Hoạt động chấm công luôn là vấn đề khiến các doanh nghiệp, đặc biệt tại các xưởng sản xuất luôn phải “đau đầu” suy nghĩ để tìm ra lời giải. Với số lượng lao động lớn, mỗi ngày đều có luân phiên các ca làm việc khiến bộ phận quản lý chấm công và công tác tính lương trong công xưởng sản xuất luôn bối rối mỗi khi phải đối mặt.
Thực trạng công tác chấm công hiện nay tại các xưởng sản xuất
Hiện nay với tình hình kinh tế ngày một phát triển, quy mô các xưởng sản xuất, khu chế xuất của doanh nghiệp được mở rộng với số lượng công nhân lên đến vài trăm đến hàng nghìn lao động. Do đó nhiệm vụ tìm ra giải pháp chấm công cho doanh nghiệp và xưởng sản xuất luôn được đặt ra khiến các nhà quản lý phải đau đầu.
Bộ phận kế toán và quản lý chấm công mất nhiều thời gian xử lý thông tin
Với phương pháp chấm công truyền thống, việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin rất vất vả và mất thời gian. Bộ phận quản lý chấm công và tính lương sẽ phải lưu trữ hoàn toàn thông tin dữ liệu chấm công hàng tháng của lao động bằng giấy tờ, văn bản và được lưu lại trong tủ hồ sơ. Do đó, mỗi khi cần rà soát và tra cứu thông tin nhân sự bộ phận quản lý mất rất nhiều công sức.
Có thể bạn quan tâm: Giới thiệu và review các phần mềm chấm công được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay
Dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn
Bên cạnh đó, với hình thức chấm công cũ như bằng thẻ hay vân tay còn khiến việc tổng hợp chấm công cho mỗi nhân viên cuối tháng rất vất vả. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn, xưởng sản xuất và chế xuất có số lượng lao động hàng nghìn người. Công tác tổng hợp thông tin chấm công thủ công này chắc chắn không tránh khỏi những sai sót không mong muốn. Vì vậy sẽ còn tồn tại những bất cập về sự thiếu rõ ràng, minh bạch trong công tác chấm công truyền thống.
Quy trình duyệt đơn từ, báo cáo rườm rà
Nhờ vào việc ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý chấm công, các công tác như phê duyệt đơn từ, duyệt báo cáo, duyệt công văn, trình ký,… được diễn ra nhanh chóng, chi tiết và đi vào thực tiễn hơn. Loại bỏ được 100% quy trình rườm rà, thừa thãi không cần thiết. Thông qua đó, hiệu suất làm việc và khả năng cạnh tranh được đẩy mạnh, tác động sâu sắc đến mức độ tăng trưởng cho doanh nghiệp.
>>> Tham khảo 10 lợi ích vượt trội của phần mềm quản lý chấm công
Tốn thời gian lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân viên
Ngoài ra, lực lượng lao động đông đảo cũng khiến doanh nghiệp phải gia tăng nhân sự trong công tác hành chính, quản lý chấm công hay quản lý nhân sự xưởng. Điều này gây tiêu tốn không nhỏ về mặt chi phí hành chính như đồ dùng văn phòng, giấy tờ lưu trữ, thiết bị in ấn, chi phí sửa chữa thiết bị và chi phí nhân sự hành chính.
Từ những thực tế đó, có thể thấy công tác chấm công tại các khu xưởng sản xuất, chế xuất hiện đang gặp rất nhiều khó khăn cho các nhà quản lý. Từ hoạt động kiểm soát chấm công nhân viên, kiểm soát thời gian đi và về, quản lý thời gian ra vào cũng như công tác tính lương đều là những công việc đòi hỏi nhiều thời gian, công sức cũng như nhân lực của doanh nghiệp sản xuất.
Giải pháp mới hiệu quả trong quản lý chấm công của doanh nghiệp hiện đại
Hiện nay đã có rất giải pháp được đưa ra để giải quyết bài toán quản lý chấm công cho doanh nghiệp. Mặc dù đã được áp dụng nhiều các giải pháp thì thực trạng bất cập vẫn còn tồn tại trong quy trình quản lý chấm công trong hầu hết các doanh nghiệp, nhà xưởng. Bởi các nhà quản lý vẫn đang vận dụng những phương pháp thủ công, truyền thống và chưa đưa ra được giải pháp tối ưu nhất.
Tuy nhiên với sự phát triển vượt bậc ngày nay của thời đại công nghệ 4.0, việc ứng dụng công nghệ lên công tác quản lý chấm công trong doanh nghiệp, nhà xưởng sẽ là lời giải bài toán cho các nhà quản lý. Song song với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các doanh nghiệp hiện nay cũng đang hết sức nỗ lực chuyển mình để cập nhật xu hướng chuyển đổi số đó.
Với sự hỗ trợ hiệu quả của các ứng dụng phần mềm, hiện nay các doanh nghiệp hay xưởng sản xuất hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm quản lý chấm công trong công tác nghiệp vụ. Ngoài chức năng quản lý chấm công xưởng sản xuất, các giải pháp phần mềm còn được tích hợp tính năng quản lý nhân sự, tự động tạo bảng chấm công, hay thậm chí tự động tính lương một cách chính xác và nhanh chóng.
