“Sự thay đổi là hằng số duy nhất”, điều này rất đúng với ngành quản lý dự án. So với 5 năm trước, xu hướng quản lý dự án đã có nhiều đổi khác. Các dự án ngày càng phức tạp hơn, doanh nghiệp ứng dụng càng nhiều công nghệ & phương pháp mới để thích ứng, tối ưu thời gian & nguồn lực.
Vậy những xu hướng quản lý dự án nổi bật năm 2023 sẽ định hình cách bạn thực hiện công việc trong tương lai là gì? Và làm thế nào các doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ chúng? Câu trả lời sẽ có ngay trong bài viết dưới đây.
Mục lục nội dung:
1. Hybrid Working và quản lý nhân sự đa thế hệ
Quản lý mô hình làm việc kết hợp (Hybrid Working) và quản lý nhân sự đa thế hệ là xu hướng quản lý dự án sẽ tiếp tục phát triển trong năm 2023.
Các nhà lãnh đạo dự án ngày nay phải quản lý một lực lượng lao động hỗn hợp, với 3 đến 4 thế hệ làm việc cùng nhau. Quan điểm, động lực và mong muốn làm việc của mỗi thế hệ là khác nhau. Do vậy các CEO cần tìm ra giải pháp quản lý và xây dựng văn hóa doanh nghiệp phù hợp để phát huy thế mạnh của mỗi thế hệ & gắn kết nhân sự. Xem thêm Bí quyết xây dựng văn hóa doanh nghiệp cải thiện hiệu suất nhân sự trong kỷ nguyên số.
Nhân viên được linh hoạt lựa chọn hình thức làm việc ở văn phòng hoặc tại nhà cũng là xu hướng được nhiều doanh nghiệp triển khai. Theo khảo sát của Hiệp hội quản lý dự án – APM, năm 2021, có tới 61% số người được hỏi cho biết được làm việc tại nhà là tiêu chí quan trọng để lựa chọn doanh nghiệp. Mô hình làm việc kết hợp – Hybrid Working mang lại nhiều lợi ích:
- Giúp nhân viên cân bằng giữa cuộc sống riêng tư và công việc
- Tăng hiệu quả làm việc, giảm số chuyến công tác, giảm chi phí di chuyển & vận hành
- Giảm ngân sách dự án bằng việc áp dụng công nghệ giao tiếp tức thời với khách hàng & các thành viên trong nhóm.
↪️ Làm thế nào để Hybrid Working hiệu quả, tìm hiểu Hướng dẫn xây dựng chiến lược phát triển mô hình Hybrid Working dài hạn
Jacob Udodov – CEO của Bordio chia sẻ: “Mối quan hệ giữa các nhà quản lý và nhân viên đã có sự thay đổi. Doanh nghiệp nên tin tưởng hơn và ít kiểm soát nhân viên hơn. Không quan trọng nhân viên của bạn đã dành bao nhiêu giờ để làm việc, làm việc ở đâu hay họ đăng nhập hệ thống lúc mấy giờ. Kết quả và hiệu suất mới là điều cần phải xem xét. Nếu nhân viên đã hoàn thành công việc đúng tiến độ & tạo ra sản phẩm xuất sắc thì tại sao phải quản lý các phần vi mô còn lại?”.
Nắm bắt xu hướng đó, các nhà quản lý dự án cần:
- Thay đổi hình thức làm việc và quản lý công việc linh hoạt
- Trau dồi năng lực lãnh đạo nhóm làm việc từ xa và làm việc với đồng nghiệp trực tuyến
- Lắng nghe & quan tâm đến lợi ích của nhân viên. Tìm hiểu cách làm việc của các cá nhân và toàn nhóm mong muốn
- Sử dụng các công cụ phần mềm hỗ trợ nhân viên từ xa hiệu quả, thống nhất
- Sẵn sàng kết hợp một số công cụ khác nhau để đáp ứng nhu cầu đa dạng của mỗi nhân viên.
2. Quản lý sự thay đổi (Change management)
Quản lý thay đổi là quy trình lập kế hoạch, thực hiện và củng cố các thay đổi trong tổ chức như: triển khai công nghệ mới, điều chỉnh quy trình làm việc, thay đổi hệ thống phân cấp,… Trong bối cảnh thị trường toàn cầu biến động như hiện nay, change management là xu hướng quản lý dự án tất yếu, không thể thiếu để giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp.
Brantlee Underhill, Giám đốc điều hành của Viện Quản lý dự án (PMI) cho rằng: “Quản lý dự án không chỉ là kiểm soát thời gian và lịch trình. Các dự án hiện tại & tương lai cần các nhà quản lý dự án có tư duy chiến lược & tạo ra nhiều thay đổi đột phá. Ngoài sự nhạy bén trong kinh doanh, các nhà quản lý cần phát triển kỹ năng giao tiếp & giải quyết vấn đề sáng tạo”.
