Tận dụng sức mạnh công nghệ để tối ưu chi phí vận hành, tăng năng suất làm việc và nâng cao năng lực cạnh tranh là một trong những chiến lược phát triển dài hạn được nhiều doanh nghiệp kinh doanh chuỗi ưu tiên triển khai.
Như đơn vị Metro Mart, sau khi áp dụng phần mềm chấm công trực tuyến FastWork TimeSheet cho hơn 500 nhân sự thuộc hệ thống 18 chuỗi siêu thị, doanh nghiệp đã cắt giảm tới 15% chi phí vận hành trên toàn hệ thống. Đây là một con số rất lớn trong ngành bán lẻ.
Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết giải pháp FastWork TimeSheet là gì? và cách chuỗi siêu thị Metro Mart cùng các chuỗi cửa hàng, nhà hàng, F&B… ứng dụng công nghệ này để số hóa quy trình chấm công, tính lương & tinh gọn bộ máy vận hành ngay dưới đây.
Mục lục nội dung:
1. Những “nỗi khổ” bao năm khi quản lý nhân sự chuỗi
Đặc thù của mô hình kinh doanh chuỗi là tập trung vào tăng trưởng thông qua mở rộng địa bàn, thêm mới chi nhánh. Kéo theo đó là sự gia tăng liên tục quy mô nhân sự để đáp ứng khả năng phục vụ và duy trì chất lượng dịch vụ tốt nhất.
Tuy nhiên, khi nhân sự quá đông, giám đốc giao quyền quản lý xuống các trưởng cửa hàng, thì việc kiểm soát nhân sự ở tất cả chi nhánh sẽ trở nên khó khăn cho ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự tổng hợp tại head office.
Nếu bạn là CEO, Founder các chuỗi kinh doanh chắc hẳn đã không dưới một lần đau đầu vì:
- Tình trạng gian lận chấm công xảy ra tại các chi nhánh gây sai sót trong bảng lương
- Kế toán kêu than vì mất nhiều thời gian tổng hợp ca làm, chờ báo cáo, xử lý giấy tờ, tính công lương cho nhân viên
- Tốn nhiều chi phí lắp mới máy chấm công mà thường xuyên lỗi gây ức chế nhân viên
- Nguồn lực lúc thiếu, lúc thừa gây ảnh hưởng tới việc triển khai dịch vụ tại các cửa hàng
Việc nhân viên ra vào liên tục, nhiều ca làm, nhân sự tăng trưởng nóng khiến các chuỗi dễ rơi vào “bẫy tăng trưởng” khiến chi phí nhân sự tăng cao và giảm lợi nhuận biên của doanh nghiệp.
Từ những bất cập thấy rõ, cùng sức ép số hóa để cải thiện cạnh tranh, lời giải cho bài toán “giảm chi phí – tăng hiệu quả” trong quản lý nhân sự cho các CEO doanh nghiệp chuỗi nay đã có lời giải.
Ứng dụng công nghệ thay cho các phương pháp chấm công máy vân tay, camera… được xem là bước tiến mới trong quản lý nhân viên thời đại 4.0. Không chỉ đem lại trải nghiệm chấm công đơn giản – thuận tiện cho nhân viên, phần mềm còn tự động hóa toàn bộ công tác tính công – tính lương – xếp ca – điều hành chi nhánh cho ban lãnh đạo.
2. Khả năng quản lý chấm công của phần mềm FastWork Timesheet
FastWork Timesheet là phần mềm chấm công nhân sự trực tuyến hoàn toàn trên mobile app, sử dụng công nghệ FaceID để nhận diện khuôn mặt, tích hợp với GPS/IP Wifi để kiểm soát vị trí chấm công. So với việc lắp đặt máy chấm công cố định & chỉ hỗ trợ điểm danh ra vào tại các chi nhánh, thì Fastwork còn làm tốt hơn thế. Chỉ với 1 phần mềm, doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quá trình phân ca kíp, quản lý quỹ phép, số hóa đơn từ, tính công & làm lương cho nhân sự.
