Đảm bảo lương được trả đúng năng lực, vị trí và hiệu quả là nguyên tắc của phương pháp trả lương 3P, từ đó giúp doanh nghiệp giữ chân người tài và thu hút ứng viên tài năng. Tuy nhiên, việc đưa vào áp dụng trong thực tế lại gặp nhiều vấn đề. Bài viết này, FastWork giới thiệu tới các CEO quy trình 5 bước cơ bản từ thiết lập cơ sở tới đưa vào áp dụng thực tế để triển khai thành công mô hình lương 3P. Đồng thời, bạn cũng có thể tham khảo phần mềm tính lương trực tuyến FastWork Payroll để kết hợp triển khai vào doanh nghiệp giúp công tác C&B được đơn giản hơn.
Mục lục nội dung:
Định nghĩa tổng quát về lương 3P
Chế độ đãi ngộ 3P (Phương pháp trả lương 3P) là một hệ thống được thiết kế để trả lương theo thành tích và hiệu quả công việc của nhân viên nhằm tạo ra sự công bằng và khuyến khích phát triển trong môi trường doanh nghiệp. 3P bao gồm Pay for Position, Pay for Person, Pay for Performance.
- P1 – Position – Trả lương theo vị trí công việc
- P2 – Person (person-based pay) – Trả lương theo năng lực cá nhân
- P3 – Performance (performance-based pay) – Trả lương theo hiệu suất công việc
Điểm chính của phương pháp trả lương 3P này là doanh nghiệp tập trung vào hiệu suất – năng lực của nhân viên thay vì các yếu tố như thâm niên hoặc bằng cấp. Điều này giúp giảm đi phần quan liêu của hệ thống tính lương kiểu cũ, phù hợp với xu thế quản trị nhân sự hiện tại.
Lương 3P là phương pháp đang được áp dụng tại nhiều công ty tại Việt Nam. Mục tiêu của 3P là đảm bảo hệ thống lương của doanh nghiệp được thiết kế tốt hơn mức lương trung bình của thị trường lao động, từ đó đảm bảo khả năng thu hút, giữ chân người tài và tạo động lực cho người lao động.Việc áp dụng thành công hệ thống lương 3P còn được xem là thước đo mức độ “chuyên nghiệp” của các doanh nghiệp hiện nay trong khi môi trường tuyển dụng nhân tài ngày càng khan hiếm và khốc liệt.
Hướng dẫn xây dựng hệ thống chi trả lương 3P trong 5 bước
Bước 1: Chuẩn hóa chức năng, mô tả công việc từng vị trí
Việc tinh chỉnh cơ cấu tổ chức là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng – và khó nhất của quá trình xây dựng hệ thống lương 3P. Chữ P đầu tiên là Position cũng cho thấy cấp độ nền tảng của 3P là trả lương theo vị trí. Để có thể xác định Person – Performance, doanh nghiệp tối thiểu cần xác định chính xác trách nhiệm công việc (JE) – yêu cầu công việc (JD) cho từng vị trí nhân viên. Việc làm rõ vấn đề này sẽ giúp chuẩn hóa cơ cấu tổ chức trên cơ sở chuỗi giá trị của doanh nghiệp, kết hợp đối chiếu với mặt bằng lương chung cho vị trí tương đương trên thị trường lao động, doanh nghiệp sẽ xác định được lương P1 (Position) hợp lý với từng chức danh.
Bước 2: Xây dựng khung năng lực và đánh giá năng lực cá nhân
Tiền đề để đánh giá năng lực cá nhân (P2 – Person), doanh nghiệp cần thiết lập được khung năng lực cho từng vị trí với hệ thống chỉ tiêu phù hợp. Hầu hết các doanh nghiệp chọn kỳ đánh giá 6 tháng để review lại năng lực ở các vị trí và xem xét tới sự thăng tiến, bổ nhiệm nhân viên. Việc này cũng gây ảnh hưởng tới hệ số lương P1.
Một trong các phương pháp phổ biến là đánh giá dựa trên phương pháp khung năng lực. Để xây dựng được khung năng lực, doanh nghiệp cần xem xét tới các yếu tố như: yêu cầu công việc đi kèm kết quả đầu ra cho từng trách nhiệm/ phạm vi phụ trách công việc; chỉ số quan trọng và kỳ vọng cho từng chỉ tiêu. Đây được gọi là Từ điển năng lực. Việc tổ chức đánh giá năng lực không chỉ góp phần làm cơ sở trả lương 3P, điều này còn giúp doanh nghiệp luôn giữ cho nhân viên đi đúng hướng và căn cứ cho các chiến lược nhân sự, đầu vào cho các kế hoạch đào tạo.