Các nhà quản lý dự án có thể áp dụng & phát triển xu hướng này bằng cách:
- Hiểu rõ về quản lý thay đổi – tìm hiểu nó là gì và cách áp dụng tốt nhất cho các dự án
- Tham gia các lớp đào tạo về quản lý thay đổi
- Xem xét các dự án đang triển khai & xác định các điểm cần cải thiện, sau đó thử nghiệm các hoạt động quản lý thay đổi.
↪️ Bên cạnh đó đề xuất nhà quản lý tham khảo mô hình Agile Organization và hành trình để trở thành một tổ chức linh hoạt
3. Phát triển kỹ năng mềm cho các nhà quản lý
Xu hướng quản lý dự án những năm gần đây cho thấy, trình độ học vấn, kinh nghiệm & kỹ năng đạt được trong quá trình học tập không đủ để bạn có lợi thế trên thị trường. Khi doanh nghiệp ứng dụng công nghệ nhiều hơn, kỳ vọng của họ với các nhà quản lý cũng tăng theo.
Theo Hiệp hội quản lý dự án – APM, giao tiếp kém hiệu quả giữa các bên liên quan chiếm 55% nguyên nhân dẫn đến thất bại của một dự án. Do vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp ưu tiên tuyển dụng & chú trọng đào tạo, phát triển các kỹ năng giao tiếp, giải quyết xung đột, quản trị rủi ro,… cho bộ phận quản lý.
Để trở thành nhà quản lý dự án xuất sắc, cần có những kỹ năng nào? Tham khảo danh sách 14 kỹ năng quan trọng được đúc kết từ những nhà quản trị nhiều năm kinh nghiệp
4. Ưu tiên khả năng phục hồi
Nâng cao sức khỏe tinh thần của nhân viên được coi là xu hướng quản lý dự án hiện đại trong những năm tới. Khả năng phục hồi của cá nhân, khả năng phục hồi cho dự án, và khả năng phục hồi của doanh nghiệp đều là những yếu tố cần thiết để phát triển tổ chức bền vững. Nhất là trong giai đoạn mọi thứ đều chịu nhiều tác động của Covid 19 và suy thoái kinh tế như hiện nay.
Trào lưu Quiet Quitting – “nghỉ việc trong im lặng”, ngừng nỗ lực & ngắt kết nối sau giờ làm của nhân viên là hồi chuông cảnh tỉnh cho nhiều doanh nghiệp. Theo Guardian: “Quiet Quitting đang có dấu hiệu lan rộng trên toàn cầu. Nhân viên ngày càng “dễ tổn thương” trong thời kỳ hậu Covid, tình trạng suy giảm sức khỏe tinh thần, kiệt sức vì khối lượng công việc, và thiếu cân bằng giữa công việc & cuộc sống tiếp tục gia tăng”.
Báo cáo của Công ty tư vấn & phân tích Gallup cho thấy, năm 2022, mức độ stress vì công việc của người lao động toàn cầu cao kỷ lục, 44% nhân sự không thấy lối thoát khi gặp áp lực công việc.
Để cải thiện sức khỏe tinh thần của nhân viên, giúp họ cảm thấy hạnh phúc & muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, các nhà quản lý dự án, CEO cần:
- Trao quyền cho nhân viên được tự do sắp xếp và điều tiết công việc
- Cho phép nhân viên linh hoạt lựa chọn hình thức làm việc (toàn thời gian hoặc bán thời gian tại nhà)
- Tổ chức các buổi tư vấn tâm lý, chương trình chăm sóc sức khỏe tinh thần cho nhân viên
- Xây dựng văn hóa làm việc cởi mở, nơi nhân viên thấy tin tưởng & thoải mái chia sẻ với nhà quản lý, lãnh đạo
- Tham khảo thêm: Hiền tài là nguyên khí của doanh nghiệp: Chiến lược giữ chân nhân viên
5. Trí tuệ nhân tạo và tự động hóa
Dù không còn xa lạ với các doanh nghiệp, nhưng trí tuệ nhân tạo (AI) & tự động vẫn sẽ là xu hướng quản lý dự án phát triển mạnh mẽ trong năm 2023.
