng nhân viên cần nhận thức một cách rõ ràng, chính xác rằng, bản thân họ phải là người thay đổi đầu tiên từ những công việc họ đang làm hàng ngày.
Bắt đầu với vai trò lãnh đạo, hãy để những người có ảnh hưởng (trưởng phòng hoặc quản lý cấp cao) hiểu được mục đích và giá trị của sự chuyển đổi. Đây phải là những thành viên đáng tin cậy và được tôn trọng trong tổ chức của bạn, những người có thể dễ dàng truyền đạt những lợi ích của sự thay đổi sắp tới với phần còn lại của công ty. Sau đó tới nhân viên. Cung cấp cho nhân viên không gian mở để thảo luận, trao đổi, cho ý kiến và nêu quan điểm là một cách hiệu quả để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp lường trước rủi ro trong chính nội bộ mình.
2. Đặt tốc độ chuyển đổi nhanh và chia sẻ chiến thắng sớm
Sau khi đã làm công tác truyền thông & tinh thần trên toàn doanh nghiệp, hãy bắt đầu ngay khi nhân viên còn hào hứng. Vài tháng đầu tiên trong kế hoạch chuyển đổi của bạn là vô cùng quan trọng và sẽ ảnh hưởng tới tốc độ cho toàn bộ quá trình.
Trên thực tế, một nghiên cứu cho thấy các công ty trong top 4 chuyển đổi số thành công đã đạt được 57% mục tiêu trong sáu tháng đầu tiên.
Ăn mừng chiến thắng sớm là một cách tuyệt vời để duy trì sự nhiệt tình — nhưng đừng để những thành tích sớm khiến bạn tự mãn. Để duy trì đà phát triển, hãy tái đầu tư những kết quả đó và tăng thêm giá trị cho quá trình chuyển đổi của bạn.
Ví dụ: Bạn kinh doanh một chuỗi nhà hàng. Giả sử bạn đã áp dụng phần mềm chấm công trực tuyến cho một chi nhánh và đạt được sự ủng hộ của nhân viên tới 90%, chỉ 10% nhân viên còn lại chưa thích thú với phần mềm này. Hãy hỏi họ vấn đề ở đâu và yêu cầu sự trợ giúp từ nhà cung cấp phần mềm để xử lý. Khi đã giải quyết được vấn đề, hãy nhanh chóng nhân rộng ra toàn bộ các chi nhánh, cửa hàng còn lại để đồng bộ việc chấm công mới trên toàn doanh nghiệp.
3. Sử dụng phần mềm hỗ trợ kiểm soát lộ trình chuyển đổi số
Vấn đề luôn có thể đến bất kỳ lúc nào. Nhưng bạn có thể hạn chế chúng bằng việc áp dụng các công cụ để kiểm soát, quản lý sự thay đổi để giúp đội nhóm đi đúng hướng và triển khai công nghệ mới hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số công cụ được khuyến khích sử dụng trong việc hỗ trợ các khía cạnh khác nhau của quá trình chuyển đổi:
- Nền tảng áp dụng kỹ thuật số (DAP) có thể là các công cụ quản lý rời rạc hoặc các nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể được tổ chức theo mô hình all-in-one
- Công cụ thu thập thông tin phản hồi. Khuyến khích sự tham gia chia sẻ của nhân viên
- Wiki kiến thức. Tạo một nguồn trung tâm cho các tài liệu đào tạo mà nhân viên có thể tham khảo lại bất cứ khi nào họ cần.
- Các kênh trò chuyện của nhân viên. Cung cấp không gian dành riêng, chẳng hạn như kênh trên Slack hoặc MS Teams, bảng Trello hoặc cổng mạng nội bộ để nhân viên đặt câu hỏi, chia sẻ mẹo hoặc nhận thông tin cập nhật liên quan đến quá trình chuyển đổi.
FastWork gợi ý cách bắt đầu xây dựng lộ trình chuyển đổi số
Giám đốc Công nghệ FastWork (Đơn vị cung cấp phần mềm & tư vấn chuyển đổi số) – Ông Đặng Quang Vũ đề xuất “Bắt đầu số hóa doanh nghiệp từ hoạt động đơn giản, sát sườn nhất với nhân sự như như chấm công – tính lương”
Qua kinh nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp, chia sẻ về vấn đề này, ông Đặng Quang Vũ đưa ra 3 giai đoạn cơ bản cho doanh nghiệp SME tham khảo khi bắt đầu hành trình số hóa.
- Giai đoạn đầu: Chủ doanh nghiệp bắt đầu số hóa bằng việc lựa chọn những phần mềm có tính năng cần sử dụng hàng ngày, tác động sát sườn tới lợi ích của nhân sự, phần mềm có tính tương tác giữa cấp quản lý và nhân sự, dần dần giúp nhân sự hình thành thói quen sử dụng, làm việc trên môi trường phần mềm, phục vụ cho hoạt động số hóa doanh nghiệp
Các ứng dụng đề xuất: phần mềm chấm công, tính lương, theo dõi/làm đơn xin nghỉ phép, phần mềm quản lý đề xuất phê duyệt.
- Giai đoạn 2: Duy trì sử dụng những ứng dụng giai đoạn 1, dần chuẩn hóa quy trình, doanh nghiệp áp dụng phần mềm sâu hơn. Giá trị của việc đầu tư số hóa doanh nghiệp rõ ràng hơn.
Các ứng dụng đề xuất:
– Với doanh nghiệp Dịch vụ – Thương mại, nhà quản lý có thể cân nhắc ứng dụng các phần mềm chuyên biệt như CRM – hỗ trợ hoạt động quản trị khách hàng, bán hàng.
– Với doanh nghiệp lĩnh vực Xây dựng hay Sản xuất ứng dụng sâu các nền tảng quản lý công việc, dự án, thi công…
- Giai đoạn 3: Doanh nghiệp cần duy trì sử dụng những ứng dụng trong giai đoạn 1, giai đoạn 2, liên tục đào tạo nhân viên, tiếp nhận và xử lý những khúc mắc của nhân viên trong quá trình sử dụng phần mềm, đảm bảo các phần mềm được sử dụng liên tục và bền vững.
Dù quy mô hay lĩnh vực là gì, doanh nghiệp SME không nên vội vàng triển khai đồng loạt phần mềm trong mọi hoạt động quản lý doanh nghiệp và cần có hành lang pháp lý rõ ràng khi triển khai phần mềm.
Thúc đẩy quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của bạn với FastWork
Lộ trình chuyển đổi số có vẻ dài và thường phức tạp. Nhưng bạn có thể đảm bảo đích đến và lộ trình bằng cách hướng dẫn và hỗ trợ liên tục cho nhân viên ngay từ đầu.
Với Nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể FastWork, bạn có thể cung cấp một bức tranh số hóa toàn cảnh các hoạt động vận hành, quản lý doanh nghiệp mà nhân viên thường xuyên tham gia vào. Cấu hình và thiết lập trên FastWork hoàn toàn có thể tùy chỉnh theo mô hình, cơ cấu, chức năng phòng ban của doanh nghiệp bạn để đảm bảo nhân viên có thể áp dụng vận hành ngay mà không gặp vướng mắc nào.
Yêu cầu demo với các chuyên viên tư vấn giải pháp của chúng tôi để khám phá cách FastWork có thể giúp bạn số hóa doanh nghiệp như thế nào?
