Tự động hóa doanh nghiệp #2: Tự động hóa tính lương cho HR

By 20 Tháng Mười Một, 2020Tháng Năm 14th, 2021Case Study

Tự động hóa các quy trình làm lương giúp nhân viên kế toán hành chính giảm tải một lượng lớn thời gian và công sức. Dưới đây là một cái nhìn sâu hơn về lợi ích của tự động hóa bảng lương trong công tác tính lương doanh nghiệp và giới thiệu một vài dịch vụ phần mềm giúp tự động hóa bảng lương hữu ích.

Tự động hóa bảng lương mang lại cho các doanh nghiệp nhiều lợi ích khác nhau. Nó giúp tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện quy trình thu thập dữ liệu, xử lý thông tin, giải ngân và báo cáo. Tiết kiệm chi phí in ấn, hỗ trợ nhân viên kiểm tra phiếu lương trực tuyến để dễ dàng so sánh, đối chiếu thu nhập qua hàng tháng. 

Mọi dữ liệu điều chỉnh lương, thay đổi thuế đều được cập nhật tự động và lưu trữ tập trung trên hệ thống.

1. Tự động hóa tính lương là gì? 

Tự động hóa bảng lương là việc sử dụng các phần mềm, giải pháp công nghệ vào công tác tính lương nhằm tự động tổng hợp, đồng bộ dữ liệu công, dữ liệu đơn từ, quỹ phép, dữ liệu KPI, chính sách phúc lợi xã hội… vào phiếu lương nhằm cắt giảm thời gian, tối ưu hiệu suất, nâng cao hiệu quả công việc và hạn chế các sai sót trong công tác tính lương thủ công bằng tay. 

tu-dong-hoa-tinh-luong-payroll

Tự động hóa đã trở thành xu hướng không thể đảo ngược hiện nay

Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên tự động hóa bảng lương? Curt Finch, Giám đốc điều hành của Journyx, cho biết: “Ngay khi bạn có đủ nhân viên làm việc trong công ty mà bạn không thể biết chính xác họ đang làm việc như thế nào, làm việc bao nhiêu chỉ bằng việc đánh giá chủ quan từ quan sát thực tế. Hãy tự động hóa để đảm bảo quỹ lương của bạn đang trả cho đúng người.”

2. Lợi ích của việc tự động hóa tính lương

Hiệp hội Tính lương Hoa Kỳ (APA) ước tính rằng tự động hóa làm giảm 80% chi phí xử lý bảng lương, phần lớn từ việc giảm thiểu sai sót trong hóa đơn và phiếu lương. 

Một nghiên cứu năm 2009 do Tập đoàn Hackett ủy quyền cho APA đã phát hiện ra rằng 90% các tổ chức hiện có phân phối bảng lương không cần giấy tờ do sự ra đời của thẻ thanh toán và tiền gửi trực tiếp. 58% nhân viên trên toàn quốc đang tận dụng các tính năng tự phục vụ để nhập dữ liệu cá nhân vào hệ thống tính lương tự động.

Tinh giản việc làm công, tính lương luôn là vấn đề đau đầu của rất nhiều chủ doanh nghiệp khi mất đến ¼ thời gian mỗi tháng chỉ xử lý công việc này.

Trên cơ sở hàng tuần hoặc cuối tháng, các trưởng phòng/ manager gửi báo cáo KPI tới phòng kế toán, nhân viên kế toán sẽ phải điền vào bảng tính lương từng người và bắt đầu tính toán từ hàng trăm số liệu, giấy tờ khác nhau. Khi quy mô nhân sự khoảng 30 người trở lên, việc tính lương càng áp lực, rủi ro dễ gặp nhất là việc trả lương bị trì hoãn hoặc tính toán sai.

Lợi ích lớn nhất của tự động hóa bảng lương là các chủ doanh nghiệp biết mình đang trả lương cho nhân sự một cách chính xác. Và bạn cũng biết rằng doanh nghiệp đang tuân thủ luật trả lương làm thêm giờ một cách chính xác. 

Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi nhiều doanh nghiệp chọn sử dụng phần mềm công nghệ để số hóa việc thu thập và tổng hợp dữ liệu bảng lương, tính toán tự động để cho ra một bảng lương hoàn chỉnh, hạn chế tối đa sự can thiệp (tính toán thủ công) của con người. Ngày nay các công nghệ được cung cấp dưới dạng dịch vụ điện toán đám mây dựa trên Web ngày càng phổ biến hơn với doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: Top 7 phần mềm quản lý tính lương 2021 nên tham khảo

Tiết kiệm thời gian

Phần mềm tự động hóa bảng lương sẽ thay đổi hoàn toàn cách tính lương trong doanh nghiệp từ thủ công bằng tay trên giấy tờ sang tự động hóa tính lương trực tuyến trên hệ thống phần mềm. 

Thay vì mất vài ngày để tổng hợp, tính toán dữ liệu: dữ liệu chấm công, đơn từ nghỉ phép, KPI nhân viên, chế độ phúc lợi, phụ cấp… Phần mềm giúp bạn tự động tổng hợp và đồng bộ tất cả dữ liệu vào phiếu lương trong vòng 30s. Từ đó, doanh nghiệp cắt giảm đáng kể thời gian xử lý tính lương của cán bộ kế toán.