Sự kết hợp giữa AI, máy học và tự động hóa quy trình robot (RPA) sẽ định hình lại môi trường kinh doanh, tạo nhiều giá trị đột phá cho doanh nghiệp. Công nghệ AI được tích hợp trong các phần mềm quản lý dự án giúp các nhà quản lý có thể ước tính chính xác thời hạn, chi phí và tiến độ của dự án. Đồng thời dự báo các rủi ro tiềm ẩn trong một dự án, phân tích dữ liệu từ nhiều dự án cùng lúc – căn cứ để nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
↪️ Đề xuất tìm hiểu nội dung Tự động hóa doanh nghiệp #1: Hướng dẫn tự động hóa doanh nghiệp nhỏ
6. Quản lý dự án tích hợp (hybrid project management)
Không phải tất cả các dự án đều được thực hiện như nhau và tuân theo một phương pháp cụ thể. Đó là lý do xu hướng quản lý dự án kết hợp thu hút và được nhiều doanh nghiệp áp dụng.
Quản lý dự án tích hợp là linh hoạt điều chỉnh quy trình & kết hợp nhiều phương pháp quản lý dự án khác nhau để tối ưu nguồn lực, cải thiện hiệu suất & gắn kết đội nhóm. Một số phương pháp quản lý dự án phổ biến bao gồm: Quản lý dự án thác nước – Waterfall, Quản lý dự án Agile, Quản lý dự án Scrum, Phương pháp Kanban, Six Sigma,…
Để triển khai xu hướng này hiệu quả, các nhà quản lý dự án cần:
- Xem xét các phương pháp quản lý dự án dựa trên yếu tố: mục tiêu, mức độ phức tạp, tính linh hoạt, yêu cầu của khách hàng, nguồn lực của dự án,… Sau đó thử nghiệm & đánh giá chúng
- Tìm một người cố vấn có kinh nghiệm để giúp bạn đưa ra các lựa chọn tối ưu
- Cởi mở và hợp tác làm việc với nhân viên để tìm ra phương pháp phù hợp nhất cho đội nhóm.
7. Các công cụ & giải pháp quản lý dự án tiên tiến
Trong thời đại kỹ thuật số, các công cụ quản lý dự án đã trở thành một phần không thể thiếu giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh. Theo nghiên cứu của tổ chức PWC, 77% các dự án đạt hiệu suất cao nhờ sử dụng phần mềm để lập kế hoạch, thực hiện nhiệm vụ và kiểm soát tất cả các khía cạnh của quản lý dự án.
Dưới đây là những thay đổi tích cực khi doanh nghiệp áp dụng giải pháp quản lý dự án tiên tiến:
- Lập kế hoạch dự án nhanh chóng từ mẫu sẵn có & các tính năng tùy chỉnh linh hoạt
- Theo dõi & báo cáo tiến độ thực hiện công việc realtime
- Dễ dàng giao tiếp & cộng tác với các thành viên trong nhóm, khách hàng, và các bên liên quan
- Giao việc nhanh chóng, điều phối nhân sự thực hiện công việc hiệu quả.
Chúng tôi đã tổng hợp và đánh giá các tính năng nổi bật của 21 phần mềm quản lý dự án được dùng phổ biến trong và ngoài nước như: Phần mềm quản lý dự án FastWork project, ClickUp, MeisterTask, Trello,… Hoặc các phần mềm quản lý dự án chuyên biệt cho ngành xây dựng như Fastcons, iBom,… Mời bạn tham khảo chi tiết để chọn phần mềm phù hợp tại đây.
Kết luận
Có thể thấy, không chỉ riêng ngành quản lý dự án, công nghệ sẽ luôn là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất, giảm chi phí & vận hành tối ưu hơn. Song đầu tư phát triển con người vẫn là yếu tố quyết định thành công của bất kỳ dự án nào. Điều quan trọng là các nhà quản lý, CEO phải xem xét nguồn lực, xác định mục tiêu và lên lộ trình triển khai cụ thể trước khi quyết định đầu tư vào các xu hướng quản lý dự án.
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm hỗ trợ hiệu quả & đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý dự án, bạn có thể tham khảo & trải nghiệm miễn phí giải pháp FastWork project. Điểm nổi bật của phần mềm Quản lý dự án FastWork project:
- Lập kế hoạch dự án, phân bổ công việc theo hiệu suất & khối lượng còn tồn đọng
- Theo dõi tiến độ dự án trực quan, bám sát tình trạng công việc dự án mọi lúc mọi nơi
- Quản lý chi phí dự án hiệu quả, minh bạch, giảm thiểu các rủi ro về mặt tài chính
- Đề xuất, phê duyệt mua sắm trang thiết bị phục vụ triển khai dự án dễ dàng
- Tương tác giải quyết công việc xuyên suốt, nhanh chóng
- Đánh giá chính xác hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên
- Cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ cộng tác dự án hiệu quả.
Xem chi tiết: Giới thiệu phần mềm quản lý dự toàn diện FastWork Project
Để nhận Demo Miễn phí phần mềm quản lý dự án FastWork Project, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây!
