Trong thời đại công nghệ 4.0, số hóa quy trình không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Việc chuyển đổi từ các phương pháp thủ công sang các hệ thống tự động hóa không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí mà còn cải thiện chất lượng dịch vụ và tăng trải nghiệm khách hàng. Tuy nhiên, để số hóa thành công, doanh nghiệp cần hiểu đúng về bản chất và tránh những sai lầm phổ biến trong quá trình triển khai.
Cùng FastWork khám phá chi tiết lộ trình và giải pháp công nghệ lý tưởng giúp doanh nghiệp số hóa thành công trong bài viết dưới đây!
Khi nói đến các sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số, thường có hai khái niệm chính xuất hiện: số hóa dữ liệu (Digitization) và số hóa quy trình (Digitalization). Đây là 2 giai đoạn tạo bước đệm cho quá trình chuyển đổi số toàn diện doanh nghiệp. Chúng khuyến khích các tổ chức áp dụng tư duy số hóa, cải thiện tính linh hoạt và nuôi dưỡng sự sáng tạo tại nơi làm việc. Trước tiên cùng so sánh hai khái niệm này để hiểu rõ hơn về số hóa quy trình trong doanh nghiệp.
Mục lục nội dung:
Số hóa thông tin (Digitization) là gì?
Digitization là quá trình chuyển đổi dữ liệu, tài liệu hoặc thông tin từ dạng vật lý (như giấy tờ, hồ sơ) sang dạng kỹ thuật số – digital. Quá trình này giữ nguyên bản chất và cách thức vận hành của quy trình hiện tại, nhưng sử dụng các công cụ số để cải thiện việc lưu trữ, truy xuất và quản lý dữ liệu.
Ví dụ các bệnh viện, phòng khám, cơ sở y tế sử dụng hồ sơ bệnh án điện tử lưu trữ tất cả dữ liệu như: đơn thuốc, bảo hiểm, thời gian thăm khám, kết quả xét nghiệm,… của bệnh nhân. Nhờ đó giúp các tổ chức y tế loại bỏ tình trạng thất lạc hồ sơ bệnh án, giảm thiểu sai sót trong quá trình chẩn đoán bệnh & kê đơn thuốc. Xem thêm Chuyển đổi số y tế: xu hướng, thách thức & giải pháp tối ưu hiệu quả quản lý
Digitization không chỉ là số hóa dữ liệu. Mà còn là việc tận dụng các công cụ kỹ thuật số để tạo ra các giải pháp tối ưu nhằm thúc đẩy hiệu suất làm việc. Việc số hóa các tài liệu quan trọng cũng giúp doanh nghiệp truy xuất, chia sẻ dữ liệu nhanh hơn, tăng cường bảo mật thông qua các biện pháp như mã hóa, tiết kiệm tài nguyên, và có thể tạo bản sao lưu kỹ thuật số khi cần phục hồi dữ liệu.
Nhìn chung, dù doanh nghiệp bạn ở quy mô, lĩnh vực nào thì những tác động của số hóa thông tin là không thể chối cãi, tất nhiên là về mặt tích cực. Điểm danh một số lợi ích tiêu biểu của Digitization bao gồm:
- Duy trì hoạt động kinh doanh liên tục, giảm rủi ro mất dữ liệu
- Cải thiện trải nghiệm của khách hàng
- Truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào, nâng cao năng suất làm việc
- Giảm không gian và chi phí liên quan đến lưu trữ tài liệu vật lý
- Dễ dàng chia sẻ thông tin giữa các bên liên quan
- Loại bỏ các lỗi do nhập liệu thủ công hoặc xử lý giấy tờ không chính xác
Số hóa thông tin (Digitization) là nền tảng giúp doanh nghiệp từng bước tiếp cận các giải pháp số hóa toàn diện và hiện đại hơn.
Mời Doanh nghiệp tìm hiểu và nhận trải nghiệm miễn phí DEMO nền tảng số hóa toàn diện quy trình và vận hành doanh nghiệp, 3500 SMEs đang triển khai.
Số hóa quy trình (Digitalization) là gì?
Số hóa quy trình (Digitalization) là việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào các hoạt động, quy trình kinh doanh hiện có, từ khâu xử lý dữ liệu, quản lý vận hành đến tương tác với khách hàng, nhằm nâng cao hiệu suất, tối ưu hóa chi phí và mang lại trải nghiệm tốt hơn.
