Nhằm giúp các doanh nghiệp dịch vụ kỹ thuật tăng cường cộng tác và quản lý hiệu quả công việc của đội ngũ cộng tác viên, kỹ thuật viên thuê ngoài. FastWork mới đây đã phát triển thêm tính năng chia sẻ công việc – FastShare.
Cùng tìm hiểu chi tiết cách FastShare hỗ trợ các nhà quản lý loại bỏ điểm nghẽn trong quá trình giao việc và tối ưu hiệu suất nhân viên ngay dưới đây.
Mục lục nội dung:
Giới thiệu tính năng chia sẻ công việc trên phần mềm FastWork
FastShare là một tiện ích chia sẻ công việc mới thuộc phần mềm quản lý công việc FastWork Work+. FastShare hỗ trợ người dùng giao việc, trao đổi, hoặc nhắc nhở công việc tới đích danh một đối tượng được nhanh chóng và linh hoạt hơn.
Tính năng FastShare đặc biệt hữu ích trong hoạt động điều phối công việc và quản lý đội ngũ cộng tác viên, kỹ thuật viên thuê ngoài tại các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lắp đặt, bảo trì thiết bị, vệ sinh, sửa chữa,…
Cụ thể, khi cần giao việc cho nhân viên, nhà quản lý chỉ cần tạo công việc trên FastWork, nhấp vào nút chia sẻ công việc để gửi thông tin công việc qua các ứng dụng thứ ba như zalo, telegram,… Nhân viên nhận link có thể từ giao diện Zalo, Telegram trực tiếp mở xem chi tiết yêu cầu công việc mà không cần phải cài đặt hay đăng nhập vào hệ thống FastWork. Đồng thời thực hiện báo cáo tiến độ, thêm ghi chú, đính kèm hình ảnh và trao đổi trực tiếp ngay trên đường link công việc được chia sẻ.
Ví dụ với trường hợp doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì thang máy của FastWork:
Khi có khách hàng gọi tới hotline yêu cầu xử lý gấp sự cố hỏng thang máy. Nhân viên CSKH tiếp nhận yêu cầu qua call center và tạo task tương ứng trên phần mềm. Lúc này, trưởng bộ phận tiến hành giao việc cho kỹ thuật viên thuê ngoài bằng cách dùng tính năng FastShare chia sẻ trực tiếp thông tin công việc tới zalo của nhân viên đó. Kỹ thuật viên dùng zalo xem trực tiếp thông tin yêu cầu & thực hiện cập nhật trạng thái, báo cáo công việc mà không cần cài app FastWork.
- Gợi ý doanh nghiệp thang máy tham khảo: Cẩm nang quản lý kỹ thuật viên thang máy hiệu quả từ A-Z
Có thể thấy, FastShare là công cụ đắc lực hỗ trợ các nhà quản lý giao việc, điều phối & chỉ đạo công việc được nhanh chóng – đơn giản hơn. Đồng thời giúp đội ngũ cộng tác viên tiếp nhận thông tin tức thời, trao đổi & báo cáo công việc thuận tiện ở bất kỳ đâu. Từ đó xây dựng môi trường giao tiếp & làm việc số lý tưởng, góp phần thúc đẩy năng suất chung trên toàn doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp đang cần tìm phần mềm quản lý công việc và dự án online dễ sử dụng, đầy đủ các tính năng để quản lý đội ngũ văn phòng và đội ngũ làm việc ngoài hiện trường. Gợi ý tìm hiểu đánh giá khách quan 7+ phần mềm quản lý công việc nhóm cho doanh nghiệp.
Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng FastShare
Tính năng FastShare đặc biệt hữu ích với các trường hợp doanh nghiệp có nhiều nhân sự thuê ngoài, cộng tác viên, làm việc thời vụ,… Về phía doanh nghiệp, vừa có thể đảm bảo đội ngũ cộng tác viên nhận việc và báo cáo công việc nhanh chóng, vừa đảm bảo tổ chức công việc tập trung trên phần mềm. Về phía các cá nhân, cộng tác viên,… FastShare đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn so với các hình thức giao việc rời rạc khác. Cụ thể:
Với nhà quản lý
- Giao việc cho nhân viên nhanh chóng và dễ dàng hơn
- Theo dõi real-time hoạt động và tiến độ công việc của đội ngũ cộng tác viên, kỹ thuật viên
- Phát hiện và hỗ trợ xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh
- Kiểm soát hiệu suất minh bạch, chính xác hơn
Với cộng tác viên, kỹ thuật viên thuê ngoài
- Tiếp nhận nhanh chóng công việc để hoàn thành tốt nhiệm vụ
- Cập nhật tiến độ, báo cáo công việc thuận tiện, nhanh chóng trên mobile
- Giảm tình trạng quên lịch do được cung cấp thông tin đầy đủ, realtime
- Tăng năng suất làm việc nhờ tập trung và chuyên môn hóa
Hướng dẫn giao việc & báo cáo công việc đơn giản trên FastShare
Với người giao việc
Để tiến hành chia sẻ công việc đến đội cộng tác viên, kỹ thuật viên, nhà quản lý thực hiện các bước sau
Bước 1: Chọn và mở chi tiết công việc cần chia sẻ
Bước 2: Di chuột đến người thực hiện công việc, nhấp vào nút chia sẻ và lựa chọn một trong hai phương thức chia sẻ:
- Sử dụng điện thoại quét mã QR Code
- Sao chép liên kết và gửi cho nhân viên
Bước 3: Xem lại và thực hiện share việc cho đội cộng tác viên, kỹ thuật viên qua app khác
Với người nhận việc
Khi nhận được link công việc từ quản lý, kỹ thuật viên có thể mở link trên di động để xem yêu cầu công việc, cập nhật tiến độ và báo cáo kết quả công việc mà không phải đăng nhập trên hệ thống FastWork.
- Báo cáo kết quả công việc có đính kèm ảnh chụp nghiệm thu, hoặc tài liệu định dạng pdf, excel, word,…
- Dễ dàng ghi chú, trao đổi trên từng công việc
- Cập nhật trạng thái công việc nhanh chóng: chưa thực hiện, đang thực hiện, hoàn thành, tạm dừng,…
Các tiện ích nổi bật khác giúp quản lý công việc hiệu quả trên FastWork Work+
Bên cạnh tính năng chia sẻ công việc tức thời, FastWork còn hỗ trợ nhiều tính năng thông minh khác giúp bạn tăng hiệu quả quản lý công việc như:
1. Nhắc việc tự động
Từng công việc khi được giao trên phần mềm FastWork đều đi kèm với thời gian hoàn thành. Dựa vào mốc thời gian này, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo/email nhắc nhở nhân viên cập nhật tiến độ & báo cáo công việc. Như vậy, nhà quản lý sẽ không phải mất thời gian nhắn tin cho từng nhân viên để nắm bắt tình hình công việc như trước đây.
2. Giao việc gắn với địa điểm
Đối với các công việc có đặc thù phải làm việc bên ngoài công ty như thi công/ lắp đặt, bảo hành dịch vụ tại khách hàng, hoặc nhân viên kinh doanh đi tư vấn gặp khách,… thì FastWork có thể giúp các nhà quản lý giao việc gắn với từng địa điểm cụ thể để đảm bảo nhân viên làm đúng việc, tại đúng nơi.
3. Tính năng tự động giao việc
Khi các công việc được chia theo từng bước, từng giai đoạn thì khi nhân sự đầu tiên hoàn thành công việc, hệ thống FastWork sẽ ngay lập tức gửi thông báo và giao việc tới cho người đã được chỉ định sẵn ở bước tiếp theo. Các thông tin chung cũng được lưu trữ toàn bộ trên phần mềm để các thành viên trong dự án có thể dễ dàng cập nhật công việc.
4. Chấm điểm công việc
Khi tạo công việc & giao cho nhân viên trên FastWork, nhà quản lý sẽ đưa ra số điểm dự kiến cho công việc đó. Trong quá trình thực hiện, nhân viên có thể báo cáo số điểm thực tế của công việc căn cứ vào khối lượng phát sinh hoặc cắt giảm khi thực hiện. Khi công việc hoàn thành, quản lý có thể đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện để chốt lại số điểm cuối cùng & tổng kết workload từng nhân viên để phục vụ đánh giá hiệu suất với KPI. Tìm hiểu chi tiết về tính năng chấm điểm công việc trên FastWork.
Video dưới đây giới thiệu tổng quan phân hệ quản lý công việc dự án trên FastWork. Gợi ý doanh nghiệp dành thời gian tìm hiểu thêm.
Hơn 3500 doanh nghiệp thuộc mọi quy mô & lĩnh vực trên khắp cả nước ứng dụng thành công FastWork để xây dựng môi trường làm việc gắn kết – hiệu quả với chi phí tối ưu. Các khách hàng tiêu biểu kể đến như: SEONGON, Bệnh viện Đa khoa Tỉnh Phú Thọ, CMC Telecom, Metro Mart, BreadTalk, Le Pavillon Hội An, Vietnam Post,…
Quý khách hàng quan tâm đến bộ công cụ Quản trị công việc & hiệu suất FastWork Work+, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên!