Triệt tiêu tình trạng sai sót, nhầm lẫn dữ liệu gây thất thoát quỹ lương

Tất cả các nghiệp vụ đều được tự động hóa 100% nên tất cả các con số, dữ liệu tính lương hoàn toàn chính xác và được bảo mật bằng công nghệ điện toán đám mây. Triệt tiêu 100% trình trạng sai sót, nhầm lẫn dữ liệu trong công tác xử lý bằng tay của phòng kế toán. Nhờ vậy, quỹ lương được bảo toàn.

tu-dong-hoa-tinh-luong-chinh-xac-tuyet-doi

Triệt tiêu tình trạng sai sót trong quá trình tính lương thủ công

Hoàn thiện quy trình kế toán

Tính lương có thể xem là cơn ác mộng đối với bộ phận kế toán trong doanh nghiệp. Cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, bộ phận kế toán ngày càng phải đối mặt với nhiều áp lực, áp lực trong công tác xử lý dữ liệu tính công, đơn từ, tính lương… 

Sử dụng phần mềm tự động hóa tính lương, giúp đội ngũ kế toán giải tỏa được áp lực trên đồng thời tăng hiệu suất làm việc và chất lượng công việc. 

Mặt khác, tự động hóa tính lương sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tự động hóa quy trình tính lương từ đầu đến cuối nhằm xây dựng và hoàn thiện quy trình kế toán chuyên nghiệp

Đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Số hóa, tự động hóa là một trong những yếu tố cần có trong doanh nghiệp nếu doanh nghiệp muốn tham gia vào cuộc đua chuyển đổi số. Đáp ứng đầy đủ các yếu tố đó, phần mềm tự động hóa bảng lương giúp doanh nghiệp số hóa tất cả các nghiệp vụ trong công tác tính lương và dữ liệu tính lương lên một hệ thống tập trung trực tuyến, nhằm tiến tới xây dựng văn phòng điện tử, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số từ các nghiệp vụ nhỏ trong doanh nghiệp. 

3. Sử dụng FastWork Payroll giúp tự động hóa quy trình tính lương từ A – Z cho doanh nghiệp

Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ trong công tác tính lương của doanh nghiệp. FastWork Payroll giúp doanh nghiệp triển khai công tác tính lương một cách nhanh chóng, chính xác. Tiết kiệm được khối lượng thời gian khổng lồ, giảm áp lực cho bộ phận nhân sự – kế toán, triệt tiêu tình trạng sai sót, nhầm lẫn dữ liệu gây tổn thất quỹ lương trong doanh nghiệp.

phan-mem-tu-dong-hoa-tinh-luong-fastwork-payroll

FastWork Payroll – giải pháp tự động hóa tính lương trên nền điện toán đám mây

#1. Khởi tạo phiếu lương phù hợp cho từng vị trí

Dễ dàng tạo nhanh các danh mục, thành phần cấu thành bảng lương bằng cách chọn nhanh các trường thông tin được cấu hình sẵn trên phần mềm. Phân quyền chuyên sâu đến các thành viên tham gia vào công tác tính lương.

#2. Thiết lập công thức tính lương trên hệ thống phần mềm

FastWork Payroll cho phép cán bộ kế toán thiết lập công thức tính lương với các hàm tiêu chuẩn như trên Excel. 

#3. Liên kết với các phần mềm để đồng bộ dữ liệu

FastWork Payroll có thể liên kết với nhiều phần mềm khác nhau trên cùng một nền tảng Saas để đồng bộ dữ liệu tính lương, công tác tính lương từ đó cũng được rút ngắn thời gian, tránh nhầm lẫn, sai sót dữ liệu trong quá trình nhập liệu.

#4. Tự động tính lương

Tất cả công tác tính lương tại FastWork Payroll là hoàn toàn tự động dựa trên các công thức tính lương đã được thiết lập sẵn và dữ liệu tính công (bảng công, bảng KPI, thông tin nhân sự) được tự động đồng bộ về phiếu lương trước đó. 

#5. Quản lý và lưu trữ trực tuyến

Phần mềm lưu giữ và quản lý tất cả các dữ liệu liên quan đến tính lương, phiếu lương… tập trung trên một hệ thống trực tuyến.

Là thành tựu của cuộc cách mạng 4.0, FastWork Payroll mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

  • Cắt giảm 100% thời gian tổng hợp các loại dữ liệu thủ công bằng tay.
  • Loại bỏ 100% tình trạng hàng đống giấy tờ trên bàn, nhầm lẫn, sai sót dữ liệu tính công bằng tay. 
  • Tăng hiệu suất làm việc của phòng kế toán hành chính. Nâng cao hiệu quả công việc.
  • Tiết kiệm hoàn toàn chi phí chi trả cho bộ phận C&B khi mở rộng quy mô, chi phí lãng phí do trả sai phép/công, nhầm lẫn dữ liệu… tránh thất thoát quỹ lương. 

Nằm trong bộ công cụ quản trị nội bộ FastWork Office+, FastWork Payroll có thể liên kết với nhiều phần mềm khác: phần mềm quản lý công việc, quản lý nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng… trên cùng một nền tảng để tạo thành giải pháp quản trị và điều hành toàn diện cho doanh nghiệp. 

Với nhiều tính năng vượt trội, FastWork Payroll đã giúp +1500 doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, quy mô hoàn thiện quy trình kế toán hiệu quả. Để nhận tư vấn chi tiết về phần mềm tự động hóa tính lương trực tuyến FastWork Payroll, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất!

Đăng ký dùng thử

Leave a Reply