Digitalization không chỉ bao gồm việc chuyển đổi thông tin giấy tờ vật lý sang định dạng kỹ thuật số (digital), mà còn là việc tái cấu trúc, tự động hóa các quy trình cốt lõi, tận dụng dữ liệu để ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
Lợi ích của việc số hóa quy trình doanh nghiệp:
- Phát triển các mô hình kinh doanh mới, tạo nhiều cơ hội để doanh nghiệp phát triển
- Tự động hóa các quy trình lặp lại, giúp tập trung nguồn lực vào các nhiệm vụ chiến lược.
- Cung cấp dữ liệu thời gian thực, minh bạch và chính xác
- Tăng cường trải nghiệm khách hàng, đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng nhờ các quy trình xử lý đơn hàng, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng tự động.
- Nhân viên có công cụ để hỗ trợ làm việc hiệu quả, nâng cao năng suất
Steve Smith, thành viên Forbes Council nhận định: “Mục tiêu của tự động hóa không phải là loại bỏ yếu tố con người khỏi mọi quy trình vận hành, mà là một hoạt động tái cấu trúc, cắt giảm quy trình thừa nhằm giúp nhân sự tập trung làm việc sáng tạo hơn để phát huy tối đa năng lực.”
Số hóa dữ liệu (Digitization) đóng vai trò làm nền tảng cho việc số hóa quy trình (Digitalization). Quan trọng hơn, cả hai giai đoạn này đều là bước chuẩn bị thiết yếu, giúp doanh nghiệp sẵn sàng tiến đến cấp độ cao nhất trong hành trình Chuyển đổi số – Số hóa toàn diện (Digital Transformation). Xem thêm Chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ: từ lý thuyết tới thực tiễn
Ví dụ về số hóa quy trình trong doanh nghiệp
Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, ứng dụng phần mềm số hóa quy trình đã trở thành một xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp vận hành tinh gọn & cải thiện kết quả kinh doanh. Để hiểu rõ hơn về lợi ích của Digitalization, hãy cùng khám phá một số ví dụ thực tế dưới đây.
- Lĩnh vực xây dựng
Công ty Cổ phần HOMEMAS ứng dụng phần mềm quản lý dự án thi công xây dựng FastCons số hóa các quy trình thương mại – bán lẻ, quy trình thực hiện gia công sản xuất & thi công nội thất. Giúp 100 nhân sự khối văn phòng, bộ phận sản xuất, bộ phận công trình dễ dàng phối hợp, thực thi các nhiệm vụ/công việc theo 1 quy trình thống nhất.
Với sự trợ giúp của FastCons, các “điểm nghẽn” trong quy trình quản lý nhân sự, sản xuất đến hoạt động thi công tại nội thất HOMEMAS đã được tháo gỡ kịp thời. Thay vì đầu tư nhiều công cụ & phần mềm quản trị doanh nghiệp rời rạc thì việc ứng dụng giải pháp All-in-one như FastCons không chỉ giúp HOMEMAS tiết kiệm chi phí, nguồn lực, tăng cường hiệu suất mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh trong dòng chảy khó khăn của nền kinh tế hiện nay.
Xem chi tiết hành trình số hóa của công ty HOMEMAS
- Lĩnh vực bán lẻ
Sở hữu hơn 20 chi nhánh trên khắp các tỉnh thành sau 3 năm thành lập và phát triển, bên cạnh thành công về tốc độ tăng trưởng, ban lãnh đạo Metro Mart phải đối mặt với rất nhiều khó khăn trong cách quản lý chấm công và phân luồng công việc cho từng cơ sở. Bài toán tưởng chừng đi vào bế tắc lại được phần mềm số hóa chấm công FastWork tháo gỡ một cách nhanh chóng và triệt để.
Sau khi áp dụng phần mềm chấm công cho hơn 500 nhân sự thuộc hệ thống 18 chuỗi siêu thị khu vực Bình Dương, ông Hồ Ngọc Chương đã chia sẻ họ cắt giảm tới 15% chi phí vận hành nhân sự, tối ưu thời gian xử lý bảng công, tính lương của bộ phận kế toán. Đây là một con số rất lớn trong ngành bán lẻ và siêu thị.
- Lĩnh vực Thương mại điện tử
Công ty Cổ phần Xúc tiến thương mại quốc tế Vicommer ứng dụng Bộ giải pháp Quản trị công việc FastWork Work+, giúp tinh gọn bộ máy vận hành, sâu sát hơn trong việc quản lý 90 nhân sự.
