Các doanh nghiệp đang bước vào những tháng cuối năm – thời điểm mọi hoạt động đều được đẩy mạnh từ bán hàng, tiếp cận khách hàng, truyền thông nội bộ, cải tiến quy trình làm việc, chuyển đổi số đến công tác quản trị nhân sự,… Trong cuộc đua về đích này, có vẻ bộ phận Nhân sự cũng đang vô cùng bận rộn với việc làm bảng công, bảng lương, chế độ, thưởng tết cho nhân viên. Hiểu được điều đó, Fastwork cung cấp bài viết: “Kinh nghiệm xây dựng quy chế lương thưởng mùa cuối năm” dưới đây nhằm hỗ trợ bộ phận Nhân sự thực hiện tốt công tác xây dựng quy chế lương thưởng đợt cuối năm.
Mục lục nội dung:
1. Xây dựng quy chế lương thưởng là gì?
Đánh giá quy chế lương thưởng là một hoạt động thường nhật của bộ phận nhân sự thực hiện tổng hợp, đánh giá những khoản thu nhập nhân viên được hưởng trong tháng từ đó tiến hành làm bảng lương và trả lương theo quy định.
Công tác xây dựng quy chế lương thưởng là khâu cuối cùng sau khi đã tổng hợp bảng công và các loại phụ cấp, chế độ, lương thêm giờ, hoa hồng,…của người lao động. Vào dịp tết công tác xây dựng quy chế lương thưởng trở nên bận rộn hơn rất nhiều do tổ chức có nhiều phát sinh về KPI doanh số, chiết khấu hoa hồng cho bộ phận bán hàng hay các đề xuất yêu cầu chế độ ngoài quy định. Những công việc này đòi hỏi bộ phận nhân sự cần có kinh nghiệm để giải quyết lương thưởng thỏa đáng cho nhân viên.
- Xem thêm bài viết: Quy Chế Lương Thưởng Cuối Năm: Làm Thế Nào Chi Trả Hợp Lý Và Hiệu Quả
2. Bộ phận nhân sự đánh giá quy chế lương thưởng cuối năm theo cấp bậc
Tổ chức doanh nghiệp chia thành 3 cấp bậc: Ban quản trị, quản lý cấp trung, nhân viên. Với từng cấp bậc, công ty sẽ có quy định về bậc lương, mức lương thưởng khác nhau căn cứ vào mức độ hoàn thành công việc và vị trí công việc.
Nguyên tắc trả lương thưởng theo cấp bậc
- NLĐ được trả lương theo mức độ đóng góp của vị trí, năng lực, hiệu quả công việc. Mỗi vị trí được xếp vào một bậc lương tương ứng.
- Mỗi bậc lương, mức lương tương ứng với giá trị tiền lương thể hiện trong thang lương.
- Trong trường hợp NLĐ đảm nhận 2 chức vụ cùng một lúc và vẫn đủ năng lực đảm nhận thì mức thu nhập được hưởng là mức cao nhất của một trong hai vị trí.
- Bậc, mức lương được xem xét điều chỉnh trong những trường hợp: thay đổi vị trí công việc, kết quả đánh giá năng lực, cơ cấu tổ chức công ty thay đổi dẫn đến thay đổi hệ thống bậc, mức lương toàn công ty, xử lý kỷ luật.
Căn cứ vào những yếu tố trên, bộ phận Nhân sự có trách nhiệm theo dõi cấp bậc lương của từng cá nhân và thực hiện đánh giá quy chế lương thưởng theo quy chế.
>>> Có thể bạn quan tâm: Phần mềm HRM (Human Resource Management) là gì và vai trò then chốt trong quản trị doanh nghiệp vừa & nhỏ!
Trả lương theo quy chế lương thưởng cấp bậc dựa vào kết quả hoàn thành công việc:
3. Quy chế lương thưởng tháng 13 trong doanh nghiệp
Theo quy định của Bộ luật lao động năm 2019: “nhân viên làm việc tại cơ quan, tổ chức đủ 12 tháng kể từ khi bắt đầu hợp đồng lao động chính thức được hưởng tháng lương thứ 13”.
Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm rà soát những cá nhân đã làm đủ 12 tháng (không tính thời gian thử việc) để tính lương tháng 13 cho người lao động theo quy định.
Vậy với những nhân viên chưa làm đủ 12 tháng có được hưởng lương tháng 13 không?