>>> Tham khảo Xu hướng chấm công bằng khuôn mặt FaceID của Fastwork
Hiệu quả thực tiễn khi sử dụng phần mềm chấm công bằng nhận diện khuôn mặt
Sự phát triển ngày nay đã đem lại rất nhiều tiện ích cho xã hội, công nghệ có thể được ứng dụng rộng rãi ở bất kỳ đâu, đặc biệt là doanh nghiệp. Công nghệ hiện đại được phát triển đã giúp loại bỏ những thứ rườm rà, mất thời gian mà trước đây khi công nghệ chưa được ứng dụng.
Sự phát triển đó có thể kể đến như ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (iCloud), công nghệ sinh trắc học, công nghệ nhận diện khuôn mặt (FaceID), bản đồ số (GIS),… Tất cả sự phát triển vượt bậc đó ngày nay đều được tích hợp trong những bộ giải pháp phần mềm giúp các nhà quản lý được hỗ trợ tối đa trong công tác nghiệp vụ hành chính, quản lý doanh nghiệp.
Với rất nhiều ưu điểm vượt trội mà những phương pháp thủ công cũ không đáp ứng được, thì nay ở những ứng dụng phần mềm quản lý chấm công đều đã được giải quyết triệt để. Những ưu điểm vượt trội hỗ trợ hiệu quả công tác quản lý doanh nghiệp, xưởng sản xuất được kể đến như quản lý thời gian làm việc, tự động hóa dữ liệu, lưu trữ đồng bộ dữ liệu trên hệ thống,… Tất cả các công tác quản lý, hoạt động nghiệp vụ đều được phần mềm chấm công giải quyết và khắc phục triệt để sai sót so với phương pháp cũ.
Các doanh nghiệp, xưởng sản xuất nhờ vào việc thay đổi phương thức quản lý chấm công bằng ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt FaceID có thể nhận thấy những lợi ích rõ rệt.
>>> Tham khảo Hiểu đúng về chấm công nhận diện khuôn mặt
Kiểm soát chặt chẽ hoạt động chấm công của lao động
Thông qua việc sử dựng giải pháp phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt FaceID, các doanh nghiệp và các xưởng sản xuất với số lượng lao động lớn đã có thể quản lý và kiểm soát hoàn toàn việc chấm công của mỗi nhân viên. Thông qua ứng dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt FaceID sử dụng sinh trắc học khuôn mặt vào phần mềm. Doanh nghiệp có thể loại bỏ được 100% tình trạng chấm công thiếu chính xác, chấm công hộ như các phương pháp chấm công truyền thống trước đây.
Với ứng dụng phần mềm chấm công FaceID, công nghệ xử lý ảnh tích hợp trong phần mềm sẽ nhận diện hình ảnh có trùng khớp với hình ảnh nhận diện trên hệ thống của mỗi nhân viên hay không. Công tác hậu kiểm hình ảnh chấm công được ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI sẽ chỉ ra sai sót sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý số lượng lao động lớn.
Dữ liệu chấm công được cập nhật và lưu trữ đồng bộ
Thông tin và dữ liệu sẽ được phần mềm tự động hóa cập nhật dữ liệu từ hoạt động chấm công của nhân viên. Doanh nghiệp hay xưởng sản xuất sẽ dễ dàng hơn rất nhiều trong công tác rà soát và tìm kiếm dữ liệu chấm công, cho dù số lượng nhân viên có lên đến vài trăm hay hàng nghìn nhân viên. Bên cạnh đó, việc lưu trữ dữ liệu trên hệ thống điện toán đám mây còn giúp cho doanh nghiệp cắt giảm được khoản chi phí đáng kể vào việc in ấn, giấy tờ, bảo trì thiết bị chấm công,…
Hiệu suất làm việc của các bộ phận tăng lên rõ rệt
Nhờ tính năng tự động cập nhật và tính lương, cùng bên cạnh những lợi ích trực tiếp từ công tác quản lý chấm công tác động lên đối với cấp quản lý doanh nghiệp, quản lý xưởng sản xuất. Có một hiệu quả bên cạnh đó nữa là hiệu suất làm việc của bộ phận hành chính công tác chấm công, tính lương được cắt giảm rõ rệt. Từ đó, các bộ phận có thể tập trung vào công tác hành chính nghiệp vụ hơn, giúp năng suất và hiệu quả làm việc các bộ phận được đẩy cao.
Không chỉ vậy, tính năng tự động hóa chấm công được ứng dụng trên phần mềm quản lý chấm công còn loại bỏ được 100% sai sót do công tác tính toán, số liệu như cách thủ công trước đây. Giúp cho công tác quản lý công nợ, rà soát bảng lương được minh bạch và chính xác tuyệt đối.
Công tác quản lý chấm công của bộ phận quản lý đạt hiệu quả
Càng ngày xu hướng chuyển đổi số của các doanh nghiệp, xưởng sản xuất hiện đại càng được đẩy mạnh. Do đó, xu hướng quản lý nhân sự của các cấp lãnh đạo được phát triển nhanh hơn thông qua các ứng dụng phần mềm chấm công FaceID, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý công việc, giải pháp quản lý bán hàng,… Từ đó giúp công tác quản lý đạt hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đánh giá đúng mức độ phát triển mỗi cá nhân, đưa ra được những chính sách, định hướng phù hợp với sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm Review Top 5 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất
