Xây dựng quy trình làm việc đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp ở mọi quy mô. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay thường phức tạp hóa quy trình làm việc của mình, dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực. Đặc biệt trong các doanh nghiệp chuỗi có số lượng nhân sự lớn, nhiều phòng ban và quy trình công việc chồng chéo.
Chúng tôi đã tổng hợp 10 bước cải tiến quy trình làm việc sau đây sẽ mang đến nhiều lợi ích trong hoạt động quản lý chuỗi doanh nghiệp của mình.
10 bước xây dựng quy trình làm việc phổ biến cho doanh nghiệp chuỗi
Bước 1: Phân tích quy trình làm việc hiện tại
Để xây dựng quy trình làm việc mới các doanh nghiệp cần phân tích điểm mạnh và điểm yếu của quy trình hiện tại. Hầu hết các công ty đều có hiểu biết rất khái quát về quy trình làm việc của doanh nghiệp mình.
Đây là lý do tại sao bước đầu tiên trong việc cải thiện quy trình làm việc là liệt kê từng quy trình và sau đó tiến hành phân tích kỹ lưỡng. Nhà quản lý cần hiểu cách thức hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp hoặc từng quy trình trong bộ phận.
Mục tiêu của bước này là tìm ra quy trình làm việc từ trước đến nay và những quy trình không mang lại hiệu quả, gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Trao đổi với nhân viên và yêu cầu họ phản hồi về từng nhiệm vụ hoặc quy trình làm việc mà doanh nghiệp đang triển khai. Phân tích mọi khía cạnh và ghi lại mọi chi tiết cho các bước sắp tới.
Tip: Sử dụng phần mềm quản lý quy trình làm việc nhằm tăng hiệu quả tự động hóa và hiệu suất công việc.
Tìm hiểu và trải nghiệm miễn phí phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP chuyên sâu cho doanh nghiệp chuỗi MBW ERP: Tính năng phần mềm đáp ứng đặc thù quản lý doanh nghiệp chuỗi – quản lý tổng thể hoạt động văn phòng, cửa hàng, kênh bán hàng và nhà máy sản xuất, quản lý nhân sự đa địa điểm, chi nhánh.
Bước 2: Xác định các lĩnh vực trọng tâm chính
Sau khi hoàn thành việc phân tích quy trình làm việc hiện tại, đã đến lúc xác định các phần chính cần cải thiện. Nhà quản lý cần tìm ra các tác động dẫn đến quy trình làm việc kém hiệu quả, các hướng dẫn không rõ ràng hoặc các khó khăn trong quá trình giao tiếp giữa các phòng ban.
Xác định các yếu tố có thể hoặc đang ảnh hưởng đến hiệu quả của các giai đoạn hoặc quy trình làm việc hiện có. Đề ra các giải pháp quản lý quy trình thông minh và tạo ra một phiên bản tốt hơn cho quy trình làm việc. Đảm bảo rằng không có sơ hở trong việc cải tiến, xây dựng quy trình làm việc mới cho doanh nghiệp.
Bước 3: Chia nhỏ quy trình
Bước tiếp theo là chia nhỏ quy trình làm việc của doanh nghiệp thành các bước nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Một trong những nguyên tắc xây dựng quy trình làm việc chính là càng đơn giản càng tốt. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều gặp vấn đề do quy trình làm việc quá phức tạp. Chính vì vậy nhà quản lý cần chia nhỏ quy trình thành các giai đoạn chính, biến mọi thứ trở nên đơn giản, dễ hiểu và mang đến hiệu quả tốt nhất.
Bước 4: Ưu tiên công việc
Tiếp theo, nhà quản lý cần xếp hạng từng quy trình trên cơ sở mức độ quan trọng của nó. Hãy xem kỹ danh sách các công việc hiện tại và đánh giá mức độ ưu tiên trên thang điểm từ 1 đến 10. 1 là quá trình quan trọng nhất và 10 là quá trình ít quan trọng nhất. Điều này không chỉ giúp các bộ phận, phòng ban duy trì quy trình làm việc của mình một cách chính xác mà còn giúp đạt được kết quả tốt nhất vào cuối mỗi quy trình.
Bước 5: Liệt kê lại từng bước
Trên thực tế nhà quản lý không thể thực hiện mọi quy trình hoặc nhiệm vụ từ bộ nhớ của mình. Để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, nhà quản lý cần liệt kê từng bước có trong quy trình đang triển khai. Không cần quá để tâm đến hình thức, chỉ cần vẽ nguệch ngoạc từng bước của quy trình làm việc hiện tại trên một tờ giấy. Đừng giả định bất cứ điều gì mà không có bằng chứng. Ghi lại những gì thực sự đã xảy ra và đảm bảo rằng mọi thứ đang được triển khai chính xác như mong đợi.
Bước 6: Tự động hóa quy trình làm việc
Giải pháp tự động hóa quy trình thông qua các công cụ phần mềm được xem là xu hướng quản lý quy trình phổ biến nhất hiện nay. Hầu hết các doanh nghiệp thành công trên toàn cầu đều đang ứng dụng các phần mềm theo dõi và quản lý quy trình làm việc.
