Khi công nghệ trở thành xu thế không thể đảo ngược, hệ thống các phần mềm mọc lên như nấm với đa dạng các công cụ hỗ trợ và tính năng khác nhau, làm thế nào để bạn xác định được đâu là giải pháp Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) phù hợp với doanh nghiệp của mình?
Bài viết này được viết dưới góc nhìn của các nhà Quản lý Marketing hoặc Giám đốc Marketing (CMO). Nếu là chủ doanh nghiệp, bạn cũng có thể tham khảo để cải thiện hiệu quả của việc bán hàng và chăm sóc khách hàng trong công ty.
Dưới đây là 8 điều bạn cần tìm hiểu kỹ để đưa ra quyết định giữa nhiều lựa chọn phần mềm CRM!
Mục lục nội dung:
1. Xác định mục tiêu của bạn
Điều đầu tiên bạn nên hiểu rõ doanh nghiệp mình đang cần phần mềm CRM để giải quyết vấn đề gì? Đặt các mục tiêu sau theo thứ tự quan trọng để xác định lựa chọn phần mềm CRM nào sẽ hiệu quả nhất:
Dưới đây là các mục tiêu thường xuyên được sử dụng:
- Theo dõi và chăm sóc khách hàng tiềm năng
- Theo dõi liên hệ, thông tin khách hàng
- Theo dõi cơ hội khách hàng và tỷ lệ chuyển đổi.
- Tăng cường kết nối giữa các nhóm phụ trách bán hàng
- Quản lý các mối quan hệ khách hàng
- Tạo báo cáo tùy chỉnh
- Tổ chức hoạt động kinh doanh
- Tăng khả năng sinh lời
- Tăng năng suất
2. Hiểu việc triển khai
Bạn sẽ cần một khoảng thời gian cho quá trình triển khai khi thay đổi hoặc ứng dụng phần mềm CRM mới. Thông thường, các đơn vị cung cấp sẽ cử một đội thực hiện nhiệm vụ giới thiệu, đào tạo và doanh nghiệp hóa phần mềm. Đây là bước quan trọng để xử lý các lỗi hệ thống cũng như thiết lập các trường dữ liệu hay nhất, phù hợp nhất để doanh nghiệp đi vào triển khai hoạt động.
Một số đơn vị cung cấp sẽ không áp dụng chi phí triển khai bên ngoài nhưng vẫn có các chi phí liên quan đến việc khởi tạo dữ liệu doanh nghiệp trên nền tảng mới.
Quá trình triển khai đào tạo ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng nên bạn cần nắm bắt thật rõ để đảm bảo đầu tư “xứng đáng”.
Xem thêm: Giới thiệu và đánh giá 8 phần mềm CRM phổ biến hiện nay
3. Chuẩn bị cho việc nhân sự chống đối
Dù bạn lựa chọn phần mềm CRM đến từ bất kỳ đơn vị cung cấp nào cũng không tránh khỏi có những nhân sự chống đối. Trong một số trường hợp, nhóm bán hàng của bạn có thể cảm thấy mất đi sự thoải mái và tự tin do tâm lý lo sợ bị kiểm soát. Đây là lời phàn nàn phổ biến của các nhân viên bán hàng vì họ tin rằng bằng cách cung cấp thông tin liên hệ của khách hàng, chính doanh nghiệp đang đặt vị trí của mình vào tình thế rủi ro.
Chìa khóa ở đây là giúp nhân viên bán hàng cảm thấy thoải mái và hiểu rằng họ không có nguy cơ mất hoặc chia sẻ khách hàng của mình với người khác do phần mềm có hệ thống phân quyền chi tiết. Chỉ có duy nhất nhân viên bán hàng được giao và quản lý trực tiếp mới có thể nắm bắt chính xác thông tin khách hàng. Phần mềm CRM hỗ trợ số hóa giúp cho việc theo dõi, chăm sóc và quản lý khách hàng tập trung, dễ dàng và hiệu quả.
Ví dụ, tại hệ thống Phần mềm quản lý CRM của FastWork CRM. Bạn có thể thiết lập Cây đơn vị với đầy đủ các phòng ban, chức danh, và phân quyền tới từng cá nhân tương đương với vị trí và quyền hạn công việc trong thực tế. Quản lý trực tiếp có thể theo dõi khách hàng của nhân viên. Tuy nhiên giữa các nhân viên hoặc các team sẽ không thể thấy danh sách khách hàng của nhau. Tính bảo mật thông tin cũng cao hơn hẳn so với việc chia sẻ file khách hàng qua Excel hay Google Sheet.
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm CRM giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí như thế nào?
4. Hiểu tính di động của sản phẩm
Một nền tảng trực tuyến sử dụng linh hoạt trên web app và các thiết bị di động được khuyến khích áp dụng thay vì phần mềm offline yêu cầu truy cập bắt buộc thông qua mạng LAN công ty. Bởi các nhóm bán hàng của bạn thường xuyên đi ra ngoài gặp khách nên họ có nhu cầu truy cập vào hệ thống CRM từ rất nhiều thiết bị như điện thoại di động, máy tính bảng cho đến máy tính xách tay. Một phần mềm CRM di động có tính di động giúp cho việc cập nhật thông tin tức thời, hỗ trợ giải quyết vấn đề của khách hàng nhanh chóng, gia tăng sự hài lòng.
5. Bố trí các quy trình của bạn
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình quản lý & chăm sóc khách hàng riêng. Bạn cần cử ra nhân sự phụ trách làm việc với nhân sự triển khai từ đơn vị cung cấp thực hiện số hóa các quy trình đó lên phần mềm. Thiết lập điều kiện chuyển bước, tự động chuyển bước khi đã hoàn thành các bước. Lựa chọn phần mềm CRM phù hợp là phần mềm đó có thể thích ứng để xử lý linh hoạt các vấn đề trong quy trình của bạn.
6. Đánh giá khả năng tích hợp với nhiều hệ thống
Để hợp lý hóa việc tổ chức dữ liệu, bạn có thể cần phải tích hợp phần mềm CRM với các phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,…Hãy kiểm tra kỹ hệ thống CRM bạn lựa chọn có hỗ trợ kết nối với các nền tảng khác thông qua API hay không để tránh gặp rắc rối sau này.
Thay vì phải trả tiền cho nhiều hệ thống khác nhau và mất công sức tích hợp dữ liệu, Phần mềm quản lý khách hàng FastWork CRM có cung cấp kèm theo hệ thống quản lý bán hàng FastSale để xử lý các vấn đề liên quan đến đơn hàng, sản phẩm, công nợ và báo cáo doanh thu định kỳ… Ví như, nhân viên kinh doanh của bạn có thể tạo cơ hội bán hàng (deal) trên FastWork CRM. Cập nhật các thông tin về khách hàng, cập nhật tình trạng chăm sóc. Ngay khi chốt ký thành công, nhân viên có thể tạo ngay hợp đồng (với mẫu có sẵn) trên FastWork CRM. Công nợ và doanh thu sẽ được quản lý trên FastSale và cập nhật doanh số tháng vào báo cáo kinh doanh của nhân viên đó.
Bạn có thể xem chi tiết thông tin hệ thống tại đây
7. Tìm hiểu sâu về bản giới thiệu sản phẩm
Thông thường, các doanh nghiệp sẽ demo sản phẩm thông qua các slide giới thiệu kết hợp việc trình diễn trên phần mềm. Để đảm bảo rằng bạn đã hiểu tường tận về từng chức năng cũng như cách sử dụng sản phẩm, hãy yêu cầu 1 tài khoản demo để chủ động thao tác thuần thục trên phần mềm. Đây là cơ hội để bạn kiểm tra lại lần cuối để đưa ra câu trả lời chính xác liệu rằng đó đã là phần mềm đáp ứng được tốt nhất tất cả các nhu cầu của ban lãnh đạo và doanh nghiệp hay chưa?
8. Hỏi về khả năng báo cáo
Phần mềm công nghệ được xem là công cụ hỗ trợ cấp lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp để có thể kịp thời thay đổi chiến lược bán hàng phù hợp với biến động thị trường. Phần mềm CRM có khả năng cung cấp các dashboard báo cáo chi tiết về tình trạng bán hàng: số cơ hội thành công, thất bại, doanh thu dự kiến,… hệ thống báo cáo, thống kê bán hàng trực quan theo khu vực,…
Các báo cáo càng chi tiết, càng giúp doanh nghiệp dễ dàng dự đoán, dự báo doanh số ở hiện tại và triển vọng của doanh nghiệp trong tương lai. Từ đó kịp thời điều chỉnh các chính sách bán hàng, tối ưu doanh thu.
Việc lựa chọn phần mềm CRM là một quá trình quan trọng và lâu dài. Hy vọng những lưu ý trên sẽ giúp bạn nghiên cứu và tìm ra được hệ thống tốt nhất cho mô hình kinh doanh của mình.
Phần mềm Quản lý Quan hệ khách hàng toàn diện FastWork CRM
Là đơn vị chuyên cung cấp các phần mềm Quản trị doanh nghiệp, FastWork CRM được thiết kế nhằm tối ưu từ những công việc nhỏ nhất tại các phòng kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng hỗ trợ quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh B2B trong doanh nghiệp.
Phần mềm CRM sở hữu hệ thống tính năng nổi bật:
- Cung cấp miễn phí nền tảng Email Marketing hàng đầu
- Cung cấp miễn phí dịch vụ thiết kế Landing Page
- Quản lý cơ hội khách hàng Lead. Tự động điều phối lead cho sale/telesale
- Quản lý khách hàng, log cuộc gọi, ghi chú, quá trình chăm sóc
- Quản lý liên hệ, thông tin contact
- Quản lý cơ hội bán hàng, quy trình bán hàng theo deal
- Quản lý báo giá, lập báo giá theo mẫu có sẵn, lịch sử báo giá khách hàng
- Quản lý hợp đồng, lập hợp đồng theo mẫu có sẵn, theo dõi doanh thu, công nợ
- Quản lý chăm sóc khách hàng, lịch biểu viếng thăm, kết quả chăm sóc
- Quản lý hỗ trợ khách hàng…
Nền tảng FastWork hỗ trợ sử dụng linh hoạt trên điện thoại di động hay các thiết bị máy tính có kết nối Internet. Nhân viên kinh doanh dù ra ngoài làm việc vẫn có thể nhanh chóng báo cáo hoạt động và cập nhật thông tin khách hàng mọi lúc mọi nơi. FastWork CRM còn tích hợp linh hoạt với các phần mềm khác (FastWork Work, FastWork HRM, FastWork Office) hỗ trợ hoạt động quản lý kinh doanh toàn diện.
FastWork có đội ngũ tư vấn, hỗ trợ 24/7 – Để nhận DEMO miễn phí phần mềm CRM FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ qua Hotline 0983 089 715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form dưới đây!