Cụ thể, các trưởng phòng Vicommer có thể lập kế hoạch & phân công, điều phối nhanh công việc và xem chi tiết hệ thống Báo cáo theo dõi tiến độ công việc các phòng ban trên phần mềm. Vicommer cũng số hóa toàn bộ quy trình soạn thảo – gửi – phê duyệt các đề xuất nội bộ liên phòng ban. Tạo ra môi trường trao đổi thảo luận xuyên suốt và tập trung giữa người tạo đề xuất, người phê duyệt và người thực hiện trên 1 phần mềm.
So sánh số hóa dữ liệu và số hóa quy trình doanh nghiệp
Hai khái niệm này tuy có liên quan chặt chẽ nhưng mang những ý nghĩa, phạm vi và mục tiêu khác nhau trong hành trình chuyển đổi số. Hiểu đúng và áp dụng hiệu quả cả hai bước này sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa vận hành mà còn xây dựng nền tảng vững chắc để tiến tới số hóa toàn diện (Digital Transformation) trong tương lai.
| Tiêu chí | Digitization (Số hóa dữ liệu) | Process Digitalization (Số hóa quy trình) |
| Định nghĩa | Chuyển đổi dữ liệu hoặc tài liệu từ dạng vật lý sang dạng số. | Ứng dụng công nghệ để cải tiến và tái cấu trúc quy trình kinh doanh. |
| Mục tiêu | Lưu trữ và quản lý dữ liệu, thông tin hiệu quả hơn. | Tăng hiệu quả, tự động hóa và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. |
| Phạm vi | Chỉ tập trung vào dữ liệu. | Bao gồm cả quy trình và cách thức vận hành của từng phòng ban hoặc trên toàn doanh nghiệp |
| Thay đổi quy trình | Quy trình hiện tại không thay đổi, chỉ thay đổi cách lưu trữ dữ liệu. | Thay đổi cách vận hành quy trình, cải tiến hoặc tái thiết kế toàn bộ. |
| Công nghệ sử dụng | Công nghệ cơ bản (máy quét, phần mềm lưu trữ). | Công nghệ tiên tiến như AI, IoT, RPA, Big Data, hoặc Cloud |
| Mối quan hệ | Là bước nền tảng đầu tiên trong hành trình số hóa. | Tiếp nối digitization, xây dựng trên dữ liệu số để cải tiến quy trình. |
| Kết quả cuối cùng | Tạo ra dữ liệu số thay cho dữ liệu vật lý. | Cắt giảm quy trình thừa, tạo ra quy trình kinh doanh tinh gọn, linh hoạt, hiệu quả và tự động hóa. |
8 Bước số hóa quy trình thành công
Công nghệ chỉ đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn. Để số hóa quy trình hay thực hiện chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần xây dựng một chiến lược dài hạn, bởi quá trình này ảnh hưởng sâu rộng đến toàn bộ tổ chức, từ văn hóa doanh nghiệp, nguồn nhân lực cho đến mô hình kinh doanh.
Tuy nhiên, hiện nay nhiều doanh nghiệp chỉ dừng lại ở việc thử nghiệm, áp dụng một vài công nghệ rời rạc và nghĩ rằng mình đã chuyển đổi số, mà chưa thực sự đạt đến sự thay đổi toàn diện trong tư duy, nhận thức cũng như cách vận hành và phát triển mô hình kinh doanh.
- Doanh nghiệp tham khảo thêm: Hướng dẫn tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) từ A-Z cho doanh nghiệp
Dưới đây, chúng tôi giới thiệu bạn đọc 8 bước đơn giản để xây dựng lộ trình số hóa ngay cả các công ty nhỏ cũng có thể áp dụng để đạt được thành công.
1. Xác định mục tiêu số hóa quy trình
Trước khi bắt tay vào số hóa, doanh nghiệp cần xác định rõ lý do tại sao cần thực hiện, kết quả mong muốn là gì và các vấn đề cần giải quyết. Mục tiêu này có thể bao gồm tối ưu hóa vận hành, cải thiện năng suất, giảm chi phí, hay nâng cao trải nghiệm khách hàng. Một tầm nhìn rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp xác định các ưu tiên, tập trung nguồn lực vào các quy trình có tác động lớn nhất và tránh lãng phí thời gian vào những sáng kiến không hiệu quả.
