Nguyên tắc 5s trong văn phòng đã được nhiều công ty, doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới ứng dụng nhờ mang đến hiệu quả. 5s giúp nâng cao năng suất làm việc tại các văn phòng, tiết kiệm tối đa chi phí và tăng hiệu quả xử lý công việc. Chỉ với những thay đổi nhỏ nhất từ môi trường đến công cụ làm việc các doanh nghiệp có thể cải thiện tối đa văn phòng làm việc của mình.
Cùng tìm hiểu quy trình triển khai nguyên tắc 5s trong văn phòng tại bài viết sau đây.
Mục lục nội dung:
Nguyên tắc 5s là gì?
5s là gì – Nguyên tắc 5s được bắt nguồn từ tiếng Nhật, xuất phát từ 5 trong tiếng Nhật bắt nguồn từ chữ S bao gồm:
- 整理 (Seiri) – Sort (sàng lọc)
- 整頓 (Seiton) – Set in order (sắp xếp)
- 清掃 (Seiso) – Shine (sạch sẽ)
- 清潔 (Seiketsu) – Standardize (săn sóc)
- 躾 (Shitsuke) – Sustain (sẵn sàng)
5s được ứng dụng tại nhiều công ty, doanh nghiệp, văn phòng nhằm tối giản các công cụ và quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí và tăng năng suất nhân viên. Thực hành nguyên tắc 5s trong văn phòng trở thành xu hướng được rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng.
Lịch sử của 5S
Nguyên tắc 5s được phát triển từ thế kỷ XVI, bắt nguồn bởi những người thợ đóng tàu tại Venice, Ý. Thông qua việc sử dụng các kỹ thuật kiểm tra chất lượng trong toàn bộ dây chuyền lắp ráp và sản xuất tàu cho hải quân hoàng gia, thợ đóng tàu đã ứng dụng nguyên tắc 5s. Đến sau Thế chiến thứ 2 (Chiến tranh thế giới thứ 2), ứng dụng của nguyên tắc 5s ngày càng trở nên phổ biến. Ngành công nghiệp sản xuất ô tô của Nhật Bản được xem là cái nôi phát triển và đưa 5s trở nên rộng rãi trên toàn thế giới.
Nguyên tắc 5s được Toyota khởi xướng vào những năm 1950, và nhanh chóng chứng tỏ sức hút cũng như lợi ích của mình. Đối với nhiều công ty, đây được xem là giải pháp tiếp cận nhằm tổ chức nơi làm việc trở nên ngăn nắp, sạch sẽ và tối ưu hóa hiệu suất. Sau này 5s đã trở thành một trong những quy trình của hệ thống sản xuất ô tô của thương hiệu Toyota. 5s trang bị cho nhân viên của Toyota tư duy và môi trường làm việc dựa trên các nguyên tắc có sẵn.
Từ nguyên tắc này nhân viên có thể nhận sức rõ ràng sự đóng góp của bản thân ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và chất lượng của sản phẩm mà doanh nghiệp làm ra. Ngày nay nguyên tắc 5s được áp dụng tại các công ty, doanh nghiệp lớn cho đến các mô hình văn phòng, bệnh viện hay công sở. Nhờ mang đến nhiều ưu điểm như tối ưu thời gian làm việc, tạo môi trường làm việc hiện đại và chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí, việc triển khai nguyên tắc 5s trong văn phòng ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.
Có thể bạn quan tâm: Tìm hiểu phần mềm quản lý công văn, văn bản đi đến – FastWork Dispatch
Thực hiện nguyên tắc 5s trong văn phòng
1. Seiri (Sàng lọc)
Định nghĩa: Seiri có nghĩa là phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết, nhằm loại bỏ những thứ không cần thiết, chỉ giữ lại thứ cần thiết và những thứ không chắc chắn là cần thiết hay không. Seiri giúp xác định số lượng đúng và đủ những thứ cần thiết cho nhu cầu sử dụng.
Cách thức triển khai Seiri: Nhân sự và đồng nghiệp tại văn phòng cần quan sát khu vực làm việc của mình. Xác định những thứ cần thiết, không cần thiết và một số thứ không biết là cần thiết hay không. Đối với những thứ không cần thiết có thể trực tiếp loại bỏ. Đối với những thứ không biết là cần hay không có thể để lại một nơi, đánh dấu, nếu trong thời gian quy định như 1 tuần, 1 tháng mà không cần dùng đến thì có thể tiến hành cất vào tủ hoặc loại bỏ. Đối với những thứ cần thiết cần sắp xếp lại theo Seiton (Sắp xếp).