Trên thực tế, tại nhiều công ty nhân viên chưa làm đủ 12 tháng vẫn có thể được hưởng lương tháng 13 hoặc phần trăm lương tháng 13 căn cứ số tháng đã làm việc tại công ty. Ví dụ, nhân viên làm 6 tháng chính thức sẽ nhận được 50% tháng lương thứ 13. Điều này phụ thuộc vào tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tài chính đó và chính sách trả thưởng từ nhà quản trị.
>>> Xem thêm bài viết: Hướng dẫn tính Lương thử việc theo quy định của Luật lao động
4. Nhân sự xây dựng quy chế lương thưởng cuối năm theo chỉ tiêu doanh số
Cuối năm là thời điểm các doanh nghiệp đẩy mạnh doanh số bán hàng do đó công tác xây dựng quy chế lương thưởng theo doanh số cũng trở nên bận rộn hơn. Điều đó đòi hỏi bộ phận nhân sự cần lên danh sách các đối tượng được hưởng lương doanh số, phần trăm chiết khấu từng đối tượng.
Kế hoạch trả lương thưởng theo doanh số trong tháng của nhân viên được tính như sau:
- Doanh thu bán lẻ trực tiếp: nhân viên được hưởng 2% khi bán hàng trực tiếp cho khách hàng tính theo sản phẩm.
- Doanh thu theo số lượng lớn: Nhân viên được hưởng 5% giá trị đơn hàng từ 10 triệu trở lên.
- Hoa hồng thành tích từ lãnh đạo hàng tháng: Nhân viên sẽ được hưởng 5% hoa hồng đơn hàng khi được lãnh đạo khen thưởng hoặc số tiền khen thưởng thực tế theo quyết định của ban lãnh đạo.
- Hoa hồng doanh số hàng tháng: nhóm nhân sự đạt được chỉ tiêu đề ra sẽ được nhận thưởng từ tổ chức.
- Thưởng doanh thu cho những thành viên đạt thành tích xuất sắc nhất năm
Nhân sự có trách nhiệm tổng hợp lương thưởng theo doanh số cho từng nhân viên theo những tiêu chí trên. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp mà chế độ thưởng, mức thưởng và chỉ tiêu KPI doanh số sẽ thay đổi. Do đó bộ phận Nhân sự cần xây dựng quy chế lương thưởng theo quy định hiện hành tại tổ chức và quyết định của ban quản trị.
5. Xây dựng quy chế lương thưởng cho trường hợp ngoài quy định của công ty
Đối với các trường hợp trả lương thưởng ngoài quy định của doanh nghiệp, bộ phận Nhân sự giải quyết như thế nào để đảm bảo sự hài lòng của nhân viên.
1. Trường hợp nhân viên đề xuất tăng lương
Cuối năm là thời điểm khối lượng công việc của đội ngũ nhân viên tăng lên so với các tháng nhằm đáp ứng yêu cầu trong chiến lược kinh doanh mùa cuối năm. Bên cạnh đó, xu hướng tiêu dùng thời điểm này gia tăng dẫn đến giá cả trở nên đắt đỏ hơn. Do đó, nhân viên thường có mong muốn tăng lương để đảm bảo sự thỏa đáng giữa lương và công sức họ bỏ ra.
Nhân sự phải giải quyết đề xuất tăng lương mùa cuối năm của nhân viên như thế nào?
- Nhân sự tiếp nhận đơn đề xuất tăng lương của nhân viên
- Thông báo ban quản lý cấp trên về việc đề xuất tăng lương ngoài quy định
- Lập đề xuất giải quyết yêu cầu tăng lương trình lên cấp trên. Đề xuất có thể: từ chối tăng lương, chấp nhận tăng lương theo yêu cầu hoặc điều chỉnh mức tăng lương dựa trên phần trăm hoàn thành công việc của nhân viên đó.
- Sau khi cấp trên phê duyệt thông báo với nhân viên và triển khai.
Lưu ý: bộ phận Nhân sự cần xem xét các chỉ tiêu tăng lương cho nhân viên một cách công bằng đảm bảo quyền lợi chính đáng cho nhân viên tránh tình trạng bất mãn về lương thưởng trong công ty. Đây cũng chính là cách giữ chân nhân sự, thu hút nhân tài, đảm bảo quy trình tuyển dụng, kế hoạch tuyển dụng trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn.