2. Phân tích và đánh giá quy trình hiện tại
Để số hóa thành công, doanh nghiệp cần hiểu rõ cách vận hành của quy trình hiện tại. Hãy tiến hành phân tích chi tiết từng bước, từ đầu vào đến đầu ra, để nhận diện những điểm nghẽn, những bước thừa hoặc không cần thiết. Việc này không chỉ giúp làm rõ những cải tiến cần thực hiện mà còn tạo cơ sở để thiết kế một quy trình số hóa sát thực & hiệu quả hơn. Ghi nhận ý kiến của nhân viên đang trực tiếp thực hiện công việc cũng rất cần thiết, vì họ là người hiểu rõ nhất về những khó khăn và trở ngại đang gặp phải.
3. Thiết kế quy trình số hóa
Dựa trên kết quả phân tích, doanh nghiệp cần tái cấu trúc quy trình để tận dụng tối đa lợi ích từ công nghệ số. Hãy loại bỏ các bước thủ công rườm rà, thay thế bằng các công đoạn tự động hóa hoặc tối ưu hóa. Ngoài ra, cần đảm bảo rằng quy trình mới không chỉ giải quyết được vấn đề hiện tại mà còn có tính linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu trong tương lai.
4. Lựa chọn công nghệ và công cụ phù hợp
Không phải công nghệ nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp. Do đó, việc chọn đúng công cụ và giải pháp công nghệ là bước rất quan trọng. Các hệ thống như ERP, CRM, HRM, phần mềm tự động hóa quy trình, trí tuệ nhân tạo (AI), hay lưu trữ đám mây (Cloud) đều có thể là lựa chọn tốt, tùy thuộc vào nhu cầu và mục tiêu của từng doanh nghiệp. Để đảm bảo sự thành công, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ chuyên gia và lựa chọn công nghệ phù hợp với ngân sách, quy mô, cũng như ngành nghề kinh doanh của mình.
5. Thử nghiệm và triển khai
Trước khi triển khai trên quy mô lớn, cần tiến hành thử nghiệm ở một bộ phận hoặc quy trình cụ thể để đánh giá tính khả thi và phát hiện các lỗi phát sinh. Giai đoạn thử nghiệm này đóng vai trò quan trọng để doanh nghiệp kiểm tra xem quy trình mới có đáp ứng được kỳ vọng hay không. Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp có thể triển khai trên toàn hệ thống, đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả cao nhất.
6. Đào tạo nhân viên
Một yếu tố quyết định sự thành công của số hóa quy trình chính là nhân sự – những người trực tiếp sử dụng công nghệ. Để đảm bảo họ hiểu rõ cách vận hành quy trình mới, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo bài bản. Đồng thời, việc truyền đạt lợi ích của số hóa cũng giúp nhân viên nhận thức rõ ràng và sẵn sàng chấp nhận thay đổi, tạo nên sự đồng thuận trong toàn bộ tổ chức.
7. Giám sát và đánh giá kết quả
Sau khi triển khai, cần giám sát chặt chẽ hiệu quả của quy trình số hóa. Doanh nghiệp nên đo lường các chỉ số như thời gian xử lý, năng suất làm việc, chi phí vận hành, và mức độ hài lòng của khách hàng để đánh giá xem quy trình mới có đạt được mục tiêu ban đầu hay không. Phản hồi từ nhân viên và khách hàng là nguồn thông tin quan trọng để cải tiến và hoàn thiện.
8. Tối ưu hóa và mở rộng
Quá trình số hóa không dừng lại sau khi triển khai. Doanh nghiệp cần liên tục đánh giá và cải tiến dựa trên dữ liệu thực tế, phản hồi từ các bên liên quan, và xu hướng công nghệ mới. Khi một quy trình đã được số hóa thành công, hãy nhân rộng mô hình này sang các quy trình khác để đạt được sự chuyển đổi số toàn diện, tạo nên lợi thế cạnh tranh bền vững.
Số hóa quy trình không chỉ là việc ứng dụng công nghệ mà còn là hành trình thay đổi cách thức vận hành và tư duy trong doanh nghiệp. Để đạt được thành công, cần có một chiến lược rõ ràng, sự cam kết từ lãnh đạo, và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Chỉ khi từng bước được thực hiện bài bản và đồng bộ, số hóa quy trình mới thực sự mang lại giá trị bền vững và dẫn lối doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi số toàn diện.