Tầm quan trọng của Seiri: Giảm thiểu tối đa các vật dụng, máy móc, không cần thiết, tăng không gian làm việc. Giảm diện tích lưu trữ, giảm số lượng các vật dụng như tủ đựng hồ sơ, tủ tài liệu. Giảm thiểu các dụng cụ không cần thiết tại văn phòng, tối đa không gian làm việc.
2. Seiton (Sắp xếp)
Định nghĩa: Là sắp xếp không gian làm việc cũng như các vật dụng một cách gọn gàng, ngăn nắp và khoa học, sao cho tiện lợi cho quá trình sử dụng nhất.
Cách thức triển khai nguyên tắc Seiton (Sắp xếp): Đối với các vật dụng, máy móc, công cụ,… thường xuyên sử dụng cần để gần trong tầm tay với, hoặc đặt tại nơi dễ tìm, có thể tìm phát hiện ra ngay khi cần dùng. Đối với các vật dụng ít sử dụng đến hơn có thể để xa tầm tay với, hoặc đặt tại nơi dễ tìm. Đối với các vật dụng lâu ngày mới dùng đến cần cất vào tủ hoặc kho chứa đồ tại văn phòng. Các vật dụng có thể sắp xếp theo nhóm công dụng hoặc quy định về vị trí để vật dụng cụ thể.
Tầm quan trọng của Seiton: nguyên tắc 5s trong văn phòng, Seiton mang đến nhiều ưu điểm cho các doanh nghiệp. giúp giảm thời gian làm việc, giảm thời gian tìm kiếm vật dụng khi cần, giảm thời gian kiểm tra các vật dụng. Hạn chế tình trạng mất mát tài sản, vật dụng trong văn phòng. Xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp, chuyên nghiệp hơn.
3. Seiso (Sạch sẽ)
Định nghĩa: Seiso có nghĩa là vệ sinh sạch sẽ các thiết bị dụng cụ trong văn phòng. Cũng như mang đến tinh thần thoải mái, không áp lực, không vướng bận.
Cách thức triển khai Seiso (Sạch sẽ): Từng cá nhân trong phòng ban sẽ được phân chia nhiệm vụ, khu vực cần được làm sạch trong văn phòng. Sau đó tiến hành vệ sinh các dụng cụ, thiết bị, cơ sở vật chất tại khu mình làm việc. Tiến hành cải tiến hoặc điều chỉnh nhằm mang đến môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp.
Tầm quan trọng của Seiso: giúp môi trường làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp, mang đến cảm giác thoải mái, hứng khởi cho nhân viên trong doanh nghiệp. Giảm thiểu các hư hỏng cho thiết bị và dụng cụ làm việc. Tạo hình ảnh đẹp cho văn phòng, công ty doanh nghiệp trong mắt nhân viên, ứng viên, khách hàng và đối tác.
4. Seiketsu (Săn sóc)
Định nghĩa: Doanh nghiệp cần triển khai và duy trì 3s đầu tiên một cách hiệu quả.
Cách triển khai Seiketsu: Lập tiêu chuẩn và nguyên tắc cho các hoạt động, quy trình làm việc. Thực hiện quy trình làm việc theo kế hoạch tiêu chuẩn. Xây dựng môi trường làm việc tuân thủ quy trình được đề ra từ trước. Tiến hành kiểm soát, theo dõi và đánh giá định kỳ quy trình áp dụng nguyên tắc 5s trong văn phòng.
Tầm quan trọng khi thực hiện Seiketsu: Các nguyên tắc từ s1 đến s3 sẽ được chuẩn hóa, hình thành hướng đi để công ty, doanh nghiệp, văn phòng hình thành môi trường phát triển theo hướng 5s.
Tìm hiểu thểm: Six Sigma và những ứng dụng thực tiễn trong doanh nghiệp
5. Sitsuke (Sẵn sàng)
Định nghĩa: Tất cả các cá nhân, phòng ban, bộ phận, chức vụ trong doanh nghiệp cần sẵn sàng tuân thủ theo các nguyên tắc 5s. Thực hiện đào tạo tiêu chuẩn cho các thành viên trong doanh nghiệp, hình thành thói quen và cung cách vận hành tổ chức theo các nguyên tắc đã được đề ra.
Cách triển khai Sitsuke (Sẵn sàng): Lên kế hoạch đào tạo, huấn luyện, hướng dẫn nhân viên. Chuẩn bị đầy đủ, cụ thể các tài liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, tiến hành đào tạo theo đợt hoặc theo diện rộng trên toàn thể doanh nghiệp. Đo lường hiệu quả và đánh giá sau đào tạo.
Tầm quan trọng của Sitsuke: Tạo thói quen và quy tắc làm việc tự giác, thân thiện và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Tạo môi trường làm việc hiện đại, ngăn nắp từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển của doanh nghiệp.
Triển khai nguyên tắc 5s trong văn phòng từ việc thay đổi những điều nhỏ nhặt hay thói quen đơn giản nhất mang đến hiệu quả tối ưu cho các doanh nghiệp. Thông qua nguyên tắc 5s các doanh nghiệp có thể xây dựng môi trường và văn hóa làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.
Nguyên tắc 5S được áp dụng trong những ngành nào?
5S không chỉ được áp dụng phổ biến trong văn phòng mà còn được triển khai trong:
- Lớp học: Trường học cần tạo ra một môi trường có lợi cho việc học tập để đạt được hiệu quả. Các lớp học ứng dụng 5S Lean bằng việc loại bỏ tất cả các vật dụng không cần thiết khỏi lớp học như ghế thừa, bàn, tủ và tài liệu, để giúp học sinh tập trung. Sau đó, sắp xếp các đồ đạc còn lại với mục đích tối đa hóa không gian và cung cấp đủ chỗ cho tất cả học sinh. 5S cung cấp một khuôn khổ để duy trì môi trường học tập tối ưu.
- Y học: Trong các bệnh viện và cơ sở y tế, 5S Lean có thể được sử dụng để thúc đẩy trật tự, đảm bảo dán nhãn thuốc và dụng cụ y tế theo thứ tự. Phương pháp 5S cũng làm tăng hiệu quả hoạt động của các cơ sở y tế vì giúp nhân viên thực hiện công việc của họ dễ dàng hơn trong một môi trường tối ưu, sạch sẽ, gọn gàng
- Chế tạo sản xuất: Được phát triển bởi Sakichi Toyoda vào những năm 70 và được tích hợp vào TPS (Hệ thống Sản xuất Toyota), 5S đã giúp Toyota trở thành một trong những nhà sản xuất ô tô hàng đầu trên thế giới. Trong nhà máy lắp ráp và văn phòng của họ, vật liệu sử dụng cho công việc được sắp xếp gọn gàng, không gian làm việc được tối đa hóa qua phân loại, chỉ định các khu vực cho đồ nội thất, thiết bị và đồ đạc. Toyota cũng sử dụng nhiều danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các hoạt động 5S được thực hiện một cách nhất quán. Do thành công của Toyota, 5S đã trở thành một tiêu chuẩn cho các công ty sản xuất nỗ lực tối đa hóa tiềm năng của họ. Tìm đọc chi tiết lý do, doanh nghiệp sản xuất ưu tiên áp dụng nguyên tắc 5S
- Bán lẻ: 5S Lean hoàn hảo cho ngành bán lẻ. Nguyên tắc này thúc đẩy 2 yếu tố – phân loại và tổ chức – có lợi cho cả nhân viên bán lẻ và khách hàng tiềm năng. Seiri được áp dụng để phân loại sản phẩm trong cửa hàng để nhân viên có thể tìm thấy mặt hàng nhanh nhất, và cũng có thể được áp dụng cho các giá trưng bày nhằm đảm bảo khách hàng có thể dễ dàng tìm thấy thứ họ đang cần. Seiton được áp dụng qua việc dán nhãn kho và thiết bị giúp dễ tìm kiểm nhanh chóng. Seiso được áp dụng để giữ cho cửa hàng và kho hàng sạch sẽ, trong khi Seiketsu và Shitsuke được áp dụng qua thực hiện các tiêu chuẩn, thông qua đào tạo để đảm bảo rằng chất lượng được duy trì trên tất cả các chi nhánh ở mọi thời điểm.
FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm quản trị bao gồm: Phần mềm Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Phần mềm Quản lý Công việc FastWork WORK+, Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+,…
Qúy doanh nghiệp quan tâm đến Bộ giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện từ FastWork, vui lòng liên hệ hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