2. Trường hợp nhân viên đề xuất chế độ ngoài quy định
Mỗi công ty có quy định chế độ đãi ngộ khác nhau. Tuy nhiên việc nhân viên đòi hỏi chế độ ngoài quy định xảy ra phổ biến tại các doanh nghiệp. Ở trường hợp này, Nhân sự cần căn cứ vào mức độ đóng góp của vị trí và thời gian làm việc chính thức tại công ty để xem xét đề xuất. Ví dụ, đối với các nhân viên xuất sắc hoặc có thâm niên lâu năm có thể xem xét các chế độ không có trong quy định như: thưởng điều dưỡng, du lịch, học bổng, thưởng lương, tổ chức sự kiện vinh danh nhân viên xuất sắc,…
Đội ngũ Nhân sự cùng ban quản trị cần có kế hoạch giải quyết đề xuất đó một cách thỏa đáng nhằm tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên trong công ty.
Vậy Nhân sự phải giải quyết trường hợp trên như thế nào?
- Hãy giải thích cho đội ngũ nhân viên về quy định chế độ của công ty để đảm bảo rằng doanh nghiệp không vi phạm hợp đồng
- Trình đề xuất của nhân viên lên cấp trên
- Lập kế hoạch và đề xuất phương án giải quyết lên ban lãnh đạo cấp trên
- Phê duyệt, chỉnh sửa đề xuất
- Thông báo quyết định của ban quản trị đến nhân viên và thực hiện quyết định
3. Trường hợp ngân sách trả lương thưởng không đủ
Nhân sự sẽ đối phó như thế nào khi đến ngày trả lương nhưng ngân sách trả lương không đủ mà vẫn phải đảm bảo nhân viên tiếp tục công việc.
Biện pháp ngắn hạn, Nhân sự cần giải thích cho đội ngũ nhân viên về lý do chậm lương và hẹn lịch trả lương sang một ngày gần nhất. Tuy nhiên biện pháp này không nên kéo dài quá 1 tuần tránh ảnh hưởng đến tinh thần và động lực làm việc của đội ngũ nhân viên.
Kế hoạch dài hạn, bộ phận nhân sự cần:
- Thứ nhất, báo cáo tình hình ngân sách trả lương công ty với ban quản trị để xin ý kiến chỉ đạo.
- Thứ hai, bộ phận Nhân sự cần kiểm kê lại các khoản chi phí nhân sự trong tháng và lên kế hoạch cắt giảm chi phí không cần thiết trong doanh nghiệp. Công tác này hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp mùa cuối năm đặc biệt đối với các doanh nghiệp đang gặp khó khăn về tài chính.
4. Trường hợp trả lương thưởng bằng sản phẩm
Chậm lương nhiều ngày là nỗi ám ảnh lớn đối với đội ngũ nhân sự đặc biệt trong thời điểm cuối năm. Nguyên nhân đến từ tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gặp khó khăn. Giải pháp nhiều doanh nghiệp lựa chọn để giải quyết vấn đề này là trả lương thưởng nhân sự bằng sản phẩm.
Tuy nhiên, việc trả lương thưởng bằng sản phẩm sẽ khiến tỷ lệ giữ chân nhân sự sau tết gặp nhiều khó khăn. Do đó, doanh nghiệp cần hạn chế tối đa việc chậm lương và trả lương nhân viên bằng sản phẩm.
Trên đây là toàn bộ kinh nghiệm xây dựng quy chế lương thưởng trong doanh nghiệp mà bộ phận Nhân sự cần biết. Fastwork mong rằng những kinh nghiệm này có thể giúp ích phòng nhân sự tại các doanh nghiệp có kế hoạch trả lương thưởng hợp lý trong dịp cuối năm này.
Bên cạnh đó để đơn giản hóa quá trình tính công, tính lương, làm lương thưởng, đề xuất bạn tìm hiểu FastWork HRM. Với các tính năng chấm công Face ID, tự động hóa bảng công, tính lương theo công thức/ vị trí, quản lý và xuất phiếu lương/thưởng rõ ràng, minh bạch.
Để trải nghiệm demo free phần mềm Quản lý nhân sự FastWork HRM, bạn có thể liên hệ tới 0983 089 715 hoặc để lại thông tin đăng ký tại “Đăng ký tư vấn” để được tư vấn miễn phí.
Doanh nghiệp tham khảo thêm:
Mẫu quy chế nội quy dành cho doanh nghiệp nhỏ
Phân loại 6 cách tính lương phổ biến nhất trong doanh nghiệp Việt Nam
Người lao động nên đề xuất tăng lương thế nào và khi nào cho hiệu quả
TOP 7 phần mềm quản lý tính lương 2021 nhà quản trị nhân sự nên tham khảo