Mời các CEO/ nhà quản lý tham khảo thêm Hướng dẫn xây dựng lộ trình chuyển đổi số & đưa vào triển khai từ con số 0
7 Hiểu lầm của doanh nghiệp khi thực hiện số hóa quy trình
Thực tế, không ít doanh nghiệp đã gặp phải khó khăn hoặc thất bại khi triển khai số hóa, phần lớn xuất phát từ những hiểu lầm phổ biến về bản chất và cách thực hiện quá trình này. Những nhận định sai lầm không chỉ làm chậm tiến độ chuyển đổi mà còn gây lãng phí nguồn lực, ngân sách và ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển dài hạn. Dưới đây là những hiểu lầm thường gặp mà doanh nghiệp cần tránh khi bước vào hành trình số hóa quy trình.
1. Số hóa quy trình chỉ cần áp dụng công nghệ mới là đủ
Nhiều doanh nghiệp tin rằng việc áp dụng một phần mềm hoặc công nghệ mới là chìa khóa để số hóa quy trình. Tuy nhiên, thực tế không chỉ dừng lại ở việc sử dụng công nghệ, mà còn phải tối ưu hóa và tái thiết kế quy trình hiện có để phù hợp với hệ thống mới. Nếu doanh nghiệp chỉ đơn thuần áp dụng công nghệ mà không xem xét lại các bất cập trong quy trình, kết quả có thể là việc “số hóa” các vấn đề cũ, dẫn đến chi phí tăng cao mà hiệu quả lại không như mong đợi. Điều này cũng khiến nhân viên khó thích nghi với sự thay đổi, ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
2. Số hóa quy trình là trách nhiệm của phòng IT
Một số doanh nghiệp cho rằng việc số hóa quy trình là nhiệm vụ riêng của phòng IT, dẫn đến việc các phòng ban khác không tham gia vào quá trình này. Tuy nhiên, số hóa không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà là sự thay đổi toàn diện trong cách vận hành doanh nghiệp, cần sự tham gia của tất cả các bộ phận. Mỗi phòng ban đều có những nhu cầu và quy trình đặc thù cần được phản ánh trong giải pháp số hóa. Nếu bỏ qua sự phối hợp này, các giải pháp được triển khai có thể không phù hợp với thực tế, gây lãng phí tài nguyên và thời gian.
3. Số hóa là một dự án ngắn hạn, thực hiện một lần là xong!
Nhiều doanh nghiệp nhìn nhận số hóa như một dự án ngắn hạn, chỉ cần hoàn thành là đủ. Tuy nhiên, số hóa là một hành trình dài hạn, đòi hỏi sự cải tiến liên tục để thích nghi với những thay đổi của công nghệ, thị trường và nhu cầu khách hàng. Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần duy trì, theo dõi và cập nhật các giải pháp để đảm bảo hiệu quả. Nếu không có tầm nhìn dài hạn, các giải pháp này sẽ nhanh chóng lỗi thời, dẫn đến việc phải đầu tư thêm để nâng cấp hoặc thay thế.
4. Số hóa đồng nghĩa với tự động hóa
Một hiểu lầm phổ biến khác là số hóa quy trình chỉ đơn thuần là việc tự động hóa và thay thế hoàn toàn con người bằng máy móc hoặc phần mềm. Thực tế, số hóa là việc sử dụng công nghệ để hỗ trợ, cải thiện hiệu quả và giảm tải công việc cho nhân viên, chứ không phải loại bỏ hoàn toàn sự tham gia của con người. Hiểu lầm này có thể khiến nhân viên lo lắng, dẫn đến sự kháng cự, thậm chí là không sử dụng triệt để các công cụ mới.
5. Số hóa là cách để cắt giảm hoàn toàn chi phí
Doanh nghiệp thường kỳ vọng rằng số hóa sẽ giúp giảm chi phí vận hành ngay lập tức. Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu, số hóa đòi hỏi một khoản đầu tư cho cơ sở hạ tầng, đào tạo nhân viên và triển khai giải pháp. Những lợi ích về tiết kiệm chi phí thường chỉ xuất hiện sau một thời gian khi quy trình đã đi vào ổn định. Nếu không có sự chuẩn bị ngân sách hợp lý, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc duy trì và phát triển các giải pháp số hóa.