Để đánh giá năng lực nhân sự, gợi ý bạn tham khảo & ứng dụng mô hình Ask dựa trên 3 yếu tố Attitude (thái độ) – Skill (kỹ năng) – Knowledge (kiến thức)
Bước 3: Xây dựng hệ thống KPI và đánh giá kết quả công việc cá nhân
P3 (Performance-based pay) hay trả lương theo kết quả công việc thường được xác định bởi KPI được đánh giá định kỳ hàng tháng. Khác với yếu tố P1 (position) có tính dài hạn và ít thay đổi hoặc thay đổi không quá nhiều, thì P3 sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới mức lương hàng tháng mà người lao động nhận được. Tùy theo quỹ lương và quy định của mỗi doanh nghiệp mà hệ số nhân thay đổi, dẫn đến giá trị lương kết quả (lương KPI) sẽ thay đổi. Tất nhiên ở mỗi vị trí công việc, bảng KPI sẽ khác nhau rõ rệt. Ví dụ bộ phận Sales thường được hưởng lương KPI rất cao (đi kèm với thưởng doanh số) trong khi các bộ phận khác như Marketing, IT lại không được hưởng lợi nhiều từ KPI.
Đọc thêm 6 phương pháp tính lương cơ bản phổ biến nhất trong doanh nghiệp Việt Nam
Thông thường, việc đánh giá KPI sẽ được sử dụng để đánh giá năng lực cá nhân bên cạnh các chỉ tiêu khác về thái độ, phẩm chất và kỹ năng mềm.
Theo dõi KPI đối với các doanh nghiệp lớn không dễ dàng vì nó cần dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như Sản xuất, Bán hàng và Kế toán. Do đó, nếu theo dõi thủ công, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để tính ra kết quả KPI. KPI không chính xác cũng sẽ gây thâm hụt quỹ lương doanh nghiệp và tạo ra tâm lý bất mãn trong nội bộ.
Tin tốt là với phần mềm KPI của FastWork (Mở API tích hợp miễn phí), có thể giúp doanh nghệp tính toán tự động kết quả KPI một cách nhanh chóng thông qua việc import dữ liệu từ Excel lên, hoặc truy xuất dữ liệu từ phần mềm khác, hoặc thậm chí lấy trực tiếp dữ liệu từ báo cáo công việc, báo cáo kinh doanh ở ứng dụng FastWork WORK/CRM nếu bạn sử dụng toàn bộ Nền tảng quản trị doanh nghiệp FastWork platform.
Ngoài tham khảo triển khai phần mềm FastWork KPI để có số liệu KPI khách quan, gợi ý tham khảo thêm bộ 9 mẫu KPI cho mọi phòng ban.
Bước 4: Xây dựng hệ thống khung, bậc lương và quy chế trả lương
Sau khi chuẩn hóa 3 yếu tố trên, doanh nghiệp đã có thể bắt đầu thiết kế hệ thống tiền lương theo phương pháp 3P. Điều này bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá giá trị công việc. Các tiêu chí đánh giá công việc có thể được xây dựng theo 2 phương pháp là HAY hoặc Mercer.
- Đánh giá giá trị công việc.
- Lập hệ thống khung thiết kế, mức lương cho từng khung (bậc lương).
- Vạch ra quy chế trả lương.
Bước 5: Áp dụng và điều chỉnh
Bất kỳ một thay đổi mới nào có tính quyết định quan trọng liên quan tới nhân sự và chi phí doanh nghiệp đều cần thời gian điều chỉnh và tối ưu. Điều quan trọng là CEO cần ủy quyền đúng người để đánh giá các chỉ số đúng đắn và giúp CEO ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu chuẩn.
Giai đoạn áp dụng và điều chỉnh thường bao gồm các vấn đề như sau:
- Thống nhất phiếu lương mới cho từng vị trí
- Lập bảng tính minh họa việc sử dụng quỹ lương và quy chế tiền lương
- Hoàn thiện quy chế tiền lương
- Lập kế hoạch chuyển sang hệ thống mới (nếu cần)
Các hệ thống trên cần được thống nhất và ban hành chính thức sau khi được xây dựng. Sau khi ban hành quy chế tiền lương mới, bộ phận nhân sự phải tính lương của người lao động theo quy chế và hệ thống mới. Lương tháng đầu tiên sau khi áp dụng quy định mới sẽ cần theo dõi sát sao vì nó sẽ gây ra những biến động trong doanh nghiệp, dù tích cực hay tiêu cực thì CEO cũng cần nắm thông tin để xử lý kịp thời, củng cố tinh thần nhân viên.
Cẩn trọng khi trả lương theo phương pháp 3P
Với doanh nghiệp lớn đã có quá trình hoạt động nhiều năm, việc áp dụng 3P thay cho hệ thống lương cũ phải hết sức thận trọng vì nó dễ đưa doanh nghiệp vào “tình thế nguy hiểm”.
Không có gì đảm bảo việc áp dụng hệ thống Lương 3P sẽ làm hài lòng tất cả mọi người. Việc cơ cấu lại hệ thống lương thưởng sẽ làm cho thu nhập của người lao động bị thay đổi, thậm chí là đảo lộn. Nếu được tăng thêm thì người lao động vui, còn nếu bị giảm đi họ sẽ phản ứng, nghiêm trọng hơn là sẽ đình công, bãi công, bỏ việc gây nguy hiểm cho doanh nghiệp.
Nguyên tắc cơ bản khi triển khai hệ thống lương 3P là các mức lương cần được tính toán chi trả theo mức bình quân hoặc cao hơn thị trường đễ giữ người, hạn chế tối đa sự đảo lộn và cần tạo ra viễn cảnh doanh thu bình quân tốt hơn hiện tại để người lao động hiểu và chấp nhận.
Áp dụng trả lương theo mô hình 3P, doanh nghiệp sẽ phải đánh giá lại năng lực nhân viên để xếp lương cho phù hợp. Tính công bằng ở phần này là rất quan trọng, thế nhưng, dù có tuân theo từ điển năng lực công ty và những hướng dẫn kèm theo được chuẩn bị kỹ thế nào thì phần đánh giá năng lực này cũng có thể bị yếu tố cảm tính chi phối. Cấp trên có cảm tình thì đánh giá cao hơn, có thành kiến thì đánh giá thấp hơn. Chưa kể đến những cuộc tranh cãi giữa các phòng ban về chuyện thiếu khách quan, thiếu công bằng trong đánh giá. Trong trường hợp này, trả lương theo phương pháp 3P gây ra hậu quả làm mất đoàn kết nội bộ, chia rẽ sâu sắc trong không ít các công ty lớn.
Một số trường hợp khác thất bại là do áp dụng hệ thống lương 3P không triệt để. Một số công ty vẫn duy trì những phụ cấp thâm niên, phụ cấp “con ông cháu cha” làm phá vỡ nguyên tắc cơ bản về tính công bằng, khiến cho 3P trở thành hệ thống gây rối rắm cho doanh nghiệp.
Performance Management – Cải thiện hệ thống Quản lý hiệu suất trong 3P
Một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống lương 3P là hệ thống đánh giá thành tích – năng lực, để thực hiện đánh giá thành tích một cách khách quan, doanh nghiệp thông thường thực hiện qua các bước sau:
- Thiết lập mục tiêu cấp công ty.
- Phân bổ thành các mục tiêu nhỏ hơn cho từng phòng/team và theo thời gian (tháng/quý). Sau đó tiếp tục phân bổ mục tiêu xuống từng cá nhân và liên kết các mục tiêu với nhau để tạo thành quan hệ nhân – quả.
- Thiết lập các chỉ tiêu, chỉ số đánh giá gắn với từng mục tiêu, kèm theo đó là hệ thống đo lường để đảm bảo các chỉ số này đúng.
- Theo dõi, giám sát thực hiện.
- Đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu. Review, điều chỉnh và can thiệp kịp thời
Tham khảo Phần mềm FastWork KPI được áp dụng để số hóa – theo dõi – đánh giá & báo cáo kết quả KPI
Ứng dụng HRM để giảm thiểu rủi ro trong hệ thống lương 3P
Để đơn giản hóa công tác làm lương hàng tháng của phòng C&B, Kế toán cũng như giảm thiểu tối đa rủi ro trong hệ thông lương 3P, việc ứng dụng bộ công cụ HRM là cần thiết.
FastWork HRM cung cấp 2 tính năng nổi bật là phần mềm tính lương trực tuyến FastWork Payroll kết hợp với phần mềm Quản lý, đánh giá nhân viên theo KPI, giải quyết trọn vẹn bài toán tính lương theo mô hình 3P trên một nền tảng trực tuyến.
- Tự động hóa tính lương: Tự động tính ra tiền lương theo công thức đã thiết lập cho từng vị trí, đồng bộ với dữ liệu bảng công, phúc lợi, bảo hiểm,…Tạo các mẫu phiếu lương online và gửi duyệt ngay trên hệ thống. Xử lý khiếu nại, phúc đáp trực tuyến, dễ dàng & thuận tiện.
- Đánh giá hiệu suất nhân sự bằng hệ thống KPI: FastWork giúp đo lường chính xác hiệu suất làm việc, hiệu suất kinh doanh của nhân viên bằng hệ thống KPI được số hóa trên phần mềm. Tự động chấm điểm KPI, tính KPI theo công thức đã thiết lập cho từng vị trí. Xếp loại nhân sự, đánh giá xếp hạng nhân sự chính xác, công khai – là căn cứ giúp lãnh đạo xét tăng lương, thưởng và ra quyết định bổ nhiệm nhân sự.
FastWork.vn mang đến giải pháp quản trị nhân sự toàn diện cho hơn 3500+ doanh nghiệp, những cái tên tiêu biểu phải kể đến Chuỗi cửa hàng bán lẻ Metro Mart, Thế giới Nệm, Bóng đèn Điện Quang, Vietinbank, VNpost, CMC Telecom,…
Để nhận tư vấn chi tiết Bộ ứng dụng quản trị nhân sự & phát triển đội ngũ toàn diện từ FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 08 97 15 hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!