Các công cụ phần mềm, được thiết kế với chức năng chuyên biệt, giúp các doanh nghiệp đơn giản và hợp lý hóa quy trình làm việc của mình. Các ứng dụng này cung cấp các tính năng từ cơ bản đến nâng cao, tích hợp nhiều công cụ tự động mang đến nhiều lợi ích cho nhà quản lý và tổng thể doanh nghiệp. Không những thế các phần mềm này còn giúp các quy trình kinh doanh phức tạp trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Xem thêm: FW Workflow – Phần mềm số hóa quy trình công việc và tự động hóa giao việc
Bước 7: Kiểm tra quy trình làm việc mới
Để xác định hiệu quả của một quy trình làm việc hoặc sơ đồ làm việc mới cải tiến, điều tốt nhất là kiểm tra nó. Nhà quản lý cần đánh giá hiệu quả mà quy trình làm việc mới này mang đến cho doanh nghiệp.
Ví dụ: Có thể cân nhắc áp dụng quy trình làm việc mới của mình trong một dự án sắp tới và xem từng yếu tố của quy trình hoạt động như thế nào.
Bước 8: Sẵn sàng điều chỉnh các bước thực hiện
Sau khi thử nghiệm quy trình làm việc mới trong môi trường làm việc thời gian thực, hãy chuẩn bị để thực hiện các cải tiến dựa trên kết quả đạt được. Những điều mới cần có thời gian để triển khai, vì vậy nhà quản lý không nên nóng vội. Cần đánh giá hiệu quả của từng quá trình trong quy trình làm việc và đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra bình thường. Trong trường hợp quy trình xảy ra vấn đề cần tiến hành các điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời.
Bước 9: Đưa quy trình làm việc mới đi vào hoạt động
Sau khi đã thử nghiệm quy trình làm việc mới và thực hiện các cải tiến, điều chỉnh cần thiết, doanh nghiệp có thể triển khai quy trình vào thực tế. Tuy nhiên nhà quản lý cần đảm bảo rằng mọi nhân viên, phòng ban trong doanh nghiệp đều hiểu về các khía cạnh của quy trình làm việc mới trước khi triển khai. Nhân sự trong doanh nghiệp cần hiểu quy trình làm việc mới nhằm tối ưu thời gian làm việc.
Bước 10: Liên tục đo lường và điều chỉnh
Không có quá trình làm việc hoặc quy trình làm việc nào là hoàn hảo. Chính vì vậy khi tiến hành cải thiện quá trình làm việc hiện tại hoặc triển khai quy trình làm việc mới, doanh nghiệp cần sẵn sàng cải tiến, điều chỉnh quy trình đó.
Việc sử dụng các giải pháp quản lý quy trình làm việc giúp ban lãnh đạo dễ dàng tối ưu hóa quy trình làm việc với các công cụ phần mềm hiện đại.
Áp dụng 10 bước xây dựng quy trình làm việc trên đây cùng các công cụ phần mềm hiện đại, giúp giảm thiểu gánh nặng cho nhà quản lý, tăng hiệu suất làm việc cho nhân sự. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động và nhu cầu mà các doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình làm việc phù hợp.
Số hóa quy trình làm việc, quản lý toàn bộ doanh nghiệp chuỗi với giải pháp MBW ERP chuỗi
Để tăng năng lực cạnh tranh, bên cạnh xây dựng quy trình chuẩn để vận hành doanh nghiệp, doanh nghiệp chuỗi cần thực hiện số hóa, chuyển đổi số. Quản lý doanh nghiệp chuỗi nên tham khảo giải pháp MBW ERP chuỗi – Số hóa, quản lý toàn diện các quy trình, nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
Triển khai giải pháp MBW ERP chuỗi giúp số hóa toàn bộ quy trình làm việc, đồng bộ dữ liệu từ văn phòng công ty, nhà máy sản xuất, chuỗi cửa hàng bán lẻ đến khách hàng. Quản lý tổng thế từ kế toán tài chính, mua hàng/bán hàng và kho hàng, quản lý nhân sự, quản ly công việc dự án, quản lý khách hàng và các hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó với MBW ERP chuỗi có khả năng:
- Quản lý bán hàng đa kênh: quản lý hoạt động bán hàng tại cửa hàng, quản lý hoạt động bán hàng trên website, quản lý hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử.
- Quản lý nhân sự chuỗi bán lẻ: quản lý nhân viên hệ thống Chuỗi bán lẻ, ứng dụng ESS
Và nhiều tiện ích khác. - Tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu của doanh nghiệp, dễ dàng tích hợp với các giải pháp công nghệ khác.
Doanh nghiệp Chuỗi tham khảo chi tiết về MBW ERP dành riêng cho doanh nghiệp bán lẻ, đăng ký và trải nghiệm dùng thử miễn phí.
Để nhận tư vấn miễn phí phần mềm FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
Đăng ký tư vấn
Doanh nghiệp tham khảo thêm các nội dung về Quy trình làm việc:
Quy trình làm việc là gì? Vai trò của quy trình trong việc tăng tỷ lệ thành công của dự án
5 phương pháp tối ưu quy trình làm việc cho Start-up
9 giải pháp cải tiến quy trình làm việc đạt hiệu quả bất ngờ
Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp nhờ tự động hóa quy trình làm việc
10 nguyên tắc xây dựng quy trình làm việc cho bộ phận bán hàng
11 phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban
Quy trình làm việc “khuôn thước” giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc
