Kiểm soát chặt chẽ hoạt động mượn trả CSVC bằng phần mềm quản lý thiết bị trường học trực tuyến

Công tác tổ chức, quản lý hoạt động mượn trả, sử dụng CSVC luôn là bài toán đau đầu của bất kỳ đơn vị trường học nào, đặc biệt là khối Cao đẳng và Đại học. Thay vì quản lý thủ công 100% như trước, các nhà trường có xu hướng ứng dụng phần mềm quản lý thiết bị trường học trực tuyến, nâng cao hiệu quả giám sát đồng thời giảm thiểu tối đa các tác vụ do con người thực hiện nhờ tự động hóa.

1. Thực trạng & bất cập trong hoạt động mượn trả CSVC tại các trường học hiện nay

Tại các trường học sử dụng hệ thống mic, máy chiếu phục vụ dạy & học, hoạt động mượn trả CSVC, trang thiết bị diễn ra thường xuyên với số lượng lớn. Vào đầu buổi học, từng lớp sẽ có đại diện đi mượn dây nối, mic, điều khiển và trả lại phòng thiết bị vào cuối tiết. Việc mượn trả phần lớn được kiểm soát bằng hình thức ký tên – lớp học và để lại thẻ học sinh/ sinh viên. 

Một số bất cập tiêu biểu các trường học có thể gặp phải đó là:

  • Mỗi thiết bị tương thích với hệ thống CSVC tại từng phòng học xác định nên để tránh nhầm lẫn, phải ghi chú/ đánh dấu thủ công lên các thiết bị
  • Quy mô, số lượng lớp học, phòng học lớn – nhà trường không đủ nguồn lực để kiểm soát tình trạng và chất lượng sử dụng từng thiết bị tại từng lớp học.
  • Xảy ra tình trạng đại diện lớp này đến mượn đồ rồi, người khác lại đến hỏi mượn, mất thời gian tra cứu lại
  • Một số lớp quên không trả thiết bị đã mượn sau giờ học, công tác rà soát rất mất thời gian
  • Khó khăn trong công tác theo dõi tình trạng trang thiết bị: hỏng hóc, quá hạn bảo trì, bảo hành,… do không có công cụ lưu trữ tập trung.

Công tác quản lý trang thiết bị tưởng chừng khá đơn giản nhưng lại tiêu tốn rất nhiều thời gian, nguồn lực của nhà trường mà vẫn không đảm bảo tính chính xác do thực hiện thủ công hoàn toàn.

Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý đồng thời tiết kiệm chi phí vận hành, ban lãnh đạo các nhà trường có xu hướng ứng dụng hệ thống phần mềm công nghệ phục vụ công tác quản trị như chấm công di động quản lý thời gian làm việc, quản lý công việc cán bộ giảng viên, quản lý trang thiết bị cơ sở vật chất,…

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý trường học FastSchool

2. Lựa chọn giải quyết triệt để bằng phần mềm quản lý thiết bị trường học trực tuyến từ FastWork

Xuất phát từ thực tế khó khăn trong công tác kiểm soát hoạt động mượn trả CSVC trong nội bộ trường học, phần mềm FastWork Asset giải quyết trọn vẹn bài toán quản lý trang thiết bị trường học trên một nền tảng chung trực tuyến – đảm bảo tính chính xác, tức thời và minh bạch. 

Phần mềm quản lý trang thiết bị trường học FastWork Asset
Phần mềm quản lý trang thiết bị trường học trực tuyến

Quản lý tập trung danh mục trang thiết bị, CSVC

Toàn bộ danh mục tài sản đều được phân loại theo nhóm phục vụ cho việc quản lý thuận tiện – dễ dàng. Phần mềm cho phép sao chép, nhân bản từ tài sản đã có hoặc tạo mới trực tiếp trên hệ thống hỗ trợ khởi tạo nhanh chóng số lượng lớn danh mục tài sản.

Cập nhật tức thời tình trạng sử dụng, hoạt động mượn trả

Mọi hoạt động mượn trả đều được số hóa lên phần mềm giúp bộ phận quản lý theo dõi chính xác tình trạng sử dụng của từng loại thiết bị. Hiển thị chi tiết ngày mượn, ngày trả, người sử dụng, người nhận bàn giao, biên bản bàn giao,…

Phần mềm lưu trữ lại lịch sử vòng đời sử dụng trang thiết bị như quá trình cấp phát cho nhân viên sử dụng – thu hồi tài sản đã cấp phát – bảo hỏng, báo mất, phần mềm tự động chuyển tình trạng tái sản về hỏng hoặc mất và ghi nhật ký tình trạng sử dụng.

phần mềm quản lý trang thiết bị trường học FastWork Asset
Lưu trữ tập trung thông tin trang thiết bị tài sản

Phần mềm có chức năng thông báo – nhắc nhở khi đã đến hạn bảo trì hoặc bảo hành trang thiết bị tài sản. Tránh tình trạng để lâu gây hỏng hóc, tốn kém chi phí sửa chữa, thay mới.

Kiểm kê trang thiết bị, tra cứu online nhanh chóng

Thay vì mất hàng giờ kiểm kê trang thiết bị tài sản thủ công, phần mềm giúp ban lãnh đạo tra cứu thông tin nhanh chóng chỉ với 1 click: theo phòng ban, theo tình trạng và theo danh mục tài sản. 

FastWork còn cung cấp giao diện Dashboard tổng quan hỗ trợ nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng – tức thời hiện trạng tất cả tài sản trong nội bộ công ty. Biết được số thiết bị đã hết hạn bảo hành, hết hạn bảo hành trong tháng tới và hết bạn bảo hành tháng này. 

dashboard-luu-tru-tap-trung-tai-san
Dashboard báo cáo tổng quan hiện trang sử dụng trang thiết bị, CSVC

Việc ứng dụng phần mềm FastWork Asset vào hoạt động quản lý CSVC, trang thiết bị trường học mang lại những lợi ích rõ rệt, ở cả góc độ nhà trường nói chung, cấp quản lý và sinh viên nói riêng. Lợi ích thiết thực nhất là đơn giản hóa công tác theo dõi quá trình mượn trả CSVC, kiểm kê trang thiết bị hàng ngày/ hàng tuần. Rút ngắn tối đa thời gian tra cứu, tìm kiếm, kiểm kê các danh mục tài sản. Chỉ với 1 thiết bị di động, ban lãnh đạo có thể theo dõi hiện trạng sử dụng của từng loại tài sản một cách nhanh chóng – tức thời. Giảm thiểu các tác vụ thủ công mất thời gian, tốn kém chi phí, nguồn lực. 

Xem thêm: Hướng dẫn áp dụng FastSchool trong quản lý trường học

Phần mềm quản lý trang thiết bị tài sản là một phần trong Bộ giải pháp Quản lý trường học FastSchool mà đội ngũ FastWork phát triển chuyên sâu dành riêng cho đơn vị giáo dục, sự nghiệp. Hơn 300+ trường học từ Mầm non, THCS, THPT, Cao đẳng, Đại học ở mọi miền Tổ quốc đang ứng dụng một cách rộng rãi và hiệu quả. Tiêu biểu là Mầm non Việt Nhật, THPT Trần Cao Vân, Đại học Sư phạm Thái Nguyên, Đại học Quản lý & Công nghệ Hải Phòng, Cao đẳng Công nghiệp & Xây dựng CIC,…

Qúy doanh nghiệp quan tâm đến bộ giải pháp, vui lòng liên hệ theo Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất!

Đăng ký tư vấn

Leave a Reply