Tính năng dành cho quản lý/ trưởng chi nhánh:
- Xếp lịch, phân ca cho nhân viên ngay trên phần mềm
- Gửi yêu cầu tăng ca, điều động nhân viên sang hỗ trợ chi nhánh khác
- Theo dõi tình hình nhân viên chấm công, đi trễ, về sớm trong ca làm việc
- Tiếp nhận và phê duyệt các đơn từ của nhân viên gửi lên
Tính năng dành cho nhân viên:
- Chấm công trực tuyến trên app di động để checkin vào ca, hết ca thay cho chấm máy vân tay
- Gửi đơn từ xin nghỉ, xin về sớm, đổi ca, làm thêm,… bằng mẫu đơn trên app
- Đăng ký ca làm việc, kiểm tra lịch làm việc trên hệ thống
- Kiểm tra chuyên cần cá nhân, bảng công hàng ngày
Tính năng dành cho kế toán:
- Tiếp nhận & quản lý đơn từ chấm công trực tuyến
- Tự động hóa bảng công, bảng lương tất cả nhân viên tại tất cả chi nhánh
Tính năng dành cho Ban giám đốc:
- Kiểm soát nguồn lực sử dụng ở các ca làm, cửa hàng
- Kiểm duyệt thu/chi, phê duyệt đề xuất cửa hàng gửi lên
- Ban hành thông báo nội bộ nhanh chóng, tập trung
- Kiểm soát chi phí lương, vận hành ở các chi nhánh
So sánh giải pháp FastWork và máy chấm công
3. Các tiện ích giúp quản lý chấm công thông minh & hiệu quả với FastWork
Là phần mềm cloud, không giới hạn truy cập, FastWork TimeSheet không những khắc phục tất cả điểm yếu, bất cập khi chấm công máy vân tay, mà còn giúp quá trình quản lý, theo dõi thời gian làm việc được dễ dàng hơn cho ban lãnh đạo & kế toán.
Các tiện ích quản lý chấm công trên phần mềm FastWork Timesheet so với các giải pháp khác đó là:
- Khởi tạo nhiều vị trí chấm công tương ứng với các cơ sở, chi nhánh, văn phòng
- Linh hoạt chấm công ở cửa hàng, văn phòng, ra ngoài làm việc
- Cảnh báo chấm công sai khuôn mặt, sai vị trí, sai ca
- Nhắc nhở quên chấm công
- Dữ liệu đồng bộ trực tiếp vào bảng công
- Báo cáo quân số nhân viên đang trong ca làm theo thời gian thực
- Báo cáo địa điểm & ảnh chấm công nhân viên
- Thiết lập đa dạng các mẫu đơn từ (giải trình chấm công, nghỉ phép, ốm, tăng ca, đổi ca,…)
- Thiết lập quy trình duyệt, người duyệt, người nhận thông tin cho từng loại đơn từ
- Thiết lập thời gian linh động các loại ca làm việc (ca full, ca gãy, ca part-time, ca ngày, ca đêm…)
- Nhân bản lịch phân ca hàng tuần, hàng tháng tại các chi nhánh
- Báo cáo tổng hợp chi tiết phân ca hàng tháng
- Báo cáo tổng hợp chi phí lương tại từng cơ sở/chi nhánh hàng tháng
- Xuất file Excel bảng công, bảng lương nhân viên theo mẫu
Với khả năng quản lý chấm công toàn diện cùng nhiều tiện ích tự động thông minh, FastWork TimeSheet là giải pháp thay thế & khắc phục triệt để những khó khăn trong cách chấm công truyền thống tại các chuỗi dịch vụ, F&B, khách sạn, nhà hàng, siêu thị,…
Tham khảo: MetroMart số hóa chấm công 500 nhân viên, 10 ca làm tại chuỗi 18 siêu thị với FastWork TimeSheet
4. Chi tiết các tính năng của phần mềm chấm công trực tuyến FastWork Timesheet
Các tính năng nổi bật của phần mềm FastWork Timesheet hỗ trợ chấm công hiệu quả cho các doanh nghiệp kinh doanh chuỗi bao gồm:
- Chấm công nhân viên online trên mobile
- Chấm công linh hoạt địa điểm
- Hệ thống đơn từ & quỹ phép online
- Hệ thống ca làm trực tuyến
- Điều động nhân sự giữa các chi nhánh
- Hệ thống tính công & tính lương tự động
- Hệ thống thông báo nội bộ
- Hệ thống phê duyệt, quản lý thu chi tại cửa hàng
Dưới đây là chi tiết cách áp dụng giải pháp FastWork trong hoạt động quản lý thời gian làm việc, chấm công nhân viên tại doanh nghiệp kinh doanh chuỗi.
4.1. Chấm công nhân viên online trên mobile
- Mỗi nhân viên được tạo 1 tài khoản trên hệ thống để chấm công. Hàng ngày, nhân viên chấm công trên app để báo cáo thời gian bắt đầu – kết thúc ca làm
- Chấm công đơn giản chỉ cần selfie khuôn mặt trên app. Công nghệ nhận diện khuôn mặt FaceID được FastWork phát triển và tích hợp sẵn, miễn phí vào phần mềm. Check trùng khớp tức thì và độ chính xác cao, hạn chế gian lận.
- Dữ liệu chấm công ngay sau khi được ghi nhận thành công sẽ tổng hợp tự động vào bảng công cá nhân của từng nhân viên.
4.2. Chấm công linh hoạt địa điểm
- FastWork cho phép khởi tạo không giới hạn vị trí chấm công trên phần mềm tương ứng với các cơ sở, chi nhánh, văn phòng… và phân quyền chấm công cho từng nhân viên
- Nhân viên dễ dàng chấm công khi được điều động tới các chi nhánh, cơ sở khác,… mà không cần ký sổ. Hỗ trợ tính năng check-in để chấm công khi nhân viên ra ngoài làm việc
- Báo cáo quân số nhân viên đang có ca làm tại từng cơ sở/chi nhánh theo thời gian thực.
4.3. Hệ thống đơn từ & quỹ phép online
- Ứng dụng FastWork, nhân viên chỉ cần chọn mẫu đơn – điền thông tin – gửi quản lý duyệt nhanh chóng. Với đa dạng các mẫu đơn từ được cấu hình sẵn như: giải trình chấm công, nghỉ ốm, nghỉ phép, xin đổi ca, tăng ca, vắng mặt, đi trễ, về sớm…
- Ban lãnh đạo, quản lý có thể truy cập trên app, duyệt đơn từ cho nhân viên dễ dàng, nhanh chóng mọi lúc mọi nơi
4.4. Hệ thống ca làm trực tuyến
FastWork cho phép cấu hình đa dạng các loại ca (ca full, ca gãy, ca part-time, ca ngày, ca đêm…), đảm bảo sự linh động khung giờ để nhân viên đăng ký. Phần mềm tích hợp nhiều tiện ích giúp:
Nhà quản lý/ trưởng chi nhánh:
- Dễ dàng phân ca, lập lịch, giao ca cho nhân viên tại từng chi nhánh theo ngày, theo tuần và theo tháng. Tiện ích nhân bản lịch phân ca hàng tuần để tiết kiệm thời gian lập lịch
- Quản lý dựa trên lịch đăng ký ca làm của nhân viên gửi lên để sắp xếp thành lịch phân ca nháp. Phần mềm sẽ đối chiếu lịch phân nháp đó & bảng định mức nhân sự cố định theo ca/ chi nhánh để cảnh báo các khung giờ có ca thiếu người/ thừa người. Từ đó giúp quản lý có căn cứ để điều chỉnh ca làm phù hợp.
Với nhân viên: Chủ động đăng ký ca làm theo tuần gửi lên quản lý sắp xếp. Chủ động đăng ký đổi ca, thay ca với nhân viên khác ngay trên phần mềm. Nhận thông báo về lịch được phân ca, thay đổi về ca làm tức thời trên app FastWork.
4.5. Điều động nhân sự giữa các chi nhánh
- Dựa trên kế hoạch nghỉ và bảng đăng ký ca của nhân viên. Phần mềm sẽ cho biết ở mỗi chi nhánh, có các khung giờ nào đang bị thiếu người hoặc thừa người. Từ đó, nhà quản lý có căn cứ để thực hiện chuyển ca, yêu cầu tăng ca hoặc điều động nhân viên ở chi nhánh này sang chi nhánh khác hỗ trợ, đặc biệt với các khung giờ cao điểm.
- Nhân viên nhận được thông báo yêu cầu điều động sang chi nhánh khác ngay trên app mobile và thực hiện chấm công báo cáo dễ dàng. Ban lãnh đạo có thể kiểm soát được thời gian, địa điểm làm việc hiện tại của nhân viên được điều động
2.6. Tự động hóa tính công, tính lương
- Bảng công của tất cả nhân viên tại tất cả chi nhánh (full-time, part-time, nhân viên thời vụ, nhân viên văn phòng…) đều được số hóa tự động trên phần mềm. Phần mềm tự động tính công theo quy định, quy chế chấm công của từng doanh nghiệp, độ chính xác 100%
- Quản lý chi nhánh xem báo cáo chấm công của nhân viên do mình quản lý. Lãnh đạo công ty xem bảng công tổng hợp của tất cả nhân viên trên 1 màn hình. Nhân viên chủ động theo dõi bảng công cá nhân trên phần mềm
- Phần mềm tự động tính lương chính xác theo quy định, gửi xác nhận – duyệt phiếu lương online trên phần mềm. Đồng thời báo cáo tổng hợp hàng tháng chi phí lương tại từng cơ sở/chi nhánh.
5. Lợi ích khi doanh nghiệp kinh doanh chuỗi ứng dụng phần mềm FastWork Timesheet
Ứng dụng FastWork Timesheet giúp các doanh nghiệp kinh doanh chuỗi kiến tạo môi trường làm việc số toàn diện và đạt được nhiều lợi ích:
Tăng hiệu quả quản lý:
- Chuyên nghiệp hóa và đơn giản hóa quy trình chấm công tính lương
- Giải quyết triệt để những bất cập trong lập lịch, phân ca, điều động nhân sự ở các chi nhánh
Tăng hiệu suất, giảm chi phí
- Tăng sự hài lòng trong môi trường làm việc, nhân viên chủ động làm việc
- Cắt bớt, giảm hàng loạt chi phí quản lý nhân sự thủ công
- Tối ưu nguồn lực nhân sự. Dùng đúng, dùng đủ nguồn lực & đảm bảo chất lượng dịch vụ
Tiến tới chuyển đổi số: Số hóa công tác quản lý nhân sự, chấm công trong doanh nghiệp, tiến tới chuyển đổi số toàn diện
Nhờ tính năng quản lý chấm công chuyên sâu & tính ứng dụng cao, FastWork TimeSheet đã được hàng trăm doanh nghiệp trên khắp cả nước tin tưởng áp dụng thành công. Các đơn vị khách hàng thuộc lĩnh vực kinh doanh chuỗi tiêu biểu đang sử dụng kể đến như:
- Chuỗi siêu thị bán lẻ Metro Mart
- Chuỗi cafe, F&B HASHTAG Coffe
- Chuỗi cửa hàng kính mắt Mắt Việt Group
- Chuỗi cửa hàng phân phối Thế giới nệm
- Chuỗi cửa hàng bánh ngọt BreadTalk
- Chuỗi khách sạn 5 sao Le Pavillon Hội An
- Chuỗi nhà hàng Genki
- Chuỗi Phở Thìn Lò Đúc
- Chuỗi thời trang VSixtyfour
- Chuỗi cửa hàng điện máy Sỹ Chiến
Ông Hồ Ngọc Chương – Co-Founder & CEO MetroMart chia sẻ “Phần mềm hữu ích, truy xuất dữ liệu tức thời theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối, công bằng, không có chuyện cả nể. Thay vì 3 người “đè đầu” ra xuất công, làm lương, xử lý khiếu nại đến 3-4 ngày mới hoàn thiện thì với FastWork, 1 kế toán có thể giải quyết triệt để quy trình đó trong 1 ngày mà không có bất kỳ sai sót nào. Khi áp dụng phần mềm chấm công FastWork, chúng tôi đã cắt giảm tới 15% chi phí vận hành nhân sự. Ví dụ trước đây, chi phí nhân sự một tháng cho một cửa hàng là 100 triệu thì bây giờ giảm xuống còn 85 triệu!“
Với chi phí sử dụng rất rẻ, chỉ từ 20.000đ/user/tháng, FastWork TimeSheet chắc chắn là lựa chọn tối ưu giúp các doanh nghiệp kinh doanh chuỗi chuyên nghiệp hóa quy trình chấm công – tính lương, tăng hiệu quả quản lý & cải thiện hiệu suất nhân sự.
Doanh nghiệp càng có nhiều chi nhánh, đông nhân viên thì tổ chức chấm công trên FastWork càng hiệu quả. Quý khách hàng quan tâm đến phần mềm FastWork Timesheet, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới để nhận Tư vấn & Demo 1-1 với chuyên viên.