6. Công nghệ tiên tiến nhất là lựa chọn tốt nhất
Nhiều doanh nghiệp bị cuốn hút bởi các công nghệ mới nhất mà không đánh giá xem chúng có thực sự phù hợp với nhu cầu và quy trình hiện tại hay không. Sử dụng công nghệ tiên tiến là quan trọng, nhưng đôi khi các giải pháp đơn giản và dễ triển khai lại mang lại hiệu quả cao hơn. Việc chạy theo công nghệ mới mà không hiểu rõ lợi ích thực sự có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên và khó khăn trong việc vận hành.
7. Số hóa chỉ cần tập trung vào khách hàng bên ngoài
Một số doanh nghiệp chỉ chú trọng vào việc cải thiện trải nghiệm khách hàng bên ngoài mà bỏ qua việc số hóa các quy trình nội bộ. Thực tế, quy trình nội bộ là nền tảng để vận hành hiệu quả và hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất. Nếu không tối ưu hóa quy trình nội bộ, doanh nghiệp khó có thể duy trì được dịch vụ chất lượng, dẫn đến việc không đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng.
Giải pháp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, đẩy nhanh tốc độ số hóa quy trình
Nền tảng quản trị và điều hành FastWork cung cấp giải pháp quản lý chuyên sâu, tối ưu hiệu quả quản lý công việc, dự án và số hóa quy trình 4.0 dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực quy mô từ nhỏ đến lớn.
FastWork Work+ tập trung giải quyết các bài toán số hóa & tự động hóa quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban, lên kết giữa Công việc – Đề xuất – Quy trình – Dự án trong doanh nghiệp. Phần mềm giúp các nhà quản lý:
- Lập phiếu đề xuất dễ dàng: Phiếu đề xuất gắn liền với từng công việc cụ thể. Các quy trình phê duyệt, ủy quyền duyệt, thực hiện sau duyệt đều thực hiện tập trung trên phần mềm
- Liên kết công việc với quy trình: Từ một công việc, người dùng có thể liên kết trực tiếp đến các nhiệm vụ thuộc quy trình liên quan.
- Tạo công việc từ quy trình: Từ một nhiệm vụ, bạn có thể tạo ra các công việc liên quan, cho phép lập phiếu đề xuất, tiến hành phê duyệt, thực hiện công việc và báo cáo tiến độ trực tiếp trên phần mềm.
- Theo dõi từ đề xuất đến triển khai: Từ đề xuất request -> tạo ra công việc -> theo dõi tiến độ & đánh giá kết quả triển khai trên FastWork
- Dùng quy trình để sinh ra công việc: Hỗ trợ quản lý dự án chuyên biệt & có các công việc lặp lại. Ví dụ như ngành nội thất, phần mềm giúp số hóa quản lý quy trình chăm sóc, tư vấn khách hàng theo Sales pipeline, với đầy đủ các giai đoạn: Gặp gỡ, khảo sát, đo vẽ mặt bằng – tư vấn báo giá – thiết kế 2D, 3D – thống nhất bản vẽ – ký kết hợp đồng,….
Ví dụ số hóa quy trình quản lý dự án trên phần mềm FastWork
DEMO TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ FASTWORK WORK+
FastWork sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt, giao diện thân thiện, trực quan và hệ thống tài nguyên support 24/7 cùng cam kết đồng hành cùng khách hàng tới khi chuyển đổi số thành công. Từ khi ra đời, phần mềm hỗ trợ số hóa quy trình – FastWork đã được hơn 5000 khách hàng tiêu biểu tin tưởng triển khai thành công giải pháp như: CMC Telecom, Metro Mart, VietinBank, Mobifone, EVN, Petrolimex, Honda, Vietnam Post, Bệnh viện đa khoa Phú Thọ,…
Liên hệ với các chuyên gia chuyển đổi số của chúng tôi để được tư vấn 1-1 với bài toán riêng của doanh nghiệp bạn ngay hôm nay!
Kết luận
Số hóa quy trình không chỉ là xu hướng mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, tăng cường cạnh tranh và bắt kịp sự thay đổi của thị trường. Tuy nhiên, để số hóa thành công các doanh nghiệp cần tránh những hiểu lầm phổ biến, xác định rõ mục tiêu và xây dựng chiến lược triển khai phù hợp với đặc thù của mình. Bằng cách tiếp cận đúng đắn, doanh nghiệp sẽ không chỉ cải thiện hiệu quả vận hành mà còn mở ra những cơ hội mới để phát triển bền vững trong thời đại công nghệ!
